Halda aega - me kõik soovime, et meil oleks päevas rohkem aega. Kui see on läbi ja vaatame tagasi saavutusele, imestame sageli, kuidas kõik need 24 tundi möödusid. Ja ajanappus on suur probleem, millega enamik meist silmitsi seisab. Kui olete üks neist, siis võib ajahaldus olla probleem. Enamik meist seisavad oma elus silmitsi ajakriipimisega. Me ütleme sageli selliseid asju nagu: "Ma ei tea, kust leida aega" või "Päeval pole piisavalt aega" või "Mul pole aega enda jaoks."

Aja juhtimine on oskus

Me kipume sageli uskuma, et meil pole kunagi aega oma tööga lõpule jõuda, sest oleme elu kõverpeeglitele reageerimisega ilmselgelt hõivatud. Kui meil lõpuks õnnestub aega enda jaoks ammutada, tabas meid ootamatu areng, mis nõuab viivitamatut tähelepanu. Tegelikult näib, et isegi kui me ei seisa silmitsi ühegi probleemiga, ei ole meil aega oma igapäevaste ülesannete haldamiseks.

Niisiis, kuidas me leiame haldamise aja kõigeks, mida teeme?

Kõik algab organiseerimisest

Aja juhtimine ei ole tabamatu must maagia, millest saavad aru vaid käputäis inimesi. Tegelikult saavad kõik teiega oma aega tõhusalt hallata, kui me end ise korraldame. Organisatsioon Sans on keeruline ette kujutada, mida me päeva jooksul saavutama peame ja kui oluline on kõigi nende asjade täitmine oma pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks.

Kui olete oma aja korraldanud, omandate mitte ainult võime oma igapäevaseid ülesandeid tõhusamalt juhtida, vaid suurendate ka võimalust eraldada aega sinna, kus seda tegelikult vaja on, st pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks, mida teil on meeles. Kui te pole kunagi varem selliseid eesmärke seadnud, siis nüüd on õige aeg alustada. See on tõhusa ajahalduse jaoks väga oluline eeldus.

Miks on aja juhtimiseks oluline eesmärkide seadmine?

Eesmärkide seadmine tõstab diagrammi kõigi ajahaldusstrateegiate seas. See aitab mänguväljade seadmisel. Kui te pole teadlik, milleks teie eesmärk on, võite kogu päeva rattad keerutada ja olla korduvalt pettunud. Kui soovite aega tõhusalt juhtida ja samal ajal kõiki oma unistusi ja lootusi realiseerida, peate tagama selguse, mida oma elust soovite.

  1. Halda aega - seadke selged eesmärgid

Vähestel meist on aega kõigega hakkama saada. Seetõttu on oluline suunata meie prioriteedid. Pange paika eesmärgid ja kulutage suurem osa ajast tegevustele, mis aitavad teil neid eesmärke saavutada.

Pidage esmajärjekorras kiireloomulisi ja olulisi tegevusi. Mõelge sellele, kas peate kulutama aega asjadele, mis ei pruugi olla olulised, kuid on pakilised. Kas neid asju saab delegeerida teisele inimesele? Kas peaksite üldse kulutama aega asjadele, mis pole kiireloomulised ega olulised?

Plaanide väljatöötamine:

Märkige oma plaanid prioriteetide järgi. Tegur teie töös. See võib teile kasulik olla esimese nädala kavandamisel. Seejärel tehke päeva jaoks järgmised toimingud.

  • Tuvastage ülesanded, mis aitavad teil eesmärke saavutada. Nii palju aega.
  • Lõpetage kõigepealt väikesed ja kiireloomulised ülesanded.
  • Jagage tööd, kui leidub teisi inimesi, kes saavad seda teha ehk odavamalt, tõhusamalt ja kiiremini.
  • Veenduge, et teised teaksid, mida nad peavad iga päev saavutama.
  • Jagage kõik päeva peamised ülesanded saavutatava töö plokkideks.
  • Käsitlege neid ükshaaval.

Tähtaegade määramine:

Pange kõigi tegevuste jaoks saavutatavad tähtajad. Määrake lõpptähtaeg, mis sisaldab pikaajaliste projektide vaheaegu. Kaasa aeg ettenägematute olukordade jaoks. Pikemad projektid nõuavad rohkem situatsiooniaega.

Tehke kindlaks, kas tähtajad on paindlikud või fikseeritud. Ärge kunagi laske vähem tähtsal tööl võtta kauem aega kui peaks. Kui see on väärt ainult 10 minutit, veenduge, et see oleks selle aja jooksul tehtud.

Planeerige oma töö nii, et see sobiks teie temperamendiga erinevatel nädalapäevadel või päeval. Näiteks kui olete hilishommikul kõige elavam ja väljuvam, planeerige sel ajal klientide kõned.

  1. Halda aega - organiseeruge

Organiseerumine on teine ​​samm tõhusa ajahalduse suunas. Kui soovite aega korralikult hallata, peate olema korraldatud.

