Andmebaasi loomine Microsoft Accessi abil - Microsoft Access on moodne tarkvararakendus, mis on komplekteeritud Microsoft Office Professional Suite'iga. Selle lihtsa andmebaasi tööriista abil saame kindlasti õppida oma tööd ja oma elu paremini korraldama!

Miks kasutada Microsoft Accessi?

Enamik inimesi küsib meilt: “Miks ma vajan mõnda väljamõeldud andmebaasi tarkvara? Excel töötab minu mitmekesiste vajaduste jaoks piisavalt kenasti. ”

Siin on teile hea meel öelda, et Access pole "väljamõeldud" andmebaas. See on lihtne, võimas ja võib säästa palju aega ja korduvaid pingutusi ka siis, kui saate oma andmetest parimat. Tegelikult leiate, et saate Exceli lehti kombineerides hästi korraldatud Accessi andmebaasiga oma andmetest palju rohkem teada saada.

Microsoft Access

  • On relatsioonandmebaasi tööriist . See tähendab, et kõik andmed on jaotatud (seotud) tabelitesse. Võite seda tööriista kasutada oma igakuiste kulude eelarvestamiseks, raamatukogu kataloogi korrastamiseks või keeruka aadressiraamatu pidamiseks; võti seisneb teie andmete struktureerimises lihtsateks, mitte ülearusteks tabeliteks, mida saab omavahel siduda.
  • “Mäletab” teie andmeid. Erinevalt Excelist töötab see ka õmblusteta mälupangana, mis salvestab ja jätab teie andmed meelde, nii et saate neid hõlpsalt edaspidiseks kasutamiseks hankida. Näiteks olete igakuiste kulude jaoks salvestanud mitu Exceli lehte. Kuid kui soovite neid lehti ühendada ja neid koos uurida, peate kasutama spetsiaalseid (ja mõnikord ka tülikaid) Exceli funktsioone, nagu diagrammid, armatuurlauad jne. Accessis on see sujuv.
  • Teeb keerukad andmeoperatsioonid vaevata. Access pakub kõiki põhitoiminguid, mida Excel teeb, näiteks sortimist, arvutusi, filtreid jne. Lisaks võimaldab see erikriteeriumide alusel ka tabelite andmeid (nt Exceli lehtedega liitumist) liita või neist välja jätta . Ja hea uudis on see, et Accessis on see kõik vaevatu!

Selles artiklis juhendame teid oma esimese töötava andmebaasi loomiseks 6 lihtsa sammu abil.

  1. Korraldage oma andmed struktureeritud tabeliteks.

Kui kavatsete kasutada andmebaasi Access, on tõenäoline, et teil on juba loodud tabelistruktuuride kohta aus idee. Mõelge sellele kui olulisele ettevalmistavale etapile, kuna Accessi rakenduse edukust otsustab teie tabelite struktuur.

Mõned küsimused, mis aitavad teil seda õigust saada, hõlmavad järgmist:

  • Milliseid andmeid teil on? Ärikirjed, isiklikud failid, andmed, mis toetavad teie kultuurilist ühiskonda? Ideaalis sisaldab iga tüüp oma andmebaasi.
  • Mis on teie andmete hulgas ühist? Kas saate jagada selle ühise teguri põhjal eraldi tabeliteks? Nt: tulud, kulud, aadressiloend jne.
  • Mis on unikaalne igas tabelis? Mida saate kasutada iga tabeli ühe andmerea tuvastamiseks? Nt: nimi, ID jne. See on peamine võti ja võib olla üks või mitu veergu . (Ärge muretsege, kui te ei leia midagi ainulaadset, kuna Access võib esmase võtme automaatselt genereerida.)
  • Millised on ühendavad lingid tabelite vahel? Need on potentsiaalsed võõrvõtmed (sellest saate lisateavet allpool).

Soovitame teil oma laua struktuuri paberkandjal ligikaudne mustand koostada. Ärge muretsege täiuslikkuse pärast; teie tabelid arenevad, kui töötate Accessiga ja omandate selle üle meisterlikkuse. Kui olete valmis, käivitage Microsoft Access, valige File -> New -> “Tühi andmebaas” ja klõpsake klahvi “Loo”, et käivitada oma esimene Microsoft Accessi andmebaas!

Vihje: valige sobiv nimi, mis kajastaks teie andmebaasi tüüpi; see kõlab palju paremini kui lihtsalt nimetada seda “Minu esimeseks andmebaasiks”!

