Kuidas korraldada tõhusaid kohtumisi? Koosolekud on korporatiivse ettevõtte igapäevaelu lahutamatu osa ning koosolekutel veedetud tundide arv kasvab organisatsioonis kõrgemale tõustes. Välja arvatud mõned rollid, mis on oma olemuselt „ individuaalsed panustajad ” ja kus koosolekutel osaletakse suhteliselt vähem, veedetakse kõigis teistes rollides oluline osa inimese tööpäevast koosolekutel.
Kui sisenemistasandil võib koosolekutel viibitud aja protsent olla vaid 5–10% koguajast, kõrgematel tasemetel võib see aeg kuluda kuni 90–95% tööajast. Pole ime, et kõrgema astme inimesed peavad olema töönarkomaanid, sest töö tegemiseks peavad nad leidma rohkem aega kui koosolekutele kulutatud tööaeg.
Kuna nii palju organisatsiooni ajast kulub koosolekutele, on oluline mõista, miks meil koosolekuid peetakse? Kuna suures organisatsioonis täidavad kõik ülesanded ühiselt töötavate inimeste meeskonnad, on suurem osa organisatsiooni koosolekutest sisemised koosolekud, mille eesmärk on saavutada mõni konkreetne eesmärk.
Saate teada, et kohtumine sisemise konkreetse efektiivse tööga -
1. Miks meil on koosolekuid?
2. Koosolekute maksumus (KOM)
3. Näpunäited tõhusate kohtumiste korraldamiseks
# 1: näpunäited enne tööd
# 2: nõuanded koosoleku ajal
# 3: Postitustöö (pärast koosolekut)
I) Miks meil on koosolekuid?
- Teabevahetuskoosolekud: - Need kohtumised korraldatakse teabe ja värskenduste vahetamiseks, näiteks aeg-ajalt toimivad koolituskoolitused, uued põhimõtted jne.
- Olekuvärskenduse koosolekud: - neid kohtumisi kasutatakse siis, kui inimesed või meeskonnad töötavad koos projekti erinevates osades ja peavad jagama värskendusi tehtud töö oleku kohta. Need kohtumised on tavaliselt korduvad ja korduvad pärast kindlat ajavahemikku nagu iga päev, nädal, kuu jne.
- Otsuste vastuvõtmise kohtumised: - Need kohtumised on tavaliselt siis, kui tuleb vastu võtta otsus ja otsustaja soovib enne otsuse vastuvõtmist erinevate sidusrühmade panust.
- Probleemilahenduskoosolekud: - Mõnikord tulevad rühmad inimesed aju tormama ning arutavad ja otsustavad organisatsiooni probleemide lahendamise parimat viisi.
- Mitmesugused kohtumiste tüübid : - Võib toimuda ka muid kohtumisi, nagu innovatsioonikoosolekud, tõhusad meeskonna loomise kohtumised, tulemuslikkuse ülevaate koosolekud, auditi ülevaatuse koosolekud, tõhusad juhatuse koosolekud jne.
Lisaks sisemistele kohtumistele võib toimuda kohtumisi ka väliste sidusrühmadega, kus inimesel võib olla vaja osaleda. Selle artikli jaoks piirdume oma aruteluga sisemiste koosolekutega, millel peab osalema algtaseme ja keskmiselt tõhusate kohtumiste juhtimistaseme isik.
II) Koosolekute maksumus (KOM):
Kas on midagi sarnast koosolekute kuludega (KOM)? Vastus on kindel jah ja see on kõigi koosolekutel osalevate inimeste kulude pluss koosoleku toimumiseks vajalike infrastruktuuri kulude summa. Aruteluks võime eeldada, et kohtumise maksumus on kulu, mis ettevõttele kantakse osalejate poolt sellel kohtumisel kulutatud aja osas.
Lubage mul seda veel selgitada, tuues teile näite. Enamikus ettevõtetes kohtuvad erinevate tõhusate osakondade juhid tavaliselt üks kord nädalas või kahe nädala jooksul üks või kaks tundi, et arutada operatiivküsimusi.
