Projektijuhtimine on võlunud meie tööelu sellisel viisil, et sellest on saanud iga ettevõtte ja kontori / organisatsiooni norm. See etapp, mille jooksul teie tööd süstemaatiliselt läbi viidi ja projekti tükke korraldati, et saavutada ettevõtte ühine eesmärk või eesmärk, oli see, mis juhtis edukaid projekte ja uuenduslikke, nüüdisaegseid muudatusi ning muudatuste juhtimise süsteeme. Projektijuhtimismeetoditega arenesid välja projektijuhtimise lähenemisviisid ning need lähenemised arenesid ja kasvasid globaalsete ettevõtete pidevalt muutuvatesse külgedesse.
Kuna industrialiseerimine hüppeliselt kasvas, tekkis lõhe selles, kuidas vaatasime projektijuhtimise lähenemisviise ja kuidas see äri mõjutaks. Töö, mis oli vajalik kiiremaks, paremaks ja täpsemaks saamiseks kui kunagi varem. Just see sündis meile kui projektijuhtimise uuele küljele. Vanemaid lähenemisi või rohkem pärandsüsteeme hakati nimetama traditsiooniliseks projektijuhtimiseks ning uut, elavat ja intuitiivsemat lähenemist hakati tundma dünaamilise projektihalduse nime all.
Selles artiklis vaatleme, kuidas saame neid projektijuhtimise kahte etappi eristada ja kuidas saame aidata teil otsustada, milliseid neist lähenemisviisidest teie ettevõte vajab hästi õlitatud masina toimimiseks. Me jagame traditsioonilise projektijuhtimise versus dünaamilise projektijuhtimise kuue punkti alusel ja näeme, kuidas nad nendel tingimustel hakkama saavad.
Traditsiooniline projektijuhtimine
Traditsioonilisest juhtimisest rääkides vaatame projektijuhtimise lähenemisviisi väga piiratud ja jäika vormi. See lähenemisviis oli projektijuhtimise algus planeedil Maa ja eeldas, et projekti ulatus ja eesmärgid püsivad kogu projekti elutsükli vältel muutumatuna. Algatus ja planeerimine kavandati siis vastavalt sellele mõttekäigule. Jaotused tehti ja toode kavandati kahemõõtmelise kujundusega ilma igasuguste muudatusteta või isegi kaalumata variatsiooni võimalust.
Kuna projektiplaanide ja ajakavade muutuste ning muudatuste tegemiseks ei jäänud absoluutselt varu, olid edumarginaalid nukrad ja mitte eriti julgustavad. Traditsiooniline projektijuhtimine määratleks ajakavad ja ressursid eeldusel, et projekti ajal ei muutu midagi ja kava järgitakse kogu aeg. Projekti elutsükkel nägi välja järgmine:
- Projekti algatamine
- Projekti planeerimine
- Projekti teostamine
- Projekti seire ja kontroll
- Projekti lõpetamine
Projekti elutsüklit järgitaks järjestikuses järjekorras ja üks etapp järgneks teisele, see tähendab, et alles siis, kui projekti kavandamine on lõpule viidud, nihkub kogu projekt projekti täitmisele.
-
Muutused kavas
Nagu eespool mainitud, on traditsioonilisel projektijuhtimisel väga jäik väljavaade kogu meie loodud projektijuhtimisruumile, mille eesmärk on muuta või liikuda seatud eesmärgi poole. Eeldusel, et kõik jääb just selliseks, nagu on, ei ole pärast projekti algatamist koostatud kavas paindlikkust.
Kui muudatuste jaoks on vähem ruumi, isegi kui projekti elluviimise faasis või plaani kujundamise faasis on ees väikesed muudatused, on vaja, et projektijuht kogu plaani nullist uuesti koostaks, pidades silmas toimunud muutust.
Nagu me nüüd teame, on projekti käigus võimalik palju muudatusi. Terve plaani ümbersõnastamine ja ümberprojekteerimine ei oleks skaleeritav ja see maksaks organisatsioonile aega, ressursse, eelarve inflatsiooni ja pingutusi.
-
Rollid ja vastutused
Traditsioonilises projektijuhtimises käsitleme keskset tegelast, kes hoolitseb kogu projekti toimimise eest. See isik on projektijuht. Peaminister vaatab läbi kõik projekti läbimise etapid ja vastutab selle sujuva toimimise eest.
Projekti pakutava dünaamikaga langeb ka plaani ajakohastamise vastutus peaministri kätte, koormates sellega üksikut isikut projekti juhtimiseks ja õigele teele suunamiseks. Selle haldamine võib olla üsna keeruline ülesanne.
-
Tootlikkus ja jõudlus
Suurt tähelepanu on pööratud ajakavast ja ajakavast kinnipidamisele, kuna seal on nüüd peaministrile karm karistus, kui projekti kavas on isegi väike muudatus. See ühepoolne kiindumus projekti ajakavasse häirib projekti töövoogu ja töö jääb niikuinii maha.
