Projekti riskijuhtimiskava - Nad ütlevad: “Ettevaatus on parem kui ravi” ja see peab paika igal elualal. Olgu see siis aeg, mil omate projekti või eksamil õppimist, võib parandusmeetmete võtmine juba töö alguses aidata teil edumaa saavutamist ning vältida äpardusi ja katastroofilisi sündmusi hiljem, kui sa oled pühendunud. Sama on tänapäeval projektide puhul, kus peate enne projektiga jätkamist võtma mõned meetmed, et säästa riskide sattumist, mis võib teie plaanid täielikult ära visata.
Kujutise allikas: pixabay.com
Projekti riskijuhtimiskavad on sellised mõttelised kaardistused, mis võimaldavad tuvastada, ennetada ja kasutada lahendusi juhuks, kui projektiga seoses tekivad probleemid / probleemid. Hea projektiriski juhtimise kava võib tekkida ootamatute probleemidega, kuna planeerija on projekti elluviimisel võtnud arvesse kõiki võimalikke stsenaariume, mis võivad valesti minna. Tuletõrje pole alati parim viis ja võib projekti edasistes etappides kahjustada.
Suurepärane projekti riskijuhtimiskava võib vähendada projekti mõjutavate probleemide taset umbes 80–90%, mis on hea vahemik. 20–10% võib alati olla marginaalne riskiprotsent, mida ei arvestata. Selles artiklis tutvute projekti riskijuhtimiskavadega ja kuidas oma projektile hästi läbimõeldud kava välja töötada.
Mis on risk?
Vikipeedia määratleb riski olla…
“… Potentsiaal midagi väärtuslikku omandada või kaotada.”
Selle määratlusega tabas mind kiiresti, et risk tasub end ära kahel erineval viisil: võite sellest kas suurejooneliselt kasu saada või kaotada kahjumi. Kuid me tajume riski tavaliselt kogu aeg kõige negatiivsema varjundiga ja kavatseme seda negatiivset riski alati leevendada. Mis juhtub, kui teie võetud risk tasub end ära? Teie projektiga seotud riski täielik mõistmine paneb teid isegi planeerima äkilist edu, mis vajaks palju kontrolli ja juhtimist.
Lihtsamalt öeldes määratleb Vikipeedia riski ka kui "tahtmatut koosmõju ebakindlusega" . Projektide ja projektijuhtimise puhul on risk see tegur, mis võib potentsiaalselt ohustada projekti edukat lõpuleviimist ajakavas. Risk võib ilmneda projekti elutsükli mis tahes etapis ja võib kahjustada kogu projekti toimimist, põhjustades selle kavandatavast plaanist kõrvalekaldumise.
Need kahjulikud mõjud võivad olla pidev või hetkeline oht projektile antavale ajale, eelarvele, ressurssidele või isegi kvaliteedile. Projekt on alati riskiseisundis ja projekti riskijuhtimine aitab nende riskide tuvastamisel ja nende vastu võtmisel õigel ajal ja õigesti tegutseda. Projekti riskijuhtimise kavas tuleb tähelepanu pöörata riskide ja ebakindluse taseme kontrollile ja juhtimisele ning käsitleme neid aspekte järgmistes osades.
Mis on projekti riskijuhtimise kava?
Pärast kiire riskiga tutvumist ja selle juhtimist on oluline, et iga liinilahenduse projekt sisaldaks plaani selle projektiga seotud riskide juhtimiseks. Kõigil projektidel on protsent, mis neid hoiab, ja alati on vaja omada projekti riskijuhtimiskava.
Projekti riskihalduskava on põhimõtteliselt samm-sammuline juhenddokument, milles tehakse kindlaks ja prognoositakse stsenaariumid, mis võivad projekti ohtu seada, ning leida viise ja vahendeid riski lahendamiseks. Projekti riskijuhtimiskava võtab kokku projektijuhi ja meeskonna poolt vastu võetud projekti riskijuhtimise lähenemisviisi ning see projekti riskijuhtimise kava on tavaliselt osa projekti äriplaanist, mis luuakse projekti alguses.
Projekti riskijuhtimiskava sisaldaks alati järgmisi atribuute ja elemente:
- Protsess - see on kogu protsess, mis võetakse kasutusele riskide tuvastamiseks, analüüsimiseks, hindamiseks ja leevendamiseks kogu projekti elutsükli vältel.
- Eelarve - projekti kuludega on alati seotud risk, sest projekti käivitumisel muutuvad projekti kulgemisel kindlasti muudatused. Projekti riskijuhtimise kavas tuleb täpsustada sellise muutusega toimetuleku meetod.
- Tööjaotusstruktuur - projekti riskihaldusega seotud strateegiad tuleb üle viia WBS-i. Kuidas ja millal tuleb projekti riskijuhtimiskavasse lisada.
- Riskiregister - riskiregistri ülevaatamise sagedus peab sisalduma projekti riskijuhtimiskavas.
