Mittetehniline klient: olen projekti dokumentatsiooni läbi lugenud, kuid ma ei saanud kasutatava tarkvara spetsifikatsioonide erinevaid aspekte. Tahaksin nende kohta lähemalt selgitada.
Projektijuht: Muidugi. Saame neid punkte arutada ja siis võime edasi liikuda.
Mittetehniline klient: siin on mainitud ühes Internetis läbi käinud artiklist, et tarkvara tööriist suudab kanda 10 projekti liiget, kuid olete eraldanud vaid 5 ja kui meil oleks 10 pardal, arvan, et töö saab kiiremini tehtud.
Projektijuht: Jah, see on õige. 10 GB võib toetada 10 projekti liiget, kuid oleme teinud investeeringu 5 GB mälumahuga 5 kasutaja jaoks ja see vähendab täpset maksumust; me ei puudu ühestki ajast. Nõuame, et projekt peaks sellel ajajoonel kinni hoidma, et saaksime ruuteri täielikus 360-kraadises tagasiside süsteemis taustaprogrammis, et ettevõte saaks omaette hoida. Lisaks töötame välja otsingu ja vaste funktsionaalsust, mis niikuinii hoiaks projekti pikka aega peal. Sel juhul kahekordistame investeeringu ja kiirustame projekti ikkagi edasi. Pole kvaliteeti.
Mittetehniline klient: ma ei saanud sellest viimasest küljest päris hästi aru ja seda pole teie saadetud dokumentatsioonis mainitud. Kas saate täpsustada?
projektijuht: Härra, see on kindlasti selgelt mainitud addendum'is, mis edastati teile koos kavaga. Kas teil õnnestus see läbi käia?
Mittetehniline klient: Oh! Ei, ma pole seda läbi elanud. Esimene leht ise pani mind mõtlema, et keel on kreeka keel. Selles on liiga palju termineid, millest ma aru ei saa. Kas saame kavandada koosoleku, et läbida kogu dokumentatsioon?
Projektijuht: Kindel asi! Andke mulle teada, millal saate selle meie saidiks muuta.
Kadunud sild tehniliste projektijuhtide ja mittetehniliste klientide vahel
Nagu selgelt ilmneb mittetehnilise kliendi ja projektijuhi vahelisest vestlusest, on tehniliselt mõistlike projektijuhtide, kes on kogu päeva tehnilises dialektis, ja nende mittetehniliste klientide vahel alati suur protsent lahutust., kes vajavad oma teenuseid, kuid pole kogu tehnikamaailma skeemiga nii hästi kursis.
Kui kliendid osalevad aktiivselt projektides, milles nad on sidusrühmad, võib projektijuhi jaoks pisut kurnavam olla silla hoidmine inimeste vahel, kes teavad palju tehtavatest töödest, et hõlbustada projekti vajadusi. inimene, kes teab taustteost vähe.
Projektijuhid ja tehnilised eksperdid on tavaliselt inimesed, kellel on toote ja protsessi kohta detailsed üksikasjad, mis võivad olla arusaamatud inimesele, kes pole seda valdkonda maitsnud. Projektijuhtidena on meie ja mittetehniliste klientide vahelise tõhusa kommunikatsiooniühenduse hoidmise eest vastutamine asjade suures plaanis väga oluline. Nõuame klientide panust kuni projekti lõpuni.
Kuid me ei saa kõike nende ees hoida ja paluda neil dešifreerida tehnilised mõisted, mis on nimetatud projekti dokumentatsioonis ja projekti juhendites või isegi meie esitatud esitlustes. Peame väänama ja pöörama ning tooma neile maailmavaate toote või teenuse jaoks, mida me projekti kaudu loome või parendame. Selle tehnilise ja mittetehnilise lünga ületamine on äärmiselt oluline ja vaatame 8 erinevat viisi, kuidas saate oma tööd esitada, et nad saaksid tootest vaimse pildi luua.
8 viisi tõhusaks suhtlemiseks mittetehniliste klientidega
Allpool on loetletud kindlad viisid, kuidas saada ühendust oma mittetehniliste klientidega. Need näpunäited annavad teile suure vabaduse saavutada see, mis on teie arvates kõige raskem. Astuge üles ja vestelge oma mittetehniliste klientidega ning tehke vahet, kuidas nad projekti vaatavad ja kuidas nad sellele kaasa aitavad.
