Meie aeg on virtuaalne ja te ei vaja, et ma ütleksin teile, et me kõik elame võrgus paralleelselt.
Uuringud näitavad, et üle 90% inimestest vanuses 12–20 aastat, kellel on juurdepääs Interneti-ühendusele, on ööpäevaringselt ühendatud ja neil on veebis suhtlemine lihtsam kui tegelike kirjade või sõnumite kirjutamine.
Sotsiaalmeedia on Interneti kaudu suhelnud nii kiiresti kui kunagi varem. Kiirsõnumid, vestlus, meilimine, postitamine, piiksumine, palju tegevust toimub veebis, mille me kas algatame või millele reageerime.
E-kirjad on juba ammu võtnud paberpostituse koha meie igapäevases asjade kavas. Lauaarvuti / sülearvuti, WiFi-ühendus või dongl ja teil on hea minna. Ja kiirus on lisaväärtus.
Viimase kümne aasta jooksul on e-post muutunud eelistatavaks suhtlusviisiks vahemaa kaugusel olevate inimestega. Miks vahemaad, on mõnel meist isegi meie kõrval asuvas majas e-kirju! Ja enne mobiilsiderakenduste rakenduste ülevõtmist olid e-kirjad ainus viis, kuidas saime kavandada piknikke, kohtumisi, pidusid või jagada oma sõprade või perega pilte või teavet.
Enamik meist teab, kuidas mütsikotist sõbralikke e-kirju tulistada, ning eelistab seda kui kirjade kirjutamise kiiremat ja mugavamat võimalust. Ja see, et need mitteametlikud e-kirjad ei järgi grammatika- ega kompositsioonireegleid, mis nende populaarsusele vähe lisandusid. Te ei pea kulutama aega mõtisklema selle üle, kuidas oma kolledži jõugule või naabruskonna sõpradele e-kirju koostada; sa lihtsalt kirjutad.
Professionaalsed e-kirjad on aga hoopis erinevad pallimängud. Ehkki vähem formaalsed kui trükitud noot või kiri, on need siiski oma toonilt ja tekstuurilt korrastatud ning järgivad grammatiliselt korrektseid reegleid.
Enne kui käsitleme tõhusa professionaalse e-posti vormingu kirjutamise üksikasju, lubage mul tutvuda mõne sellise ametliku suhtluse võimaliku eesmärgiga.
Võite kirjutada professionaalseid e-kirju -
- Kandideerimine ametikohale, stipendiumile või toetusele
- Loa või soosimise taotlemine
- Teabe andmine või küsimine
- Millegi suhtes toimingu taotlemine
- Ametlikule suhtlusele vastamine või kinnitamine
- Mingist teemast kirjutades tunnete end tugevalt
- Teenuse või toote kohta kaebus
Need on lihtsalt soovituslikud; ametlike e-kirjade kirjutamise põhjused võivad olla ammendavad.
Kuna kõik need olukorrad hõlmavad autoriteeti ja ametit, on enesestmõistetav, et heli ja keelt tuleb hoolikalt jälgida. Lühidalt, pidage meeles oma ps ja Q-sid.
Laskem siis minna messingkinnituste juurde. Kuidas teil e-kiri struktureerida ja koostada viisil, mis oleks nii kaasahaarav kui ka tõhus? See tähendab, kuidas saate oma mõttest aru?
Üllatagem seitset kommunikatsiooni C-d:
- Täielikkus: Teie suhtlus peab olema täielik, esitades nõutavad üksikasjad ja märkides selle eesmärgi
- Lühidus: see peab olema asjalik, mitte asjatult ringi tormama
- Selgus: teie eesmärk peab selgelt läbi tulema
- Konkreetsus: sõnum peab olema konkreetne, sisaldama täiendavaid fakte ja tõendeid
- Sidusus: peab olema mõistlik
- Viisakus: Viisakust ja vastastikkust tuleb meeles pidada
- Korrektsus: teatises ei tohi olla grammatilisi vigu
Seega, pidades ülaltoodud kriteeriume silmas, peaks teie e-post olema selge, täielik ja ühtne dokument, mis ei tohiks ideaaljuhul nõuda järelmeetmete saatmist koos selgituste ja juhistega.
Lihtsam öelda kui teha, kas pole? Mitu korda olete istunud selle ühe täpse kirja koostamiseks ja hiljem leidnud, et see on kas ebaviisakas ja harjane või tavaline virisemine või mõttetu? Olen kindel, et kõik oleme silmitsi sellise dilemmaga: kas olla karge ja otsene või viisakas ja ümar.
7 näpunäidet oma professionaalse e-posti aadressi täiustamiseks
Alustame siis põhitõdedest.
-
Korrake oma kirja eesmärki vaimselt
Milleks te e-kirja kirjutate? Mida soovite, et vastuvõtja teeks? Kui teil on e-posti eeldatava vastuse osas kindel, saate seda koostades oma sõnumi koostada.
