- Ideede edastamine
- Ole aktiivne kuulaja
- Vältige häireid ja negatiivseid küsimusi
- Vältige juhuslikkust
- Ärge kunagi kiirustage suhtlemist
- Saa isiklikuks
- Järelmeetmed pärast suhtlust
- Ole kindel, et saad aru
- Ole tundlik ja teadvusta tehnilisi erinevusi
- Vältige valesti mõistetud fraaside / sõnade kasutamist
- Võtke tagasisidet
„Suhtlust peetakse juhtimise tõeliseks tööks“
Nitin Nohria
Ideede kommunikeerimine - tugevamate meeskondade loomine on iga juhi unistus, säilitades samasugused kommunikatsiooniideed, mis on enamuse tänapäeval tegutsevate organisatsioonide baasil, ideed ideede edastamiseks. Oluline pole mitte see, mida te ütlete, vaid see, kuidas te ütlete. Seega on suhtlus ainulaadne omadus, mis aitab halba juhti eristada organisatsiooni tõhusast juhist. Seega on tõhusa juhi kuldne võti kommunikatsioon.
Selge ja täiuslik suhtlus on tunnivajadus; me kõik mäletame väga hästi, et 'Titanic' vajus suhtluse puudumise tõttu. Kui oleks olnud selgem suhtlus, oleks tragöödia saanud ära hoida ja paljud inimelud oleks päästetud. Samuti mängib suhtlus meie elus ja äris väga olulist rolli. Ajakirja CIO korraldatud küsitluses loetles 70 protsenti lugejatest professionaalide jaoks vajalikku kolme kõige olulisemat oskust, mis on ülioluline oskus.
Miks mitte ajurünnakuid ajakohastada ja meie suhtlemisoskust värskendada, järgides allpool toodud kümmet üliefektiivset meetodit ideede edastamiseks ärikeskkonnas. Need on väga tõhusad näpunäited, mis aitavad suhelda mitte ainult töötajaskonna töötajatega, vaid ka klientide, ülemuste, töökaaslaste ja ka alluvatega. Allpool on jagatud mõned tõhusad suhtlemisomadused, mille järjepideval kasutamisel on kindlasti paremaid suhtlemistulemusi.
Ideede edastamine
Kas töökohal kellegagi suheldes tekkis teil tunne, et räägiksite seintega? See on tõesti tüütu tunne, kui teid kuuleb, kuid pole mingeid märke, et kuulaja teda kuuleks. See on isiklik soovitus, ärge tehke sama oma kolleegidele, alluvatele või ülemustele. Paremate suhtlusideede esimene ja peamine reegel on olla teadlik, et teid kuulatakse. Selleks saate luua interaktiivse seansi ja kuulajad mängu kaasata. See aitab kindlasti tugevdada nii teie isiklikke teadmisi kui ka luua hea mulje. Reaktsioonide näitamine ükskõik, mida öeldakse noogutuse kaudu või kasutades nägu või lihtsalt parafraseerides lauset, mõjutab seda, mida öeldakse. Teine hea tegevus on kõigi organisatsiooni töötajate tagasiside julgustamine.
Oletame, et küsite oma alluvalt „Teil ei ole faili või aruannet?“ Ja vastus on „Jah“. See on väga segane, kuna see võib tähendada jah, teil on õigus ja mul pole seda faili ega aruannet. Või võib see tähendada ka jah, mul on soovitud aruanne või fail.
See näitab selgelt, et negatiivsete küsimuste esitamisel saadakse enamasti ebamääraseid või ebaselgeid vastuseid, mis põhjustavad segadust. Seetõttu on parem, kui peaksite alati pöörduma positiivselt sõnastatud küsimuste poole (nt „Kas teil on või on aruannet, mida ma küsisin?“). Vajadusel peaksite alati uuesti kinnitama negatiivseid küsimusi, nagu näiteks: "Kas mul on õigus, et teil pole toimikut ega aruannet?"
Katkestused põhjustavad häireid, nii et vältige lihtsalt katkestusi, peamiselt oma klientidele ideede edastamisel. On olnud näha, et enamasti ärrituvad kliendid, kui te neid sageli segate. Vajadusel lõigake lihtsalt jälitus ja rääkige teisele inimesele oma arusaam edastavatest ideedest ja nende olulisusest. Sel moel on teisel inimesel võimalus oma ideed parandada või kinnitada. Lõpuks aitab see palju aega kokku hoida.
