Projektijuhtimise tehnikad - sissejuhatus
Kas soovite olla projektijuht? Või soovite olla parem projektijuht? Miks mitte parimat hüpata? Oma karjääri igal miilil on oluline kontrollida oma projektijuhtimise tehnikaid ja teadmiste taset ning pingutada selle nimel, et saada paremaks kui praegu. Projektis võimaluse saamine eeldab, et peate sellega hakkama saama. Teie projektijuhtimise tehnikaid tuleb kogu aeg lihvida. Nende projektijuhtimisoskuste kaudu suudavad projekti tõhusalt ja tulemuslikult juhtida ning omavad edukat projekti. Projektid on erineva kuju, suurusega ja põhjustavad töötamiseks erinevaid probleeme ning probleeme ja tingimusi. Projekti mahu laienedes suureneb projekti keerukus, andes projektijuhtidele võimaluse oma asjatundlikkuse ja laitmatu projektijuhtimise tehnika abil professionaalselt kõiki nüansse käsitleda.
Projektijuhilt oodatakse, et ta paneks üles oma parimad projektijuhtimisoskused ja juhiks projekti läbi. Sellest vähem on tee ääres luksumine, seega määratakse projektijuhi asjatundlikkus või kompetents. Projektijuhtimismeetodite artiklis käsitletakse tõhusa projektijuhi jaoks vajalikke 8 erinevat valdkonda. Projektijuhtimisvõtete enesehindamiseks ja järgmise tühimiku täitmiseks viige läbi järgmine viktoriin:
Proovime vett (projektijuhtimise tehnikad)
Siin on 20 küsimust, mille abil saate ennast hinnata. Need küsimused põhinevad projektijuhtimismeetoditel, mida tööstuses nõutakse, ja projektijuhina tahate kindlasti neid vallata. Enne suuliselt või paberilehele vastamist lugege kindlasti hoolikalt läbi küsimused. Hinga sügavalt sisse ja otsi seda!
Märkus . See ei ole võistluskatse ja on eneseteadvuse test, et mõõta oma taset projektijuhtimise tehnikatega.
Projektide integreerimine (projektijuhtimise tehnikad)
- Q1. Kas kirjeldate projekti alguses ametlikult, mis, miks, kes, kuidas ja millal ning dokumenteerite need üksikasjad projektihartas ja projektikavas?
- Q2. Projekt üksi on täis keerukust ja paljusid muutujaid, mis muutuvad kunagi nii sageli. Kas olete projektijuhina vooluga kaasas või hoiate paindlikkust isegi vältimatut planeerides?
Mida peate tegema : selleks, et kõik projekti osapooled saaksid aru projekti erinevate elementide funktsioonidest, on oluline anda projekti meeskonnaliikmetele ülevaade erinevatest elementidest, mis teevad koostööd pildi täitmiseks.
Suur pilt on teie projekti eesmärk või eesmärk; lahendatav probleem või rakendatav muudatus. Kõik elemendid, millest me rääkisime, peaksid lõpuks kokku viima, et projekti eesmärk ellu viia. Kõik võetud või rakendatud tuleks hoolikalt viia vastavusse ettevõtte eesmärkidega, mis seejärel järjendatakse projekti eesmärkidele.
Põhjalik projektiharta ja projektijuhtimiskava peaksid hõlmama projektijuhi ideed selle kohta, kuidas projekt saavutaks edukalt eesmärgi, millele see on ette nähtud. Need dokumendid sisaldaks projekti põhivajadusi ning projekti sidusrühmade ja liikmete poolt etendatud rolle ja vastutust, muutes erinevate olukordadega toimetuleku palju lihtsamaks. See võib olla suurepärane platvorm oma projektijuhtimisoskuste tutvustamiseks.
Selliste dokumentide ettevalmistamiseks lugege artikleid projektiharta ja projektijuhtimiskava kohta.
Kvaliteedijuhtimine - (projektijuhtimise tehnikad)
- Q3. Kas keskendute ainult spetsifikatsioonide õigeaegsele ja eelarvele edastamisele? Kas need projekti aspektid on teie kui projektijuhi jaoks kõige olulisemad?
- Q4. Kas kasutate klientide / sidusrühmade esitatud nõudeid kogu projekti vältel mõõdetud kvaliteedimeetmetena?
