Tõhus kommunikatsioon - kommunikatsioon IT-projektides on keskne sild ideede ja nende elluviimise vahel. Kuid suhtlus võib mõne sekundiga muutuda valesti kommunikatsiooniks. Tõhus suhtlus on tunde järgi vajalik IT-projektijuhi jaoks, kes pigem soovib seda õigeks saada, kui rääkida, kuidas, millal, miks ja kus toimub suhtlus. Projekti edenemine sõltub kindlasti projekti kommunikatsiooni viisist, kuna teavet saab ühest punktist teise edastada ainult suhtluse kaudu.
Kujutise allikas: pixabay.com
IT projektijuhi võimekust juhtida, juhtida ja kogu projekti marsruuti edukalt koordineerida saab läbi kommunikatsiooniplaani või strateegia abil palju. Just see kommunikatsioon võib selle projekti ilmselgelt muuta või lõhkuda või mõõta selle tõhusust ettevõtte mastaabis. Projekti puhul, mis on suunatud eri taustaga inimestele, kellel on erinevad oskused, mida sujuvam on kommunikatsiooniplaan, seda parem on see projekti ja selle õnnestumise jaoks. Mõelge sellele kui liimile või liimile, mis hoiab koos projekti etappide erinevaid aspekte; pigem nagu vundament kui suhtlustõkked.
Suhtlust tuleb asjakohaselt käsitleda, et saada kindlaksmääratud projekti kavast maksimaalne potentsiaal. Kas olete kunagi kuulnud huvigruppide vahelistest erinevustest, mis on põhjustanud tõsiseid muudatusi ja projektide lõpetamist? Enamik neist juhtumitest ja stsenaariumidest tuleneb peamisest süüdlasest valesti suhtlemisest. Nüüd on see midagi sellist, mida oma meeskonnale ja projektile projektijuhina ei sooviks.
Üleilmastumisega kaasnevad projektid, mis laienevad ülemeremaadesse ja vajavad kogu oma suhtluse jaoks tugevat mehhanismi ja plaani, mis peab olema alati nii kiire ja võimas, et selle vahel pole lünki. Niisiis, siin on visand kõigile, kes soovivad projektijuhtimise valdkonnas tõhusa suhtlejana märki ja edu saavutada.
Jah, me vajame IT-projektide raames tõhusat suhtlust!
Alati on üks ülesanne, mis peatab kogu teie projekti protsessi ja vajab projekti taastamiseks aega ja ruumi. Kuid kui sellele konkreetsele stsenaariumile pole varem mõelnud või kui sellele mõeldakse, kuid seda ei mainita teistele sidusrühmadele, kuidas sellega toime tulla, loob see kindlasti uue ruckuse.
Mõelge projektile kui maja, mis ehitatakse mängukaartide abil. Üks vale liigutus või paigutus ja tellised satuvad alla. Tehke kindel alus ja see ei ole teie tagasilöögist järsk mägi. Ja see alus on ilmselgelt kommunikatsioon.
Kujutise allikas: pixabay.com
Suhtluse kaudu on teie planeerimine parem, nõuete kogumine on parem, rakendamine on parem ja teie projekt kulgeb sujuvalt.
Suhtlemine näib olevat üks projektijuhtimise ja planeerimise kõige alahinnatud tegureid ning sageli jäetakse sellega tegelemine viimases etapis. See kuhjab teose üles ja korrapäraga! teie raske töö ja vastupidavus ei anna absoluutselt tulemusi. See on asi, millega olen tegelenud ja räägin isiklikust kogemusest.
Olen mõistnud tõhusa suhtlemisoskuse plaani olulisust kohe projekti algusest kuni selle lõpuni.
Tõhusa kommunikatsiooni eelised
Tõhus suhtlemisoskus aitab teil ja teie ettevõttel säästa teie projekti kulutatud aega, raha ja pingutusi.
Projektijuhtimise kolmnurk
Projekti juhtimise kolmnurga kolm aspekti on projekti õnnestumist määravad piirangud. Kõik need on olulised ja neid tuleb õigesti tasakaalustada. Iga nihutatud piirang mõjutab ja mõjutab kaht teist tegurit.
Kujutise allikas: pixabay.com
Kui rakendusala suurendatakse, muutuvad ka projekti aeg ja kulud plaanitavaks. Kui aeg on lühike ja piiratud, piirab see projekti mahtu, kuid suurendab tehtud kulusid. Ja lõpuks, kui eelarve on piiratud, siis kulud leevenevad ja rakendusala väheneb.
Kuna need muudatused toimuvad projekti igas etapis pidevalt, võib tõhus suhtlus olla punktid, mis ühendavad piirangud soovitud tasakaalu saavutamiseks.
Etappide jälgimine
Teie juhite projekti eestpoolt, kuid te ei saa päris täielikku pilti projektiga toimuvast, kuna emissiooni jälgimissüsteemis nimetatud kirjeldused on lihtsalt eksitavad ja pole teile selge, et peaksite otsuseid vastu võtma. Kõlab tuttavalt?
