Sissejuhatus
Selles artiklis näeme projektiplaani ja projektihalduskava ülevaadet. Oleme alati teadnud ja ise sageli naernud, et erinevus projektiplaani ja projektijuhtimiskava vahel seisneb selles, et osa juhtimisest tuleb olemisse! Kuid tõsise äritegevuse juurde tulles, mida me päris hästi ei mõista, on see, et projektiplaan erineb paljuski projektihaldusplaanist ja see artikkel tutvustab teid ubade väga süstemaatilise ja samm-sammulise kallamise kaudu. viisil.
Tere tulemast projektide ja projektijuhtimise maailma!
Planeerimist peetakse alati projekti elutsükli kõige olulisemaks etapiks ja eelkäijaks kõigele sellele, mis projektis toimub kuni selle valmimiseni. Juhtkond, projektijuht ja projekti kaasatud meeskond peab kavandamisetappi võtma väga tõsiselt. Just see etapp annab plaane ja need plaanid on põhjalikud kirjeldused selle kohta, mida tuleb teha ja kus ning mis esinevad kõikides vormides ja vormingus, käsitledes erinevaid vajadusi.
Miks vajab projekt kavasid?
Ükskõik, kas teil on väike projekt või suuremõõtmeline ettevõte, on oluline teada, et iga projekt ei saa käia nii, et mitu inimest töötavad sama juhuslikult kui töö jätkub. Oluline on mõista, et iga projekt vajab plaani. Aga miks nii?
Plaan on peaaegu nagu kaart. Suunadokument, mis võib viia projekti eesmärgi poole, millele see peaks suunama. Plaan tagab ka, et plaani täitmisel hoitakse hoogu üleval. Lisaks säilitab kava staatuse ja sisaldab ka ülesandeid, mis viivad projekti eduka lõpuleviimiseni.
Verstapostide ning rollide ja vastutuse nõuetekohase jaotuse ning ajakavadega on plaan terviklik ja väga hästi läbi mõeldud dokument, mis hõlmab kindla eesmärgi saavutamiseks toimingute jada samm-sammult. Kui planeerimine toimub süstemaatiliselt ja täpselt, on hukkamine lihtsam. Ilma täieliku ja tervikliku plaanita on keeruline teostada nii sujuvalt, kui te seda vajaks. Seega maksab see teile täiendavaid jõupingutusi ning viivitab ja kasutab rohkem ressursse, kui arvata oskate. Plaani elluviimiseks on oluline teada, mida plaan teie heaks teha võib. Allpool on toodud 4 punkti, mis annavad ülevaate planeerimise eelistest ja käepärast üldplaneeringust:
1. Kliendisuhtluse ja reageerimise parandamine
Tavaliselt määratud suhtlusplaaniks võib plaan hoida teid pidevas kontaktis oma klientidega ning parandada ja säilitada suhteid nendega. Nii võite olla kindel, et tehingud toimuvad metoodiliselt ja parimal võimalikul viisil. Parema suhtluse abil on võimalus mõista õigesti kliendi vajadusi ja soove. See täiustab esitatud plaane ja teostus oleks peaaegu veatu.
2. Enda töö läbipaistvuse suurendamine
Kui plaan on paigas, saate teada, mida tuleb teha, ja konkreetse ülesande täitmiseni viivate toimingute jada. Nii teab isegi teie klient, kuidas protsess toimub, ja suudab nende silmis luua selge pildi, mida meeskonna liikmed teevad.
3. Organiseeritumaks ja efektiivsemaks muutumine
Selge plaan on nagu ülesannete loend, mida saate jälgida ja korras hoida. See kahekordistab teie tootlikkust ja annab soovitud tulemused. Korraldatud projekt on kindlasti edukas projekt.
4. Keskenduge projekti eesmärgile
Vaadake koos üksikasjadega ära võimalused, mis aitavad teil projekti eesmärkidest ja eesmärkidest eksiteele pääseda. Kõrvalekaldumisega suurenevad kulud ja ressursid vajavad ületunnitöö tegemist. Plaan võib hoida teid kursil ja viia teid kooskõlla sellega, mida soovite saavutada minimaalsete kõrvalekalletega või üldse mitte. See võimaldab projektil kunagi kaotada aega ja kulusid.
Projektiplaan vs projektijuhtimiskava infograafika
Allpool on toodud parim võrdlus projektiplaani ja projektijuhtimiskava vahel.