Juhuslik olemine on range ei. Olles kolleegide või alluvatega mitteametlik, on teil kindlasti hea suhe ja see aitab teil tööd hästi teha. Kuid ka juhuse piiride seadmine on tööst ideede edastamisel väga oluline. Kui see osutub lärmakaks või vihaseks, võib see põhjustada vastuvõtja poole tahtmatu reaktsiooni. Seega tehke parem keel selgeks ja vihastatud olukordades võtke sügavalt sisse ja laske end lahedana hoida.
Kirjaliku suhtluse korral on parem säilitada e-kirjades, kirjades, telefonikõnedes või ärikohtumistel professionaalsus. Olles väga juhuslik, võivad adressaadid end mõnikord ebamugavalt tunda. Elektroonilise meedia, näiteks e-posti ja sotsiaalse meedia puhul on suur probleem, mida tänapäeval kasutatakse suhtlemiseks väga sageli. Nende kaudu ideede edastamisel on väga raske kindlaks teha, millist tooni kasutatakse. Parem on ideedest isiklikult suhelda, kavandades vastuvõtjaga kohtumise või edastades sõnumeid professionaalselt.
Ärge kunagi kiirustage suheldes midagi; tehke endale enne suhtlemist paus. Pauside tegemine, kuigi lühikesed, teeb imet, eriti kui edastate töötajatele või töökohal mõtteid. Vaja on vaid väikest pausi ja see annab teile lühikese aja mõtisklemiseks. On leitud, et ideede edastamisega kiirustamine ei toimi kunagi, vaid paneb kõik asjad valesti minema. Tavaliselt on näha, et asjade kiirendamise korral ununeme midagi või edastatav teave on vale. Sama juhtub suhtlemisel ka sellega, et me unustame mõned olulised asjad, mis tuleb edastada, kogu kommunikatsiooni idee läheb heinale. Nii et oma ideede tõhusal edastamisel hoitakse tempot aeglasena ja pööratakse alati tähelepanu, sest lisaaja andmine muudab suhtlemisviisi tohutult erinevaks.
Korporatiivne suhtlus võib mõnikord olla sama igav, järgides samu standardeid, miks mitte alustada organisatsioonilisi vestlusi. Mõelge pigem dialoogidele kui monoloogidele. Mantra muudab vestluse nii isikupärasemaks kui ka kaasahaaravamaks ja seda efektiivsemaks. Aksioomina öeldakse, et inimesed ei hooli sellest, kui palju te teate, kuni nad ei tea, kui palju teid huvitavad. Klassikalise ettevõtmisteooria kohaselt peavad juhid püsima käeulatuses. Et teada saada, mis toimub inimeste meeles, peate looma nendega sisuka suhte. Parim viis suheldes isiklik olla on hoida oma ego kõrvale ja asendada see empaatiaga. Empaatilised suhtlejad näitavad suuremat läbipaistvust ja autentsust ning aitavad seega muuta neid paremaks suhtlejaks.
Samuti saate vestlusele lisada isikupära, rääkides millestki, mis pole tööga seotud, vaid on seotud nende eluga. See aitab oma valvureid maha lasta, näiteks võite küsida alluvate jalgpallimatši kohta nädalavahetusel. Kuid ka isiklikul tasandil suhtlemine peaks olema teatud piirides, kuid see aitab luua usaldust ka pikaajalise ja tõhusa suhtluse jaoks.
Enamik kordi pärast suhtlusvestlust eeldate, et kõik on edastatud vastavalt soovile. Sõnum on vastu võetud plaanipäraselt, kuid enamasti ei juhtu see nii, nagu me arvame, et see peab jõudma. Nii et sõnumi õigesti edastamise tagamiseks peaksime saama kombeks võtta järelmeetmeid, eriti kui see on seotud millegi olulisega. See aitab vältida segadust mõistmises ning muudab saatja ja vastuvõtja vahelise suhtluse paremaks. Kui eeldada, et vastuvõtja on teie sõnumit kuulnud ja sõnumist on aru saadud nii, nagu see pidi olema, on range ei-ei. Efektiivse suhtluse maailmas peaksite jälgima, olenemata sellest, mis sõnum on. Järelkontroll aitab muuta suhtlust paremaks ja tõhusamaks kahesuunalisel viisil.
