E-posti etiketi reeglid
Isegi infotehnoloogia ja kiire elektroonilise suhtluse ajastul peaksid kõik inimesed arvuti või mõne muu vidinaga suheldes järgima teatavaid koode ja eetikat. Sama e-postireeglite reegel kehtib kõigile sõltumata sellest, kas olete töötav professionaal, e-posti etiketireeglid kehtivad ettevõtjale või õppurile. Tegelikult on mitmesuguseid elektroonilise suhtluse allikaid nagu e-post, Facebook, Twitter, Skype ja palju muud. Kahtlemata peetakse e-posti aadressi reegleid töökohal üheks kõige tavalisemaks ja tõhusamaks suhtlusvahendiks. Tänapäeval ei piirdu e-posti aadressil kehtivad etiketireeglid pelgalt olulise sõnumi saatmisega, vaid selle ümbermõõt on laienenud palju laiemale piirile. Tegelikult, vastavalt uuringule, hiilib e-posti aadresside kasutajate arv järjest suurenevate Interneti-kasutajate arvuga.
Kuid hilja, paraku on äritegevuse e-posti aadressi reeglid saamas räpase keelega ohutsooni. Samuti on olnud üsna palju juhtumeid, kus nad on tohutu suhtlemislünga tõttu täiesti valesti tõlgendanud. Lisaks on õigustatult soovitatud, et keegi ei peaks meilisõnumeid saatma, kui olete pahane või kui teil on kellegi suhtes halvad tunded. See võib probleeme veelgi keerulisemaks muuta, kui neid õigeks ajaks ei sorteerita või kui meilisõnumeid ei saadata õigesti. Lõppkokkuvõttes loob see negatiivse mõju ja näitab, et olete ebaprofessionaalne.
Olulised e-posti etiketi põhireeglid
Siin on mõned e-posti etiketi reeglid, millest üksikisikud sageli mööda vaatavad või mida tavaliselt ei järgi -
E-posti etiketireeglid nr 1. Kõik mütsid
Ametliku või mitteametliku e-kirja koostamisel peate olema teadlik, et Caps lock pole sisse lülitatud. Üldiselt ei tundu hea koostada kõigist trükitähtedest koosnevat e-posti sisu. Professionaalses plaanis nimetatakse seda viga tavaliselt karjumiseks. Lisaks muutub kirjutus peaaegu loetamatuks. Kui soovite aga tõesti midagi uut proovida ja uut kirjastiili otsida, võite kasutada kõiki sõnu väiketähtedega. Tegelikult on see stiil tänapäeval populaarseks muutumas. Kuid e-kirja kirjutamisel õige lähenemine on teabe tavapärane tippimine, ilma et oleks kasutatud liiga palju kirjastiile. Saate oma kirja olulise osa esiletõstmiseks esile tõsta / paksus kirjas või alla joonida.
E-posti etiketireeglid nr 2. E-kirja saatmine ilma korrektuurita
Teine viga, mille inimesed tavaliselt teevad, on e-kirja saatmine, lugemata see, mida nad tegelikult koostasid. Võib-olla olete kirjutanud ülitähtsa e-kirja väga hoolikalt, kuid enne kui saadate nupule klõpsamise, peaksite harjutama sisu uuesti läbi lugema. Teie meilis võib olla kirjavigu või grammatilisi vigu, mis jätavad halva mulje. Ärge olge kirjutamise ajal lohakas, isegi kui see pole ametlik teade. Korrektuur või redigeerimine muutub veelgi olulisemaks, kui teie meilil on automaatkorrektuuri võimalus. Uuesti lugemine tagab, et olete oma postituses kõik olulised punktid maininud ega ole unustanud vajaduse korral dokumente manustamast.
E-posti etiketireeglid nr 3. Viga edastamisel
Teid huvitab natuke üllatunud, kuid fakt on see, et inimesed ei järgi kombeid isegi siis, kui kellelegi e-kirju edastate. Tegelikult jagunevad “edastajad” tavaliselt kolme kategooriasse -
-
Võltskirjad, mis sisaldavad vale lubadusi
Sellisena olete võinud kokku puutuda paljude võltskirjadega, mis sisaldavad vale lubadusi. Näiteks võib ta paluda teil edastada teavet paljudele inimestele, kes väidavad, et see pakub teile selle ülesande täitmisel teatud summa rahalist tasu. Hoiduge sellistest meilidest!
-
Piltidest ja lõbusatest faktidest koosnevad e-kirjad
Palju on e-kirju, mis sisaldavad armsaid pilte loomadest, imikutest või mis tahes muust huvitavast esemest ning saatja palub teil edastada rohkem isikutele. Lisaks võib see sisaldada ka huvitavaid fakte ja teavet mis tahes teema kohta. Enne töökoha e-posti reeglite reegleid, mille suhtes seda kellelegi edastate, olge siiski väga ettevaatlik.
-
Rämpspost või rämpspost
Häkkerid saadavad need tavaliselt ohvritele. Nad saadavad e-kirju jumalate ja jumalannade nimel lahtiselt paljudele inimestele. Näiteks võite saada meili tundmatust allikast, kes palub teil seda edastada mis tahes hindu jumala või Jeesuse Kristuse nimel.
