Projektijuhtimise aruandlus
Suhtlus mängib olulist rolli kõige selle evolutsioonis, millele me inimesed oma käed külge loome. Olgu see ärimaailm läbi kindla meediumi, jätkame alati oma sõnumi või vaadete edastamist, et teised oleksid vastuvõtlikud ja tarbiksid meie mõtteid. Projektijuhtimise aruandluse seadistamisel on see tõhus suhtlus meile toodud aruannete kujul. Projektijuhtimise aruandluses on palju erinevaid aruandeid, mis on hoolikalt koostatud ja saadetud üksikisikute või inimrühmade valimiseks, nii et meie suhtlus projekti toimumise kohta oleks selge, täpne ja tõhus.
Selles artiklis käsitleme projektijuhtimise aruandluse maailma ja kõike seda.
Miks me vajame projektijuhtimise aruannet?
Sissejuhatuses on selgelt öeldud tõhusa suhtluse vajadust organisatsiooni liikmete ja organisatsiooni väliste liikmete vahel ning selleks on meil projektijuhtimise aruandlus paigas. Kui enamikul juhtudel suhtlevad suured sihtrühmad sageli erineva meediumiga ja edastatud suhtlus võib selle vastuvõtja jaoks olla täiesti kasutu, siis just siin peame otsima tõhusat suhtlust, kus suhtlus on selge, täpne ja peaaegu et vaja. Me ei peaks kunagi muretsema projektiloendis olevate erinevate sidusrühmade uuendamise pärast, kui meil on selleks olemas tõhus juhtimisaruandluse süsteem.
Kui projektijuhtimise aruandlussüsteem on paigas, on teil regulaarne ja ametlik aruannete levitamise protsess, mis teavitab peamisi sidusrühmi projekti aspektidest, mida nad peavad teadma. Sel viisil saate kaitsta oma projektimeeskonna liikmeid ja projekti sidusrühmi ootamatute üllatuste ja asjade eest, mis on teada saamiseks üliolulised. Aruannete kaudu saame aru projekti käigust ja tempost, kuidas see projekti kavas töötab. Mõistame isegi seda, mis takistab projekti kiiremat liikumist, ja meil on võimalus analüüsida projekti erinevaid aspekte varem tõhusalt loodud projektijuhtimiskava suhtes.
Lisaks kommunikatsiooni kesksele aspektile saab juhtkond projektijuhtimisaruandlust tõhusalt kasutada projekti ja selle toimikute dokumenteeritud ajaloo hoidmiseks. Kui see ajalugu on paigas, saab neid analüüsida, et õppetükke välja arvutada, protsesse hinnata ja projekti edenemise tugevusi ja nõrkusi õppida. Need õppetunnid saab kaasata organisatsiooni projektijuhtimisbüroo tavaõppesse ja viia läbi kõiki organisatsiooni erinevaid projekte.
Kokkuvõtteks võib öelda, et projektijuhtimise aruandlus loodab olla järgmine:
- Tõhus suhtluslüli projekti ja organisatsiooni kõigi erinevate sidusrühmade vahel
- Abikäsi oluliste andmete ja teabe kogumisel projekti toimingute üle arvestuse pidamiseks
- Süsteem, mis tagab vajadusel teabe saamise vajalikele töötajatele
- Kuulutuste punkt, kui projekt jõuab verstapostini
- Organisatsiooni projekti, selle juhtimise, plaani ja eesmärgi mõistmise selgroog
Projektijuhtimise aruandlustööriista 5 parimat tüüpi
Selles jaotises käsitleme 5 erinevat tüüpi projektijuhtimise aruandluse tööriista, mis on projektijuhtimisel ja selle süsteemil projektide aruandluse jaoks. Kõik need tüübid mängivad pöördelist rolli projekti arendamisel ja projekti sujuval üleminekul algavatest etappidest edukale etapile.
# 1 Ajagraafiku aruanne
Koos kõigi teie käsutuses oleva projekti aspektidega peaks projektijuhina üks olulisemaid projektihaldusaruandeid, mida teie aruannete loendis sisaldada, olema ajagraafiku aruanne. Selles aruandes leiate iga detaili, mis on seotud ajaga, mille teie ressursid projekti kallal tööle panid.
Ajagraafiku aruanne võib olla projektihalduse aruandlustööriista jaoks väga huvitav ja kasulik, kuna see võib teie jaoks kontrollida järgmisi üksikasju:
- Aeg, mille jooksul iga töötaja on investeerinud
- Teatud päeval, nädalal või kuul tehtud tööd
- Iga meeskonnaliikme vastutus neile määratud ülesande eest
- Projektide ressursside ülekoormamine või alakasutamine
- Inimeste juhtimine konkreetse ressursi jaoks
Projektijuhid peavad selle aruande oma meeskonnaliikmetele laiali saatma. Projektijuht saab aja jälgimiseks kasutada projektijuhtimise aruandluse tööriista. Neid meeskonna liikmed saavad projektijuhtimisaruandluse tööriista kasutada, et nad saaksid oma aega täpselt jälgida. Nii on projektijuhil täielik idee konkreetse ülesande või kogu projekti täitmiseks kulutatud aja ja vaeva kohta.
