PMO - tellimus või kaos? Enamik meist eelistaks natuke mõlemat, kuid enamasti võib tellimus olla mis tahes projekti jaoks õnnistuseks. Kui paljud üksused kokku tulevad, on olemas ka rüselus, mis ei pruugi olla teie jaoks parim viis ettevõtte juhtimiseks või projektide juhtimiseks.

Organisatsioonis on töös palju projekte, millest on kasu eluviisile. Need projektid on sündinud tekkinud vajadusest ning programmijuhtide ja projektijuhtide kohustus on korraldada nii, et lahendada käepärased probleemid hõlpsalt ja hõlpsalt, nii et kõik saaksid sellest kasu.

Projektid on programmi alamhulk ja mitu projekti toimuvad järjest erinevatel aegadel, eesmärgiga lähendada programmi ettevõtte eesmärkidele ja edusammudele. Kõigi nende toimingutega samaaegselt või eri aegadel toimetulemiseks peavad projektijuhid ja programmijuhid olema ettevaatlikud ja korraldama PMO-d või projektijuhtimisbürood. See PMO on korraldusasutus, kes aitab kõigis algatatud projektides ja igas käsitletavas programmis. Selles artiklis õpime kõike, mida peate teadma PMO-st.

Mis on PMO?

Projektijuhtimisbürood ( PMO ) võib suurepäraselt kirjeldada kui tsentraliseeritud üksust konkreetses organisatsioonis, kes vastutab standardite kehtestamise, distsipliini hoidmise, juhtorgani loomise ja projektide juhtimise ja juhtimise eest vastutuse õige komplekti tagamise eest, lühidalt ja järjekindlalt.

Standardimine ja distsipliin on olulised võtmeomadused, mida on vaja organisatsioonis, mille eesmärk on mitme projekti elluviimine. Neid projekte viib organisatsioon läbi süsteemide või protsesside muutmiseks või parendamiseks. PMO-ga võiksite pöörduda organisatsiooni poole, mis aitab teil providiini eeliseid saada

g kõigi projektide ja programmi korraldusstandardid. See hõlmab projektimeeskondadele ja paljudele projektijuhtidele pakutavate projektijuhtimisstandardite kohast järjepidevat koolitust.

Järjest suurema arvu projektide korral on PMO-l abi, kuna see rakendab järjepidevat projektijuhtimise lähenemisviisi. See tsentraliseeritud standardite ja protseduuride kogum vastutab projektijuhtimisega seotud erinevate aspektide ja kasutatavate metoodikate eest. Nad vastutavad iga projekti eest, tagades kvaliteedi, klienditeeninduse ja kvantiteedi osas teatava vastavuse.

PMO võib koosneda pühendunud isikute grupist, kes juhivad ja kehtestavad standardeid, või isegi üksikust isikust, sõltuvalt programmist ja projektide ulatusest. Aja jooksul, kui ettevõtted kasvasid suuruse ja võimekuse poolest, arvasid organisatsioonid, et on vaja teha pühendunud ja kontsentreeritud jõupingutusi, et tagada nende süsteemide ja protsesside vastupanu kasvavatele nõudmistele ja laienemisele.

projektijuhtimisbürood võivad olla erinevat tüüpi ja peavad vastama organisatsiooni välja toodud vajadustele, et projektid vastaksid standarditele ja normidele. Kui PMO on seatud selget eesmärki silmas pidades, tugeva aluse ja sponsorite toega ning ärimudelile täiusliku lähenemisviisiga, võib see olla ettevõtte jaoks väärtuste loomise ja projektide tipptaseme jõud.