Lubage mul tuua näide.
Ütle, et Dorothy soovib, et tema kolledži dekaan annaks talle soovituse stipendiumi saamiseks. Tema e-kirja kirjutamise eesmärk on meenutada dekaanile tema usaldusväärsust üliõpilasena, esinemist ülikoolis ja üldist siirust. Nüüd peab ta kõik need postis üles märkima, ilma et peaksite iseendaga urisema või tunduma liiga tõrksatuna. Samuti peab ta paluma oma dekaanil kirjutada soovituskiri kindlaksmääratud aja jooksul. Nii et tema e-posti eesmärk oleks:
- a) Õpilase volikirja kinnitamine
- b) Dekaani teavitamine taotletud stipendiumist
- c) soovituse saamine sellisel kuupäeval
Kui tal on peas selge, mida ta soovib, võib ta vastavalt sellele e-posti koostada.
Samuti analüüsige oma lugejat. Kes ta on? Milline on lugeja reaktsioon teie kirja lugemisel. Raamige selle analüüsi põhjal oma e-posti aadress.
-
Teemarea otsustamine
Oletame, et saadate töökoha avalduse.
E-posti rakenduse saatmisel on teemarea „töökoha avamine” või „turunduspraktikandi turundus” liiga ebamäärane. Teemavaldkonnas peate määrama ametikoha, kuhu kandideerite, koos osakonna või osakonna või lähetuskohaga, kui need on värbamiskuulutuses täpsustatud.
Mõelge sellele kui oma e-kirja üherealisele kokkuvõttele. Teema räägib vastuvõtjale, mis on teie e-kirjade saatmise eesmärk. Samuti nõuab ta konkreetseid meetmeid, näiteks:
„ Osalemine ___________ (teema) seminaril _________________ (koht) __________ (kuupäev ja kellaaeg) “
Või
“ Lauaarvutite remont ja hooldus - pakkumiste taotlus ”
Sellised teemarea pealkirjad teavitavad vastuvõtjat vajalikest üksikasjadest ja järgivad eelnevalt arutatud selguse ja lühiduse reegleid.
-
Tervitused ja tervitused
Kas mäletate viisakuse ja viisakuse tunde, mida meile gümnaasiumis õpetati? Jah, need on asjakohased ka praegu. Professionaalne e-posti aadress peaks alati algama tervitusega.
" Lugupeetud härra või proua (olenevalt olukorrast) " või " Tere, proua kaupmees (kui teate, et teate saaja nime)"
E-kirja (mitteametliku kirja) kirjutamisel jõuame otse punktini, vabanedes vajadusest kasutada Ps ja Q-sid sõpradega. Professionaalsed e-kirjad pole aga täielikud ilma korraliku tervituseta, millele järgneb tervitus või viisakas avamine, näiteks:
“ Tänan teid kutse eest ”
Või
“ Soojad tervitused ”
Või
" Tunnistame teie kaebust ja kahetseme sügavalt ebamugavuste pärast "
Lisaks jää murdmisele tunnistab selline avamine ka posti lugejat kui olulist isikut.
-
Postituse koostamine
See on tehniliselt töö raskeim osa, kuna see on asja tuum. Teie e-posti aadress peaks järgima grammatikareegleid ja sellel peaks olema ava-, keha- ja lõigud. Avaosas viidatakse eelmisele kirjavahetusele või toimingule, kui seda on tehtud. Selles on kirjas ka kirja kirjutamise eesmärk.
Pidage meeles, et juhid saavad tänapäeval posti veoauto laadimisega ja neid kõiki pole võimalik läbi lugeda. Enamik spetsialiste skaneerib kirju teema ja avaneva jaotise kaudu, väärib edasist uurimist vaid siis, kui nad leiavad, et need on informatiivsed ja asjakohased.
Nii et ärge oodake viimase lõiguni oma eesmärgi kinnitamiseks. Võimalik, et lugeja loobub sellest enne jaotisse jõudmist. See on ka täpselt põhjus, miks lühidus ja lakoonilisus on nii olulised. Taustteave on oluline, kuid palun palun lühidalt. Tulge kohale nii kiiresti kui võimalik.
Kui teie e-posti aadressil on palju faktilisi andmeid või teavet, kasutage täpitähti. Neid on lihtsam läbi viia.
Tõstke esile asjakohased alad . Nende jaotiste lugemine peab lugejale ütlema, mida soovite.
Ära ole ebamäärane. Öelge selgelt, mida tuleb teha. Kuigi töötaotlustes või toetustaotlustes pole tingimata võimalik tingimusi täpsustada, tuletage lugejale meelde, mille jaoks kirjutate.
Teie e-posti aadress peab olema lühike ja täielik. Tundub pikk tellimus? Üldse mitte.
- Tehke lihtsalt nimekiri punktidest, mis tuleb meilile lisada.
