Sisevõrgu funktsioonid töötajate suhtlemiseks

„Ettevõtte sisevõrgud tuleks üles ehitada jämedate sisesideprogrammide abil. Sisevõrgu saavutamine on umbes 60 protsenti kommunikatsioonist, 40 protsenti tehnoloogiast. ”Bob Cohen,

Sisevõrk on just nagu vihmavari, kust saab kogu vajaliku teabe ettevõtte ja igapäevase töö kohta. Seda nimetatakse suhtlusplatvormiks, kust saame armatuurlaua, mis näitab ettevõtte tegevuse ümber 360-kraadist vaadet. Täpsemalt, see on privaatne, turvaline veebivõrk, kus töötajad saavad luua sisu, osaleda teatavates kommunikatsiooniprotsessides, tegutseda meeskonnana, täita ülesandeid ja sündmusi ning üles ehitada organisatsioonikultuuri.

Seda tuntakse ettevõtte koduplatvormina, kus meeskonnad kogunevad, ehitavad olulise repertuaari, mitmeotstarbelise kommunikatsiooniseadme ja palju muud. Nagu sisekommunikatsioonivõrk, on ka sisevõrk suurem kui selle osade arv.

Sisevõrk on kõikehaarav kõik. Sisevõrgu ülesehitus peaks olema proportsionaalne töötajate vajaduste ja osalusega. See on levinud platvorm, mis aitab kaasa suhtlemisele (kahesuunaline), meeskonnatööle, teadmiste juhtimisele, sisu arendamisele ja jagamisele, suhtlusvõrgustikele, töötajate kaasamisele ja ajakava koostamisele.

Sisevõrgust võib kasu saada iga arenev ettevõte. Järgnevad kümme küsimust toimiksid kontrollpunktidena, mis lahendavad kõik probleemid ja aitavad sisevõrgu korrektsel rakendamisel.

Joonis 1: sisevõrgu disaini kontroll-punktid

Peame kaevama sisevõrgu eri funktsioonid sügavale.

  1. Sisevõrk asub suhtluse tuumas

Kolmel viisil aitab see organisatsiooni -

  1. Ülalt alla suunatud suhtlus, mis pole midagi muud kui juhtkonna ja töötajate vaheline suhtlus
  2. Töötajate tagasiside või töötajate ja juhtkonna vaheline suhtlus
  3. Meeskonna arutelu töötajatevahelise suhtluse vormis

Nüüd selgitab selle lühike esiletõstmine kogu asja.

  • Sisevõrk lõpetab peamised e-posti väljaanded

Igasuguste e-posti probleemidega saab hästi läbi mõeldud sisevõrgus hõlpsalt lahendada, kui unustate kedagi olulises e-posti aadressis hoida või kui jätate tähelepanuta olulise uuenduse, kuna e-kiri kadus meilide seerias või kui olete ummikus kõigi vastuste loendites. Sisevõrk võtab inimestega ühendust erinevatel viisidel ja sujuvamaks muudab vahetu suhtluse. Samal pjedestaalil saab hõlpsalt teha hulgaliselt asju: vestelda kolleegidega, luua kogukondi erinevatel teemadel, teha teadaandeid erinevatel ettevõtetega seotud teemadel, kirjutada ajaveebe, üles laadida artikleid ja luua teadmisi juhtpaneelil, mis on seotud ettevõtte menetlustega.

Allpool on esitatud mõni siseside statistika:

  1. Ainult 48% saadetud sisesuhtlusega meilidest avatakse
  2. Ja umbes 23% neist sidetest on tegelikult avatud

Niisiis, on selge, et tegelikult pole ettevõtte kommunikatsiooni suurt osa avatud. Kõigi sihtrühmas olevate adressaatide jaoks, kes suhtlust avavad, pole ilmselgelt hea e-kirjade saatmine.

  • Sisevõrgu abilised töötaja tagasiside kogumisel

Töötajate kaasatust hinnatakse töötajate nõuetekohase tagasiside abil. Saate hõlpsasti kvantifitseerida töötajate rahulolu, jälgida töötajate täienduste lünki ja mõnda teemat, millel oleks otsene mõju töötajate voolamisele.