Projektijuhtimise esiplaanile toomine on suurepärane idee. Teil võib olla standardimine ja saate isegi jälgida oma projekti meeskonna ja teiste projektiga seotud liikmete normide komplekti. Miks siis PMO? Vaatame läbi peamised eelised, mis on kaardistatud PMO kasutamisel:

  • Projekti elluviimine ei saa kunagi olla lihtsam ; prognoositava järjepidevuse ja tõhususega saate tagada edu
  • Ettevõtte algatustele aluse loomine ja organisatsiooni portfelli juhtimine samal ajal
  • Läbipaistvuse ja tõhusa finantsaruandluse soodustamine juhtimise julgustamiseks
  • Äristrateegia vastavusse viimine investeeringutega, et mõõta edu taset
  • Kliendirahulolu ja töötajate produktiivsuse parandamine ettevõtte tulemuslikkuse parandamiseks
  • Standardsete tavade rakendamine kooskõlas kogu maailmas järgitud parimate tavadega
  • Pikaajalise kokkuhoiu ja investeeringutasuvuse tagamine kogu väljaõppe ja juhendamise jaoks

Mis moodustab PMO?

PMO koosneb põhimõtteliselt 3 erinevast ja mitmekesisest komponendist või tahust, mis aitavad PMO-l tõhusust organisatsioonide sees kaitsta. Need tahud on üksteisest väga sõltuvad ja PMO edu sõltub tõesti nendest kolmest tugisammast. Need tahud on järgmised:

  • Funktsionaalne
  • Struktuurne
  • Distsiplinaarmenetlus

Kõik komponendid erinevad üksteisest suuresti ja täiendavad üksteist viisil, et tuua PMO eesmärk välja otse ettevõtte ja juhtkonna ees. Selles jaotises uurime kõiki komponente ja mõistame neid. Kui oleme seda teinud, oleme valmis ja valmis alustama ja alustama omaenda PMO-ga.

  1. Funktsionaalne

PMO funktsionaalse külje kindlaksmääramine on oluline initsiatsioon, mis võib aidata kaasa sellele, kuidas teie PMO osutub. Protsessi alustamiseks tuleb organisatsioonis mõõta ja määratleda PMO roll või ulatus. Järjestust säilitatakse kogu PMO funktsionaalse komplekti jaoks ja see peab kinni pidama hooldatud funktsionaalsetest astmetest. Järgmine pilt annab teile ülevaate sellest, mis täpselt on PMO funktsionaalsed astmed ning kuidas järjekorda säilitatakse ja funktsionaalse aspekti jaoks vaja on.

Määratluse järgi on PMO standardite kehtestamise üksus, mis on juhtimisorgan, et säilitada kohaletoimetamise juhtimisüksus, olles ühtlasi organisatsiooni juhtkonna ja projektimeeskonna liikmete strateegilise tugisüsteem.

On olemas järkjärguline kord, mida PMO peab. Iga määramistasand sõltub sellest väljaspool asuvast määramistasandist. Kõik need organisatsiooni rakendatava strateegia mikroskoobi all.

  1. Struktuurne

See moodustab PMO kvalitatiivse aluse ja kuidas see mõjutab projekti või organisatsiooni elemente - inimesi, protsessi ja süsteeme / tööriistu.

  • Inimesed - PMO-süsteemi kuuluvad inimesed on selle juhtimisüksus ja töötajad, kes töötavad ettevõtte ärieesmärgi saavutamiseks ette trahvi projekti koostamisel.
  • Protsess - protsess on SOP, mis põhineb distsipliinidel, mida PMO haldab. Protsessid peaksid olema praktilised ja seotud kogu organisatsiooni töövoogudega. Kohanemis- ja mastaapsuse suurendamine ning organisatsioonis tegutsevate inimeste sisseost on ka aspektid, mida tuleb selle kontori loomise ajal järgida.
  • Süsteem / tööriistad - tööriistad peavad olema kohandatud vastavalt ressursside saadavusele ja kasutajate teadmistele. Süsteemid peaksid olema kavandatud nii, et need hõlmaksid järgmisi elemente:
  • Kogu nõutav teave täpsetes ja reaalajas vormingutes
  • Moodustatava PMO distsipliinid
  • Tal peaksid olema aruandlusmehhanismid, mis tagavad kogu aeg tõhusa otsustamise