- Vaadake nimekirja, et kontrollida, kas olete lisanud kõik punktid.
- Kontrolli sõnade õigsust. Kustutage liigne teave.
- Veenduge, et e-kirjad ei satuks lehtedele. Vajadusel lisage lisateavet lisades (sellest lähemalt sellest postitusest hiljem)
- Veenduge, et teie e-posti aadressile ei pea hilisemates e-kirjades järgnema bitti ja teavet. Proovige muuta kiri iseenesest täielikuks kirjavahetuseks.
Veenduge, et post avaksite ja sulgete alati viisakalt. Pärast lepingu sõlmimist sulgege kiri sõnadega „ Soojad tervitused “ või „ Tänud ja tervitused “ või tavapärane „ Lugupidamisega “, millele järgneb teie nimi. Kui võimalik, lisage oma nime ees oma allkiri.
Kui helilooming on lõppenud, andke endale selga plaaster! J
Olete raske osaga läbi. Praegu jääb üle vaadata ja redigeerida ning anda toetavat teavet.
-
Kasutage viisakat keelt ja olge asjaga kursis
Kas mäletate lühiduse ja viisakuse “Cs” -i? Ametlik suhtlus peab olema viisakas ja umbisikuline.
“ Soovime teile teatada, et esitamise viimane kuupäev on 20. oktoober 2015. Palun saatke oma sissekanded selle tähtaja jooksul. ”Kas see ei kõla viisakalt ja selgelt? Selles täpsustatakse ka toimingud, mis tuleb kindlaksmääratud aja jooksul võtta.
Tehke oma meilist umbkaudne mustand ja lugege see, pannes end vastuvõtja asukohta. Kas kõlab viisakalt ja viisakalt? Kas annate kõik vajalikud üksikasjad? Kas teie sõnum on asjalik? Kas kõlab tõsiselt? (Punane märguanne! Sõpradega on juhuslikkus sobilik, mitte professionaalses stsenaariumis, eriti kui kirjutate e-postiga kellelegi, keda te inimesena ei tunne). Seega tasub enne e-kirjade kirjutamist alustada mõned näpunäited e-kirjade kirjutamiseks.
Lugege ja muutke oma e-kirju võimalike grammatiliste ja kirjavigade ning teabe puudulikkuse osas. Kui see on võimalik, paluge kolmandal isikul lugeda ja tagasisidet anda. Objektiivne silm võib sageli juhtida tähelepanu sellele, mida teie kui asjaosaline ei näinud.
-
Koopiate pakkumine
Kui teie e-posti aadress vajab kooskõlastamist teiste osakondade või ametnikega või nende kinnitamist, pidage meeles, et märgite neile koopia (koopia). Saatke endale ka edaspidiseks kasutamiseks tühi koopia (bcc).
Olge siiski ettevaatlik ja ärge tulistage koopiaid sõltumatutele inimestele. See juhtub kõige tõenäolisemalt siis, kui vastame rühmade kirjadele; vajutame sageli nupule Vasta kõigile, selle asemel, et vastata ainult saatjale.
Selles teabe ülekülluse ajastul on viimane asi, mida professionaal soovib, on ületäitunud postkast, kuhu on märgitud palju sõltumatut e-posti koopiaid. J
-
Manuste lisamine
Töökoha avalduse või infopostituse saatmisel peate oma kirjaga manustama vastavad dokumendid. Ilma vastava manuseta post on ümbrik ilma kirjata!
Kui e-kirjad tulevad ilma manusteta, raisatakse palju aega. Vastuvõtja lükatakse aegumise tõttu edasi või peab ta tagasi kirjutama, nõudes vajaliku teabe saatmist. Seejärel saadab saatja uue sama kirja.
Nüüd olete kõik valmis ja istutud kirjutama. Vaadakem üle teie valmis viite vorming :
- Kellele: saaja e-posti aadress
- From: Saatja e-posti aadress
- Koopia: (kopeeri)
- Postituse teema
- Tervitused
- Memo põhiosa
- Sulgemine
- Saatja allkiri ja / või nimi
See on töötlemata vorming; saate improviseerida, kui olete protsessiga tutvunud.
Enne likvideerimist tutvuge veelkord spetsifikatsioonidega:
- Kasutage lühikest kirjeldavat teemarea
- Tervitage saajat sõnadega „Lugupeetud härra / proua …” või „tere, …”
- Ole täpne ja asjalik
- Ärge kasutage juhuslikku keelt, olge ametlik
- Sulgege initsiaalide / nime / allkirjaga korralikult
- Koopia asjassepuutuvatele isikutele
- Tugi koos vajalike manustega
Nüüd, kui teil on piisavalt sisendeid, saate kirjutada (või pigem klõpsata), kutid! ?
Soovin teile kõigile õnne!
Seotud kursused: -
E-posti turunduse koolitus
Looge võimas ja sihitud e-posti andmebaas