Töötajate kaasamise tagasisideküsitlusi on tore läbi viia, kui neid ei tehta eri osakondades; enamasti viib uuringuid läbi kolmanda osapoole tööriist. Vastupidi, kui need uuringud tehakse sisevõrgus asuva sisseehitatud tööriista abil, saab hõlpsasti ettevõtte serverisse paigutatud õigeid andmeid tuua ja produktiivsuse suurendamiseks jagada erinevate osakondade ja meeskondade vahel. Samuti oleksid kõik töötajad sellest tööriistast teadlikud, kuna nad suhtlevad sellega iga päev. See suurendaks lõpuks suhtlemist töökohal ja seeläbi ka töötajate rahulolu.

Joonis: 2. Töötaja protsent, kes aktsepteerib suhtlemisprotsessi

Pessimism töökohal tõuseb üles alla kolme kommunikatsioonikeskse põhjuse tõttu:

  1. Juhtkond ei suuna 38% töötajaid korralikult ühise eesmärgi poole
  2. Üldiselt halb suhtlus 14%
  3. Regulaarsed muudatused, mida 12% ei tea

  1. Sisevõrk teeb koostööd

Töötajatega suhtlemise ja väljundi huvides on väga vaja ühist platvormi, kus kõik töötajad saaksid koguneda ühiseks otstarbeks. Enamasti muutub sama teade teistsuguseks, kui kõiki pole korralikult sünkroonitud. See oleks ebakindel, kui oleks vaja tsentraliseeritud asukohta, kust inimesed peaksid sisu koguma ja teisega ühendust võtma.

  • Sisevõrk loob platvormi, kus kõik saavad omavahel suhelda ja asju ajada

Enamikul juhtudel võite leida, et sisevõrk on varustatud nii, et saate luua oma kolleegidega ühenduse mõne meeskonna või projekti lehe kaudu. Töötajad saavad teha koostööd ja jagada vastastikust huvi pakkuvat sisu. Saate luua lehti õppeaine hostimiseks:

  • Projektid
  • Meeskonnad
  • Välised portaalid klientide kohta
  • Teadmuspangad
  • Töötajate sisseelamiseks
  • Kampaaniate turundus
  • Teenuse või toote tutvustus

Niisiis, teie sisevõrk kujundaks teie kommunikatsiooni, töökohti ja sisu mis tahes viisil vastavalt teie soovile muuta ettevõtte suhtlust paremaks.

  • Sisevõrgus on projektijuhtimist ja ülesannete haldamist lihtsustatud

Sisevõrk aitab seada ja hallata projekte ja ülesandeid samal pjedestaalil. See on platvorm sarnaste muude äritegevuste eest hoolitsemiseks. Sisevõrk aitab projekti meeskonnal projekti lõpule viia. Reaalajas saab hõlpsalt edusamme kontrollida, kõik probleemid lahendada ilma e-kirjade üleujutuseta ja jälgida lingitud arutelusid, et saada kohtumistest ja tarnetest põhjalikumat teavet.

Ja töökorraldus hoiab silma peal teie enda töö edenemisel, aitab teistele ülesandeid jaotada ja tagab projektiga seotud ülesannete täiusliku täitmise. Faile ja andmeid saab ühes ruumis kiiresti jagada, isegi panemata seda Dropboxi või muudesse jagatud reservidesse.

  • Sisevõrk teenindab sisemisi sidusrühmi

Sisevõrgu kaudu saab ühendada tavalise protsessi ja ühendada lahendusi erinevate osakondade vahel, sealhulgas personalivaldkond, turundus, IT jne. Vestlused, foorumid, avatud vestlusrajad ja isoleeritud sõnumid on mõned viisid, kuidas pioneerid aitavad teistel mis tahes probleemi lahendada. Allpool on mõned teenused, mida alustada:

  • Esitage organisatsioonide erinevad poliitikadokumendid
  • Ehitage teadmiste pank või sisemine viki
  • Kuulutage mitmesuguseid ettevõttekeskseid või osakondadevahelisi teatisi
  • Andke probleemide kiireks lahendamiseks võimalus koheseks vestluseks
  • Saate edastada samm-sammult videot

  1. Sisevõrk toimib teadmushaldusvahendina

Mõelge vaid olukorrale, kui otsite olulist faili mitmest asukohast, mida arvasite end olevat: Dropbox, Google Drive, One Drive, ettevõtte veebisait või teie sisemine server. Ja otsimine erinevates kohtades paneb lihtsalt pead keerutama ja te pole seda faili lõpuks leidnud. Niisiis võib sisevõrk aidata teil oma olulisi dokumente korrapäraselt säilitada.

