Tavalised Microsoft Office'i kasutajad ei tunne Microsoft Accessi nii hästi kui Microsoft Word, Excel või PowerPoint.

Kuna Microsoft Access on Microsoft Office Suite'is sisalduv relatsiooniline andmebaasirakendus, mis võimaldab kasutajatel sisestada, hallata ja hallata aruandeid suures mahus, on see kõige sobivam neile, kes peavad suure hulga andmeid kiiresti korraldama.

See paikneb kuskil Excelis, mis sobib ideaalselt väikeste andmesalvestusvõimaluste ja SQL-serveritega isikutele, mida nõuavad suuremad meeskonnad ja ettevõtted.

Microsoft Accessi abil saavad kasutajad olulist teavet tõhusalt hallata, hoides seda mugavalt edaspidiseks viitamiseks, aruandluseks ja analüüsiks. Nagu nimigi ütleb, pääsevad kasutajad oma andmebaasis üles minimaalse vaevaga organiseeritud teabele.

Microsofti juurdepääsu funktsioonid;

  1. Ideaalne üksikutele kasutajatele ja väiksematele meeskondadele
  2. Lihtsam kui kliendi-serveri andmebaas, seda mõista ja kasutada
  3. Import ja eksport teistesse Microsoft Office'i ja muudesse rakendustesse
  4. Valmis mallid tavakasutajatele andmete loomiseks ja avaldamiseks
  5. Võimaldab veebiandmebaaside loomist ja avaldamist vaevata
  6. Kasutajasõbralik funktsioon „Öelge mulle” abi saamiseks
  7. Võimaldab arendajatel luua kohandatud lahendusi, kasutades VBA-koodi
  8. Lindi peitmise / kuvamise võimalus
  9. Võimaldab kasutajatel aruandevaadet välistada lisaaruandeid
  10. Võimaldab PDF-vormingus aruandeid väljastada

  1. Ideaalne üksikutele kasutajatele ja väiksematele meeskondadele

Microsoft Access on lihtne töölauarakendus, mille toimimiseks pole vaja spetsiaalset riistvara ega litsentsi. Seega on see ideaalne üksikutele kasutajatele ja väiksematele meeskondadele, kes ei vaja lisahinna saamiseks suuremaid ja keerulisemaid andmebaase.

Microsoft Access pakub andmebaasilahenduste ees arvukalt eeliseid võrreldes SQL Serveri ja Oracle'iga, kus andmebaaside vajadus pole kuigi suur. Paljud väiksemad meeskonnad saavad nüüd Microsoft Accessi abil vältida massiliste ressursside ostmist oma põhi- ja lihtsateks vajadusteks.

Lisaks ei vaja nad kellelgi juurdepääsu haldamist ega jälgimist, mida võivad nõuda tavalised kliendi-serveri andmebaasid.

Lisaks on see võimalus võimaldada kasutajatel muuta oma andmebaas rakendusteks, mis võeti kasutusele pärast Microsoft Access 2007.

  1. On kliendi-serveri andmebaasist lihtsamini mõistetav ja kasutatav

Personaalarvutirakendused, näiteks Microsoft Access, on üle võtnud paljud rakendused, mis varem olid kliendi-serveri andmebaasi viidud. Juurdepääsu kasutajad ei pea rakenduse kasutamiseks vajalike oskuste omandamiseks spetsiaalset koolitust läbima.

Paljud kasutajad on ise juhendanud kasutama Microsoft Accessi oma isiklike vajaduste jaoks. Andmebaasi loomine ja haldamine on hõlpsasti kättesaadavate ja hästi korraldatud mallide komplekti abil üsna lihtne ja hõlbus, mida käsitletakse selles artiklis lähemalt.

Microsoft Exceli kasutajatel on Accessi hõlpsam hallata, kuna see sarnaneb Exceliga, ehkki andmebaaside põhimõisted erinevad Exceli omast palju.

Selle võimsa rakenduse õppimine ja haldamine kõige tõhusamate saadaolevate tehnikate ja tööriistade abil on võimalik isegi uutele kasutajatele, kellel on andmebaaside haldamise osas vähe teadmisi või puuduvad need üldse.