Aga kuidas saate seda teha?

Esiteks peate esmalt seadma oma eesmärgid. Kui te pole seda veel teinud, siis lõpetage edasine lugemine ja minge tagasi oma eesmärkide saavutamiseks.

Kui eesmärgid on seatud, peate need korraldama. Millised on teie lühi- ja pikaajalised eesmärgid? Jagage pikaajalised eesmärgid verstapostideks. Sel viisil on teil eesmärk igaks päevaks, nädalaks ja kuuks. Kui teate, mida peate aasta pärast saavutama, saate eesmärgid hõlpsalt jaotada.

Tead oma eesmärke, kui sul on eesmärkide loetelu jaotatud verstapostideks. Hommikul ärgates saate parema eesmärgi. See aitab tagada, et töötate nende eesmärkide saavutamiseks iga päev natuke, hoolimata sellest, kui väike summa see on.

Kui eesmärgid on jaotatud verstapostideks ja kui teil on nimekiri enne teid, ei saa te tähelepanuta jätta asju, mida tuleb teha. Kui te ei soovi organiseeruda, on teie meelel lihtsam viis vältida iga päev olulisi igapäevaseid ülesandeid.

  1. Halda aega - aja prioriseerimine

Veteranide ulmekirjanik Stephen D Covey andis 1994. aastal välja raamatu pealkirjaga „7 ülitõhusate inimeste harjumused“. Raamatus arutas ta ajahaldussüsteemi, mille tutvustas esmakordselt USA endine president Dwight D Eisenhower. Süsteem jagab tegevused neljaks kvadrandiks, mis põhinevad paaril teguril: olulisusel ja kiireloomulisusel.

Päeva jooksul saab ülesande jagada nendeks neljaks kvadrandiks järgmiselt.

  • 1. kvartal: kriisid ja hädaolukorrad, olulised ja kiireloomulised
  • 2. neljandik: pikaajalised eesmärgid, olulised, kuid mitte kiireloomulised
  • Kolmas kvadrant: katkestused, mitte olulised, kuid kiireloomulised
  • Neljandik: tähelepanu kõrvalekaldumine, ei oluline ega kiire

Oma igapäevaste ülesannete ja verstapostide loendi skannimisel saate liigitada valdkonnad, mille alla need kõik kuuluvad. Kulutage nädal, et kõigepealt jälgida kõiki asju, mida soovite teha. See on parim viis selle meetodi juurutamiseks. Tuvastage piirkonnad, kus veedate aega. Pange nad maha. Kui kulutate 20 minutit arvekogujate helistamiseks, kirjutage see üles. Kui veedate tunni toidukaupade juures, kirjutage see üles.

Esimese nädala iga päeva lõpus kirjutage üles kvadrant, mille kõrvale kõik ülesanded langesid. Kui palju aega veetsite televiisori vaatamisel (4. kvadrant), kriiside ja hädaolukordadega tegelemisel (kvadrant1) või pikaajaliste eesmärkide nimel töötades (2. kvadrant)? Pange kindlasti tähele kõiki oma ülesandeid.

Esimese nädala lõpus vaadake aega, mille veetsite igas kvadrandis. Teie eesmärk elus peaks olema veeta suurem osa ajast teises kvadrandis ja kõige vähem aega neljandas. Kui palju aega te tegelikult teises kvadrandis veetsite? Kui olete treeningu lõpetanud, võtke oma igapäevane ülesannete loend ja tehke kvadrandisse märkus, iga teie ülesanne kuulub selle alla.

Kui olete kolm tundi televiisorit vaadanud, siis olite selleks päevaks koledas neljandas kvadrandis. Kui soovite oma aega tõhusalt hallata, peate selles kvadrandis kulutama võimalikult vähe aega. Mõnikord ei õnnestu meil aru saada, kui palju aega me raiskame, kui me ei uuri seda küsimust hoolikalt.

Soovitatavad kursused

  • Interneti-turunduse kursus
  • Atesteerimiskoolitus massikommunikatsioonis
  • Massisuhtlus Interneti veebikoolituse jaoks

  1. Halda aega - hävitage viivitamine

See on ajahalduse üks keerulisemaid osi. Prokrastineerimine tõstab sageli selle koledat pead. Kuid kuidas saaksime seda vältida? Saame väga hästi oma eesmärgid seada, organiseeruda ja aega vastavalt prioriteetidele jagada. Kuid kui me ei suuda järgida loetelu asju, mida me peaksime iga päev tegema, siis raiskame kogu oma aja.

Kuidas seda vältida?

Vaikivana tapjaks nimetatud viivitamine on võib-olla kõige suurem hoiatav tegur meie eesmärkide saavutamisel. Kõik me ütleme, et tahame midagi saavutada. Kuid kui asi puudutab oma aja teatud tõhususega haldamist, siis tundub, et selles osas oleme läbi kukkunud. Prokrastineerimine ilmneb igast nurgast.