  1. Looge tabelid

Kui olete oma esimese andmebaasi edukalt käivitanud ja loonud, avab Access tabelite loomiseks vaate „Tabeli tööriistad”, sest tegelikult on Access seotud kõigi tabelitega!

Siin loome lihtsa eelarverakenduse, milles on 3 tabelit: püsikulud, kuu sissetulek ja igakuised kulud. Sinisega esiletõstetud veerud on ainulaadsed ja neid saab seetõttu kasutada peamise võtmena. (Pange tähele, et kui rohkem kui üks veerg on siniselt esile tõstetud, on kombinatsioon koos unikaalne.)

Regulaarsete kulude tabeli lisamiseks kasutage parempoolset sakki.

  • Esimese veeru (ID) genereerib Access automaatselt ja see on vaikimisi primaarvõti. (Saame seda hiljem muuta.)
  • Järgmise veeru nime sisestamiseks klõpsake nuppu “Lisamiseks klõpsake”. Teile antakse veeru tüübi valik (rippmenüüst). Valige Tekst ja sisestage “Kulu nimi”.
  • Jällegi klõpsake järgmise veeru lisamiseks, valige Tekst ja sisestage tüüp.
  • Jällegi klõpsake järgmise veeru lisamiseks, valige Number ja sisestage “Summa”.
  • Lõpuks salvestage oma vastvalminud tabel (kasutades juhtklahvi + “S” klahve). Kui küsitakse nime, tippige “Regulaarsed kulud”.

Ja seal, värskelt loodud, on teie enda esimene Microsoft Accessi tabel. Hurraa!

Vahekaardil CREATE kasutage Loo -> tabelit ja järgige ülaltoodud samme, et samamoodi luua tabelid „Kuutulu“ ja „Kuukulud“.

Soovitatavad kursused

  • Professionaalne VBA makrokursus
  • VBA ja makrode koolituskursus
  • Excel 2007 modelleerimise põhikoolitus

  1. Sisestage andmed tabelitesse

Selles etapis sisestame andmed tabelitesse käsitsi. Kuid võtke arvesse, et Access pakub mitmeid muid vaevata viise andmete tabelitesse importimiseks (Exceli lehelt, tekstifailina jne).

Siinkohal peame mainima, et Access võidab andmete valideerimisel Exceli üle, kui tabelid on õigesti kujundatud. Lauakujunduse asjakohasuse mõistmiseks lisame lihtsalt tabelisse „Regulaarsed kulud“ andmed ja uurime väljakutseid.

Siin on andmed, mida kavatseme oma tabelitesse lisada:

Tabeli andmete lisamiseks / kustutamiseks / muutmiseks on kõige parem kasutada andmelehe vaadet. See avaneb igal ajal, kui teete vasakul vahekaardil tabeli nimel topeltklõpsu. Sellele pääsete juurde ka vahekaardil DISAIN -> Vaade -> Kujundusvaade. Kui olete selles vaates, valige vasakpoolsel vahekaardil tabel, millega töötate (“Regulaarsed kulud”). Parempoolsel vahekaardil

  • Klõpsake teisel veerul (kulu nimi) ja sisestage „Üür”.
  • Klõpsake kolmandal veerul (tüüp) ja tippige „Fikseeritud”.
  • Klõpsake neljandal veerul (summa) ja sisestage “2000”.
  • Esimene rida on täidetud. Korda ülejäänud ridade korral.
  • Korda sama tabelites „Sissetulek” ja „Kuukulud”.

Kas märkasite, kuidas Access sorteerib andmed automaatselt suurenevas järjekorras? Kui soovite seda muuta, saate paremklõpsake väljal Kogus ja muuta sortimisjärjestust.

Nagu olete kindlasti märganud, genereerib Access automaatselt esimesele veerule (ID) kordumatu numbri, kuna seda käsitatakse vaikimisi peamise võtmena. See on veerg, mida tavaliselt kasutatakse tabelist ainulaadsete andmeridade hankimiseks.

Kuid seda väärtust võib meil olla keeruline meeles pidada, kuna sellel pole meie andmete suhtes tähtsust . Samuti oleme juba oma ainulaadsed primaarvõtmed tuvastanud ja peaksime selle tabeli kujunduses kajastama. Järgmine samm näitab teile, kuidas laud ümber kujundada, et selle eest hoolitseda.

  1. (Re) kujundage oma lauad

Kui olete oma tabelid loonud, panustame, et olete uudishimulik, kas näete, kas need on korras. Tegelikult on oluline seda teha, et saaksite lisada kõik andmete valideerimise ja täpsuse täiendavad reeglid. Seda saate kontrollida „Kujundusvaates“.