Microsoft Access salvestab erinevaid tabelina tuntud andmekogumeid, mis on potentsiaalselt seotud, mis koos suurendades suurendab andmete paindlikkust.

Tabelite omavahel ühendamisel ja ühendamisel pakub Access, relatsioonilise andmebaasi haldussüsteem (RDBMS) tervikuna selle rakenduse piires kasutajatele paindlikumat aruandlust ja funktsionaalsust, mis muudab nende ülesande lihtsaks ja hõlpsaks.

  1. Import ja eksport teistesse Microsoft Office'i ja muudesse rakendustesse

Üks Microsoft Accessi kõige kasulikumaid funktsioone on võime liidestada paljude teiste programmide andmetega.

Lihtsam on ka ühendada teistes programmides loodud andmeid, edastada andmeid kahe teise programmi vahel või koguda ja salvestada andmeid pikaajaliselt, eksportides aeg-ajalt andmeid teistesse programmidesse, näiteks Excelisse, analüüsimiseks.

Microsoft Accessi abil on objekti, näiteks tabeli või vormi kopeerimine vaevata ühest andmebaasist teise mitmel viisil. Lisaks objekti kopeerimisele ja kleepimisele võimaldab Microsoft Access eksportida ka objekti, millel on rohkem võimalusi.

Juurdepääsuga Access on mugav eksportida tabeli definitsioon ja tabelis olevad andmed või eksportida ainult tabeli definitsioon, mis vastavalt vajadusele on tabeli tühi koopia. Samuti saate salvestada toimingu üksikasjad ekspordi spetsifikatsioonina edaspidiseks kasutamiseks.

Grupp Impordi ja ekspordi link kuvab kõigi andmevormingute ikoonid, kuhu Microsoft Access saab andmeid importida või eksportida. Rohkem klõpsates näevad kasutajad rohkem vorminguid, millega Microsoft Access saab töötada.

Kasutajate täiendava mugavuse huvides aitab impordi / ekspordi viisard kasutajaid selle ülesande täitmisel ja selle toimingu üksikasjade salvestamisel spetsifikatsioonina.

  1. Valmis mallid tavakasutajatele andmete loomiseks ja avaldamiseks

Microsoft Access aitab kasutajatel andmebaaside loomisel ja haldamisel, isegi kui neil on selles valdkonnas minimaalne kogemus. See on võimalik mitme Microsoft Accessi malli abil, millel on kõik kasutamiseks valmis.

Konkreetse mallifaili avamisel leiab kasutaja uue juba loodud andmebaasi tabelite, vormide, makrode, aruannete ja muude vajalike väljadega, mis säästab aega ja vaeva.

Mallide galerii sisaldab mugavalt nii töölaua kui ka veebipõhiseid malle, mille hulgast kasutaja saab valida. Personaalseks kasutamiseks mõeldud Accessi andmebaasi loomiseks oleks parim võimalus kasutada töölaua malli.

SharePointi serveris avaldamiseks andmebaaside loomiseks on soovitatav, et kasutaja valiks veebipõhised mallid.

Näiteks Microsoft Access 2013 töölaua klienditeeninduse mall aitab kasutajatel luua klienditeeninduse andmebaasi, et hõlpsalt hallata mitmete probleemide jälgimisülesandeid, prioriteete, olekut ja lahendamist.

Töötajate ja hankijate projektide turundamise Microsofti juurdepääsu mallid aitavad kasutajatel luua ulatusliku turundusprojektide andmebaasi, et jälgida ajatundlikke tarnijaid, töötajate rolle ja nende müüjaid.

Soovitatavad kursused

  • Veebikursus Mac Excel 2011 kohta
  • Professionaalse Outlook 2010 koolitus
  • Mac Outlook 2011 sertifitseerimiskoolitus

  1. Võimaldab veebiandmebaaside loomist ja avaldamist vaevata

Microsoft Accessi kasutajad saavad ise kujundada oma andmebaasi või luua andmebaasi, kasutades oma nõude järgi hõlpsasti saadavat malli.

Need, kes on asjatundlikud ja tunnevad veebiandmebaase, kavandavad ideaalis oma andmebaasi, luues tühja andmebaasi, kuhu nad looksid tabelid, mida nende andmebaas Accessil vajaks.

