Projekti dokumentatsioon

Projekti dokumenteerimine pole mitte ainult lihtne töö, vaid seda võib pidada oluliseks oskuste kogumiks ka tänapäeva ajastul. Juba kolledžist töötavate spetsialistideni, kes töötavad projektide kallal, mis on oluline osa igapäevasest töörutiinist, seega on ülioluline mõista, kuidas inimene saab projekti dokumenteerida, kaitsta ja säilitada, et seda oleks võimalik kontrollida ja tulevikus kasutada. Kui inimestele mõeldakse projektidokumentide dokumenteerimise ja juhtimise lihtsa, kuid tõhusa oskusena, võib see juba kooliastmest alates lisada oma ametialases töös palju tõhusust ja produktiivsust.

Makro perspektiivist lähtudes on projekti dokumentatsioon projektijuhtimise lahutamatu osa. Erinevates voogudes, milles üksikisikud töötavad, võib olla erinevat tüüpi projekte, dokumenteerimisest võib projektijuhile olla tohutult kasu ja väärtus, kuna:

  1. Ta näeb, kas kõik projekti nõuded on täidetud, kui mitte, siis mida teha.
  2. Emissioonide korral saab ta leida selle teema päritolust ja töötada välja konkreetseid lahendusi.
  3. See võib pidada üksikisikut vastutavaks tehtud töö eest, projektijuht saab selle analüütiku juurde, kes on projekti kallal töötanud, analüütiku tehtud töö ja millal see tehtud on.
  4. See on tõend selle kohta, et nimetatud projekt on tõepoolest läbi töötatud ja on selle tõestuseks.
  5. Konfliktide ja vaidluste korral saab projektiga seotud dokumendid uuesti üles otsida ning neid saab kasutada ka projekti omandiõiguse määramiseks selle õigusjärgsele omanikule.
  6. Lihtsalt dokumentidest läbi minnes saab haldur teada projekti olekut ja selle eeldatavat valmimisaega.
  7. Ja viimaseks on oluline, et projekt oleks korralikult korraldatud, hõlpsasti loetav ja piisav.

Ideaalis järgivad projektijuhid standardiseeritud malle, mida on dokumenteerimisel varem kasutatud; Need mallid on edukad projektid, mida ettevõte on varem läbi viinud. Projektikavasid, ärijuhtumeid, projekti olekut ja nõudeid kasutatakse varasemate edukate projektide puhul sageli uuesti, kuna see aitab projektijuhil keskenduda nende kompetentsusele, tõhususele ja tootlikkusele ning vähendada liigset paberimajandust, mida on keeruline jälgida ja hallata. .

Allpool on toodud ülevaade projekti elutsükli põhietappidest ja sellest, kuidas iga etapp genereerib olulised projekti dokumendid, mida saab kasutada kinnitamiseks, tulevasteks viideteks ja kinnitamiseks.

  1. Teostatavusaruanne - enne projekti elluviimist läbib see palju katseid, kas projekti teostamine ja rakendamise etappi viimine on teostatav. Viiakse läbi praeguste turusuundumuste ja -kultuuri ning projektiga seotud kulude-tulude uuring.
  2. Projektiharta - see annab ülevaate projektist, mainib projekti põhikomponente ja eesmärke ning on võrdlusalus. See aitab juhil ikka ja jälle peamisi eesmärke järgida.
  3. Nõuete spetsifikatsioon - see mainib kõiki nõudeid, mis on vajalikud projekti elluviimiseks, tööjõudu, rahalisi ressursse, tehnoloogiaressursse, toorainet, konkreetseid oskuste komplekte, lube, reegleid ja määrusi, kinnitusi projekti erinevates etappides.
  4. Kujundusdokument - see sätestab projekti kujunduse struktuuri, see on valmistatud viisil, mida autsaiderit on projektile vaadates lihtne mõista. Selles on esitatud projekti arhitektuur.
  5. Tööplaan / kalkulatsioon - see sätestab projekti erinevate komponentide ajakava, nimetatud komponendid peavad valmima määratud tähtajaks. Tegelikku arengut võrreldakse alati nende ajakavadega.
  6. Jälgitavuse maatriks - see aitab jälgida vastutust projekti konkreetsete komponentidega tegeleva analüütiku ees ja kellega probleemide korral ühendust võtta.
  7. Väljaannete jälgija - see haldab kõigi probleemide loendit, lisaks talletab ka minevikus väljaandeid ja nende lahendusi, nii et kui väljaanne uuesti saabub, on lahendus hõlpsasti kättesaadav
  8. Muudatuste haldusdokument - see kajastab tegelikku arengut ja kõiki projektis tehtud muudatusi
  9. Testdokument - see salvestab kõik läbiviidud testid ja nende vastused.
  10. Tehniline dokument - see kehtestab kõik tehnilised nõuded nii tehnoloogiale, kujundusele kui ka spetsifikatsioonidele.
  11. Funktsionaalne dokument - see keskendub erinevatele funktsioonidele ja juhistele, mida nende täitmisel järgida.
  12. Kasutusjuhend - ülevaade kogu protsessist, reeglitest ja määrustest. Nagu tavaline töökord.
  13. Ülemineku- / juurutamisplaan - seal mainitakse, kuidas projekt viiakse joonestustahvlilt täitmisele. See hõlmab kõiki projekti rakendamise etappe.
  14. Üleandmine / projekti sulgemine - projekt on lõpule viidud ja dokumendid salvestatakse edaspidiseks kasutamiseks.

Eespool nimetatud punktid olid projekti elutsükli eri etappidel projektidokumentatsiooni peamised valdkonnad ja allikad. Lisaks ülaltoodud loendile on mõned tavalised projektidokumendid, mis tekivad igapäevastes projektides, mida teostatakse üksikisiku või ettevõtte tasandil.

  1. Projekti ajakava - mainib ajakava, ressursse ja projekti kulusid.
  2. Riskihaldus - see mainib kõiki riske, mis võivad projektis tekkida, saate neid järjestada ja vastavalt ressursse jaotada.
  3. Väljaannete logid - mainib kõiki tekkivaid operatiivprobleeme ja selle lahendusi.
  4. Projekti eelarve - kõige olulisem dokument, kus mainitakse kogukulusid ja eelarvest oodatavat tulu.
  5. Olekuaruanne - selles mainitakse lõpetamise olekut ja verstaposte ning järgmisi verstaposte.
  6. Kvaliteedi tagamise aruanded - kvaliteedi tagamise aruanded on olulised, kuna enne rakendamist läbite kõik põhikriteeriumid.

Seega on selge, et projektdokumentidel on projekti edukaks lõpuleviimiseks tohutu tähtsus. Projekti dokumendid peaksid olema selged, lihtsad, asjakohased ja kuni märgini. Iga projekt erineb suuruse, ulatuse, tulemuste ja olelustsükli osas. Need projektdokumendid peaksid olema kõnealuse projekti jaoks sobivad.

Projekti dokumendid peaksid projektijuhi ja kõigi asjaosaliste elu lihtsamaks tegema. See peaks selgelt välja tooma kõik nõuded, riskid ja ressursid, nii et kõik sidusrühmad oleksid samal lehel.

Soovitatavad artiklid

See on olnud projektidokumentatsiooni juhend. Siin oleme arutanud projektidokumente, mis tekivad igapäevastes projektides. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -

  1. Google'i projektihaldusriistad
  2. Mis on Agile projektijuhtimine?
  3. Jira projektijuhtimise tööriist
  4. Projektijuhtimise intervjuu küsimused
  5. Juhtumianalüüs projektijuhtimises