Mida peate tegema : kvaliteet on peamine väljund, mida kliendid ja sidusrühmad hoolitsevad ja ihaldavad. Kvaliteetne toode räägib soovitud protsesside ja etappide kohta soovitud tulemuste saamiseks palju. Aeg, maksumus ja ulatus kõik need kolmekordsed piirangud osutavad ja lähenevad väljundi kvaliteedile ning suurendavad pakutavate toodete või teenuste brändiväärtust. Teie projektijuhtimisoskused kvaliteedijuhtimisel mängivad siin üliolulist rolli ja võivad teie projektile tohutult kaasa aidata.
Olles toote peamine eelis, võib kvaliteet tuua kliente, kes paluvad rohkemat ja sidusrühmi, usaldada projektijuhti ja meeskonda. Spetsifikatsioonid ja vajadused tuleb projekti sponsoritega kohustuslikult arutada, kui neil on piirangut. Projektijuhina edu saavutamiseks on esmatähtis pidada läbirääkimisi ja lubada endale aru saada, millist kvaliteeti nende toodete tarbijad nõuavad.
Selleks tuleb enne projekti alustamist läbi viia üksikasjalik turu-ja tarbijauuring, et säilitada oma projekti klienditase ja mitte joosta sobimatu kvaliteeditaseme taha.
Reguleerimisala haldamine - (projektijuhtimise tehnikad)
- Q5. Kas teete projekti alguses hoolikalt projekti sponsoritega, et projekti käigus läbi viidavate konkreetsete tulemuste üle läbi rääkida ja kokku leppida?
- Q6. Kas määratlete konkreetselt vajadused ja ootused, mis sidusrühmadelt projektile tulenevad, ja kas analüüsite ja kasutate neid ootusi projekti ulatuse haldamiseks hoolikalt ja kasutate?
Mida peate tegema : projekti hoidmine määratletud piirides on projektijuhtide ülesanne sageli, kuna projekt võib hõlpsasti rakendusalast välja hiilida ja ringi liikuda. See võib drastiliselt mõjutada projektile määratud tähtaegu, eelarvet ja ressursse. Nendele asjaoludele vaatamiseks ja nende eest hoolitsemiseks on väga oluline, et projektijuhid määratleksid hoolikalt projektori perimeetri ehk teisisõnu projekti ulatuse, seades oma projektihalduskava esiplaanile. Seda tuleb teha projekti alguses juba koos projekti sponsorite sisseostuga ning selle ulatust määratleva tegevuse jaoks tuleb kokku leppida tulemused.
Projekti sidusrühmade meelespidamine ja piiratud alade tundmine on igale projektijuhile hea teadmine. Enne nii ulatuse määratluse ettevalmistamist tuleb hoolikalt uurida ja analüüsida nii sidusrühmade kui ka klientide ootusi ja nõudeid ning kogu projekti kestel peaks projektijuht suutma projekti hoida oma piirides.
Meeskonna juhtimine (projektijuhtimise tehnikad)
- Q7. Kas eelistate veeta aega koosolekusaalis ideede arendamisega, selle asemel, et teistele inimestele konverentsiruumis neid ideid selgitada?
- Q8. Kas arvate, et inimeste jälgimine pärast seda, kui nad on lubanud teile ülesande teha, on vajalik?
- Q9. Kas usute, et inimesed peaksid oma tööd tegema ise motiveeritud või on teil nende motivatsioonitaset mõjutada?
Mida peate tegema : meeskonnad moodustatakse rühmituse ühistest jõupingutustest, kellel kõigil on organisatsioonis erinevad funktsioonid ja mis on seatud eesmärgi saavutamiseks, mida ettevõte vajab. Sellise meeskonna toomine on oluline projektijuhtimise tehnika ja projektijuhi jaoks on hädavajalik, et töö saaks tehtud parimal võimalikul viisil. “Meeskonnatöö paneb unistuse tööle.” - see eriline tsitaat vastab alati oma ütlusele ja on olnud maa edukamate projektide juhtiv tegur.
Pannes üksikisikud meeskonnas vastutustundlikuks ja pühendunud eesmärgi saavutamisele, võib välja tuua mitmekesiseid ideid ja inspiratsiooni, mille külge sildistada. See tegevus mitte ainult ei aita projektil oma eesmärki täita, vaid parandab projektile antud mõtte kvaliteeti miljon korda.