- Rollid ja vastutus - kui projektiga kaasneb probleem, millega kaasneb sellega seotud risk, teatab plaan projekti liikmele, kes vastutab millise stsenaariumi eest.
- Aruandlusstruktuur - see on sama nagu rollide ja vastutusega, kuid kirjeldab lühidalt aruandlusstruktuuri riskiga seotud olukorras ja kelle käes peavad olema otsused.
- Riski kategooriad - teabe nõuetekohaseks korraldamiseks tuleb risk hoolikalt kategoriseerida ja koostada vastavalt sellele.
Projekti riskijuhtimiskava väljatöötamine
Projekti riskijuhtimiskava määratleb tõhusalt riskiprotsesside ja struktuuri struktureerimise kogu projekti elutsükli vältel. See koosneb ka järgmistest osadest:
- Tõenäoliste riskide analüüs või prognoosimise aruanne
- Lahendused või leevendamisstrateegiad, mis varieeruvad suure mõjuga riskidest madala mõjuga riskideni
Kõigil neil on üks eesmärk - vältida projekti rööbastelt mahajooksmist .
Kõike hõlmava ja eduka projektiriski juhtimise kava väljatöötamiseks tuleb järgida 6 põhietappi. Need on järgmised:
-
Riski tuvastamine ja riskiregistri loomine
Enne kui mõelda riskide juhtimise ja leevendamise peale, on oluline, et tunneksite neid ja tuvastaksite need õigesti. Kui unustate võimalike ohtude tuvastamisel riskist, seate projekti ja selle valmimise ise ohtu.
Kõigi riskide täielikuks tuvastamiseks võite kasutada meetodit kategooriate määratlemiseks, millesse need riskid võivad kuuluda, näiteks projektiriskid, ettevõtte riskid, äririskid, eelarveriskid, süsteemiriskid, inimestega seotud riskid, ettevõtte eesmärgi riskid, ja palju muud. Neid saab lihtsa identifitseerimise jaoks jagada veelgi täpsematesse kategooriatesse. Teiseks liigitusmeetodiks võib olla väline või väline risk. PEST-meetodit kasutatakse laialdaselt ka tööstuses: jagunemine põhineb poliitilistel, e- konoomilistel, s otsiaalsetel ja tehnilistel teguritel.
Kasutage ajurünnakuid projektimeeskonna liikmete, teemaekspertide ja sidusrühmadega, et saada ülevaade kategooriatest ja riskide õigest tuvastamisest. VKEd võivad olla projekti väliseid juhid.
Kõik tuvastatud riskid on üksikasjalikult jaotatud riskiregistrisse ja igale riskile on lisatud tase. Need tasemed põhinevad riski tõenäolisel esinemisel projekti elutsükli ajal ja selle tõsidusel. Riskiregister sisaldab järgmist teavet iga projektiga seotud riski kohta ja läbib projekti riskijuhtimise kõik etapid:
- Ainulaadne identifitseerimine
- Lühikirjeldus
- Mõju tase projektile
- Võimalik esinemissagedus
- Riski juhtimise eest vastutavad isikud
- Leevendamiskava
- Eelarve eraldatud
-
Riskide analüüsimine ja hindamine
Kui olete projektiga seotud riskid tuvastanud, on teie järgmine samm iga riski analüüsimine ja hindamine, et teha kindlaks selle mõju projekti edukale lõpuleviimisele. Riske tuleks analüüsida ja hinnata järgmise kahe kriteeriumi alusel:
- Tõenäosus
- Mõju tase
Projektijuhtidel palutakse hinnata kõiki riskiregistrisse kantud riske madala, mõõduka ja kõrge tõenäosusega esinemissageduse ning madala, mõõduka ja kõrge tõsidusega skaala skaalal. Nad saavad luua maatriksi nende hindamiste kaardistamiseks, et saada terviklik ettekujutus riskidest ja nende mõjust projektile.
Seda maatriksite liigitust ja reitingut saab hiljem kasutada erinevat tüüpi riskide tähtsuse järjekorda seadmiseks ja projektijuhiks projekti projektijuhtimise kavas meetmete kehtestamiseks. Projektiriskidele määratud hinded võivad olla kas hinnete või numbriliste hinnangute järgi, mida projektimeeskond ja organisatsioon peavad sobivaks.
-
Riskide käivitajate tuvastamine
Jagage oma meeskond laiemalt alarühmadesse, kes hoolitsevad iga riski eest, kui need ilmnevad sellisena, nagu olete ennustanud. Need alarühmad peavad uurima oma riske sügavamalt ja teadvustama nende riskide käivitajaid ja hoiatusmärke, mis võivad projektimeeskonnale öelda, et nende projekt on sattunud ohtu.
Näpunäide : Üldjuhul käivitatakse dokumendis 3 iga riskiregistris eraldatud riski kohta käiv dokument 3.
