E-post on suhtlemisviis veel kahe inimese vahel teabe või mõtete vahetamiseks. See on pehme suhtlusplatvorm, kus inimesed suhtlevad mingil teemal, teatavad sündmusest või muust eesmärgist. E-kirjad kirjutatakse suhtlemiskeeltes, et inimene (isikud) saaksid kavatsusest aru. E-kirjade põhiprobleem on see, et sisu võib olla eksitav, kuna kirjalikus vormingus pole tooni ja emotsioone, ning lugeja võib valesti tõlgendada tegelikku tähendust, mida kirjutaja soovib väljendada.

Ebaviisakas meilide omadused

Allpool on loetletud funktsioonid, mis kujutavad, et e-kiri on ebaviisakas.

  • Lugeja lugupidamatusena kasutatav solvav keel või halvustav sisu, mis on selgelt maha arvatav, on märk ebaviisakast meilisõnumist. Ebaviisakas keeles, mida kasutatakse lugupidamatuse, ahistamise või ähvarduse näitamiseks, võetakse õiguslikke meetmeid.
  • Suurte või suurtähtede kasutamine, mis tähendab, et kirjanik teie peale karjub, on ka lugupidamatu viis suhelda.
  • Viisakuste prügikasti jätmine ja kirjutamise ajal nende mittekasutamine on ühtlasi märk ebaviisakast kommunikatiivsest meilisõnumist. Ilma hello või hi osata e-kiri näib olevat nõudmine või käsk ja tähendab teadmatust või domineerimist. Kui post on osa käimasolevast teemast, siis võib jätta tähelepanuta tervitused ja viisakused, mis ei anna mingit ebaprofessionaalsust.
  • E-kirjade sisu, milles öeldakse teile ebasõbralikke sõnu ja öeldakse midagi ebaviisaka suunamisviisi abil, mis annab isiklikke kaevamisi, ei ole hea kiri, mida tuleks kiita.
  • Hüüumärkide ja küsimärkide tarbetut kasutamist peetakse e-kirjade kirjutamise eetilises maailmas sageli ebaviisakaks käitumiseks, kui te ei suhtle oma sõpradega ja soovite oma kõrgendatud tundeid väljendada. Küsimuste ja hüüumärkide kasutamisega näidatud rõhu astet tuleks vastavalt olukorrale hinnata.
  • Materjali kopeerimine suuremalt kalalt ja selle saatmine teile järeldada, et tööd või midagi tuleks teha käsklusega, ülemuse tooni abil, on samuti ebaviisakas.

Ebaviisakas meilide saatmine

Ülaltoodud ebaviisaka e-posti aadresside loendist saate aru e-posti põhifunktsioonidest, mis võivad lugeja tundeid kahjustada. See on tavaline viga, mille on toime pannud peaaegu kõik meilikirjutajad. Ükskõik kui heas vormis ja kogenud kirjanik ka pole, võib ta mõnikord asjaolude tõttu tahtmatult endale ebaviisakas formaadis järele anda. Kellegagi vesteldes on meil kingitus oma väljenditest ja hääletoonist, mis väljendab poolt kavatsusest. Meie žestid ja näoilme määravad vestluse meeleolu, kuid e-kirjade puhul saab väljenduse tühiku täita ainult kavatsusele vastavate heade sõnade valikuga.

Proovige meilivestluses leida suhtlemisteema järgi õige toon, sobides end lugeja kingaga. See samm aitab palju publikut mõista ja sellest on kasu ka e-kirja kirjutamisele. E-post on loodud hõlpsaks suhtlemiseks ja säästab palju väärtuslikku aega. Kuid kiirustamine ja vale tõlgendamine võivad õnnistuse muuta räpaneks vestluseks ja soovimatuks hõõrumiseks. Vigad tuleks tuvastada ja nende eest hoolitseda, et koostada õige e-kiri, millest teise otsa inimene õigesti aru saab.

5 tüüpi ebaviisakaid e-kirju

5 peidetud vigade loetelu, mis muudab olukorra segaseks, aitab teil tuvastada probleemid, mis muudavad e-kirjad ebaviisakateks ja ebaprofessionaalseteks.

  1. Süsiniku koopiategur (CC)

Kui saadate meili ja CC-d, näevad nad seda e-posti aadressi saajate ahelas. Kuid kogu aeg süsinikku kopeerimine on lugejate seas tüütu asi. Adressaatide lisamine ilma põhjuseta alati selleks, et neile e-kirju teada anda, ei kajasta ka häid kombeid. Mõnikord on lugejate jaoks väga ärritav leida oma nimi kirjaga lisatud, välja arvatud juhul, kui see on väga oluline.