-
Tutvuge oma klientide maailmaga ja pange jalad nende kingadesse
Uurige oma mittetehnilise kliendi tausta ja tööstust, kust nad pärinevad. Veenduge, et teaksite piisavalt nende ametialast tööd, et mõista nende suhtlemistaset. Mõista ka tehnilise taseme taset, mida nad tunnevad, ja suhelge nendega samadel joontel.
Need isikud ei kao projektist osa saades alati täielikult, kuid projekti juhina on teie kohustus meeles pidada kõigi sidusrühmade ja meeskonnaliikmete kõiki mugavustasemeid projekti juhtimisel ja töötamisel. .
Mõelge nende vaatevinklist ja kõndige nende kingades miil, siis saate aru, kuidas nad näevad tehnilisi termineid, ja saate vastavalt sellele uuringule ja teadustööle muuta oma esitluse taset ja oma tehnilist lingot. Pühendage endale nende inimestega suheldes hea töö. Ja üks oluline aspekt - jääge alandlikuks.
-
Pidage meeles, et see puudutab inimesi ja nende tegevust, mitte koode ja tehnoloogiat
Kui olete asjatundlik inimene, ei tähenda see, et kõik saavad teid silma peal, kui uhkeldate selle tehnilise keelega, mida kannate. Projektijuhina veenduge mittetehnilise kliendiga rääkides, et keskenduksite inimestele (teie meeskonnale ja klientidele) ja nende ülesannetele, mida nad projekti jaoks täidavad. Teatage oma klientidele nende edusammudest ja sellest, kuidas nad on panustanud projekti selle verstaposti saavutamisse.
Koodiridadest ja tekkinud koodilingiga seotud teemadest rääkimine ei too teile tegelikult suurt kasu ja see toob teie mittetehnilised kliendid meeletu meeleollu.
Proovige kasutada termineid, mis võivad neid seostada, näiteks „kasutaja peab seejärel tehingu lõpuleviimiseks sellele lehele jõudmiseks seda nuppu vajutama…”, mitte „süsteem algatab edastamistoimingu ja kuvab toimingu ajal valmis tehinguteatise valmib… ”Nii saate otse südamesse lüüa, mida nad selle projektiga saavutada tahavad, ja võimaldada neil mõista, et teie ja teie meeskond on õigesti aru saanud.
-
Hoidke seda lihtsana, rumal
KISS ja ütle, nad ütlevad. Projektijuhina, kes tegeleb väliste mittetehniliste klientidega, peate tagama, et teie klientidega suhtlemine on täielik, ülevaatlik ja rohkem kui kunagi varem lihtne. Kasutage lihtsat inglise keelt, et neile oma sõnumit edastada. Olete uurinud nende tausta ja teate, millele nad tuliselt reageerivad. Niisiis, teie järgmine samm on hoida kogu suhtlus nendega võimalikult lihtsana ja tasandada seda ainult selle põhjal, mille olete omandanud professionaalse taustakontrolli käigus.
Ärge unustage neid kõnepruugist, mida võiksite kasutada oma meeskonna liikmete või sisemiste huvigruppidega, ja olge nendega iga toimuva osas aus.
Efektiivne suhtlus on tee. Kujutage ette olukorda, kus külastate arsti ja ta selgitab teile teie vaeva viisil, mis jätab teid segadusse ja paigast ära. Teie abitus, mida tunnete, on täpselt see, mida teie klient üle elab. Seega, rusikareegel, KISS (pidage seda lihtsaks, tobe).
-
Arutage tulemusi, mida nad saavad
Mittetehniliste klientidega suheldes veenduge, et selgitate neile „miks“ ja „mida“ te teete projektiga seotud aspekte, mitte seda, kuidas te just seda teete. Kui mittetehnilised kliendid vaatavad projekti eeliseid ja funktsioone, reageerivad nad paremini kui siis, kui selgitate keerulisi üksikasju selle kohta, kuidas teie meeskond selle kõik kokku paneb.
Näidake neile eeliseid, mida tulemused neile siis annavad. Näidake neile, et iga projekti ja meeskonna saavutatud verstapostiga lähenevad nad seatud eesmärgi saavutamisele lähemale. Veenduge, et nad mõistaksid, et nende ülesannetega saavutatakse seatud eesmärk ja tõhususe saavutamisel annavad need ülesanded oodatust rohkem kasu.
Seda silmas pidades olen kindel, et isegi teie kui projektijuht otsite lisahüvesid, mida sellest ühest projektist kasu on.