Selles etapis saab projektijuht määratleda rollid ja vastutuse, mille iga meeskond ja meeskonnaliikmed riskistsenaariumi ees seisavad. Üksikisikutele antakse autoriteetne võim iga riski eelarvete haldamiseks ja arveldamiseks ning nad vastutavad ideede ja ideede plaani väljatöötamise eest koos projektijuhiga.
Rollid ja vastutus võivad jaguneda osakonna, ametinimetuse või üksikisiku või meeskonna teadmiste põhjal. Proovige kaasata ka kõik projekti sidusrühmad, et saada nende teadmisi ja teadmisi projekti riskijuhtimiskava kohta. Need isikud saavad isegi aidata kaasa nende riskitegurite tuvastamisele, mille saab hiljem projekti riskijuhtimiskavasse lisada.
-
Ajurünnak lahendusideedele
Nüüd võtab iga meeskond oma riskid ja ajurünnakud ideedesse, mis ohustavad ohte. Need peaksid olema ennetavad meetmed või situatsiooniplaanid, mille meeskond võtab projekti alguses, et vähendada või kõrvaldada nende riskide mõju projekti lõpetamisele. Meeskond peaks mõtlema nende võimaluste ärakasutamisele, nagu projekti kavas projekti elutsükli kavandamise etapis mainitud.
Võimalused on enamasti projekti positiivsed riskid ja sagedamini võivad need võimalused tegelikult neutraliseerida negatiivsed riskid, millele me keskendume. Projektijuhid peaksid projekti riskijuhtimise meeskonda ärgitama projekti riskijuhtimiskava kaudu pöörama suurt tähelepanu isegi riskide maandamise võimalustele.
Lähtudes kollektiivsetest ideedest, mis pärinevad erinevatelt osakondadelt ja mõtetelt, kes on selle kallal töötanud, peab projektijuht seejärel otsustama, kas koostada lahenduste jaoks tegevuskava (POA). Seda arutame järgmises etapis, milleks on plaani loomine!
-
Plaani koostamine
Riskid on tuvastatud, võimalikud lahendused või meetmed võetakse arvesse, nende jaoks tuleb alles jätta tegevuskava. See tegevuskava on projekti riskijuhtimiskava põhipunkt ja seda plaani omava projektijuhi jaoks peavad nad dokumenteerima kõik võimalikud lahendused projekti raames tuvastatud erinevatele riskidele. Need plaanid on põhimõtteliselt riskimaandamisstrateegiad, et riske võimalikult vähe hoida.
Need riski maandamise strateegiad vähendavad riski realiseerumise võimalusi või vähendavad käepärase riski mõju. Need riskide maandamise strateegiad on sündinud ideedest, mis võiksid toimuva ajurünnaku välja jätta. Leevendamisstrateegiaid on kahte tüüpi. Need on järgmised:
- Ennetav - seda tüüpi strateegia annab vastuse küsimusele: „mida peaksite nüüd tegema?“ See strateegia on välja töötatud viisil, mis vähendab riski tõenäosust või riski tõsidust enne riski realiseerumist.
- Juhuslikkus - need on kavandatud toimingud riski realiseerumise korral. Lühidalt, see vastab küsimusele: “mida tuleks teha, kui…?”
Esmatähtsate riskidega peab kõigepealt tegelema projektijuht ja nende leevendamiskavad tuleb realiseerida enne projekti algust või vastavalt tegevuskavale. Madalama prioriteediga riskide eest saab hiljem hoolt kanda, kuid neid ei saa tähelepanuta jätta.
Riskiregistris tuleks registreerida ja dokumenteerida kõik riskid, riskide ülevõtjad, rakendatav tegevuskava ja nende riskidega seotud kulud.
-
Riskide jälgimine ja läbivaatamine
Ehkki projekt kulgeb projektiplaani kohaselt, juhib see lisaks projekti riskijuhtimiskava, hoolitsedes kõigi riskide eest, mida projekt võib selle valmimisel ette tulla. Kuna kogu projekti riskijuhtimiskava tulu on dokumenteeritud riskiregistris, on oluline see dokument korrapäraste ajavahemike tagant üle vaadata. Arvestage, et läbivaatamisperiood on kaks nädalat.
Aga miks jälgida ja üle vaadata? Projekti edenedes on olemas suur tõenäosus, et projekt võib kokku puutuda või realiseerida palju rohkem riske või võivad registris olevad riskid vajada muutmist.
Projekti riskijuhtimine on korduv protsess ja see peaks olema sujuvalt ühendatud kogu teie projekti juhtimisega. See peaks olema tihedalt integreeritud väljalaskehaldusraamistikku, sest lahendamata küsimused muutuvad aeglaselt potentsiaalseteks riskideks.
Seotud kursused: -
- Projekti riskijuhtimine
- Tarkvaraprojektide juhtimise koolitus
- Projektijuhtimine - õppige kõiki protsessirühmi ja teadmisvaldkondi