Teisest küljest, kui meilisõnum saadetakse hulgale adressaatidele, et see teeniks kommunikatsiooni eesmärki, võib kõigile adressaatidele tahtmatult vastamine tänusõnumiga või mõne muu e-kirja kinnitamisega tunduda väga ebaprofessionaalne. Uue meilisõnumi saamine samasse ahelasse lihtsalt kinnituse saamiseks on ärritav töötajatele, kes saavad neid tööprotsessis kümneid.

Selle ärritava harjumuse vältimise trikk on käsitleda meilimisprotsessi isikliku vestlusena. Mõelge e-kirjade nõudele ja küpsetage vestluse skript, kus leiate hõlpsalt, et lihtsad kviteerimise e-kirjad pole kohustuslikud või kohustuslikud, mis vallandab hõivatud lugejate pahameele. Ebaviisakas e-kirja saatmine raiskab lugeja aega ja meeskonna produktiivsus väheneb. Lõpetage harjumus kõigile postiahelas vastata ja laske kõigil säilitada oma meelerahu.

  1. Liiga lühike, et aru saada

Mis tunne on teil, kui uurite kellelegi fakti ja pärast lõpetamist vastab ta väikese noogutuse või lihtsalt poosiga? See käitumine on väga ärritav. Sama juhtum kehtib ka e-kirja kirjutamise kohta. Kui saatja on teinud endast oleneva, et mõistaksite fakte õige ja üksikasjaliku kirjeldusega, siis on lühike vastus, näiteks „tänu“, „märkinud“ või „sain aru“, väga ärritav. Saatja arvab, et väärtusetu vastuse tõttu lähevad kõik pingutused asjata. Teil pole volitusi oma tundeid teema suhtes väljendada, seetõttu tunduvad väikesed vastused väga ebaviisakad ja lugupidamatud, ehkki olete seda oma küljest õigete tunnetega väljendanud. Teie kavatsus peab oma vastuses korralikult kajastama, et saatja saadaks teate, et olete e-kirja kinnitanud ja teo eest kohustatud. Apaatilised vastused on tahtmatud, kuid lugeja võib saada vale pildi, mis pole edaspidiseks kasutamiseks tervislik.

Parim viis sellise pinge vältimiseks töökohal on suhelda inimlikumalt. Kirjutada „Sain sõnumi kätte ja saan järgmisel päeval sellele korralikult vastata“ on palju parem kui kirjutada „sain aru“. See viskab kirja saatja eest hoolitsemise paremaks ja väärtustab e-kirju, mille ta on ajaveetmise alla kritiseerinud. Lihtne sõnum muutub vastuvõetavamaks, kui sellele vastamiseks kulub natuke rohkem aega.

  1. ASAP- või URGENT-silt

E-kirja teema on mõeldud selleks, et valgustada tervikliku teose eesmärki. See on lühike ja asjalik. Kuid mõnikord, kui paned kiireloomulise sildi või kiirustades, muutub kogu e-kiri lugejale ebaviisakalt rõhutatavaks. Kiireloomulisust või hädaolukorda ei saa e-posti teel käsitleda, kuna need on mõeldud vaba aja otsimiseks. Kui asi on nii kiireloomuline, on parem suhelda telefoni teel. Võite lihtsalt inimesele helistada ja asja kohe lahendada, selle asemel, et oodata tema vastust teiselt poolt. Kiireloomulisuse silt teemareal annab lugejale negatiivse ja ebaviisaka tooni.

Kiireloomulise sildi pinge vältimiseks subjektis on kahel viisil. Kui probleemist saab suhelda pingevabas režiimis ja e-kirja eesmärk on lugejat teadvustada, eemaldage teemast kiireloomuline sildirida või ASAP-vorming. Las ta saab sõnumi ja reageerib samamoodi. Kuid kui asi on nii kiireloomuline, pöörduge kiirema reageerimise jaoks parema vahendi kaudu ja lahendage see. Kui asjast saab suhelda ainult posti teel, siis peab teil olema see võimekus koostada tugev teemavaldkond, mis rõhutaks asja kiireloomulisust ilma ebaviisakat sisu kasutamata. Töökohal kontrollivad kõik töötajad e-kirju sageli, nii et alati on võimalus kohe vastata. Laske lugejal kiireloomulisusest aru saada ja reageerige vastavalt. Alamrind teeb tööd, kui see on õiges toonis. Nende tähelepanu köitmine hea teemarea kaudu on õige viis probleemiga tegelemiseks. Lisage read, mis tähistavad vastamise aega, mida asjaomased isikud vajavad, ja lugeja reageerib samamoodi.