Arvestades tegelikku tööd, mis toimub, on olnud ka palju juhtumeid, kus ajapikku püsimiseks seati ohtu kvaliteet. Ajaskaaladele jõudmisel oli alati kiiret tõuget ja ei olnud hetkegi, et hingata ja mõelda sellele, mida tööprojekti meeskonna liikmed teevad.
-
Riskijuhtimine
Kuigi suurem osa meeskonna ja projektijuhi koondumisest toimub tähtaegadel, pöörates meeskond riskide juhtimisele ja riskide ennetamisele ebapiisavat tähelepanu, reageeriks meeskond pigem riskidele kui reageeriks neile.
Kui reageeritakse tekkivatele riskidele, teate, et te ei pööra üldse riskidele tähelepanu, kuna eeldate, et muutusi ei toimu ja projekt kulgeb ajakava kohaselt. Kuna projekti ajal toimub tuletõrje, olete sunnitud minema teelt välja ja siis toimub jälle plaani ümbersõnastamise tsükkel.
-
Töö prioriteetide seadmine
Töö prioritiseerimine võib projekti menetluse ajal tõsiselt tabada ning traditsioonilise projektijuhtimise raames, kus volitused on tsentraliseeritud, on võimalus, et meeskonna liikmed ei tea töö õiget prioriteeti. See võib põhjustada, et nad töötavad valel ajal valesti.
Projektijuht on plaanidest tavaliselt liiga hõivatud ja toimuvad muudatused, mille korral meeskond jäetakse ilma tähtsuse määramise organist, mis aitaks neil vastavalt vajadusele tööd teha.
-
Ajajooned
Nõrkade ajakavadega oli traditsiooniline projektijuhtimine kõige haavatavamas otsas ja nüüd on teada, miks see protsesside algeline seadistamine oli just projektijuhtimise dünaamilise vormi eelkäija.
Traditsioonilise projektijuhtimisega seotud ajakavadel ja tähtaegadel on palju välist mõju. Kuna kliendid ja kliendid dikteerivad tähtaegu, puudub praktiline ülevaade töö ja selle tööks vajaliku aja hindamisest.
Dünaamiline projektijuhtimine
Vastupidiselt traditsioonilisele projektijuhtimisele tegeleb dünaamilise projektijuhtimisega loodud keskkond kõigi endise keskkonna tõstatatud probleemidega. Seda tüüpi projektijuhtimine saab suurepäraselt hakkama projektide dünaamilise olemusega, kuna see loob paindliku raamistiku, mis hõlmab projektiplaanide ja eesmärkide pidevalt muutuvaid aastaaegu. Dünaamilises projektijuhtimiskeskkonnas kasutatakse siin projekti jagamist ise jätkusuutlikeks üksusteks, millel pole palju sõltuvaid tegureid.
Tarkvaraarendusprojekti silmas pidades on teil olnud mitmesuguseid nõudeid, mis on äärmiselt kõikuvad ja mille iga sammuga kaasnevad suured või väikesed muudatused. Enamasti põhinevad need kavad hüpoteesil, mis võib-olla ei pruugi vastata projekti sisestele sündmustele. Selliste stsenaariumide puhul on väga ebapraktiline järgida traditsioonilist projektijuhtimise lähenemisviisi ja seetõttu tulid projektijuhtimise eksperdid vajaduse järele uue ja paindliku lähenemisviisi järele.
Dünaamiline projektijuhtimine või Agiilne projektijuhtimine oli just lähenemisviis, mis oli vajalik ebaõnnestunud projektide jinxi murdmiseks, mis tulenes traditsioonilise projektijuhtimise lähenemisviisi jäikusest. Kuna projektijuhtimise lähenemisviis oli väga iteratiivne, läks dünaamiline projektijuhtimine järkjärguliseks. Kõigi heade asjade hulgas on projekti aspekte, mida tuleb palli veerema saamiseks hoolikalt uurida. Nemad on:
- Projekti pakutav väärtus peaks olema selge
- Projekti toimimise kontrollimiseks peaksid kliendid aktiivselt osalema
- Visuaalset ja graafilist dokumentatsiooni tuleks lubada ja julgustada
- Meeskonna koostöö peaks olema projekti teostamisel autoriteetne tegelane
Arendustsüklid on ehitusplokid, mis võimaldavad projekti pidevat hindamist ning raamistik võimaldab pidevat tagasisidet ja kohapeal täiustamist. Dünaamiline projektijuhtimine, mille selgroog on pidev täiustamine, on kindlasti edasiminek. Planeerimine muutub paindlikumaks ja seda tuleb pardal palju arvestada ja ette näha.