  • Sisevõrk volitab teie dokumente alati integreerima

Failihaldus osana teadmiste haldusteenustest on viis, kuidas oma faili sisevõrgus oma parima eelise saamiseks üles laadida. Mõlemal juhul, kui laadime faili otse üles või paneme lingi, mis kannab kusagil turvaliselt üles laaditud dokumendi, aitame me endale ja teistele faili tulevikus üles leida, ilma et peaksime selleks aega raiskama. Saate dokumente konsolideerida soovitud viisil. Kui mõnikord pole kindel, kus hoidsite dokumente, tehke soovitud faili saamiseks lihtsalt erksat otsingut. Sisevõrku salvestatakse arvukalt dokumente:

  1. Võib üles ehitada teadmistehoidla, kuhu saab paigutada erinevaid dokumente, nt HR pardadokumendid, projektiga seotud fail jne.
  2. Faile saate hõlpsalt saata sisevõrgu ja vestluse kaudu; samuti arhiivitakse vestlusvestlus automaatselt, et saada täpsemat ajalugu
  • Sisevõrk suurendab tootlikkust

Mis tahes projekti edu ja ebaõnnestumine sõltub rohkem andmete ja failide korrektsest salvestamisest. See mitte ainult ei säästa aega ja mõjutab seega otseselt investeeringutasuvust, kuid vähendab ka pingeid ja pettumusi. Näiteks kui annate projekti lõpule viimise lõplikult ühendust, võite olla kindel, et valisite oma kliendi jaoks õige dokumendi. Uutele tisleritele pardafailide andmise korral saate hõlpsalt saata HR-lehe lingi, mis sisaldab neile mõeldud dokumente. McKinsey globaalse instituudi uuringu kohaselt saate tegelikult dokumentide otsimiseks kuluvat aega vähendada umbes 35%, vabastades seega 6% muude oluliste ülesannete jaoks kulutatavast ajast.

  • Sisevõrk loob alati reaalajas teadmistebaasi

Õige sisevõrgu kujundus aitab luua teadmistebaasi korduvalt paigutatud failide ja dokumentide dokumenteerimiseks, näiteks:

  1. Poliitika ja tavad
  2. Väärtuslikud materjalid
  3. Uudised ja edulood
  4. Olulised KKK-d
  5. Töötajate albumid
  6. Koolitusmaterjalid
  7. HR käsiraamat
  8. Infoleht
  9. Olulised kasulikke tööriistu ja faile sisaldavad lingid

Ja need pole veel kõik. Süsteemidesse on üles laaditud veel mõned üksused - foorumites esitatud küsimused, meeskonnavestlused ja kasutajatoes tõstatatud piletid. Kõiki neid saab üles laadida sisevõrku ja lisada teadmistebaasi, et saaksite aeg-ajalt erinevaid vajadusi kasutada. Samuti võiks olla vahekaart ideede nime järgi, mis kutsuvad üles avalikke ideesid. See tööriist ajendaks tegelikult mõtlemist erinevatel tasanditel.

  1. Sisevõrk pakub suhtlusvõrgustiku võimalust

Sisevõrk annab alati võimaluse praktiliselt suhelda erinevate osakondade eakaaslastega, vähendades nii tõkkeid ja silosid; töötajad saavad hõlpsalt üksteisega ühendust luua, jagada tagasisidet ühist huvi pakkuvatel teemadel ja õppida. Ja see parandab suhtlust ja teadmiste jagamist ettevõtte tasandil, erinevates meeskondades ja osakondades. Töötajad tutvuvad inimestega nii meeskonnas kui ka väljaspool. Juhid saavad alluvaid tundma õppida ja see rikub lõpuks kokkuleppeid ning koos võivad nad kasvada, avaldades sellega kaudset mõju tootlikkusele.

  • Sisevõrk loob sisemisi suhtluskanaleid

Isegi töölaualt lahkumata, helistades või e-kirju saamata saavad töötajad üksteisega ühendust võtta, andes tagasisidet vestlusradadel mis tahes konkreetse teema kohta. Seega inspireeriks ühendus geograafiliselt hajutatud meeskondadega meeskonnatööd.

  • Sisevõrgu abilised töötajate leidmisel ja tundmisel

Kuna meeskond on geograafiliselt hajutatud või keegi töötab kodust, pole võimatu kogu aeg oma töötajaid leida ja tundma õppida, isegi kui töötame koos nendega füüsiliselt või virtuaalselt. Sellistel juhtudel aitab sisevõrgus olev töötajate kataloog meil kontakti luua meie kavandatud eakaaslastega ja kogukonna saab üles ehitada. Saame teada oma meeskonna liikmete oskustest, tööajaloost ja õnnestumistest. Seetõttu saame nende probleemide lahendamisel aidata neid või soovitada teistel neid konkreetsete vajaduste korral järgida. Saate kaaslasi motiveerida, saates õnnitlusmärgi projekti õnnestumise korral või saatke aitäh aumärgi iga hästi tehtud töö eest.