  1. Distsiplinaarmenetlus

Projektijuhtimisbüroo tuleks luua järgmiste ärijuhtimise kvadrantide jaoks, kui tegemist on organisatsioonis projektide või programmide juhtimisega:

  • Kommunikatsioonihaldus - 360 ° suhtlus kõigile partneritele
    • Sidusrühmade juhtimine
    • Aruandlus ja mõõdikud
  • Ressursihaldus - oluline projekti teostamiseks
    • Personali juhtimine
    • Müüja haldus
    • Varahange ja -haldus
  • Muutuste juhtimine - probleemidega tegelemine ja riskistsenaariumide lahendamine muutustega
    • Reguleerimisala haldamine
    • Riski ja probleemide juhtimine
    • Koolituse ja arengu juhtimine
  • Täitmise juhtimine - aeg ja maksumus on iga ettevõtte jaoks kriitilised aspektid
    • Kriitiline teehaldus
    • Finantsjuhtimine

PMO seadistamine ja käitamine

PMO seadistamine ei tähenda ainult hulga kriteeriumide lõpuleviimist ja rakendustööde alustamist. Nagu projekti elluviimine, vajab ka PMO asjade alustamiseks samal tasemel hindamist, analüüsi, dokumenteerimist ja kavandamist. Olen kirja pannud kuus parimat sammu, mida vajate PMO loomiseks ja käitamiseks, mis vastab kõigile teie vajadustele projektijuhtimise alal koos teie organisatsiooni ja projektidega. Hüppame kohe sisse!

  • 1. samm - hinnangu koostamine

PMO seadistamisel ja käivitamisel on võtmetähtsusega mõistmine nii teie seest kui ka väljastpoolt ning teie PMO seadmise eesmärk. Hindamine on vajalik PMO asutamiseks. Peaksite läbi käima ja mõõtma projektijuhtimisbüroo organisatsiooni hetkeseisu ja kontrollima soovitud sihtstsenaariumi, milles ettevõte tahaks olla.

Selle hindamise läbiviimiseks soovitan teil kasutada projektijuhtimisbüroo PMI OPM3 (organisatsiooni projektijuhtimise küpsuse mudel) hinnangut, mis aitab teil hinnata organisatsiooni taseme taset selles asuva PMO praeguse olukorraga.

Selles etapis vaadeldakse funktsionaalseid valdkondi, mida PMO reguleerib ja reguleerib, ning lünki teie ettevõtte ja PMO nõude vahel. Tutvuge selle artikli distsiplinaarjaotisega, et teada saada ärijuhtimise paradigma erinevaid kvadrante. Nende piirkondade hoolika uurimisega saab PMO paigutada sobivasse küpsustasemesse.

  • 2. samm - soovituste loetlemine

Olete nüüd hinnanud, kus asub teie projektijuhtimisbüroo organisatsioon ja kus PMO peab sekkuma. Teie järgmine samm on hoolikalt loetleda soovitused, kuidas täita lüngad protsesside, inimeste või süsteemidega ning nende kombinatsioonide ja permutatsioonidega . Need soovitused võivad sisaldada järgmist:

  • Parema otsustamise jaoks on väravaülevaated
  • Jälgige oma projektide edenemist ja tehke riskidest projektijuhtidele teatavaks
  • Laske projektidele anda kvaliteeditagatised, et kontrollida loodud projektijuhtimismetoodika järgimist
  • Treenige, juhendage ja juhendage uusi projektijuhte standardiseerimiseks loodud erinevates projektijuhtimisprotsessides ja süsteemides
  • Tehke koostööd ja veenduge, et kõik vajalikud sammud ja meetodid oleksid korduvkasutamiseks hästi dokumenteeritud

Hoidke organisatsioonis töötavate töötajatega pidevalt ühendust ja küsige nende käest sagedast tagasisidet. Nii saate teada iga projekti elluviimisel üles seatud protsesside ja süsteemide nõrkusi ja tugevusi.