Neile, kes vajavad abi või ei tea, milliseid tabeleid nende projekt vajaks, saavad kasutada neile kättesaadavaid malle. Microsoft Accessi mallides on tohutult palju kasutatavaid andmebaase, mida kasutajad vajaksid.

Isegi uued kasutajad saavad malli abil andmebaasi luua järgmiste sammude abil

  1. Avage Access ja avage tahavaade, klõpsates nuppu FILE.
  2. Leidke mallide hulgast vajalik mall, mida seal näeksite.

Kui vajalikku malli ei leita, saavad kasutajad täiendavate mallide otsimiseks veebis otsida Microsoft Officeist.

  1. Toksake või klõpsake sellel otstarbel sobivat malli ja veenduge, et valitud mall oleks spetsiifiline kas lauaarvuti andmebaasi või veebiväljaande jaoks.
  2. Sisestage failinimi ja valige loodud andmebaasi salvestamiseks asukoht.
  3. Andmebaasi loomiseks toksake või klõpsake nuppu Loo.

See on sama lihtne.

  1. Kasutajasõbralik funktsioon 'Ütle mulle'

Rakenduses Microsoft Access 2016 tutvustatav uus kasutajasõbralik funktsioon „Öelge mulle” töötab nagu abistaja, aidates kasutajatel kiiremini käsitsi ülesannet täita.

Funktsioon on saadaval Microsoft Access 2016 lindil oleva tekstikasti kujul, mis ütleb, et öelge mulle, mida soovite selle kõrval oleva pirniga teha .

Kasutajad saavad tekstiväljale sisestada sõnu ja fraase, mis on seotud sellega, mida nad tahavad järgmisena teha, ja pääsevad kiiresti juurde funktsioonidele, mida nad soovivad kasutada, või toimingutele, mida nad tahavad teha. Samuti pakub see otsitavaga seotud abi.

Näiteks kui sisestatakse sõna „filter”, kärbitakse rakenduses kõik filtriga seotud suvandid. Kasutajad ei pea menüüd labürindi kaudu ühtegi funktsiooni jahti pidama, kui saadaval on riba Räägi mulle.

Pealegi, erinevalt varasematest abistajatest, ei ütle see funktsioon kasutajale, kuidas konkreetset funktsiooni täita; see pakub lihtsalt lihtsat sammu selle tegelikuks tegemiseks.

  1. Võimaldab arendajatel luua kohandatud lahendusi, kasutades VBA-koodi

Visual Basic for Applications (VBA) on programmeerimiskeel, mida saab kasutada rakendusega Microsoft Access. Accessi kasutavad arendajad saavad andmebaasi jaoks kohandatud lahendusi luua, kasutades VBA-koodi, mis on tõhus programmeerimiskeel, mis koosneb koodist / käsust konkreetsete programmide jaoks.

Juhised põhjustavad toimingute toimumise automaatselt programmi käivitamisel. See võimas funktsioon võimaldab arendajatel laiendada kohandatud lõppkasutajate põhilahendusi professionaalseks lahenduseks, kasutades nende andmebaasides täiustatud automatiseerimist, andmete valideerimist, tõrkeotsingut ja mitme kasutaja tuge.

  1. Lindi peitmise / kuvamise võimalus

Microsoft Accessi aken koosneb mitmesugustest komponentidest, mis aitavad kasutajatel tõhusamalt töötada. Olulised komponendid on navigeerimispaan, juurdepääs tööalale, lint, otseteede menüüd ja kiirpöörduse tööriistariba. Mõned neist komponentidest on tavalised muude Office'i rakenduste jaoks, teised aga Microsoft Accessi jaoks.

Pael sisaldab viit vahekaarti, mida kasutatakse arvutis mitmesuguste Microsoft Accessis avatud akna sisu korraldamise ja haldamisega seotud ülesannete täitmiseks.

See asub akna ülaosas tiitliriba all ja pakub andmebaasi loomise ajal hõlpsat, keskset juurdepääsu toimingutele.