  • Sisevõrgu kaudu saate luua, jagada ja avaldada mis tahes head sisu üle piiride ja osakondade

Sisevõrgu kaudu loovad inimesed sisu, jagavad teiste tarbitavaid avalikke postitusi ja kommenteerivad neid. Kasutajad kasutavad erinevaid ruume, kuhu uus sisu üles laaditakse, automaatne värskendus läheb kõigile, kes konkreetses postituses asuvad. Seejärel hakkavad nad seda sisu kasutama. Seega annab intranet kasutajatele võimaluse luua sisu, mida teised saaksid kasutada. Järgmine sisu laaditakse tavaliselt sisevõrku üles:

  1. Blogid ja uued suundumused tööstuses
  2. Uued oskused teistele järgimiseks
  3. Suur meeskondlik võit
  4. Uus lansseerimine
  5. Uus strateegia või protsess
  6. Lahedad fotod ja videod

  1. Töötajate kaasamise ja kasvu keskus: kaotage töötajate pettumus

Igal organisatsiooni liikumisel nähakse töötajate kaasatust kui alumist rida. Töötajate kaasamise kaudu tõstetakse tootlikkust ja töötajaid motiveeritakse. See mõjutab positiivselt klientide rahulolu ja töötajate moraali.

Töötajate töövõtu statistika

  • Del Carnegie Training uuring näitab, et ligi 71% suurte ettevõtete töötajatest ei ole hõivatud
  • Teises Gallup Researchi uuringus on töötajate vallandamine umbes 18%, kahjustades seega üldist tootlikkust

Kaasatud töötajad toetavad lojaalselt ettevõtteid, kus nad töötavad. Nad mainivad uhkusega klientidele ettevõtte toodet või teenust. Nad loovad ühiselt teadmisi teiste hüvanguks ja aitavad teistel oma eesmärke saavutada. Seevastu koormaks on koondatud töötajad. Need kahjustavad ettevõtte mainet ja tekitavad muu hulgas rahulolematust ning mõjutavad viirust tootlikkusele. Selles olukorras aitaks sisevõrk tegelikult töötada välja töötajate kaasamise kavasid, võimaldades neil kasutada ressursse ja tööriistu ning koolitades neid karjäärivõimaluste loomiseks nende väljapakutud valdkondades. Neil oleks rohkem otsustada oma karjääri üle.

  • Sisevõrk seob töötajaid ettevõtte missiooni, visiooni ja väärtustega

Tihti mõtleme sellele, kas iga töötaja on viidud vastavusse ettevõtte missiooni, visiooni ja väärtustega! Ja kas nad on sellega korralikult joondatud ja emotsionaalselt seotud? TINYpulse uuringus 40000 töötaja kohta tehtud uuring näitab, et ainult 40% on sellest teadlikud. Töötajate kaasamise protsess on kõigile töötajatele juurdepääsu andmine, et end emotsionaalselt siduda ettevõtte missiooni, visiooni ja väärtustega. Sisevõrk annab kõigile selle juurdepääsu keskses asukohas. Erinevates vormingutes ja segmentides saate oma töötajateni jõuda ja neid mitmekülgselt tugevdada: brändide reklaamimiseks ajaveebide, arutelude, artiklite, videote ja isikupärastatud lehe kaudu.

  • Sisevõrk loob töötajatele arenguvõimalused

Töötajad oleksid rahulolevamad, kui neil oleks piisavalt võimalusi end arendada. Ettevõte saab luua töötajatele erinevaid karjäärikasvu plaane, vähendades sellega kurnatust. Ja lihtsalt vähendades lünki nende kasvu jaoks vajalike ressursside ja nende eesmärkide vahel, saab ettevõte sujuvamat ühtlustada. Sisevõrk teeb seda ideaalset tööd töötajate kasvuprogrammide toetamisel ja jälgimisel järgmisel viisil:

  1. Koolitusmaterjalide ja parimate tavade konsolideerimine
  2. Töötajate tagasiside kogumine programmide parendamiseks
  3. Ettevõttekultuuri edastamine kõigile
  4. Iga töötaja edusammude jälgimine
  5. Võimaldades ühel neist kunagi oma arengut jälgida
  • Sisevõrk loob arengukavade ja ainulaadsete ideede kaudu viirusliku ühenduse kõigi inimestega

Kui tegemist on suhtlusega, mis suunatakse töötajatele e-posti teel, siis on tõenäoline, et need e-kirjad võivad kaduda postkastidesse või inimesed ei pruugi neid e-kirju avada. See on igal pool väga tavaline. Töötaja võib puududa olulisest suhtlusest, mis talle saadetakse tema isiklike arengute kohta. Mõnikord võib see muuta nad end väljajäetuteks või tähtsusetuks.