# 2 kulude aruanne
Kujutage ette olukorda, kus lähete projektiga kaasa ja teie arvates kulgeb see sujuvalt, nagu ette nähtud. Teie meeskonna liikmed näevad kõik suurepärased välja ja ülesanded kulgevad plaanipäraselt, ajakavas. Projekti täitmise lõpus panid sina ja su meeskonna liikmed kokku oma projekti kogukulud ning arvutate ressursside ja iga kasutatud materjali kulutatud eelarve. Teie üllatuseks jahutavad teie arvutused teid, kuna kantud kulud ületavad projekti jaoks eraldatud eelarvet ja see, mis teie arvates oli õnnestunud projekt, on tegelikult kaotsi läinud projekt. Ei läinud plaanipäraselt, kui teil oleks olnud kuluraport igal nädalal, siis oleksite võinud seda ette näha ja võtta parandusmeetmeid, et peatada projekti eelarve ületamine.
Kulude aruandes kirjeldatakse üksikasjalikult kõiki tekkinud kulusid ja saate neid lehti hoida ka kavandatud eelarve ees. Seda projekti saavad vaadata projektijuht ja sidusrühmad, kes kinnitavad igal nädalal eelarved, kuid suured või väikesed kulud tuleks registreerida reaalajas.
# 3 projekti oleku aruanne
Üks olulisemaid projektihaldusaruandeid on projekti oleku aruanne. Oluliseks teeb selle asjaolu, et see teeb sellest kõikehõlmava raporti. Selles projektis peaks kajastama kogu projekti staatus. See võib olla kas diagrammi- ja graafilises vormingus või siis võib andmed ja teabe panna teie ette arvutustabelite kujul.
Põhiprojekti olekuaruanne osutab järgmistele projektiga seotud staatustele:
- Töö valmis
- Viivitatud tähtaeg
- Graafiku erinevus (kavandatud vs tegelik)
- Kulude erinevus (kavandatud vs tegelik)
- Väljaannete jälgimine
- Riski jälgimine
- Ootel ülesanded
Peale nende saate lisada või lahutada asju, mida peate selle projekti ja selle oleku kohta teadma. Projekti olekuaruannete kohta lisateabe saamiseks külastage siin hiljuti lugenud ajaveebi postitust. Rõõmsat projektijuhtimise aruandlust teile!
# 4 ressursside töökoormuse aruanne
Sarnaselt tööajatabeli aruandega jälgib ressursside töökoormuse aruanne, kui suur osa tööst on määratud igale projektimeeskonna liikmele. See projektijuhtimisaruanne on projektijuhile määramisel või töö jaotamisel väga kasulik. Selle aruandega värskendatakse ka iga meeskonna liiget, et nad saaksid kontrollida nädala ülesandeid ja kui tööst jääb puudu, saavad nad pöörduda oma projektijuhi poole ja alustada tööd, mida nad saavad teha.
Ressursi koormuse aruannet saab kasutada ka projekti töökoormuse prognoosimiseks konkreetsel päeval, nii et projektijuht saab olla nende mängust ees ja vastavalt sellele liigutada projekti plaani töökoormuse jätkudes. Nad võivad isegi välja mõelda korraliku plaani ja žongleerida pooleliolevate või ettevalmistamisel olevate töödega.
# 5 Portfelli aruanne
See on projektijuhtimisaruanne, eriti projektijuhtidele, kes käsitlevad korraga mitut projekti. Selles aruandes tutvustatakse nende tööportfelli paljude nende projektide all, mis neil on. Nagu nähtub, näitab see portfelli aruanne projektijuhti käsitletavate projektide arvu ja tagab, et olulised kuupäevad oleksid projekti mainitud kõrval. Need kuupäevad hõlmavad kõiki verstapostide kuupäevi, projekti lõpetamise kuupäeva ja näitavad ka projekti hetkeseisu, kui see liigub ühest projekti etapist teise.
See on üsna väike raport ja võib olla paljude jaoks valikuline. Leidsin, et see on minu jaoks väga oluline ja see aitas mul jälgida kõiki oma projekte ja seda, mis sel konkreetsel ajal mu tähelepanu vajasid.
Parim projekti aruandlus projektijuhtimise tavades
Projekti aruandlusega projektihaldusaruandes tutvumine aitab teil läbi unetute ööde ja varahommikute mõtiskleda selle üle, mis järgmiseks tuleb, mida ma tegelikult oma projektiks ehitan ja millised peaksid minu aruanded välja nägema. Selles jaotises vaatleme järgmist:
1) Lihtne projekti aruandluse loomise juht projektijuhtides
2) Võimalused projekti aruandluse oluliseks muutmiseks projektijuhtimises
# 1 Lihtsa projekti aruandluse loomise juhised projektihalduses
Nüüd vaatame erinevaid projektijuhtimise viise ja vahendeid projektijuhtimises, mida saate oma projektijuhtimisaruandesse sisestada, et saada vajalikku tõhusust.