Paindlikumale juurdepääsuvaatele on hõlpsasti juurde pääseda vahekaardi DISAIN -> Vaade -> Kujundusvaade abil. (Teise võimalusena võite klõpsata tabeli nimele vasakus servas ja valida “Kujundusvaade”.)

Kui uurite tabelit „Regulaarsed kulud” (ülaltoodud ekraanipilt), leiate kindlasti mõned vastuolud. Parandame selle järgmiselt:

  • Vaikimisi seatakse primaarseks võtmeks automaatselt loodud ID veerg ja sellest vasakul asuv väikese võtme ikoon. Selle muutmiseks tõstame esile (ühe klõpsuga) veeru Kulunimi ja valime ülemisel vahekaardil ikooni „Peamine”. (Võite ka paremklõpsake veeru nime ja valida „Primaarvõtme”). Võtmeikoon muutub vastavalt.
  • Me ei vaja enam ID-veergu. Nii paremklõpsake sellel ja valige “Kustuta read”. See kustutab selle tabeli automaatselt selle veeru (ja kõik selle jaoks varem sisestatud väärtused).
  • Veerus Kogus on seatud andmetüüp Number. Muutke see valuutaks.

Nüüd näeb meie laud hea välja. Sarnaselt saate redigeerida ka teisi kahte tabelit kujundusvaates, et muuta nende peamist võtit, seada valuuta andmete tüüp ja lisada täiendavaid andmeid kõigisse tabelitesse, et saaksime sellega järjestikuste sammudena mängida.

  1. Määrake tabeli seosed

Igal ajal, kui soovite oma tabeli andmeid lihtsalt "vaadata", saab kasutada andmelehevaadet. Kuid arvame, et soovite vaadata kõigi oma tabelite kombineeritud tulemusi. Seda saab Excelis teha tülikas, kuid Accessis on see vaevatu. Võti on lauasuhete määratlemisel.

Suhted määravad, kuidas meie lauad üksteisega „ühendatud“ on. Neid ühendavaid linke nimetatakse andmebaasi kõnepruugis võõrasteks võtmeteks.

Tabelisuhete määratlemiseks rakenduses Access minge vahekaardile ANDMEBAASI VAHENDID ja klõpsake suhet. Näete dialoogiboksi, kus on loetletud kõik tabelid. Topeltklõpsake igal tabelil, kuni neid nähakse suhete taustal. Kui tabelit kuvatakse mitu korda, saate paremtabelil klõpsata lisatabelil ja valida “Peida tabel”.

Kui kõik 3 tabelit on nähtavad, saate neid soovi korral ekraanil ümber tõsta.

Kuid praegu pole selles vaates midagi erilist. Meie lauad on lihtsalt loetletud, lahti ühendatud . Selle muutmiseks klõpsake REGULAR EXPENSES.Expense Name väljal ja lohistage seda välja MONTHLY EXPENSES.Expense Name väljale. Dialoogiboks peaks avanema järgmiselt:

See, mida me siin teeme, on üks-ühele suhte loomine tavapäraste kulude kulude tabeli ja igakuiste kulude kulude nime vahel.

Regulaarsed kulud.Kulude nimi -> Kuukulud.Kulude nimed

Peamine võti -> võõrvõti

Üks -> palju

Selle jaoks,

  • Kontrollida tuleks „Referentsi terviklikkuse jõustamine“. See tagab, et kõiki igakuiste kulude lisaväärtusi võrreldakse enne lisamist tavakulude tabeli väärtustega.
  • Tühjendage vahekaartide ruut valikuga „Kaskaadne värskendamine / Kustuta seotud väljad” . Kaskaaditakse kõik primaarvõtmetabelis olevad värskendused / kustutused (meie puhul tavalised kulud). Nii et kui summat konkreetse kulu jaoks värskendatakse, kaskaaditakse see kõigis seotud tabelites. Samamoodi kustutamisega. Tühjendame selle teadlikult, et saaksime hiljem kõik ebakõlad avastada. Lõpuks klõpsake nuppu Loo.
  • Samamoodi looge seos kuukulude kuu nime ja kuusissetuleku kuu nime vahel. Tühjendage siin märkeruut „Jõustage soovituslik terviklikkus“ .

Suhtevaade peaks seda automaatselt kajastama järgmiselt:

Olete määratlenud oma esimese tabelisuhte ja olete valmis oma andmetest rohkem kasu saama!