Ütleme nii, et organisatsioonis XYZ kümme tippjuhti kogunevad kord nädalas kahe tunni jooksul. Eeldame ka seda
- Nende tippjuhtide keskmine CTC on Rs 36 Lakhs.
- Seetõttu keskmine palk kuus = 36, 00 000/12 = 300 000
- Seetõttu keskmine palk päevas = 3, 00 000/30 = 10 000
- Eeldades 10 töötundi päevas - Av. Tunni maksumus = 10 000/10 = Rs. 1000 / -
- Aeg 10 juhil 2-tunnistel kohtumistel = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Seega on selle koosoleku hind 20 000 / - Rs. Siiski oleme ülaltoodud puhul kasutanud väga lihtsustatud mudelit, kui lisada keerukam, kui arvestada tõhusate koosolekute eelistega ja tõsiasjaga, et töötajad töötavad kuus ainult 22 päeva jne., Siis on kohtumise tegelikud kulud hõlpsalt kahekordsed summa.
Nüüd, kui olete aru saanud, et kohtumistel on oma kulu. Pole mõistlik mõista, miks on tõhusate koosolekute pidamine mis tahes organisatsiooni jaoks väga oluline, kuna oluline osa selle töötajatest kulub koosolekutele.
Niisiis, uurime, kuidas vältida igavate, ebaproduktiivsete, korrastamata ja liiga pikkade koosolekute pidamist? Tuginedes minu 20-aastasele kogemusele ettevõttes ja käies siin igapäevaselt keskmiselt 3-aastastel koosolekutel, on mõned näpunäited koosolekute tõhustamiseks.
Eelkõige koos korraliku planeerimise ja ettevalmistamisega võib iga kohtumine olla tõhus ja nauditav. Kui juhendaja kavandab õigesti, täidab veatult ja korraldab järelmeetmeid, on kohtumine tõhus.
Soovitatavad kursused
- Online sertifitseerimise kursus CAPM-is
- Projektijuhtimise veebikursus
- ISO 27001 programm
III) Näpunäited tõhusate kohtumiste korraldamiseks
Tõhusad nõuanded kohtumisteks võib jagada kolmeks osaks
- Eeltöö (enne koosolekut)
- Koosoleku ajal
- Töö postitamine (pärast koosolekut)
# 1: näpunäited enne tööd
- Päevakord :
- Inimene, kes kavatseb koosolekut juhtida, peab otsustama, mis on selle koosoleku eesmärk.
- Millised on eeldatavad tulemused?
- Nendest lähtudes tuleb välja töötada kohtumise päevakord.
Koosoleku päevakord peab eeldatavate tulemuste osas olema väga selge. Kui koosoleku päevakord pole selge, soovitud tulemust ei saavutata. Lubage mul tuua selle selgitamiseks näide - ütleme, et teil palutakse korraldada koosolek müüginumbri läbivaatamiseks. eelmise kvartali kohta ja otsustada järgmise kvartali meetmete võtmise üle. Kui sel juhul võite koosoleku päevakorra saata ühelgi viisil
- Koosolek müügi ülevaatamiseks.
- Vaadake üle II kvartali müüginumber
- Arutelu müügi üle.
Kõigil ülalnimetatud juhtudel ei ole päevakord väga selge ning on tõenäoline, et koosolek kulgeb kõikjal ja osalejad ei ole koosolekuks valmis, vähendades koosoleku tõhusust drastiliselt.