Kuigi meeskond ei ole kunagi unistuste meeskond ega ainuüksi täiuslikkus, usaldab see kindlasti meeskonda. Kuigi iga meeskonna liige on erinev, peaks projektijuht edastama oma meeskonna liikmetele selged juhised antud ülesannete täitmiseks ootuste täitmiseks. Head projektijuhtimisvõtted näeksid, et seire peaks toimuma süsteemi kaudu, mitte töölaua taga.
Projektijuhtidel on meeskonna ees kohustus hoida meeskonna motivatsioonitase optimaalsel tasemel. Meeskonna tegevust saab edendada sageli. See võib tõsta motivatsioonitaset ja jääda iga liikme enda motivatsiooniks.
Inimeste juhtimine
- Q10. Projektimeeskonnad hajuvad hiljem, kui projekt on lõpule viidud. Kas muretsete projektijuhina meeskonnas iga individuaalse isiksuse pärast? Kuidas te oma meeskonnaliikmeid valite: tehniliste oskuste põhjal või tööväliste mõjude põhjal?
- Q11. Kas juhite nii nende individuaalseid kui ka kollektiivseid esinemisi projekti üldise hindamisprotsessi osana?
Mida peate tegema : meeskonna liikmed, kellega te meeskonnana koostööd teete, peab olema hea segu kõigist headest külgedest. Omades inimestevahelisi, tehnilisi oskusi ja silmatorkavaid projektijuhtimise tehnikaid, peab projektijuht olema efektiivne ka projektijuhtimise tehnikates, et tuua välja meeskonna kõik parimad ja mitte ainult vaadata neid kui ühte eesmärki püüdvat rühma.
Aidates oma meeskonna liikmeid kõrguste saavutamisel saadakse omakorda teie ja teie projekt oma haripunkti. Pidage kinni ootustest tulemuslikkuse osas ja laske ülesannete jaotused hästi koostada. Jälgige, kuidas teie meeskonna liikmed täidavad seatud ootusi ja kuidas saate aidata kaasa nende jaoks lati tõstmisele. Pideva tagasiside sessioonid ja pürgimuseesmärgid tuleb nendega arutada. See aitab neil lõhet ületada ja aitab teil saavutada oma projektiga tohutuid tulemusi.
Kulude juhtimine
- Q12. Kas kaalute projekti kulude arvestamise ja eelarveplaani väljatöötamisel erinevaid kulude alternatiive?
- Q13. Kas lisate kulude prognoosimisel eelarvesse lisapuhvreid, kui loodate jääda seatud piirmäära alla?
Mida peate tegema : kulude planeerimine on ettevõtete tuum, kuna need määravad sissetuleku ja saadava investeeringutasuvuse. Head projektijuhtimise tehnikad kutsuvad projektijuhte üles olema eriti ettevaatlikud ja valvsad, samal ajal projekti eelarvet ja aitab neil enne lõplikku vormistamist arvestada kõigi vajalike teguritega.
Eelarveid tuleks kavandada süstemaatiliselt ning need peaksid hõlmama täpset eelarvestamist, eelarvestamist ja rahaliste vahendite kontrollimist. Need on väga olulised, kuna otsused põhinevad kuluteguril. See, kuidas te oma projekti eelarvega hakkama saate, sõltub ettevõtte toimimisest. Projekti maksumuse koostamisel peate võtma arvesse kõiki erinevaid variante ja alternatiive, mis teie ette tulevad, ja lisama need lõplikku eelarvesse. Puhvrite lisamine võib mõnel juhul olla kasulik, kuid mõnel juhul ebatäpne. See on puhas otsustuskutse ja hõlmab kogemusi projektijuhtimise tehnikatega. See nõuab ka, et projektijuht arvestaks hämmastava prognoosimisnumbri ülespanemise tagajärgedega.
Ajakavahaldus
- Q14 . Kas suhtlete oma meeskonnaliikmetega rohkem kui sageli selle kohta, mida tuleb tähtajaks ära teha, ja eeldate, et nad teevad töö ära ja haldavad oma aega, et ülesanded ootuspäraselt lõpule viia?