Mõte analüüsida ja mõista on pärit tuntud autorilt Stephen Covey. Need suhtlevad ideed viitavad sellele, et suhtleja peab olema ka hea kuulaja. Pigem peaks kõneleja proovima aru saada ka edastatavast. Suhtlemisideest aru saades saab ka kõige raskema sõnumi lihtsaks teha. Seetõttu on personali või töötajatega suhtlemisel veelgi olulisem olla nii kannatlik kui ka avatud suhtumine. Enamasti ei kavatse me samastuda sellega, mida inimene üritab suhelda; selle asemel proovime hüpata oma vaatepunkti. Nii et järgmine kord suheldes mõelge kommunikatsiooni osa paremaks mõistmiseks ja alustage siis suhtlemist. Enne suhtlemist on väga oluline teada selle väärtust ja mõista seda.
Mõnikord pole kuulajad tehnoloogiauuendustest kuigi palju teadlikud, seega on palju võimalusi, et klientidel puuduvad soovitud tehnilised teadmised. Seetõttu on parem sel juhul olla väga ettevaatlik ja selgitada neile asju hõlpsamalt ja võhiklikult. Samuti vältige akronüümide kasutamist ja veenduge, et nad identifitseeriksid akronüüme paremini või mõistaksid neid paremini. Näiteks võib esitatud infotehnoloogia akronüüm ASP tähendada nii "aktiivset serveri lehte" kui ka "rakendusteenuse pakkujat", nii et on parem selgitada, kumba te suhtluse ajal kasutate. Nii et proovige vältida tavalisi vigu, mis tekivad sellest, et kogu vestlus läheb üle pea või paneb nad end tehniliste teadmiste puudumise tõttu halvustama.
Parem viis tehnilise kontseptsiooni selgitamiseks on analoogiate tõhus kasutamine. Analoogial on küll teatud piiranguid, kuid need on kasulikud harjumatu või vähemtuntud mõiste kirjeldamiseks. Üks näide analoogiast on tulemüüri idee võrdlemine pangas oleva pangatelleriga. Nagu näiteks panka külastades, ei lähe keegi meist otse võlvi. Pigem läheme telleri aknasse, kontrollime oma andmeid ja kui meie isik on tuvastatud, saab teller raha võlvilt ja annab selle meile aknale.
Väärõlgendused on suhtlemisel tavaline probleem, me ütleme midagi halbade kavatsusteta, kuid teine inimene hindab seda valesti. Tahame öelda midagi muud, kuid hääldusviis viib millegi muu edasiandmiseni. Nagu hiina keele puhul, viitab kõrgema tooniga "ma" tüüpiline kõla "seadusele emale", kuid langeva ja tõusva tooniga tähendab "hobust". Sõna „teie” kasutamisel olge ettevaatlik, kuna selle sõna liigne kasutamine tekitab ohutunnet või paneb kuulaja end kaitsma. Näiteks selle asemel, et öelda „peate valjemini rääkima“, on parem öelda „mul on kuulmisega probleeme.“ Kui sõna, millel on kahetine tähendus.
Kui see kõik on lõpuks valmis tehtud, on tõhusa suhtluse parim viis paluda vastuvõtjatel tagasisidet anda. Võtke täiendavalt aega, et rääkida isiklikult, kellega sageli suhelda. See aitab teil leida, kuidas saaksite oma suhtlusstiiliga paremaks muutuda ja milliseid aspekte saaksite paremaks muuta. Tagasiside on lihtsad soovitused, mis aitavad paremat mõistmist kaastöötajate, personali või alluvatega. Tagasiside on väga oluline, kuigi seda pole kerge küsida.
Seetõttu mõelge põhimõtteliselt enne, kui räägite, ja järgige suhtlusmantra nõudeid ja nõudeid, et olla oma kolleegide, ülemuste ja alluvate vahel tõhus suhtleja. Tõhusaks suhtlejaks saamise võti ei ole, kuid ülalnimetatud näpunäidete vastuvõtmisega saab kindlasti parandada ja täiendada tema suhtlusstiili. Lihtsalt pöörake tähelepanu viisile, kuidas teised teiega suhtlevad, ja viisile, kuidas te teistega suhtlete. Praktiliselt suhtlemisviise jälgides saate tõhusamaid suhtlusstiile paremini õppida. Nii et lihtsalt minge edasi ja suhelge ümbritseva ilusa maailmaga ning parandage igapäevaselt oma suhtlusstiili, rakendades neid näpunäiteid tõhusa suhtluse kohta. Enamik organisatsioone julgustab jagama nii dialooge kui ka töötajate panuseid, et muuta meeskonnasisene suhtlus paremaks ja tõhusamaks, kuna see aitab lõpuks ka organisatsiooni.