Sisevõrk annab töötajatele juurdepääsu alati kõige olulisematele uuendustele, olulistele värskendustele, igale väljavaatele ja igale plaanimuudatusele. Teave võib olla avalik või spetsiaalselt kohandatud õigetele inimestele; osana kahekordsest suhtlusest võidakse neile saata meilisõnum. Samal ajal saavad nad jagada oma ainulaadseid ideesid viirusruumis ja teised selles ruumis saavad sellele infole juurde pääseda ja kommentaare postitada. Seega areneb hea suhtlusniit, mis viib kõigi jaoks edukateni. Inimesed, kes ei pruugi avalikus arutelus osaleda, saavad ka ise sellistes veebiaruteludes osaleda.

Sisevõrk annab töötajatele ka võimaluse kasutada oma rolle ja karjääri:

  1. Oma projektid ja sarnased olulised ülesanded
  2. Jagage loomingulisi ideid
  3. Kasutage võimalusi
  4. Jälgige nende eesmärkide arengut
  5. Nõustage protsessi kulgu
  6. Vaadake lisaharjutusi ja haridust
  7. Hoidke silma peal sellel, mida teised meeskonnad väljaspool ja väljaspool teevad

Steve Roesler, väljapakutud kommunikatsioonistrateeg, tõi välja kümme olulist küsimust, mis aitaksid töötajaid tööle kaasata. Need kontrollnimekirjad on tõhusad sisevõrgu probleemidele lihtsate lahenduste sõnastamisel:

  1. Sisevõrk toimib sõiduplaani koostamise tööriistana

Sisevõrk teeb kõigile hõlpsaks koosolekute, sündmuste ja kohtumiste kavandamise ja jälgimise. Sellest erakordsetest võimalustest saavad kasu kõik töötajad.

  • Töötajate osalemist inspireerivate kohtumiste lihtne planeerimine

Inimestel võib oma kaasamiste kavandamiseks olla mitu tööriista, kuid need on ebaefektiivsed, kuna see oleks aeganõudev protsess. See teostatavus tagab töötajate hea osaluse. Koosolekute või ürituste kohta saate töötajatele meilisõnumeid saata, kuid see protsess on tülikas. E-kirjad võivad kaduda postkasti või võivad olulised inimesed vahele jääda. Lihtsaim ja nutikam viis on ajastada ettevõtte sisevõrgus jagatud kalender ja saada kiire ülevaade kõigi mugavustest. Nii saab planeerida koosoleku toimumise aja.

  • Atraktiivsete ürituste loomine

Lisaks aja ja kalendrite määramisele on sündmuste kohta veel mõndagi teavet, mis muudavad üritused huvitavaks ja populaarseks.

  1. Täielik teave sündmuse kohta
  2. Üritusega seotud fotod ja videod, et muuta see köitvamaks. Varsti pärast sündmuse lõppu saab fotode ja videotega ühtlast värskendust
  3. Ürituste üksikasjalik teekaart
  4. Teave söögikohtade, kaupluste ja muude märkimist väärivate kohtade kohta

Järeldus

Nõuetekohane sisevõrgu kujundus on alati tõhusa sisekommunikatsiooni samm. See annab inimestele alati eelise suhelda kolleegidega kõigil jagatud teemadel ja annab lõputult kasulikke võimalusi. Oleme näinud, et inimesed saavad laialdase juurdepääsu sisevõrgu õigele kasutamisele, et suurendada platvormi massilist tõhusust. See on platvorm, kus nad saavad ükskõik mida hankida ja otsida, luua, jagada, õppida ja teisi motiveerida, mis omakorda suurendavad töö efektiivsust, mõjutades otseselt investeeringutasuvust. See pole õige, kui öelda negatiivset asja, kuid alati võib öelda, et korralik sisevõrgu kujundus on alati pool tööd, mis on tehtud, kuna tegemist on õigete kahesuunaliste suhtluskanalitega.

Kategooria:

Ettevõtluse arendamine