Kas olete nõus või mitte, kui olete üks neist inimestest, kelle tähelepanu hajub kergesti, on e-kiri üks peamisi põhjuseid. Olete teinud näpunäiteid ja kasutanud palju trikke, kuid tundub, et postkast ei tööta nii, nagu soovite. Selles artiklis saate teada, et olete e-posti ninja, kes saab meisterlikult hakkama kõigi e-posti probleemidega. Kõik, mida peate tegema, on valida üks järgmistest meetoditest ja see on teie tehtud.
Kuid liigendamismeetodid ei aita teil toime tulla sellise ülemäärase tähelepanu kõrvalejuhtimisega. Kõigepealt vajate mõistust. Nii et toome teie e-posti probleemidesse veidi mõistlikkust ja räägime siis viiest lihtsast asjast, mida saate kasutada kõigi oma e-posti kontoga seotud probleemide lõpetamiseks.
Toob mõistust
Mitu korda kontrollisite oma e-kirju päevas? Kui olete töötav spetsialist või keegi, kes peab lugema palju e-kirju, oleks numbriteks 100, 200 või isegi 500. Kuid kui palju inimesi te teate, kes kontrollivad oma postkaste (mitu) päevas 500 korda ja tunnevad meelerahu ? Sul on õigus. Maal pole ühtegi inimest, kes armastaks kontrollida e-kirju 500 korda päevas. Kuid näib, et nad ei peata oma sõltuvust.
Kuid kas selle sõltuvuse keskel näete, et selle postkasti sõltuvuse tõttu on teil päevasest päevast ilma jäänud väärtuslikud tunnid? Ja teie parim töö on veel tegemata, unistuste projekt on veel teostamata ja teie elu on endiselt ootel.
Niisiis, siin on, mida peaksite tegema, kui soovite oma päevadesse tuua selgust ja mõistust.
-
Lülitage Interneti-ühendus välja
Internet on õnnistuseks, millega me kõik nõustume. Kuid liiga palju millestki on vastuolus eelistega. E-posti liigne kasutamine on üks sellistest asjadest. Inimesed ei saa sellest aru enne, kui on oma postkastiga kohandatud. Mis saab olla võimalik meede sõltuvuse raviks? Lahendus on nii põhimõtteline kui võimalik. Lihtsalt laske allikast lahti. Kui olete meilisõltlane, lülitage Interneti-ühendus teatud aegadel sisse, kui soovite oma tööd teha. Ära ütle, et seda ei saa teha. Kõik, mida peate tegema, on oma päeva veidi selgust saada. Planeerige oma päev ette ja pange Internet alati teadlikult maha, kui soovite tööd teha (meilide kontrollimine pole midagi, mida võiksime nimetada tööks; mõne jaoks võib, aga siis ei kaeba meili liigse kasutamise üle).
-
Valige e-posti kasutamise aeg
Kui olete postkastist väga sõltuvuses, oleks keeruline sõltuvusest lahti lasta. Parim viis sõltuvuse vähendamiseks on õige aja määramine, millal kontrollite oma e-posti kontoga seotud probleeme. Võib-olla kaks korda päevas. Mõne jaoks ei piisa e-kirjade kontrollimisest kaks korda päevas. Sel juhul määrake oma aeg ja kontrollige siis nende ajaperioodide jooksul. Kuid ärge käige rohkem kui viis korda päevas.
-
Vabanege seadmest
Selles kaasaegse tehnoloogia ajastul on kõigil nutitelefon ja seega on e-kirjade kontrollimine ja neile vastamine muutunud oluliselt lihtsamaks ning samal ajal saame kogu aeg teate, kui palju meile saadame. Kuid me kardame idee nutitelefonist lahti saada. Kuid kui suudame, suudame oma ellu tuua nii palju mõistust, et me ei saa praegu aru. Võib öelda, et see on tegelikkusega vastuolus. Jah, võib-olla. Tõde on see, et teile ei maksta e-kirjade kontrollimise eest. Pigem makstakse teile sisuka töö eest ja oma klienti panustamise eest viisil, mis teeb kliendi õnnelikuks. Nii et isegi kui te ei saa telefonist lahti; pange see lennukirežiimi või lülitage Internetti töötamise ajal välja. See säästab palju aega ja lisaks aitab teil muutuda kainemaks.
-
Vaikse elu otsimisel
Iga saadud meilisõnum annab meile end oluliseks. See paneb meid tundma alateadvust, et teeme olulist tööd ja inimesed tunnevad seda e-kirjade saatmise kaudu ära. Aga mis siis, kui see pidev e-posti voog muutub tarbetuks. Mis siis, kui soovite elu, mis ei vaja teie jaoks mingit tunnustust! Mis siis saab, kui tunnete end hästi lihtsalt suure töö tegemise nimel ja ei vaeva oma e-kirjade ja pideva teavitamise pärast postkastis! Kas see ei tooks teie ellu rohkem vaikust ja mõistust (professionaalne ja isiklik)?