-
Muutused kavas
Uusimate tehnoloogiate abil, mis võtavad üle dünaamilise projektijuhtimise lähenemisviisi, loodavad peaministrid projektihaldustarkvara tööriistadele, mis aitavad neil erinevates plaanides muudatusi teha ning projekti tutvustamise ja elluviimise etapis tutvustatakse erinevaid võimalusi. Need tööriistad vastavad dünaamilisele projektijuhtimise lähenemisviisile viisil, mis tekitab kavas muudatuste tegemisel PM-le väga vähe stressi.
Need tööriistad võimaldavad peaministritel lisada muudatused kavasse automaatselt, kuna juba arvestatakse erinevaid olukordi ja võimalike muudatuste osas on kokku lepitud situatsiooniplaanid. Tööriist võtab muudatuse kohe ümber ja muudab plaani ümber nii, et kogu kava ei nihkuks, vaid võtaks vastu tekkinud anomaalia.
-
Rollid ja vastutused
Projektiplaani muudatuste automaatse kohandamisega ei pea meeskonnaliikmed tellimuste ja päeva töö jaoks lootma ühele tsentraliseeritud asutusele. Meeskonna liikmed saavad ise aidata päeva kavandamisel ja tähtsuse seadmisel töö voolavuse ajal.
Dünaamiline projektijuhtimine oleks võimalik ainult siis, kui projekti kaasa aidanud töötajad oleksid väga osavad ja suudaksid meeskonnas suurepäraselt töötada. Meeskonna koostöö on dünaamilises projektijuhtimisruumis äärmiselt oluline ja moodustab võtmekomponendi, mis juhib selle dünaamilise raamistiku suuremate eduvõimaluste juurde.
-
Tootlikkus ja jõudlus
Projektihalduse tööriist haldab nüüd kõiki plaani ja selle ajakavasid automaatselt ning nende järgimiseks ei pea olema pühendatud silmi. Sellega saavad meeskond ja peaminister keskenduda ainult lõpetatavale tööle ja hooldatavatele iteratsioonidele. Rohkem aega võimaldab rohkem loovust ja innovaatilisust ning aitab meeskonnaliikmetel alati mõelda võimaliku takistuse eest.
-
Riskijuhtimine
Erinevalt tavapärasest projektijuhtimisest, kus reageeriti ilmnenud riskidele rohkem, otsite dünaamilises projektijuhtimises võimalusi, kuidas reageerida teie ette jõudnud riskidele. Projekti kavandamise etapis viiakse läbi riskijuhtimine ning riskide prognoosimine ja prognoosimine. Selle prognoosimise käigus määrati iga ohu jaoks ka tegevuskavad. Need tegevuskavad on inkorporeeritud projekti kavasse ja kui peaks tekkima riske, siis ennetav meetod töötab juba kasutusele võetud viisil.
Kui riske hoitakse ära, saavad projekt ja selle meeskonna liikmed kasutada ülejäänud aega võimalusena projekti ajakava ette tõmmata.
-
Töö prioriteetide seadmine
Siin teavad kõik projektimeeskonna liikmed, mida on vaja teha, ja prioriteedid on juba järjestatud. Tänu süsteemi läbipaistvusele ja prioriteetide seadmise selgusele hoolitseb dünaamiline projektijuhtimine plaanides või ülesannete prioriteetides muudatuste eest. Need kajastuvad kohe projekti plaanides.
-
Ajajooned
Usaldusväärse ajakava ja paindliku lähenemisviisi korral ei ole ajakava ja projekti lõppkuupäev ega verstapostid projekti algusesse pandud, vaid pigem arenevad projekti arenedes aja jooksul. Kui dünaamiline projektijuhtimine toimub tõhusalt, on eelarve, aja ja vaeva saavutamiseks suur võimalus edu saavutamiseks ja kokkuhoiuks.
See tähendaks, et areneva plaani korral on teie tähtajad alati täpsed ja projekti lõppkuupäev põhineb tegelikul, mitte varakult tehtud prognoosil.
Järeldus
Traditsiooniline projektijuhtimine oli projektijuhtimise algus ja selle panus projektide juhtimisse tänapäeval on alati hea meel. Mitte, et see artikkel muudaks traditsioonilise projektijuhtimise vananenud projektijuhtimise lähenemisviisiks, vaid see lihtsalt seob traditsioonilise uue ajastu dünaamikaga. Traditsioonilist projektihaldust kasutatakse endiselt mõnes tööstuses, kus on kõigele fikseeritud ajagraafikud ja tööde lineaarseks töötlemiseks.
Võrdlus paneb selles võistluses kindla ja ilmse juhtimise dünaamilisele projektijuhtimisele. Kuna ajad muutuvad ja reformitakse pidevalt tööstussektoris, saame kindlasti oma tööga paremaks ja areneme inimkonna jaoks veelgi kaugemale.
Soovitatavad artiklid
- Projektijuhtimise tehnikad - 20 kasulikku
- 7 parimat kasulikku tõhusat sammu projekti meeskonna liikmete õige komplekti valimiseks
- CRM vs PM tarkvara
- Projektijuhtimise intervjuu