Koostage projekti jaoks efektiivne Ganti diagramm -
Projektijuhtimine on keeruline protsess ja hõlmab sageli mitme ülesande žongleerimist korraga. See kehtib igat tüüpi projektide kohta - olgu see kodu haldamine, eriti keeruline tarkvaraarendusprojekt või ehitustöövõtjad.
Kui ülesandeid on üks või kaks, on projektijuhil lihtne meelde jätta, mida ja kuidas teha. Mis saab siis, kui tegevuste suund on mitu, mõned omavahel seotud? Kuidas saab jälgida kõiki ülesandeid, et tagada projekti valmimine, hea lõpuleviimine ja õigeaegne lõpuleviimine?
Siin on pildil Ganti diagramm. Need kujutavad projekti ülesandeid visuaalselt. Gantti diagramm sai alguse 1896. aastal, kui Poola insener Karol Adamiecki kasutas sarnast diagrammi tootmisgraafikute kujutamiseks. Ta nimetas seda harmonogrammiks ja kuna see avaldati poola ja vene keeles, jäi see suuresti tundmatuks. Samal ajal lõi sarnase diagrammi ka ameeriklane nimega Henry Gantt ja seda nime kannab nüüd tema nimi.
Diagrammi kasutati laialdaselt tootmistehnikas. Varsti, arvutite tulekuga, sai see tavaliseks ja praktiliseks projektide ajastamise meetodiks. Veebipõhiste rakenduste abil saavutas Ganti diagramm populaarsuse ja on nüüd enamikus projektides tavaline omadus. Nüüd aga on Agile metoodikate puhul Ganti diagrammi populaarsus madal. See on siiski püüdnud areneda koos aegadega.
Mis on projektijuhtimises Ganti diagramm?
Esiteks: mis on Gantti diagramm projektijuhtimises? Lihtsustatult öeldes on Gantti diagramm visuaalne tulpdiagramm, mis kajastab projekti ajakava.
Tavaliselt koosnevad read projekti erinevatest ülesannetest, sageli puuritakse üksikuteks ülesanneteks, kusjuures ajajoon moodustab diagrammi veerud.
Programmidega, mis loovad projekti jaoks Gantti diagrammi, näete, kus projekt igal konkreetsel päeval seisab. Projekti Gantti diagramm näitab, kes vastutab iga ülesande eest, samuti kõigi ülesannetevahelisi sõltuvusi.
Siin on projekti tüüpiline Gantti diagramm:
Diagramm näitab hõlpsasti arusaadaval viisil projekti tänast olukorda. Diagramm on äärmiselt kasulik nii juhtkonnale tutvustamiseks kui ka klientidele, kes soovivad käimasolevate ülesannete kiiret hindamist.
Projekti Gantt-diagrammi sõltuvused
Üks peamisi põhjuseid, miks projektide ajakavad viltu lähevad, on sõltuvuste ebaõige tuvastamine. Ütleme nii, et teil on projekt, mis nõuab kolme eraldiseisvat töösuunda. Projekti edasiliikumiseks tuleb kõik need kokku viia. Isegi kui üks töötee viibib, variseb kogu projekti ajakava kokku. Gantti diagrammi abil tuvastatakse see sõltuvus visuaalselt kavandamisetapis, nii et võimalik viivitus tähistatakse viivituse korral viivituseta. Projektijuhina saate ressursse kohe kasutusele võtta, et viivitus põhjustaks minimaalset kahju.
Projektis on mitut tüüpi sõltuvusi. Neid kõiki saab tähistada Gantti diagrammil.
- Lõpeta algus (FS): Seda tüüpi sõltuvuse korral tuleb ülesanne A enne ülesande B algust täita. Näide: oletame, et töötate veebidisaini projekti kallal. Alles pärast seda, kui kliendid on veebisaidil kasutatavad pildid heaks kiitnud, võib Photoshopis fotodega tööd teha.
- Start to Start (SS): seda tüüpi sõltuvuse korral tuleb ülesande B alustamiseks käivitada ülesanne A. Lihtne näide oleks kirjutamise valdkonnas. Kirjanik peab olema hakanud romaani kirjutama, enne kui selle mõnda osa redigeerima hakkas.