5 lihtsat nippi e-posti probleemide igaveseks lahendamiseks
Need on 5 asja, mida saate teha kõigi e-posti probleemide igaveseks lahendamiseks. Ei, need pole tehnilised. Jah, neid saab teha igaüks, olenemata karjäärist või tööelust, mis kellelgi on.
-
Kasutage oma e-posti ja postkasti 80-20 põhimõtet
Olete nõus, et enamik teie meilidest ei lisa teie elule väärtust. Nad lihtsalt ei tee seda. Muidugi teevad vähesed ja tegeleme ainult nendega, mis annavad teie elule lisaväärtust. Mida me teile soovitame, on need -
- Saate aru, millistest meilisaatjatest saate maksimaalset kasu. Lisage oma aadressiraamatusse, nii et te ei jätaks nendelt ühtegi e-kirja.
- Lõpetage kõigi ülejäänud e-posti saatjate tellimus.
- Kuidas sa seda teeksid? E-posti tellimuse piiramiseks peate kasutama mõõtu. Jälgige, kui palju e-kirju päevas saate. Oletame, et saate 100 e-kirja päevas. Nüüd on 100 e-kirja jälgimine keeruline. Kuid te ei pea 100-ga tegelema. Vaadake lihtsalt postkasti, kui palju soovite (oletame, et 18-20), ja laske ülejäänud osa lahti. Lihtsalt tellige rämpspost ja teatage sellest, kui rämpsposti laadimine tundub isegi pärast tellimuse tühistamist (paljud teevad seda).
- Pareto põhimõtte kohaselt teame, et ainult 20% asjadest moodustavad 80% erinevustest. See tähendab, et saate sama põhimõtte abil filtreerida välja need, mis loovad maksimaalse mõju, ja võite ülejäänud osa lahti lasta.
-
Kas olete kuulnud sõna 'kustutama'
Jah, see on üks lihtsamaid viise e-posti probleemidega tegelemiseks. Oleme näinud paljusid postkaste, täis e-kirju, 100, 500 ja isegi 1000, mida ei loetud ega millelegi omistatud mingit tähtsust, kuid siiski, nad lamavad postkastis, tõstes oma peaga tähelepanu. Kuid kas see on vajalik? Kui olete kunagi sellise probleemiga silmitsi seisnud, on ainus lahendus valida kõik ja vajutada Kustuta. Kui te ei saa seda teha, on teatud asju, mis juhendavad teid tühja postkasti loomisel -
- Meilisõnumeid täis postkast loob visuaalse ja järk-järgult vaimse mitmetähenduslikkuse. See tuletab teile iga päev meelde, et kui palju te neid ei vaja, kuid te ei saa koguda julgust neid korraga kustutada.
- Põhjus, miks te ei saa neid korraga kustutada, on see, et teil, nagu kõigil meist, on „igaks juhuks” sündroom. Hoiame asju või e-kirju või sõnumeid igaks juhuks, kui tulevikus neid vajame. Kuid kui te pole neid viimase 3–6 kuu jooksul avanud, siis uskuge, et te ei vaja neid enam, jah, isegi mitte lähitulevikus. Saate endiselt kustutatavaid e-kirju kontrollida ja kustutada, kuid see on pikk protsess.
- Võite kasutada ka sammhaaval kustutamise meetodit. Pärast kontrollimist otsustage lihtsalt kustutada iga päev 10 e-kirja. Ja ärge laske uutel meilidel oma postkasti istuda. Kui neid pole vaja kustutada. Vanade meilide korral lugege neid ja kustutage päevas 10 e-kirja. See teeb teie jaoks asjad lihtsamaks.
-
E-posti probleemidele kirjutamine ja neile reageerimine
Eelmistes jaotistes mainisime, kuidas saaksite e-posti kontoga seotud probleemid kustutada ja postkasti tühjaks teha. Selles jaotises räägime sellest, kuidas e-kirju kirjutada või neile vastata. Kui olete professionaal ja peate tegelema paljude klientidega, kasutage e-kirjade kirjutamiseks järgmist meetodit -
- Seda võib nimetada minimalistlikuks propagandaks, kuid sellel meetodil on palju eeliseid. Kui kasutate seda, säästab see teie aega, vaeva ja aitab teil e-posti aega lühendada.