Selliste võltskirjadega suheldes peate olema väga valvas ja teadlik. Peate järgima järgmisi lihtsaid juhiseid -
- Ärge edastage rämpsposti ega rämpsposti isegi kogemata
- Kui pilt, video või e-kirja sisu lummab teid ja soovite seda tõesti edastada, ärge unustage seda saata ainult isikliku märkme abil.
- E-kirjade asukohta saate kontrollida veebisaitide (nt Snopes.com) jälgimise kaudu.
- Ärge edastage e-kirju kõigile teie aadressiraamatus olevatele inimestele.
E-posti etiketireeglid nr 4. Sisu liialdamine või selle pikkuse lühendamine
Mõnedel inimestel on kombeks liialdada või asjatult punkti täpsustada, kui nad töökohal e-posti reegleid koostavad. Palun eemalduge sellistest tavadest, kuna see pole kõik silmale meeldiv. Vältige pikkade lausete kasutamist; selle asemel kirjutage punkti ja lühikeste lõikudena. Täpppunktide ja numbrite kasutamine on alati julgustav, kuna neid saab hõlpsasti mõista. Oluliste aspektide esiletõstmiseks võite paksus kirjas või kaldkirjaga kasutada.
Teisest küljest ei tähenda see, et saaksite oma sõnumi edastamiseks valida lühima tee. See on rakendatavam ja olulisem, eriti kui reageerite e-posti mis tahes etikettidele. Ära vasta ainult ühe sõnaga. Tegelikult rikutakse seda e-posti kasutamise eeskirja äriettevõtetes sageli juhul, kui isik peab vastama jaatavalt või eitavalt. E-kiri muutub üsna järsuks ja tundub kohmakas. Miks on oluline seda mustrit järgida? Vastus on, et igal meilil on kindel toon ja seda tuleb kirjutamise ajal rangelt järgida. Nii et vastake tagasi, kirjutades täieliku lause.
E-posti etiketireeglid nr 5. Kasutage komponeerimise ajal keerulist lähenemisviisi
Noh, see kehtib paljudes olukordades. Sageli ei pööra inimesed e-kirja koostamisel tähelepanu helile ega keelele. Tulemus; nad kirjutavad lõpuks väga keerulises keeles, millest on üsna raske aru saada. Kindlasti tuleb vältida raskesti mõistetavate sõnade kasutamist. Pigem peaks teie lähenemine olema lihtne. Keel peaks olema vaikne, millest igaüks saab hõlpsasti aru. Seda tehes peate siiski meeles pidama, kellele te e-postiga adresseerite. Koostage oma faktid organiseeritud viisil. Olge õigete kirjavahemärkide kasutamisel ettevaatlik.
E-posti etiketireeglid nr 6. Täieliku mitteametliku lähenemisviisi kasutuselevõtmine
Nüüd on see midagi, mis on leitud mitmetest töökoha e-posti reeglite reeglitest. Mõnikord muutuvad inimesed lähenemisel liiga informaalseks, mis hakkab seejärel kajastama nende sõnumi tooni. Noh, see sõltub suuresti saatja ja vastuvõtja vahelistest suhetest. Ükskõik, mis võib juhtuda, peate siiski mitteametlikkuse tasemel silma peal hoidma, kui just ei pöördu kellegi väga erilise poole. Peab olema ettevaatlik väljamõeldud fondide, värviliste tekstide ja lühikese SMS-i keelte kasutamisel, näiteks „u” sinu jaoks või „ur” või sinu jne.
E-posti etiketireeglid nr 7. Grupi e-kirjade saatmine või neile vastamine
Mitu korda tuleb teil saata rühmade e-kirju. Ka siin peate oma lähenemisviisis mõistlik olema, et te ei maanduks raskuste piirkonda. Veenduge, et kasutate paljudele inimestele lahtiselt sõnumi saatmisel BCC välja valikut. Selle eeliseks on see, et saate varjata teiste inimeste e-posti aadresse, kellele saadate. Ükski inimene ei saa aru, mitu inimest on sama kirja saanud. Seda tava kasutavad ettevõtted tavaliselt siis, kui nad kutsuvad vestlusele mitu kandidaati.
Samamoodi saate grupi e-kirjadele vastates säästa teiste inimeste e-posti aadresside avaldamisest. Sel juhul saate kasutada CC välja. Enne selle tööriista kasutamist olge siiski väga kindel ja ettevaatlik.