Raammeetodid:
Kavades võib soovitud tulemuste saamiseks järgida mõnda järgmistest lähenemisviisidest:
- Loogiline lähenemine
- Projektiplaani väljatöötamise lähenemisviis
Loogiline lähenemisviis:
Loogiline lähenemisviis sõltub sellest, et projektijuht loob 4 veerust ja võrdsest arvust ridadest koosneva maatriksi. Nendel ridadel oleks nii arengueesmärk, lühiajaline eesmärk, väljundid kui ka sisendid, mida tuleb vajaliku väljundi saamiseks anda. Kuigi veeru pealkirjas oleksid kokkuvõtted, kontrollitavad näitajad, projekti kavasse panustavad välised tegurid ja erinevad kontrollimisvõimalused.
Projektiplaani väljatöötamise lähenemisviis:
See lähenemisviis hõlmaks projektiplaani ja projektijuhtimiskava koostamist projekti erinevate etappide kaasamiseks ja seda, milliseid erinevaid tegevusi vajalike väljundite saavutamiseks läbi viiakse. Projekti kavad sisaldavad põhivajadusi, nagu projekti eesmärk, kirjeldus, analüüs, vajalikud ressursid ja palju muud.
Nüüd käsitleme selles artiklis projektiplaani väljatöötamise lähenemisviisi. Uurime, mida see lähenemisviis arendab, projektiplaani ja projektihalduskava ning mis eristab neid kahte dokumenti. Hoia rohkem!
Mis on projektiplaan?
Projektijuhtimise teadmiste kogum määratleb projekti plaani, mis peab olema:
„… Ametlik kinnitatud dokument, mida kasutatakse nii projekti täitmise kui ka projekti kontrolli suunamiseks. Projektiplaani peamised kasutusalad on kavandamise eelduste ja otsuste dokumenteerimine, sidusrühmade vahelise suhtluse hõlbustamine ning kinnitatud ulatuse, maksumuse ja lähtejoonte kavandamine. Projektiplaan võib olla kokkuvõtlik või üksikasjalik. ”
PRINCE2 määratleb projektiplaani järgmiselt:
"… avaldus selle kohta, kuidas ja millal projekti eesmärgid saavutatakse, näidates projekti jaoks vajalikke peamisi tooteid, verstaposte, tegevusi ja ressursse."
Projektiplaani eesmärk on olla võimeline õigesti ja täpselt määratlema verstapostid, mille meeskond projekti raames saavutab, et hõlbustada ja viia ellu projekti kavandatud maht. Igal tasemel projektiplaan peaks olema võimeline vastama neljale põhiküsimusele, mis selle projektiga seoses tekivad. Need on järgmised:
- Mida? - Millised on projekti soovitud väljundid / tulemused? Millist tööd tuleb nende väljundite saavutamiseks teha?
- Miks? - Miks projekt üles võetakse? Mida see lahendada üritab?
- Kes? - Kes on projekti kallal töötavad meeskonna liikmed? Mida teeb iga liige projekti ajal?
- Kuidas? - Kuidas projekti manööverdatakse? Millised tegevused saavad olema projekti osa? Kas nad viivad projekti eduka lõpuleviimiseni?
Võite märgata, et projektiplaan kõlab ja näeb välja samasugune nagu projektiharta, kuid mis eristab seda dokumendist, on selle eesmärk . Kuigi projektihartas on sisu kindlalt paberile kirjutatud, koostatakse plaan täitmise elluviimiseks.
Projektiplaan hõlmaks kõiki detaile, mis projektiga kaasnevad. See ei ole piiratud ainult projektijuhtimise aspektiga ega kolmandate osapoolte klientuuri eesmärkidega. Projektiplaanis on rõhk kõigele, mis projektis toimub. See julgustab andma üksikasjaliku ülevaate projekti lõpuleviimise järkjärgulisest kirjeldamisest või, ühesõnaga, projekti hartas esitatud eesmärgi ja visiooni saavutamisest. Üksikasjalik ülevaade sisaldaks igakülgset ülevaadet iga ülesande täitmisest verstaposteni jõudmiseks, üksikute alamülesannete ja tegevuste / sündmuste haldamiseks ning olukorra ja mis kõige tähtsam - protsessi ja nende väljundite kvaliteedi kontrollimiseks.
Enamasti ehitusplaaniks nimetatud projektiplaan hõlmab selle täitmise ajal tavaliselt järgmisi teemasid:
- Reguleerimisala haldamine
- Kvaliteedijuhtimine
- Finantsjuhtimine
- Ajakavahaldus
- Ressursside juhtimine
- Suhtluskava
- Muutuste juhtimine
Mis on projektijuhtimiskava?
Projektijuhtimiskava, erinevalt projektiplaanist, saab projekti meeskonna poolt määratleda ainsa dokumendina, mida kasutatakse projektijuhtimise lähenemisviisi kirjeldamiseks või projekti plaani rakendamisel kasutatava projektijuhtimissüsteemi kirjeldamiseks. See tähendaks, et konkreetse projekti kohta kirjeldatakse üksikasjalikult kõiki projekti juhtimise sisendeid projekti erinevates etappides, tuginedes projekti plaanile, mis on koostatud projekti harta eeldusel.