- Kui kirjutate e-posti probleemidele või vastate neile, veenduge, et teie e-posti aadress ei tohiks olla pikem kui viis lauset. Jah, võib olla e-kirju, kuhu peate kirjutama kogu koosoleku päevakorra või kogu aruande ärakirja. Kuid sel juhul veenduge, et kasutaksite manust (.doc või .pdf või .xls). Ärge kasutage kogu asja kirjutamiseks oma e-posti ruumi. Kuna aruannet või päevakorda saab koostada erinevatel aegadel, ilma e-kirjade töötlemise vajaduseta või ilma.
- Vaid 5 lause meilisõnumisse kirjutamise eelised on teie enda aja kokkuhoid ja samal ajal säästab see teie e-kirju lugevate inimeste aega. Nii et kirjutage ainult 5 lauset e-posti ja mitte rohkem.
-
Loo silte
Kui kasutate Gmaili, saate minna seadetele ja luua silte. Siltide loomine lahendab enamiku postkastiga seotud probleemidest. Postkasti tõhusaks haldamiseks toimige järgmiselt -
- Kõigepealt looge töötlemiseks kolm silti. Esimene silt oleks “vahetu”, teine “oluline” ja kolmas “kõrvalda”.
- Kui lähete oma e-kirju kontrollima oma ajakavas, pange need loodud siltidesse.
- Siltidega salvestatud e-kirjadega tegelege kohe. Ja kui töö on tehtud, töödelge see kolmandaks sildiks “kõrvalda”.
- Sildil “oluline” on suurem tähtsus kui kõigil teie postkasti siltidel. Seega pöörake sellele suuremat rõhku. Sildil “oluline” on teil e-kirju, mis on pikaajalised projektid või midagi, millele on vaja rohkem tähelepanu kui mõni sekund või minut. Nagu teiega tehakse, töödelge neid sildi eemaldamiseks.
- Lõpuks, olenemata sellest, kuhu satute sildi „kaotama” abil, vaadake neid ükshaaval ja kustutage postkastist.
- Te ei pruugi seda meetodit kasutada. Struktureerige oma meetod. Kõige tähtsam on, et teie postkasti jaoks oleks meetod. Mis tahes meetod toimiks, kui see aitab teil luua postkasti mõistlikkuse.
-
E-kirjade töötlemisel olge tähelepanelik
Selles hullumeelse tootlikkuse ajastul on spetsialistid unustanud mõistlikkuse väärtuse. Ja meisterlikkus postkasti üle ei valmista muret. Isegi kui mõelda e-kirjade või postkasti peale, mõtlevad kõik teie tootlikkuse suurendamisele. Kuid tõde on see, et kohalolek on olulisem kui produktiivsus. Kui olete kohal, ei pea te aja leidmise pärast muretsema. Sul on aega. Ja kohalolekuga on teil nüüd ka mõistust. Postkasti töötlemisel toimige järgmiselt -
- Kui plaanite postkasti töötlemist, aeglustage seda. Ärge kiirustage. Tehke seda lihtsalt nii, nagu oleksite mediteerinud 15-20 minutit. Ole oma iga liigutuse juures tähelepanelik.
- Ärge minge muude e-posti konto probleemide poole enne, kui olete ühega valmis saanud. Tegelege postkasti e-posti probleemidega üks päev korraga ja näete, et protsess muutub sujuvamaks ja lihtsamaks.
- Kui vastate kellelegi või vastate kellelegi, tippige laused nii, nagu oleksite täiesti teadlik sellest, kuidas kirjutate, kuidas töötlete oma mõtetes teavet ja kuidas adresseerite.
- Andke olekule rohkem eelistust kui produktiivsusele, jah, isegi postkasti töötlemise ajal.
Ülaltoodud näpunäiteid ei pruugi leida eneseabiraamatust ega artiklist, mis käsitleks postkasti meisterlikkust. Postkasti meisterlikkus ei seisne selles, kuidas saaksite oma e-kirju kategoriseerida või töödelda (kuigi me oleme seda juba maininud); see on rohkem selle kohta, kuidas mitte kaotada oma mõistust. Kui järgite neid näpunäiteid, näeksite, et e-post ja postkast ei jää teie ees suureks ja seega saaksite oma suurima töö ära teha.
Valige mõni ülaltoodud punktidest ja proovige seda rakendada. Vaadake ise, kuidas saate oma postkasti e-posti probleemidega tõhusalt toime tulla.
Soovitatavad artiklid
See on olnud juhend kõigi teie e-posti probleemide igaveseks lahendamiseks. Ei, need ei ole tehnilised, kuid neid saab igaüks rakendada. Need on järgmised e-posti probleemidega seotud välislingid.
- Iga päev saadate 5 ebaviisakat e-kirja
- 22 hämmastavat viisi tehnoloogiaga seotud probleemide lahendamiseks (lihtne)
- 12 tõhusat viisi automatiseeritud e-kirjadest parima saamiseks