Siit saate tõhusat ärisuhtlust päeva kokkuhoiuks ja see aitab teil toimuvatel silma peal hoida.
Teie e-kiri peaks õnnitlema teie meeskonda olulise verstaposti saavutamisel, kuid tundub, et teie e-kirjad pole olulised selle teemarea järgi, mida kuvatakse kõigi postkastis. Teil pole kuhugi minna, vaid pöörduge tõhusa suhtlemise poole.
Tõhusa suhtluse hõlbustamise viisid
- E-post
- Tööriistad ja süsteemid
- Koosolekud
See nimekiri pole keeruline, kuid need moodustavad tõhusate suhtlusnõuannete - lihtsuse - tuuma.
E-post - see on peamine sise- ja välissuhtluse vahend. Alates Interneti algusest on e-kirjad pidevalt laienenud ja arenenud, et jääda truuks iga tehingu tõhusale suhtlusele.
Kujutise allikas: pixabay.com
Kuid koos kõigi pompide ja paraadidega ei tea paljud endiselt, kuidas e-kirjade põhikasutus võib teie IT-projektide edenemist edendada. Esimene teema, mida arutatakse; IT-projektidega tegeledes peab teie teemavaldkond olema:
- Lühike ja selge
- Lühidalt
- Võimalik edastada posti eesmärki
- Võimalik projekti kindlaks teha
Teemarida on nagu teie fraas ja see võib otsustada, kas teie meeskond salvestab need minutid kirja sisu lugemiseks või mitte.
Järgmisel real on vastuvõtjad. Väljal Kella, Koopia, Kättesaadav peaks olema õigete inimeste ID-d ja see ei tohiks minna meililisti, kui see ei puuduta kõiki selles loendis olevaid inimesi.
Kujutise allikas: pixabay.com
Lõpuks veenduge, et saaksite kõik posti teel pakutavad asjad: tehingud ja kohtumiste arutelud ning protokollid. See peab olema ametlik ja kirjad peavad olema ametliku suhtlusvormina.
Tööriistad ja süsteemid - kasutasime neid kaasaegsete projektiülesannete jälgimiseks, meeldetuletuste loomiseks, koostööks, jagamiseks ja kõigi erinevate suhtlusvormide jaoks. Tänapäeval on ärirakendused saanud palju hoogu ja selle integreerimine e-posti klientidega on muutnud asjad lihtsamaks nii projektijuhtidele kui ka projekti meeskonna liikmetele. Kuid projektijuhtidena peate kasutama neid tõhusate kommunikatsioonivahendite seadmeid, et saaksite oma projektiga tõhusamalt manööverdada.
IT-projektidega tegelevad projektijuhid uppuvad ebapraktiliselt tabatud probleemidest, põhjustades sellega ootuste edasilükkamise või üldse mitte teavitamise. Ehkki teil on oma e-kirjad hästi kursis või aitab teil projekti käimasolevaid tegevusi jälgida, ei tundu see suuremate projektide korral lihtsalt teostatav. Sellistel aegadel on projektijuhi jaoks oluline investeerida parematesse projektihaldusvahenditesse, mis ühendavad ja loovad ühenduse erinevate projektiga seotud väliste ja sisemiste sidusrühmadega.
Kujutise allikas: pixabay.com
Selliste süsteemide kasutamisel peate meeles pidama järgmisi aspekte:
- Pealkiri - veenduge, et pealkirjas oleks kõik. Pealkiri peaks olema võimalikult kirjeldav kõigile, kes on projekti piirides.
- Kategooria - sildistage ja andke oma ülesannetele kategooriad, mida tuleb täita. Seadke prioriteedid ja andke teada, milliseid ülesandeid tuleb teistest teravamalt vaadata.
- Probleemid - veenduge, et jälgite neid tõhusalt, et teie projekt ei blokeeriks järgmist ülesannet, ja veenduge, et suhtlete süsteemi kaudu piisavalt, et konkreetne ülesanne blokeeritakse, et anda teed teisele kiireloomulisemale ülesandele.
- Kirjeldus - olge kirjeldavas kategoorias võimalikult kirjeldav. Idee või sõnumi kiireks edastamiseks kasutage linke ja pilte ning diagramme.
- Kommentaarid - kommenteerige kindlasti kõiki arenguid, et kõik selle kategooria liikmed oleksid neist teadlikud. Kommentaarides tuleks kirjeldada isegi verbaalset või telefonivestlust viisil, nagu me arutasime….
Koosolekud - intellektuaalide kogunemised teemade arutamiseks ja lahendamiseks on mõnevõrra halva maitsega, kuna need hõlmaksid pikki tunde koosolekusaali piiramist ja, mida mõned täiesti kardavad, pole selle lõppedes tulemusi. Selliseid kohtumisi tuleb ette ja need on olnud levinud tänu sellele, et tõhusat suhtlust töökohal ei suudetud korraldada.
