Sissejuhatus projekti planeerimisse ja ajastusse
Projekti planeerimine ja ajastamine, ehkki eraldi, on projekti juhtimisel ühe mündi kaks külge. Põhimõtteliselt tähendab „projekti planeerimine” projekti eesmärkide saavutamiseks tõhusate poliitikate ja metoodikate valimist ja kujundamist. Projekti ajakava on küll ülesannete määramise protseduur, et need saaks täidetud, eraldades eelarves ja ajakavas sobivad ressursid.
Projekti kavandamise alus on kogu projekt. Ebatõenäoline, et projekti planeerimine keskendub ainult projektiga seotud ülesannetele, projekti algus- / lõppkuupäevadele ja projekti sõltuvustele. Seega on „projektiplaan” terviklik dokument, mis sisaldab projekti eesmärke, ulatust, maksumust, riske ja ajakava. Ja projekti ajakava sisaldab eeldatavaid kuupäevi ja järjestikuseid projekti ülesandeid, mis tuleb täita.
Projekti planeerimine
Projekti kavandamise etapp hõlmab:
- Projekti väljatöötamine, et see oleks investeeringuks valmis
- Määrab projekti eesmärkide saavutamiseks vajalikud töökohad / ülesanded
Projekti kavandamise etapid
Projekti kavandamise etapid on loetletud allpool:
- Projekti peamiste sponsorite ja sidusrühmade väljaselgitamine projekti ulatuse, eelarve ja projekti teostamise ajakava kindlaksmääramiseks.
- Sidusrühmade nõuete lisamisel projekti prioriteetide seadmine / eesmärkide seadmine.
- Projekti eesmärkide saavutamiseks vajalike väljundite väljaselgitamine.
- Projekti ajakava koostamine.
- Projektiga seotud riskide tuvastamine ja olemasolu korral nende väljatöötamine.
- Projektiplaani edastamine ja tutvustamine sidusrühmadele.
Projekti planeerimise eelised
- Marsruudi kaart: projekti plaan pakub maantee, mis annab projektile suuna algusest lõpuni.
- Kliendinõuete dokumenteerimine: Hästi liigendatud projektiplaan võimaldab dokumenteerida klientide nõudmiste registreerimist. See annab eeldustele tuginemise asemel täpse suuna, mis võib olla vale ja põhjustada projektivigu.
- Ülesande autonoomia: Planeerimine võimaldab määrata ülesandeid konkreetsetele meeskonnaliikmetele ja annab autonoomia. Meeskond tunneb vastutustunnet ja vastutust projekti õnnestumise või ebaõnnestumise eest. Järelikult kutsub ta neid üles paremini töötama või innustab neid ebajärjekindlaid tulemusi andma.
- Ressursside hindamine: Planeerimine on eluliselt tähtis, see võimaldab meil hinnata ressursse, kulusid ja aega. See annab hinnangu viivituste kohta juhul, kui mitu liiget tegelevad korraga erinevate projektidega.
- Leevendamiskava: Projektiplaan annab võimaluse võimalike riskide prognoosimiseks ja vastavalt sellele leevendusstrateegiate plaanimiseks.
- Töötajate võimete tuvastamine: Planeerimisetapp võimaldab tuvastada töötajad, kellel on teatud oskuste komplektid või teadmised. Ja kui ülesanded määratakse, koolitatakse meeskonnaliikmeid, kellel puuduvad oskused, või täiendatakse neid vastavalt neile kuuluvatele.
- Varasemate projektide tugevused ja puudused: Projektiplaanid aitavad ka analüüsida ja täiustada eelnevaid projektidokumente või neist õppida ning hõlbustavad otsuste vastuvõtmist.
Projekti ajakava koostamine
Projekti kavandamise etapp viitab järgmisele:
- Projekti igas etapis vajalike inimressursside ja vajalike materjalide hinnang; ja ligikaudne arvutuslik aeg kõigi nende ülesannete täitmiseks.
- Näitab iga projektiülesande algus- ja lõppkuupäeva ning erinevate projektiülesannete / tegevuste loogilist seotust.