Kuid ainus viis edasilükkamise vältimiseks on teadmine, mida täpselt tuleb teha. Kui olete seadnud selged eesmärgid, korraldanud ennast ja seadnud oma aja tähtsuse järjekorda, asute teele, et vältida kõiki viivitusi. Kui ükski teie strateegiatest ei toimi, proovige 15-minutist reeglit.

Seadke oma nutitelefoni või kella taimer. Nüüd alustage sellega, mida olete vaid 15 minutit edasi lükanud. Noh, see on täpselt vajalik aeg. Saate varsti aru Newtoni teisest liikumisseadusest: liikumises olev objekt jääb liikuma. Tõenäoliselt jätkate liikumist, kui olete juba alustanud, välja arvatud juhul, kui midagi või keegi sunnib teid peatuma. Kõige keerulisem on kõigepealt midagi alustada.

  1. Halda aega - multitegumtöötlus

Kõigil meist on mitme ülesande täitmise oskus. See, kas olete võimeline seda tegema või mitte, pole oluline. Kui saate mitme ülesandega hakkama, on see suurepärane. Kuid kui te seda pole, ärge kaotage selle pärast magada. Paljud inimesed muutuvad multitegumtöötluseks vähem efektiivseks. Selle tulemuseks on mitme projekti käivitamine üheaegselt ja ükski neist ei lõpe lohaka töö tõttu. See põhjustab inimestele palju pettumust.

Teage, millal multitask teha:

See ei tähenda ka seda, et keegi, kes oskab mitme ülesandega tegeleda, peaks seda kogu päeva jooksul tegema. Pidev kaasamine mitmesse projekti korraga, ei ole alati suurepärane asi. Peate olema teadlik, millal mitte multitaskida. Näiteks võiks iga päev tööl olla mõned tüüpilised kontroll-loenditüüpi tegevused, mis tuleb läbi viia. Enamasti on nad ilmalikud ja igavad? Mida saate teha? Proovige võimalikult palju neist võimalikult lühikese aja jooksul lõpetada. Kuid kui teile on määratud spetsiaalne projekt, mis tuleb lõpetada kindlaksmääratud aja jooksul ja parima kvaliteediga, pühendage sellele maksimaalselt aega ja keskenduge mitte ühelegi teisele projektile. Nii saate täielikult keskenduda käsil olevale tööle. Oluline on teada, millal multitaskida.

  1. Halda aega - vähendage katkestusi

Vähendage katkestuste arvu oma elus. Ausalt öeldes ei saa te vähendada nende asjade arvu, mis võivad teie töö katkestada. Kuid saate muuta viisi, kuidas tavaliselt nendega toime tulete. Mida teha, kui töötate millegi olulise kallal ja keegi tuleb teie juurde tööga, mida saab hiljem teha? Öelge midagi sellist: „Muidugi saame seda teha. Kuid lubage mul lõpetada see, mida ma praegu teen, ja siis hoolitseme selle eest. ”Töö, mis nõuab teie viivitamatut tähelepanu, on oluline vähem tähtsat tööd austada lugupidavalt.

Samal ajal, kui teie ülemus helistab teile, kui olete millegi keskel, siis on see katkestamine, mis on esmatähtis.

Kuidas lahendada tüüpilisi lõkse?

Aja juhtimise levinum viga on püüda kõike ise teha. Delegeerige rutiinsed töökohad oma alluvatele. Kui keegi soovib mõnda teie vähem olulist tööd teha, siis delegeerige see ka teile. See võib olla hea ajajuhtimise koolitusmooduli võimalus neile.

Siin on mõned muud punktid, mida tuleks tüüpiliste lõksude lahendamisel meeles pidada.

  • Sorteerige regulaarselt kõiki oma projekte, et veenduda, kas need on korras.
  • Tegelege kõigi suurte projektidega jagude kaupa. Te ei pea kõiki asju korraga tegema. See on suur viga, mida enamik inimesi teeb. Delegeerige mõni sektsioon, kui see on võimalik.
  • Keskenduge, et keskenduda. Võite hoida selle tahvlile kleebitud teate: „Mis on minu aja parim kasutusviis?”

Lõppsõnad

Ükskõik, kas olete tippjuht, juht või noorem töötaja, aitab rohkem aega teie käes keskenduda tähtsamatele ülesannetele. Korraldatud, ettevalmistatud ja distsiplineeritud olek annab teile produktiivsema aja rohkemate projektide alustamiseks.

Soovitatavad artiklid

Siin on mõned artiklid, mis aitavad teil saada täpsemat teavet ajahaldusviiside kohta, nii et lihtsalt minge lingi kaudu.

  1. 16 parimat ja kasulikku, mida saate edasi lükata
  2. 10 parimat ajahaldustegevust oma tootlikkuse suurendamiseks
  3. 7 parimat aja jälgimise rakendust tootlikkuse suurendamiseks
  4. 4 viisi reaalajas analüüsi jõu rakendamiseks

Kategooria:

Ettevõtluse arendamine