Vaatame siis välja selle kohtumise hea päevakava:
Pealkiri : Müügiülevaate koosoleku kestus : 2 tundi
| Sr | Teema | Saatejuht | Kestus |
| 1 | Sissejuhatus ja taust | Jaakob | 10 minutit |
| 2 | Ettekanne põhja- ja lääne regiooni kohta (eelmise kvartali tulemused, mis läks korda, mis läks valesti) | Sheena | 30 minutit |
| 3 | Ettekanne lõuna- ja idapiirkonna kohta (eelmise kvartali tulemused, mis läks korda, mis läks valesti) | Edie | 30 minutit |
| 4 | Avatud arutelu järgmise kvartali tulemuste, parendusvaldkondade ja strateegia üle otsustamise üle | Matt | 40 minutit |
| 5 | Ülevaade kohtumisest võetud meetmetest | Rachel | 10 minutit |
Nagu ülaltoodud tõhusast koosolekute päevakorrast näete, saab väga selgeks, et koosoleku struktuur on selgelt määratletud. Osalejad, kes peaksid esinema, teavad, mida nad vajavad esitamiseks ja millise kestuse nad peavad efektiivse kohtumiste esitluse lõpuleviimiseks.
Niisiis aitab selline üksikasjalik päevakord tagada kohtumiste tõhususe.
- Osalejate nimekiri : Enamasti ei mõtle korraldajad läbi, kes on osalejad, keda tuleb kutsuda. On väga oluline, et koosolekul nõutavate tulemuste põhjal kutsutaks õiged osalejad.
Juhul, kui mõni vajalik osaleja jääb kahe silma vahele, ei saa otsust langetada. Alternatiivina, kui kutsume kokku osalejad, keda ei vajata koosolekule, kui nad kulutavad oma aega, tunnevad end koosolekul igav ja võivad tekitada arutelusid mõjutavaid häireid.
- Muud muud asjad : selle tagamine on mõni muu asi, mida korraldaja peab meeles pidama
- Koosolekuruumi õige suurus on broneeritud.
- Osalejad kinnitavad oma osalemist kohtumisel eelnevalt.
- Kui osalejad peaksid minema läbi mingeid andmeid / lugemismaterjale / ettevalmistavaid materjale, tuleb see saata aegsasti.
- Vahel oodatakse, et kõik osalejad esitaksid oma materjali standardsel viisil, sellisel juhul tuleb mallid eelnevalt laiali saata.
# 2: Nõuanded koosoleku ajal:
- Alustage koosolekut ja lõpetage see õigeaegselt. Kui koosolekul on ajakava erinevate päevakorrapunktide jaoks, siis jälgige õigel ajal ja proovige tagada, et neist tähtaegadest peetakse täpselt kinni.
- Võimaluse korral pakkuge kergeid suupisteid või teed / kohvi, kuna need on head jäämurdjad ja hoiavad liikmeid ärkvel ja kihlatud.
- Tervitage liikmeid koosoleku alguses, andke taust ja liikuge kiiresti koosoleku päevakorda ning koosoleku oodatavate tulemuste algusesse, et tagada, et kõik osalejad on samal lehel.
- Julgustage arutelusid, et saada kõik vaatepunktid ja tõhusad kohtumiste ideed. Kui mõned liikmed ei räägi, küsige neilt konkreetseid küsimusi, et saada ka arvamust.
- Hoidke vestlus alati keskendunud teemale. Veenduge, et arutelu oleks konstruktiivne ja väldiksite korduvaid märkusi. Võite arutelud taktikaliselt lõpetada, kui need ei jõua kuhugi või muutuvad hävitavaks või ebaproduktiivseks.
- Koosoleku lõpus tehke kokkuvõte kohtumise arutelust, saavutatud kokkulepetest, vajalikest meetmetest ja otsustage järgmise koosoleku aeg (vajadusel)
# 3: Postitustöö (pärast koosolekut):
Nii et teil oli koosolekul hea tulemuslik arutelu, kus inimesed olid kokku leppinud vajalike meetmete osas. Nii et teile sobib lõõgastuda?
Vastus on suur “EI” ja põhjus on, et mis tahes organisatsiooni suurim väljakutse on see, et pärast koosolekul osalemist ei jälgi inimesed neile määratud toiminguid ja selle tulemusel toiminguid ei tehta kunagi ning loodetud tulemusi ei tule läbi.