-
Kasutage näiteid
Analoogia ja näidete kasutamine võivad olla teie parimad sõbrad sellistel aegadel. Need harjutused aitavad teid isegi oma loomingulise poole tööle toomisel. Keerutage ja pöörduge igapäevaelu näidete kasutamise poole oma mõtte avaldamiseks. Nii saate teavet paremini seostada nende asjatundlikkuse tasemega. Suurema suhtelisuse ja teadliku pingutuse abil saate neist ka oma seltskonnaga võita. Suhtelisusega kaasneb usaldusväärsus ja sellega kaasneb usaldus tehtud töö ja kommunikatsiooni vastu, mida pakute oma mittetehnilistele klientidele.
Näidete kasutamine võib aidata teil projekti enda ja oma meeskonnaliikmete jaoks lihtsustada ning võimaldab teil vaadata projekti võhikute vaatevinklist. See suurendab teie võimalusi laiahaardelise projekti jaoks, mis pakub tõeliselt klientidele ja laiemale avalikkusele huvi.
-
Ära alahinda ega alahinda nende asjatundlikkuse taset projektide osas
Kuigi need mittetehnilised kliendid ei ole sageli teema tehnilisusega eriti kursis, eriti tarkvaravahendite ja rakenduste loomise ajal, on neil enamasti projektide ja protsesside osas hea ja ümardatud teadmistebaas. Nad mõistavad protsesse ja kuidas need protsessid võimaldavad tarkvaraarendusprotsessi hõlpsalt läbi viia.
Kindlasti võite neid pardal olla, et nad projekti juhtimisel meeskonda aktiivselt abistaksid. Kliente on palju erinevaid, millega peame meie, projektijuhid, kokku puutuma. Ärge mõelge neile kõigile ühele, vaid mõistke iga klienti põhjalikult, nende tugevaid ja nõrku külgi ning seda, kuidas saate nende tugevusi ära kasutada ja nende nõrkusi minimeerida. Analüüsige neid kõiki ja ärge kunagi tehke viga, et neid inimesi alahinnata või ülehinnata.
-
Andke neile 101 klass
Pange tähele kõiki termineid, mida kasutate oma esitlustes ja dialoogides mittetehniliste klientidega. Muutke loend definitsioonifoorumiks ja pange tähele mõisted lihtsas inglise keeles, et saaksite need anda oma mittetehnilistele klientidele üle ja nad saaksid aru, mida te nende kasutamisel silmas peate. Võite vältida tühje väljendeid, mis neil nägu ilmnevad, kui te oma koosolekutelt neid termineid välja lükkate, ja samuti saate vältida ajakulu nende konkreetsete tingimuste selgitamisel.
Selle harjutusega olen kindel, et ka teie mittetehnilistel klientidel on võimalus õppida midagi uut ja see võimaldab neil kohtumisest ja esitlustest vaimustuses olla. See tegevus võib neid ette valmistada veel paljudeks kohtumisteks ja aruteludeks, mida kavatsete korraldada, ning võimaldab neil ka viljakalt panustada. Kas see pole mitte see, mida sa tahad?
-
Küsige neilt alati, kas nad mõistavad, mida te neile pakute
Peatage esitlus mõneks ajaks ja esitage mittetehnilistele klientidele mõned küsimused:
- Oled sa minuga?
- Kas teie jaoks on midagi ebaselget?
- Kas vajate, et ma midagi korrataks?
- Kas teil on selle kontseptsiooniga seotud probleeme või kahtlusi?
- Kas vajate abi milleski?
- Kas olete esitluse kiirusega rahul?
Sellised küsimused võivad olla rahustavad ja see võib neile näidata, et vajate nende kohalolekut ja aktiivset osalemist ning peate mõistma kõike, mis toimub. See annab neile ka võimaluse küsida triviaalseid küsimusi, millele vastates saab nende arusaamist muuta.
See viitab ka sellele, et vastate hea meelega igale küsimusele, mille nad teile ette heidavad, ja see aitab neil enesekindlust üles leida, et nad pole konkreetsest terminist või kontseptsioonist aru saanud. Selle tõuke abil tõusevad nad üles oma kahtluste selgitamiseks. Seejärel on teie projektist kasu, kuna nad saavad seda siis oma vaatenurgast välja mõelda ja pakkuda teile mõtlemiseks täiesti uut vaatenurka.
Soovitatav artikkel
- Võlg ja omakapital
- Projektijuhi vastutuse juhend