- K15. Kui projekt jääb ajakavast maha, kas saate oma meeskonnaga kokku ja kehtestate meetmed, et asjad jälle õigele teele jõuda või alustate süüdimängu?
- Q16. Kas koostate oma meeskonnaliikmetele projektiülesannete jaoks ajagraafikud ja aitate neid teistega tulemuslikult kooskõlastada, et nende vajadusi täita?
Mida peate tegema : Nagu eespool jaotises Reguleerimisala haldamine mainitud, on ulatuse venitamine ja ajakava üsna hõlpsaks muutmine üsna lihtne. See võib viibida projektiga, nihutades ajakava tohutult. See võib kahjustada projekti kulusid ja ka ressursse ära kulutada.
Projektijuht, kes paneb proovile kogu oma projektihaldusmeetodi, peab olema selle stsenaariumi esirinnas ja määrama ülesannete vea veerised, samal ajal isegi suutma kasutada võimalusi hilinemiste katmiseks, tasandades lõpetatud ülesandeid. lühema aja jooksul. Projektijuhid peavad oma meeskonnaliikmetele täpsed ajakavad edastama ja võimaldama neil teada saada viivituste tagajärgi ja ettevõtte kulusid. Halvimal juhul, kui töö viib projekti eksiteele, on juhil kohustuslik istuda koos hilinemisest mõjutatud meeskonnaliikmetega ja leida lahendus asjade õigele teele jõudmiseks.
Enamik meeskonnaliikmeid on juhid, kellel on tehniline võimekus ja kes vajavad aeg-ajalt ja ajakava haldamiseks aeg-ajalt abi. Projektijuhid on ainus ja parim inimene, kes aitab neil oma ülesandeid kavandada ja lõikab kogu tegevuse õigeks ajaks paika.
Suhtlemisoskused
- Q17. Kuna projektijuhtimismeetodid nõuavad, kas hoiate kõiki projekti sidusrühmi projekti käigust kursis regulaarsete kohtumistega ja kõigi jõudluse ja oleku aruannete ning projekti dokumentide asjakohase levitamisega?
- Q18. Kas püüate parema selguse ja läbipaistvuse huvides esitada projektiinfot hõlpsasti kasutatavas ja hõlpsasti juurdepääsetavas vormingus?
Mida peate tegema : suhtlus on iga projektijuhi jaoks kõige olulisem projektihaldusprotsess. See on projektijuhtimisprotsess, mis toetab ja on seotud kõigi teiste artiklis nimetatud projektijuhtimise tehnikatega. Võimalus oma meetoditele ja viisidele selgust tuua võib tõsta teie projektijuhi tõhusust ja viia teid ideede ja motiivide üsna sujuva tutvustamise juurde.
Projekti sidusrühmad vajavad tavaliselt selgust projektiga toimuva osas ning vajavad kogu aeg esitletavaid andmeid ja teavet. Sellise teabe selgel ja kokkuvõtlikul edastamisel on vaja tundi. Projekti erinevad sidusrühmad vajavad erinevat suhtlemistaset ja projektijuht peab tagama, et see püsib nii.
Projekti juhtpaneelide loomine ning mitmesuguste projektihalduskavade ja -vahendite ning projektijuhtimismeetodite kasutamine võib olla väga kasulik, et säilitada hea suhtlemisvõimalusega koostöökeskkond. Tõhus suhtlus on projektijuhtimisprotsessi üks peamisi osi ja seda ei saa pehmelt öeldes eirata.
Kuidas skoorite? Millised projektijuhtimistehnika valdkonnad vajavad poleerimist? Või millised on teie jaoks täiesti uued valdkonnad? Hankige oma projektijuhtimisvõtetega üles ja laske inimestel pöörduda teie poole ja minna: „Vau! See on selline juht, kellena tahaksin olla! ”
Soovitatavad kursused
See on olnud projektijuhtimisvõtete juhend. Siin oleme arutanud 20 küsimuste komplekti, mis põhineb projektijuhtimisel ja mida projektijuhid nõuavad. Lisateabe saamiseks võite vaadata ka järgmisi projektijuhtimise tehnikate kursusi -
- Projekti meeskonna liikmed
- Projekti sidusrühmade juhtimine
- Projekti kvaliteedijuhtimine
- Projekti kommunikatsiooni juhtimine
- Projekti ajajuhtimine