  1. Alandav toon

E-kirjad on mõeldud suhtlemiseks, mis on mõeldud arendamiseks positiivses suunas. E-kirjad, mis saadetakse töötajatele või kolleegidele nende tööprotseduuride kohta, osutades kogu aeg esinevatele puudustele, võivad ebaviisakalt tooni anda. See on kriitikaviis ja nagu me kõik teame, et kriitika võib olla positiivne ja konstruktiivne. Vigadele viitamiseks mõeldud e-kirjad alandavad töötaja entusiasmi. Kui usaldus on langenud, halveneb ka töö kvaliteet. E-kirjades tuleb vältida negatiivsust, et hoida tööjõudu pühendunud ja suurenenud. Teisest küljest on vigade esiletõstmine ja nende parandamine oluline ka ettevõtte tuleviku jaoks.

Sama müra on e-posti teel toimuvas suhtluses. Te ei saa oma väljendeid ega tooni kavatsusega näidata, seetõttu on üsna ilmne, et e-kirjade kritiseerimine võib tabada otse lugeja tundetsooni. Negatiivsete sõnade kasutamine seab e-kirjas halva tooni ja võib lugejat lihtsalt motiveerida. Kui kavatsete esitada kellegi etenduse kohta negatiivseid seisukohti, siis pange see nii, et see annaks konstruktiivse kriitikatooni. Vältige negatiivset mõju lisavate sõnade kasutamist ja andke positiivseid sõnu, mis pakuvad negatiivset tähendust, kuid julgustaval viisil. Inimese halbadest tulemustest teatamine pole koogitrenn. Peaksite mõistma inimese hoolsusastmest tulenevat meelsust. Seadke oma toon selles suhtes meilis ja kirjutage hea tükk. Kui olukord on nii halb, on kõige parem hallata e-kirja saatmine, kui selle käitlemine isiklikult. Kui e-post on ainus võimalus, kirjutage see tükk jutukõneliselt, kus inimene saab aru selle taga olevast tegelikust kavatsusest ja suudab kriitikat hõlpsalt omaks võtta.

  1. Robotikäsitlus

E-posti kasutamine suhtlusvahendina on töökohal väga tavaline. Kuid mõnikord unustame suure töökoormuse ja äri tõttu lisada varjundit. Sõnade "palun", "tänu" ja "lugupidamine" puudumine on meilides väga levinud, kajastades töö robotlikku lähenemist. Pole reeglik, et need sõnad on meilis kohustuslikud, kuid nende olemasolu peegeldab lihtsaid inimese emotsioone. Lugeja võib pidada teid ebainimlikuks, kui hüppate talle sisse ja lööte talle näkku faili ning lahkute ruumist. Näib, et lähenemisviis on osa monteerimisliinist.

Ebainimlike kirjade saatmine on nagu kontorisse või kabinetti sisse kõndimine ja koostatava aruande kätteandmine, ilma et peaksite isegi ühte tunnustussõna vahetama. See on üsna ebaviisakas. Lisage mõni sekund oma kompositsiooni, et lisada sõnad, mis kajastavad saatja inimlikku osa. Ei ole nii, et peate küsima, kuidas tal läheb, või küsima pereliikmetelt, et ennast heatahtlikuna tõestada, vaid lihtne tere ja muud tunnustavad sõnad toovad lähenemisviisi pehmeks. Vältige ka rangeid sõnu, mis võivad muuta teid meeskonna mehaaniliseks osaks. Seadke toon pehmemal ja inimlikul viisil, et vastuvõtja saaks teie kavatsustega korrelatsioonis olla ja samamoodi käituda.

Lühidalt

Elu seisneb selle lihtsustamises. Iga samm on seotud suhtlusega. Lihtne viga või teadmatus rikub kogu protsessi. E-kirja tundlikul viisil kirjutamine on kasulik sidumis- ja arendusprotsessile kõigis aspektides. Seadke oma toon viisil, nagu te kavatsete vastuvõtjale öelda, ja suhelge vastavalt, vältides arusaamatusi. Laske lugejal teie sõnumit õigesti tajuda.

Kategooria:

Ettevõtluse arendamine