Võtame näiteks olekuvärskenduskoosolekud. Nendel koosolekutel on terve hulk inimesi, kes arutavad ja jagavad kordamööda oma lõpetatud ja ootel olevaid ülesandeid, ülejäänud aga tavaliselt ainult ootavad oma järjekorda või on igav. See tähendaks, et inimesed raiskavad tegelikult palju aega mittevajalikel kohtumistel ja ei kasuta neile antud aega täielikult ära, mille tulemuseks on ressursside kaotus.
Selle vastu võitlemiseks on projektijuhtimisgurud loonud hulga erinevaid kohtumisi, mis viivad teatud viisil ellu koosoleku sama eesmärgi, viimata samal ajal millegi raiskamiseni (aja, raha või vaeva). Vaatame neid:
SCRUM - Agiilses raamistikus jagunevad projektid osadeks ja iga osa täitmiseks antakse sprint, mis tavaliselt kestab nädal või kaks. Selle aja jooksul ei ole värskenduste saamiseks piisavalt efektiivne istumiseks pikale koosolekule. Seega toimub SCRUM, 10-minutiline eraldiseisev kohtumine ScrumMasteriga, mille tulemusel iga meeskonna liige arutleb järgmiste teemade üle:
- Millised ülesanded eile said täidetud?
- Mis on tänaseks plaanitud?
- Tekkinud probleemid
Kujutise allikas: pixabay.com
ScrumMaster edastab seejärel projekti juhile projekti üldised värskendused ja projekti oleku. See on tõhus ja lahja lähenemisviis kõigi kasutatavate protsesside suhtes.
Üks-ühele kohtumine - selline kohtumisvorm kulutaks ära meeskonna juhi aja, kuid oleks sellegipoolest tõhus. Üks-ühele on tõhusad järgmistel põhjustel:
- Regulaarselt kindla aja jooksul
- Tavaline 30-minutine kestus
- 10 minutit, et nad saaksid teid teavitada projekti kulgemisest
- 10 minutit värskenduste kohta nende ja nende töö kohta
- 10 minutit arengukavast ja järgmisel kohtumisel arutatavatest asjadest
Kujutise allikas: pixabay.com
- Keskenduge meeskonnaliikme tööle ja esinemisele
- Vabanege käitumisraskustest
- Arengukavade regulaarne jälgimine
- Läbiviimine eraviisiliselt
Side 101
Siin on mõned punktid, mida meelde tuletada:
- Hoidke oma suhtlus lühike ja sisutihe, kuna IT-projektides käsitleme palju aega vajava loovtööga seotud isikuid. Näiteks kodeerimine ja kujundamine.
- Vaja on selget eesmärki ja teemavaldkondi.
- Iga minut on oluline ja aega tuleb tõhusalt ära kasutada.
- KISS - hoia seda lihtsana, rumal.
- Pidage kinni tavalisest sõnavarast ja vältige pikkade ja tüütute sõnade kasutamist.
- Hoidke see kõik e-posti aadressil. Suulised või arutatud teemad.
- Diagrammide ja piltide kasutamine on heaks visuaalseks suhtlejaks.
- Korraldage täpsed kohtumised. Koosolekutel on kindel päevakord ja koosoleku protokoll tuleb saata pärast koosoleku toimumist.
- Kasutage tahvlit teadaannete ja ülesannete märkimiseks, kuna e-kirjad võivad jääda märkamatuks.
- Kaasake oma kirjadesse ja koosolekutesse ainult vajalikke inimesi. Te ei taha teiste aega raisata.
- Lugege kindlasti teile arusaadavaid teatisi või kirju.
- Kasutage projektijuhtimissüsteeme, mis on meeskonnakesksed ja edendavad koostööd.
- Hoidke oma projekti üle kontrolli ja veenduge, et teate kõike, mis toimub.
- Otsused tuleks edastada selgelt ning õigete ja täpsete andmetega.
- Kuulake oma meeskonna liikmeid.
Sõna levitamine
Suhtlus on see võtmeelement, mis peab olema kogu projekti elutsükli aluseks. Iga muudatuse korral aitab projekti alguses olev kindel ja põhjalik kommunikatsiooniplaan aidata IT-juhtidel tuua välja oma meeskonna parimad küljed, kõrvaldada puudused ja raiskamine ning liikuda sujuvalt lõpuni.
Teie meeskonna liikmed peavad teadma, et kulutate nii palju aega ja vaeva, et veenduda, et koordineerimine on suurepärane ja et neid ei saa kunagi sõnade vahele kaotada. Projektijuhid, võtke seda väljakutset kui võimalust ja näete, kuidas just kommunikatsiooni parandamine võib projekti ja selle toimimist tohutult muuta.
Meeldib? Vihkate seda? Andke meile teada, mida olete selle ajaveebipostituse kaudu õppinud ja mida peate meeles pidama, et meile tundus, et oleme neist kahe silma vahele jäänud. Levitage õppimist!
Soovitatavad artiklid
Projektiplaan või projektijuhtimiskava