Projekti kavandamise etapid
Projekti ajakava koostamise etapid on toodud allpool:
- Projekti ulatuse põhjal kujundage ja arendage välja TBS (Task-Distribution Structure).
- Tehke kindlaks projektiga seotud ülesanded.
- Tuvastage inimressursid ja vajalikud materjalid
- Hinnake iga ülesande jaoks vajalikku ligikaudset aega
- Vahendite eraldamine
- Analüüsige üksikasjalikku ajakava
- Jälgige ja reguleerige ajakava
Projekti ajakava eelised
- Lühendab tööaega: projekti ajakava annab ülevaate ülesannetest, mis tuleb täita prioriteedipõhiselt või samaaegselt teiste ülesannetega. See hoiab meeskonnaliikmeid sellest kursis ja hoiab ära viivitused või ülesannete edasilükkamise, lühendades sellega valmistamise aega.
- Kulude vähendamine: see võimaldab ressursse jälgida, vältides ülesannete kattumist. See viib ka ressursside tulemusliku kasutamiseni ja tagastab tarbimata ressursid õigeaegselt, vähendades sellega kulusid.
- Hõlbustab tootlikkust: Hinnates ülesannete vahelist loogilist seotust, saab lisaülesanneteks eraldada ressursse, mida pole optimaalselt ära kasutatud, suurendades seeläbi tootlikkust.
- Prognoosige probleeme ette: täpne projekti ajakava võimaldab eelnevalt ette näha probleeme, mis on seotud ressursside ala- või alakasutamisega, ning tagab nende optimaalse tarbimise.
- Seab eesmärgi: projekti ajakava võimaldab meil seada lühiajalisi või pikaajalisi eesmärke, pakkudes projekti elluviimisel suunda ja visiooni. See annab kõigile meeskonna liikmetele teada ka juhised ja meetodid nende eesmärkide saavutamiseks. Ilma ajakavata oleks projekt ebamääraselt määratletud. Seega on ülesannete edukaks täitmiseks haldamine ja korraldamine tülikas.
- Praegune arenguvärskendused ja hoiatused: projekti ajakava on visand, mis annab projektile teed. Projekt võib läbida teatud väljakutsed, kuid kui marsruudi kaart puudub, kuidas liiguks projekt õiges suunas? Sellisel juhul aitab projekti ajakava hinnata, kui projekt on olnud ebaregulaarne ja kuidas on võimalik seda õiges suunas viia.
Järeldus
On ilmne, et projekti kavandamine ja ajakava koostamine käivad käsikäes ja on projektijuhtimise olulised elemendid. Lühidalt öeldes on „Projekti kavandamine” keeruline protsess, mis hõlmab kõiki projekti üksikasju, alates projekti loomisest kuni lõpetamiseni. Projekti ajakava on jälgija, mis jälgib projektiga seotud ülesannete järjestust ja kestust.
Projekti ajakava teavitab projekti meeskonda viivitustest või juhul, kui projekt pole vales suunas. See on reaalajas dokument, mida tuleb perioodiliselt värskendada ja salvestada. Projekti kavandamiseks kasutatavad tööriistad ja tehnikad on „Ülesande jaotuse struktuur”, „Töö ulatus” ja „Kriitilise tee meetod”, lühendatult vastavalt „TBS”, „SOP” ja „CPM”. Projekti ajakavas kasutatakse tarkvaravahendeid ja meetodeid, näiteks „PERT” (programmi hindamise ülevaatetehnika), Ganti graafikuid, Pareto diagramme ja muid võrgustike illustratsioone.
Projekt on puudulik ja ei saa olla edukas ilma välja töötatud projektiplaani ja täpse projektiplaanita. Projekti verstapostide saavutamiseks kavandage ja kavandage see!
Soovitatavad artiklid
See on juhend projekti planeerimise ja planeerimise kohta. Siin arutatakse projekti planeerimist ja ajakava koos etappide ja eelistega. Lisateabe saamiseks võite vaadata ka järgmisi artikleid -
- Projekti planeerimise näide
- Projektijuhi kohustused
- Projektijuhi oskused
- Projektijuhtimise töökohad