E-posti etiketireeglid nr 8. Professionaalse ja isikliku ühinemine
Enamikul ettevõttespetsialistidel töötava e-posti kasutamise eeskirjadest on kaks eraldi e-posti, üks neist on isiklik, teine aga ettevõtte e-post, mis sisaldab ainult ametlikke sõnumeid. Kuid mõned inimesed kasutavad oma kontori e-posti aadressi isikliku sõnumi saatmiseks oma sõpradele või sugulastele. See pole mingil juhul aktsepteeritav ning kujutab endast töökohal kehtivate e-posti etiketireeglite ja käitumisjuhendi täielikku rikkumist. Isegi kui soovite oma kontorikaaslastega jagada huvitavat videot, nalja või muud isiklikes märkustes sisalduvat teavet, kasutage alati teie isiklikku postiaadressi. Paljud ettevõtjate e-posti aadressi reeglid on selle märkuse kohta väga ranged ja selle eeskirjade rikkumine võib põhjustada üksikisiku karistamise. Lisaks veenduge, et te ei saadaks ettevõtte ID-st NSW (Not Safe for Work) e-kirju. Ebasoovitavate videote või sisu saatmine võib põhjustada töötaja väljasaatmise.
E-posti etiketireeglid nr 9. 'Õrnade meeldetuletuste' saatmine
Kui olete tähelepanelikult märganud, on elektroonilise posti maailmas, mida tuntakse õrna meeldetuletusena, välja trend väga populaarne fraas. Seda terminit kasutatakse tavaliselt eriti e-kirja teemareal. Nagu nimigi ütleb, tuletab saatja meelde saajale tegelikult midagi, näiteks ülejäänud makse tasumist jne. Kuid mõnikord tõlgendatakse sõnumit tegelikult valesti. Paljud äriettevõtteid käsitlevad e-mailireeglid on võtnud seda kui solvangut, kuna neile tuletatakse midagi meelde. Nii et isegi kui peate kellelegi meeldetuletuse saatma, püsige keele ja tooni suhtes ettevaatlik.
E-posti etiketireeglid nr 10. Mega failide saatmine
Huvitav on tõdeda, et inimesed ei riku oma töökoha e-posti aadressi reegleid mitte ainult sõnumi sisu koostamise ajal, vaid isegi siis, kui nad lisavad oma kirjutise toetuseks dokumendi. Jah, see võib tunduda absurdne, kuid dokumentide või failide 10 MB või suurema faili lisamist peetakse käitumisreeglite rikkumiseks. Serverid ei saa nii suure dokumendi survet avaldada. Selliseid mis tahes vormis manuseid on keeruline saata ja need võivad kviitungi postkasti segadust tekitada. Kui peate siiski saatma suuremahulise faili, siis parem valida võrguteenuste nagu Dropbox, Hightail või DropSend jaoks.
E-posti etiketireeglid nr 11. Mittetäieliku teemarea kirjutamine
Ükskõik, kas usute või mitte, kuid teemarea peetakse mis tahes e-posti kõige olulisemaks osaks. E-kirja saaja märkab kõigepealt e-posti teema pealkirja, sest nii on see postkasti nähtav. Just sel teemal otsustab teie vastuvõtja, mis sõnumiga on tegemist. Seetõttu on oluline kirjutada täielik ja sisukas teema ning seejärel tulla ülejäänud keha juurde. Sobimatu teemarida näitab teie huvi edastada sõnum vastuvõtjale.
E-posti etiketireeglid nr 12. E-kirja algus ja allkirjastamine
E-kirja algus kajastab paljuski ülejäänud keha tooni ja keelt. Ainult tere või lihtsalt tere kirjutades kõlab see pisut absurdselt. Kui teate inimese nime, võite pöörduda tema poole nimega ja kui mitte, kirjutage lihtsalt härra või proua. Kui pöördute oma vanema poole, ei saa te alustada härraga. Kui soovite mõnda isikut, kes palub tal vestlusele ilmuda, võite suunata ta tema nimele või kirjutada lihtsalt „Kallis taotleja”.
Samamoodi ärge kirjutage postituse sulgemisel asjatult tänu, välja arvatud juhul, kui palute inimesel teie eest teene teha. Tegelikult on „tervitused” sobivam ja sobivam sõna, kokkuvõtlikult kogu kirja arutelu.
E-posti etiketireeglid nr 13. Omaenda hea aja võtmine
See on halb harjumus areneda spetsiaalselt siis, kui olete seotud professionaalse maailmaga. On inimesi, kes saavad luksuslikult vastuse e-kirjadele ja küsivad neilt teavet isegi siis, kui nad vastust teavad. Nad vastavad lihtsalt ajaga, kui nad saavad meeldetuletuse meili. Muidugi peaksite e-kirju käsitlema nende väärtuste põhjal, kuid vastama vähemalt teema või teemaga seotud vastusega.
E-posti etiketi reeglite sõlmimine:
Oluline on vältida tavasid, kus rikute e-posti ettevõtmise eeskirju. Töökohal e-kirja koostamisel, mis kajastab teie autentsust ja siirust, peaksite käitumisjuhendit järgima korralikult.
Seotud kursused
Selle postituse kaudu arutame meilisõnumite reegleid, millest üksikisikud sageli mööda vaatavad või mida tavaliselt ei järgi. Siin oleme arutanud olulisi põhilisi e-posti kasutamise reegleid töökohal.
- E-posti etiketi koolituse alused
- E-posti turunduse koolitus
- CRT: 05 - e-posti etikett