  • 3. samm - täitmiskava koostamine

Teil on alad, mis vajavad püsivaid täiteaineid, teil on soovitus ja tase, kus nad asuvad. Nüüd tuleb see osa, kus asute sisse ja koostate rakendusplaani, et asjad alguse saada. Teil on taktikalise iseloomuga soovitusi, samas kui mõned vajavad põhjalikumat korraldamist; neid nimetatakse strateegilisteks soovitusteks. Alustage taktikalistega ja nii nagu ka projektidega, pidage rakendusplaani väljatöötamiseks aega, kulusid ja ressursse.

Hankige oma juhtimismeeskonnalt sisseost, kui teete ettepaneku täitmise plaani, mille olete saavutanud, võttes arvesse kõike, mis vajab prioriseerimist. Pidage meeles ka ettevõtte strateegilist vaadet ja selle paigutust. Tippjuhtkond armastab näha pühendunud ja mõjukat juhti, kes on kõik valmis miili läbima.

  • 4. samm - täitmiskava rakendamine

Mootorid peal… jalg kiirendusel… kaart käes… on vaid üle jäänud siduri vabastamine! Suumige suurde PMO-sse teie ees! See kõlab küll nagu tordisõit, kui lisada viide võidusõiduautodele, kuid PMO täitmine nõuab hoolsust ja äärmist rasket tööd, varjundil unikaalset vaatenurka, et minna ja saavutada. Suunake välja taktikalised plaanid ja koguge need "võidud" oma tiibade alla. Selle tõuke abil olete valmis järgmise miili vallutama.

Näidake üles seda väärtust, mida PMO on teie jaoks iga käimasoleva võidu korral hoidnud, ja pidage alati silmas käepärast eesmärki, pöörates samas tähelepanu sellele, et te plaanist üldse ei kalduks. PMO peab inimesi aitama nende projektidega viisil, mis vastab ettevõtte standarditele. Nende lühikeste võitude abil saate luua usalduse paljude asjade suhtes, millest PMO võib muutuda.

  • 5. samm - värskenduse edastamine sagedase intervalliga

Suhtlemine on meie elus erakordne tegur, mis muudab teadmiste ja teabe edastamise tõhusa kasutamise korral väga mugavaks. PMO sammude paikapanemisel ja kinnitamisel on kommunikatsioon ülioluline komponent selle õnnestumiseks ja sisukaks rakendamiseks. Selleks et PMO püsiks, peab suhtlusraamistik olema tugev ja see peaks hõlmama kõiki asjaosalisi.

Kuna suuname end taktikaliste plaanide ja nende lõpuleviimiseni kuni strateegiliste muudatuste tegemiseni, peame suutma iga värskenduse süstemaatiliselt täielikult edastada. See tagab ja tõhustab kogu suhtlust ning ajakohastab vajalikke sidusrühmi PMO edusammudest ja sellest, kui hästi PMO rakendamine organisatsioonile sobib.

  • 6. samm - lõpetage. Vaata. Paranda. Korda

Pidev täiustamine on projektile või ettevõttele parim viis kasvada ja areneda süsteemidesse ja protsessidesse, nagu me neid tahaksime. Teie PMO-l oleks nii lühi- kui ka pikaajalisi soovitusi. Neid tuleks sageli, enamasti kord aastas, üle vaadata, et teha plaane ja leida neist võimalusi. Iga ülevaatuse, plaani ja juurutamisega kasvab teie PMO ja projektijuhtimisbüroo organisatsioon projektide ja programmide rakendamisel.

Teie PMO pole stagneerunud üksus. See areneb ja see, kuidas see areneb, on iteratiivne protsess. Vaadake üle iga tekkinud võimalus või risk ja vaadake, kuidas protsess väärtust annab. Kui olete selle teinud, leiate täiuslikkuseni lüngad, mis vajavad täitmist.

Kategooria:

Ettevõtluse arendamine