Paljud eksperdid leiavad nende kahe dokumendi vahel peene joone ja mõned puuduvad üldse ja kasutavad mõlemat terminit vaheldumisi. Alates PMBOKi 3. väljaandest standardiseeriti mõiste selguse huvides „projektijuhtimisplaaniks“, kuid paljud organisatsioonid on pühendunud sellele, et need kaks dokumenti postitataks eraldi üksustena, järgides erinevaid vorminguid ja teenides erinevaid eesmärke.
Projektihalduskava võib samuti pidada loogiliseks tervikuks, mis koosneb paljudest juhtimiskavadest projekti ülesannete ja tegevuste kavandatud toimimiseks. Need majandamiskavad ei piirdu PMBOK-is märgitud kümne teadmisvaldkonnaga. Selles kavas võetakse arvesse parimaid tavasid, mida saab konkreetse stsenaariumi korral rakendada, ja pannakse need ülesande edukaks täitmiseks ette. See tagab ülesande kulminatsiooni parimal võimalikul viisil.
Sõltuvalt projekti mahust saab selle plaani jagada ja jagada üksikuteks plaanideks või lühiduse huvides koondada selle ühele dokumendile.
Projektijuhtimisplaanid otsivad alati vastust küsimusele “kuidas”, mitte “mida” ja “miks”. Selle tunnuse järgi räägivad projektijuhtimiskavad meeskondadele sellest, kuidas konkreetset stsenaariumi läbi viia ja ravida, kasutades seda juhtimisvahendit või lähenemisviisi. See tugevdab projektijuhi ja tema meeskonna hoiakut, andes neile suuna ja viite.
Projektijuhtimiskavaga hõlmatud teemade osas sarnaneb see hästi projektikavas käsitletud teemadega, sealhulgas ulatuse juhtimine, kvaliteedijuhtimine kuni hangete juhtimiseni. Projektijuhtimiskava võetakse vastu ja viiakse ellu enne projekti käivitamise algust, tagades kõigi tavade arvestamise ja projektijuhtimise parimate tavade järgimise.
Võite projektihaldusplaani mõelda omamoodi juhisena, mis aitab teil ellu viia teie ees olevat plaani, saavutada projekti maht ja eesmärk.
Projektiplaani ja projektijuhtimiskava peamised erinevused
Kuna oleme mõisted ja erinevad, kuid samas sarnased projekti plaanid määratlenud ja neist aru saanud, sukeldume nende tundmaõppimisse nende silmatorkavate erinevuste järgi, mis eristavad neid. Projektiplaani ja projektijuhtimiskava eristamine.
| Projekti plaan | Projektijuhtimiskava |
| Kõrgema taseme vaade | Madalama taseme vaade |
| Detailne plaan projekti algusest kuni selle lõpuni | Põhjalik plaan projekti käivitamise ja selle iga liikumise jälgimise kohta kuni selle lõpuni |
| Selles kavas käsitletakse ja käsitletakse peamist küsimust: mida | Selles kavas käsitletakse ja käsitletakse peamist küsimust: kuidas |
| Nägemisdokument, mis kujutab projekti sammu visiooni või eesmärgi poole | Teostusdokument, mis kajastab projekti tegevusi ning tööriistu ja tehnikaid, mida projekti kavas esitatud visiooni / eesmärgi saavutamiseks kasutatakse |
| Annab projektijuhile nägemuse, millised on projekti etapid ja etapid | Annab projektijuhile lõpliku plaani ja töötab välja süsteemi projekti plaani visiooni täitmiseks |
PMP eksami seisukohast peate summutama read projektihalduskava ja projektiplaani vahel ning hüppama kahe dokumendi ribalainele. PMBOK 3. väljaanne ei käsitle neid eraldi dokumentidena, vaid koondab need kokku nimega “Projektijuhtimiskava”, nagu on öeldud käesolevas artiklis. Olen selle ajaveebi kirjutanud, pidades silmas seda, et see on hästi loetav ja hea teadmisteallikas inimestele, kellel on või tuleb ette, et neid termineid kasutatakse oma organisatsioonides eraldi ja üsna iseseisvalt.
Järeldus
Projektiplaan ja projektihaldusplaan on mõlemad projekti elutsüklis kasutatavad olulised dokumendid ja tagavad projekti sujuva toimimise kogu aeg. Teie projekti üle täieliku kontrolli all hoidmine tähendaks, et teie planeerimine viidi läbi siira pühendumise ja põhjaliku korraldamisega. Rahuldavalt tehtud planeerimine moodustab 80% tööst, mis on teile projektijuhina kindel võit.