- Olemasolevate aruannete taaskasutamine - projektimallide kasutamine aitab teil mitte millestki ilma jääda ja võib suunata teid projekti vajaduste kogumisel ning andmete ja teabe kogumisel täpselt sinna, mida vajate.
- Kasutage andmeid otse punktini - ärge põrutage ümber põõsa ja tulge punkti, kus on õiged andmed ja mis veelgi olulisem - aruannete täpsed andmed.
- Hoidke sildid lihtsad - graafikute ja diagrammide või andmeridade ja -veergude sildistamisel veenduge, et need oleksid lühikesed ja täpsed.
- Andmed peaksid olema teostatavad - olenemata sellest, mida te oma aruandes esindate, ei tohiks need olla staatilised andmed, vaid teave, mille abil saab toimida või näidata mõnda projekti liikumist.
- Andke inimestele võimalus aruandele reageerida - mitu päeva pärast aruande avaldamist küsige inimestelt arvamust raportis kajastatud asjade kohta.
- Uurige inimestelt, kas nad saavad aru aruandest - istuge koos oma meeskonna, teiste meeskondade, pensionäride ja tippjuhtkonna inimestega ning küsige, millise mulje teie aruanne neile avaldab.
- Delegeeritud projektijuhtimise aruandlus - paluge pühendunud isikul teile aruandeid ette valmistada ja ärge jätke neid ise koostama; raiskate aega.
- Graafika töötab paremini - pöörduge alati diagrammide ja graafiliste esituste, mitte andmetabelite poole, kuna need räägivad teile projekti loo paremini.
# 2 viisi projekti aruandluse oluliseks muutmiseks projektijuhtimises
Projektijuhtimisaruande sisukamaks muutmiseks on oluline edastada ainult vajalikku teavet. Selle vormitud ja aeglase teabe edastamisel on ülioluline, et järgite siiski teatud juhiseid; vastasel juhul on hea võimalus, et mängite andmete ja teabega kõikjal. Et aruande koostamisele vähem aega kulutada ja see lugejale veenvaks muuta, peate kinni pidama joonistatud joontest ja vastama järgmistele märkustele:
-
Töö valmis
Märkige oma aruandes nädala jooksul juhtunu või määrake ajavahemik, mille möödumiseks peate teatama, näiteks kaks nädalat või kuu. Tehke kokkuvõte kõigest, mida teie projekti maailmas on öeldud ja tehtud, oma raportis. Seejärel saate oma edusamme mõõta ja saada sellest ülevaate, mis edasi saab.
-
Mis järgmiseks
Pöörake oma keskendumine projekti järgmisele osale ja veenduge, et teil oleks projektijuhtimise aruanne, mis sisaldab tegevuskava, mis toimub pärast seda, kui olete möödunud raamatupidamisperioodi võidud ja kaotused põhjalikumalt tutvunud. Hoidke teatatud valgust ja ärge fokuseerige ega suurendage oma raporti teatud piirkonda. Ehkki peate projektijuhina enda jaoks üksikasjadesse sukelduma, ei pruugi projekti teistele isikutele väljastatud aruanded vajada seda detailset teavet. Tunnetage oma publikut ja koostage vastavalt aruandeid.
-
Takistused
Ennetage ette nähtud probleeme ja loetlege need oma aruannetes. Mõnedes aruannetes ei pruugi olla loetletud probleemide kontseptsiooni, kuid veenduge võimaluse korral, et sidusrühmad teaksid, et olete võtnud arvesse probleeme või takistusi, millega võite oma projekti teatud etapis kokku puutuda. Teatage nendest koos tegevuskavadega, mida saab pärast takistuste ilmumist kasutusele võtta.
-
Joonista välja trend
Hoidke edetabelit alati käepärast ja veenduge, et teil oleks suundumus iga ettevõetud ettevõtmise jaoks. Hoidke seda ülal ja teil on hoog hoolitsemiseks. Kas peamised tulemusnäitajad näitavad teile projekti käitlemise viisi ja see aitab teid projektijuhtimise aruandluses tohutult.
Soovitusartiklid
Selles on juhend projektihaldusaruande koostamiseks. Siin oleme arutanud ka projektijuhtimise aruandluse tööriista 5 parimat tüüpi. Võite vaadata ka järgmisi artikleid.
- Kuus peamist projektijuhtimisbüroo tüüpi (PMO)
- 7 tõhusat kasulikku sammu projekti meeskonna liikmete õige komplekti valimiseks
- 7 parimat olulist avatud lähtekoodiga projektihaldusriista
- Projektijuhtimise 10 parimat sammu kui karjääritee
- 4 tõhus ja kasulik viis raskete meeskonnaliikmetega toimetulemiseks
- Vinge projektijuhtimise intervjuu küsimused