Microsoft Accessis saadaval olev lint koosneb vahekaartidest, rühmadest ja käskudest. Iga vahekaart sisaldab rühmade kogu ja iga rühm sisaldab seotud funktsioone. Seda saab veelgi kohandada vastavalt kasutaja nõudmistele.

Vahel võib riba, millel algselt kuvatakse mitu peamist sakki, olla pisut ärritav. Nüüd on kasutajatel võimalus varjata lint, kui seda ei nõuta, et neil oleks segadustest vaba ekraan.

Lindi minimeerimise valiku saab lindile juurdepääsu määramisel teha, topeltklõpsuga tulevaste seansside jaoks. Nüüd ei pea kasutajad muretsema, et lind rikub nende tööala.

  1. Aruandevaade välistab lisaaruanded

Microsoft Accessi abil saavad kasutajad aruannete vaatamiseks valida neli erinevat viisi:

  • Aruande vaade
  • Prindi eelvaade
  • Paigutuse vaade
  • Kujundusvaade.

Aruandevaade näitab aruannet ekraanil, nagu kasutajad eelistaksid seda näha. Microsoft Accessi väga kasulik funktsioon - uus aruandevaade võimaldab kasutajatel teha aruande sihtotstarbelisi filtreid sarnaselt vormide filtreerimise viisile.

Kasutajad saavad valida, millised väljad nad oma aruannetes näha soovivad, valides eelistuse mitmest tabelist või päringust.

Filtreerides konkreetse veeru väärtuse või sõnad, mis algavad tähe- või andmevahemikuga või sisaldavad neid, saab aruandeid muuta vastavalt kasutaja nõudmistele.

Saadud aruanded näitavad täpselt, mida vaataja soovib näha koos automaatselt arvutatud kokkuvõtetega. Pealegi ei vaja see kasutaja nimel erilisi programmeerimisoskusi.

Lisaks saavad arendajad lisada rühmitustasemeid, seada oma kirjete järjekorra ja sortida kirjeid kasvavas või kahanevas järjekorras. Lõpuks näeb kasutaja aruannet täpselt nii, nagu ta seda soovib, koos kõigi täiendavate soovimatute väljade eemaldamisega.

Vähese vaevaga parandatakse aruannete loetavust ja need muutuvad vaataja sõbralikumaks.

Peitmise abil Duplicates property to Yes abil saavad vaatajad vajaduse korral vabaneda soovimatutest duplikaatidest.

  1. Väljundraportid PDF-vormingus

Tänapäeval jagab üha enam kasutajaid andmebaase elektrooniliste pildivormingute või rahvapäraselt tuntud kui fikseeritud vormingute, näiteks Adobe Systems PDF ja XPS Microsofti kaudu.

Juurdepääs võimaldab kasutajatel luua ribad vahekaardi VÄLISANDMED kaudu aruandeid elektroonilistes pildifailides. Neid aruandeid saavad vaadata isegi kasutajad, kellel pole oma süsteemi installitud juurdepääsu, kuna PDF-faili saab avada
Adobe Reader.

PDF-vormingus ühiskasutatavate aruannete ja andmebaasidega on Accessi rakendusi märkimisväärselt täiustatud. Kasutajad armastavad seda väljunditüüpi, mis on teretulnud kui kasulik lisand, mis muudab e-posti teel aruannete levitamise mugavaks ja lihtsaks, mis säästab paberit ja aitab kaasa rohelisele arvutusele.

Kõigi ülaltoodud funktsioonide ja paljude muude funktsioonide abil pole ime, et Microsoft Access on tänapäeval maailma juhtiv andmebaasisüsteem, millest saavad kasu miljonid kasutajad ja sajad tuhanded arendajad.

Soovitatavad artiklid

Siin on mõned artiklid, mis aitavad teil Microsoft Accessi funktsioonide kohta üksikasjalikumat teavet saada, nii et minge lihtsalt lingi kaudu.

  1. 9 hämmastavat sammu Microsoft Exceli oskuste kasutamisel
  2. Kuus parimat töölaua Microsoft Office'i rakendust | Programmid
  3. Kuidas parandada oma Microsoft Exceli oskusi?
  4. 20 parimat hõlpsat Microsoft Exceli otseteed (ettemaks)

Kategooria:

Exceli näpunäited