Oodatavate tulemuste saavutamiseks peate viivitamatult (maksimaalselt 2–3 tööpäeva jooksul) saatma kõigile osalejatele koosoleku protokolli “MOM” koos koosolekust välja tulnud tegevustega.
Teie MOM- ja Action-üksused peaksid üldiselt sisaldama järgmist
- Kokkuvõte toimunud arutelust
- Saavutatud kokkulepped
- Valdkonnad, kus tekkisid lahkarvamused ja kus on vaja järelkohtumisi / arutelusid.
- Tegevusüksused
Tulles nüüd MOM-i ja Actioni teemade juurde, olen oma kogemuste põhjal näinud, et enamik osalejaid ei saa toiminguid selgelt tabada ja selle tulemusel neid ka ei rakendata. Selgitan seda näitega.
Eespool arutatud koosolekul saadetakse enamasti toimingute teemad niimoodi.
Tegevusüksused
- Luua müügistrateegia C-klientidele
- Toote x müümise teostatavuse kontrollimine
- Parandada müüki Kanpuris 10%
- Pidage järelkoosolekut, et arutada lõunasse jõudmise uut valmimist.
Ülaltoodud toimingud pole eriti tõhusad, kuna neil pole järgmist
- Meetme eest vastutava isiku nimi
- Tegevuse lõpuleviimise aeg.
Nii on parem viis tegevusüksuste esitamiseks
| Sr | Toiminguelement | Vastutus | Tähtaeg | Kommentaarid | |
| Esmane | Toetus | ||||
| 1 | Looge tõhus müügistrateegia C-klientidele, kes ei osta meie tooteid ja need tuleks järgmisel arutelukoosolekul arutada | Martin | Jinal | 10. oktoober | |
| 2 | Koostage Manhattani turul toote X toote testimise turundusplaan, mille põhjal saab kavandada kogu India tasandi turuletoomist | Rick | Jared | 15. oktoober | Peaks sisaldama ka kavandatava reklaami üksikasjalikku maksumust. |
| 3 | Ohio müügimeeskonda kutsutakse suurendama oma käivet novembris 10% | Hobert | Petricia | 30. nov | |
| 4 | Pange novembri keskpaigaks kokku järelkohtumine, et arutada tänase kohtumise toiminguid ja vaadata üle meie konkurentide lõunapiirkonna turundusstrateegia | Eric | 10. november Th | ||
Nagu ülaltoodud toimingute punktidest näete, on need toimingud tõenäoliselt suurema tõenäosusega lõpule viidud, kuna pole ebaselgust, kes kavatseb toimingu lõpule viia ja ajakava, mille jooksul koosolek tuleb lõpule viia.
Kui kokku võtta palju korralduslikku aega, pingutusi ja raha, kulutatakse koosolekutel ning seepärast on iga töötaja jaoks kohustuslik tagada koosolekute tõhusus.
Järgides mõnda ülalnimetatud lihtsat sammu, saate oma koosolekute kvaliteeti üsna palju parandada. Lisaks kontrollige kriitiliselt üle kõik teie osalevad kohtumised, et kontrollida, mis läks õigesti ja mis koosolekul valesti läks. See aitab kaugeltki tagada, et te saaksite meistriks tõhusate koosolekute pidamisel.
Loodan, et oleme õigustanud vastust küsimusele, kuidas korraldada tõhusaid kohtumisi?
Soovitatavad artiklid
Siin on mõned artiklid, mis aitavad teil tõhusate koosolekute kohta üksikasjalikumat teavet saada, nii et lihtsalt minge lingi kaudu
- Grupiarutelunõuanded
- Erinevad tõhusad suhtlusmeetodid (kasulik)
- 10 parimat ja tulemuslikku sammu loovamate töökavade koostamiseks
- 10 tõhusat sammu strateegilise planeerimise protsessis