Projekti sidusrühmad - Siit saate teada lähenemisviisi, kategooriaid ja alamkategooriaid

Mida sa mõtled projekti sidusrühmana?

Üksuste rühma, kellel on projekti vastu huvi, nimetatakse projekti sidusrühmaks. Need üksused võivad olla rühm inimesi, kes võivad kuuluda organisatsiooni siseselt või võib-olla ka väljastpoolt. Näiteks võivad projektimeeskonna liikmed olla projekti tüüpilised sidusrühmad. See võib koosneda projektijuhtidest, ressursijagajatest, lõppklientidest, kellele projekt on mõeldud ainult, ja ettevõtete juhid võivad olla näiteks projekti olulised sidusrühmad.

Neil üksustel või organitel on nendes projektides sõnaõigus, mida peetakse huviks. Projekti võib suuresti mõjutada nende positiivne või negatiivne mõju projekti valmimisele. Projekti sidusrühmad on eriti ettevaatlikud, kaasates end kohe projekti algusest kuni selle käivitamiseni, et mitte takistada nende endi huve ning sobida nende valikute ja väljavaadetega.

Projekti sidusrühmadel on võtmeroll:

• Nad võivad aidata projekti jaoks raha koguda või sinna panustada või võivad seda ise sponsoreerida
• Neil on projekti eduka lõpuleviimise korral väga suur huvi või kasum
• Projekti lõpuleviimise tulemusele võib olla negatiivne või positiivne sisend

Vaadakem mõnda peamist projekti sidusrühma:

• Kliendid: Põhimõtteliselt on nad organisatsiooni pakutava toote või teenuse kasutajad, mille hulka võivad kuuluda nii sise- kui ka väliskliendid. Kuna tegemist on klientidega, kes on projekti palju investeerinud, aitaks projekti õigeaegne käivitamine neil suurendada oma äriteenuste, toimingute ja pakkumiste tulusid, et vältida sellest tulenevat põhjust.
• Ettevõtte juhid : Need juhid vastutavad projekti õigeaegse lõpuleviimise eest, ilma tähtajast maha jäämata. Projekti õigeaegne käivitamine aitab säästa aja ületust, kulude ületust ja muid tegureid, näiteks varude jõude hoidmist. Inimese tööjõu nõuetekohane mehitamine on projekti tulemuslikuks läbiviimiseks hästi planeeritud ja eelnevalt teostatud.
• Projektijuht: on projektijuht, kes tegeleb ja juhib kogu meeskonda, haldades inimesi, ressursse, eelarveid ja rahandust
• Meeskonna liikmed: kes projekti kallal projektijuhi juhtimisel ka tegelikult töötavad
• Ressursitaseme juhid: kes kogu aeg jälgivad ja kontrollivad erinevaid ressursse, mida projekti arenguetappidel vaja läheb
• Sponsor: see, kes investeerib projekti käivitamiseks kapitali ja võtab seda lepinguna

Kuidas läheneda projekti sidusrühmadele?

Teie sidusrühmade ärakuulamise ja nende vajaduste rahuldamise tagamine aitab teie tööd pikas perspektiivis palju lihtsamaks muuta.

1. Võimalike sidusrühmade väljaselgitamine : enne paljulubava projekti allakirjutamist tuleb kõigepealt teada saada ja koostada sidusrühmade nimekiri. Nende parimate huvide teenimiseks on ülioluline välja mõelda, mis neid motiveerib.
2. Kuulates, mida nad tahaksid öelda: suhtluskanalid tuleb hoida avatuna, et mitte unustada minutilisi üksikasju. Nende eesmärkide mõistmine on võimalik ainult neid isiklikult kuulates, kasutades avatud suhtlemist. Nende punktide ja perspektiivide mõistmiseks tuleb teha jõupingutusi. Peame meeles pidama, et see punkt hõlmab kõiki neid inimesi (kes on sidusrühmad), et kõigil neist võib olla erinev temperament, toon, anded ja huvid.
3. Nendega kohtumine näost näkku: sidusrühmadega sagedamini kohtumiseks tuleks korraldada õigeaegsed kohtumised, et vältida konflikte hiljem projekti lõppemise ajal. Kui rutiinselt peetakse näost näkku kohtumisi, võib läbirääkimised katkestada suure protsendi võrra.
4. Mõistmine, mida nad tahavad: kas eelarve on nende jaoks liiga suur mure või tööjõule pakutavad toorained ja ressursid? Sidusrühmade meelest toimuva mõistmine sillutab teed probleemideta projekti elluviimisele ja käivitamisele. See on nii kliendi kui ka ettevõtte jaoks win-win olukord.

Sidusrühmad võib jagada kolme erinevasse kategooriasse:

1. Peamised sidusrühmad: sellesse kategooriasse kuuluvad peamiselt kliendid ja kasutajad. Nad on projekti otsesed kasusaajad. Nad on peamised sidusrühmad, kuna projekt mõjutab neid otseselt.
2. Sekundaarsed sidusrühmad: neid sidusrühmi mõjutatakse kaudselt, kuid nende väljavaated ja motivatsioon arvestavad projekti käivitamisel endiselt suures osas. Need on tavaliselt meeskonnad, kes pakuvad projektile tuge, juhendavad ja jälgivad samal ajal.
3. Peamised sidusrühmad: sellesse rühma kuuluvad ettevõtte tipptasemel juhid. Nende sisenditel on tugev mõju ja nad on oma huvid sellesse andnud.

Sidusrühmi saab veelgi lihtsama esindatuse kaudu alamkategooriatesse jagada:

1. Suur jõud ja suur huvi: on äärmiselt oluline suhelda selle kategooria sidusrühmadega, kuna nad näitavad üles suurt huvi teie töö vastu ja neil on võimas positsioon, mis aitab teil edu saavutada.
2. Suur jõud ja madal huvi: need sidusrühmad ei ole töösse eriti kaasatud, kuid neil on võimas positsioon. Nad peavad olema rahul, öeldes neile, kuidas teie töö võib projekti positiivselt mõjutada. Nende ideed, teadmised ja huvid tuleb võita, et luua suhteid, mis põhinevad usaldusel ja vastastikusel hoolimisel.
3. Vähese energiatarbega ja suur huvi: need on sidusrühmad, kellel on projekti vastu palju kirge, kuid kes saavad projektiga vaevalt palju ära teha. Neid tuleb hoida ettevalmistamisel ja kaasata projekti suurematesse arengutesse. Samuti on need sidusrühmad alati huvitatud projektimeeskondade abistamisest, nii et pole halb mõte nendega kätt suruda.
4. Madal energiatarve ja vähene huvi : need on potentsiaalsed detraktorid, kellel on väga vähe huvi teada saada, mis projektiga toimub. Samuti ei mõjuta need tööd neid üldse ja võtavad teie aega ja tähelepanu minimaalselt.

Soovitatavad artiklid

See on olnud juhend projekti sidusrühmadele. Siin oleme arutanud projekti sidusrühmade kategooriaid ja alamkategooriaid. Lisateabe saamiseks võite vaadata ka järgmist artiklit -

1. Projekti sidusrühmade juhtimine
2. Projektijuhtimise etapid
3. Projektijuhtide tähtsus
4. Projektijuhtimise metoodika