  1. Päringute ja andmete kuvamine tabelitest

See on võib-olla kõige olulisem ja kasulikum osa Exceli kaudu juurdepääsu kasutamisel. Näete, oleme loonud oma tabelid õige kujundusega, lisanud andmed ja määratletud seosed. Järgmine oluline samm on see kõik kokku panna ja vaadata, kuidas meie ühendatud andmed välja näevad. Ja seda tehakse päringu kaudu.

Siinkohal loome lihtsa päringu, et jäädvustada kõik ebakõlad “püsikuludes”.

Päringu saate luua vahekaardil Loo -> Päringviisard - see on lihtsaim viis põhipäringu loomiseks. Teilt küsitakse:

  • Tüüp (lihtsa päringu viisard).
  • Tabelite nimed ja väljad. Valige tavaliste kulude hulgast Kulu nimi, tüüp ja summa ning igakuiste kulude seast Kuu ja summa.
  • Üksikasjad või kokkuvõte. Valige Üksikasjalik.
  • Kui viisard küsib nime sisestamiseks tippige „Fikseeritud kulude mittevastavuse aruanne” ja klõpsake aruandepäringu genereerimiseks nuppu Lõpeta.

Genereeritud päring peaks välja nägema selline (ilma punaste esiletõstudeta):

Kuid nagu näete, kuvatakse selles päringus kõik kulukirjed ja mitte ainult sobimatud (nagu punasega esile tõstetud). Selle saame parandada päringu kujunduse abil (paremklõpsake vasakpoolsel vahekaardil päringu nimel ja valige „Kujundusvaade”).

Selle vaate abil lisame 2 kriteeriumi

  1. Lisage jaotises Regulaarsed kulud.Tüüp lisage kriteeriumide all väärtus "Fikseeritud" (lisage üksikud pakkumised). See piirab taastatud andmekirjete tüüpi = Fixed.
  2. Lisage ükskõik millise summa alla erikriteeriumid, et kontrollida mittevastavust: „(Regulaarsed kulud) .Kogus (Kuu kulud). Summa“ (ilma jutumärkideta). Märk tähistab “pole võrdne”). See korjab ainult sobimatud kirjed.

Need kriteeriumid hõlmavad kokku sobimatute püsikulude kirjeid.

Lõpptulemus peaks välja nägema järgmine:

Ja see on tõepoolest lõpptulemus, mida me soovime. Palju õnne !!

Viimane märkus

Selles põhijuhendis olete kokku puutunud paljude erinevate Microsoft Accessi funktsioonidega, alates tabelitest kuni suheteni ja lõpetades päringutega. Soovitame tugineda siin loetletud tabelitele ja päringutele, proovides keerukamaid toiminguid.

Edasise praktika soovitused on järgmised:

  • Kuupäeva importimine Exceli lehelt tabelitesse või komaeraldusega tekstifailidesse (nimetatakse ka csv-failideks).
  • Tabelitele valideerimiskriteeriumide lisamine, kasutades kujundusvaadet. Näiteks proovige piirata tavakulude väärtusi. Tippige ainult väärtusele „Fikseeritud” või „Muutuja”.
  • Lisateave normaliseeritud tabelite ja selle kohta, kuidas see teie andmeid mõjutab. Kujundage ümber ja looge siin normaliseeritud tabelitena jagatud näited.
  • Kasutage päringu kujundajat nullist, et luua kokkuvõtlik aruanne, mis sisaldab iga kuu kogutulusid, -kulusid ja -jääki aasta kohta.

Ehkki teie paar esimest Microsoft Accessi kolme versiooni võivad sisaldada järsku õppimiskõverat, võime garanteerida hüvede, mida teie pingutused annavad. Microsoft Access on kerge andmebaasitööriist, mis võimaldab teil minimaalse vaevaga oma andmetele suuremat jõudu anda. Nii et jätkake ja olete õnnelik, et pääsete juurde !!

Soovitatav artikkel

Siin on mõned artiklid, mis aitavad teil Microsofti juurdepääsuga andmebaasi loomise kohta üksikasjalikumat teavet saada, nii et minge lihtsalt lingi kaudu.

  1. 10 Microsoft Accessi võimsat funktsiooni
  2. 9 hämmastavat sammu Microsoft Exceli oskuste kasutamisel
  3. Kuidas parandada oma Microsoft Exceli oskusi?
  4. 10 lihtsat sammu pöördetabeli loomiseks rakenduses Excel 2016
  5. Amazing Step Exceli funktsioonid - diagrammid ja graafikud

Kategooria:

Exceli näpunäited