- Finish to Finish (FF): Seda tüüpi sõltuvuse korral tuleb ülesanne A enne ülesande B täitmist täita. Oletame, et töötate brošüüri kallal. Teksti loomise ülesanne tuleb enne brošüüri kujundamist lõpule viia. Kujundamine võib alata enne teksti valmimist, nagu tavaliselt tehakse, kasutades näivteksti. \
- Algus finišisse (SF): selles haruldases sõltuvuses peab ülesanne A algama enne, kui ülesanne B saab lõpule jõuda. Seda saab kasutada uue täitmise korral. Võib olla oluline, et lahkuv töötaja koolitaks uut töötajat, nii et organisatsioonist lahkuv töötaja saaks seda teha alles pärast uue töötaja tööle asumist. Tuleb märkida, et see ei ole rangelt öeldes professionaalne lähenemisviis.
Tarkvaraarenduses soovitab Microsoft kõige sagedamini kasutada skeemi Finish Start. See hoiab ära ka alguse lõpetamise algoritmi kasutamise, kuna see võib tähendada lõputut viivitust ja võimalikke ümmargusi viiteid töövoogudes. Õigeaegse juurutamise korral saab aga kasutada sõltuvust algusest lõpuni.
Projekti jaoks tõhusa Ganti diagrammi loomise sammud:
Projekti Gantti diagrammi loomise protsess on üsna intuitiivne. Parimaks kasutamiseks peate siiski ka diagrammi kavandama.
Kuigi saate diagrammi koostada paberil või arvutis, muudab see ülesande hõlpsamaks, kui teil on Gantti diagrammimalli, kuhu saate teabe sisestada. Enamik veebipõhiseid koostöövahendeid sisaldab Gantti diagrammimalle. Selle jaoks on Microsoft Exceli jaoks saadaval ka palju malle.
-
Koostage põhjalik ülesannete loend
See samm hõlmab projekti jaotamist selle Gantti graafikute komponentideks. Kõige paremini töötab see juhul, kui selle saab jaotada hierarhiliseks struktuuriks, kus on töörühmad, kus ülesanded on detailsemalt välja toodud.
Mõelgem näiteks uue veebisaidi loomise ülesandele
Mõned etapid on järgmised:
- Ülevaade
- Reguleerimisala
- Kujundus
- Sisu
- Kodeerimine
- Testimine
- Rakendamine ja hooldus
Kõigi nende toimingute all on ka lisaülesanded. Parim on puurida sügavuti nii palju kui võimalik, et ülesanded oleksid selgelt määratletud.
Näiteks võttes arvesse sisu faasi, võivad kaasnevad alamülesanded olla järgmised:
- Teksti kogumine ja läbivaatamine
- Graafiliste elementide kogumine ja läbivaatamine
- Teksti loomine / ümberkirjutamine
- Graafiliste elementide loomine (võib sisaldada fotosessiooni jne)
- Kujutiste redigeerimine
- Teksti redigeerimine
- Sisu viimistlemine
Või mis tahes muud toimingud, mis võivad teie projekti jaoks olulised olla.
Samuti tuleb loetleda kõik ülesanded, olgu need näiliselt tühised.
-
Loetle ülesannete sõltuvused
Ülesannete sõltuvus tuleb loetleda. Piisab lihtsast Exceli lehest või isegi Wordi tabelist.
Millised on sammud, mis sõltuvad teistest?
Meie näites saab sisu redigeerimine alata alles pärast olemasoleva sisu hindamist ja vajaduse korral uue sisu loomist. Fotosessiooni saab teha alles pärast fotode tegemist.
Oluline on arvestada sõltuvustega, et Ganti graafikute kavandamine muutuks lihtsamaks ja rangemaks.
See sõltub ka teie organisatsioonist. Kui meeskonnad on väiksemad ja ressursse napib, võib olla mõistlik esmalt oma ressursid joonistada ja seejärel ajastada. Kui teie oma on tohutu laia ressurssidega ettevõte, võib olla mõistlik kõigepealt ajakava luua.
-
Looge projekti ajakava
Juhtidele, kellele meeldib varem alla ja räpane saada, on see Ganti diagrammi lihavaim osa.
Kui ülesanded on valmis, luuakse ajajoon. Faktor nädalavahetustel ja riiklikel pühadel.
Tarkvara (nt SmartDraw) korral luuakse projekti Gantti diagramm kohe pärast andmete sisestamist kasutajasõbralikule ekraanile. Kuid muude tarkvara või Exceli mallide korral peate võib-olla sisestama väärtused Gantti diagrammide arvutustabelisse ise.
Kuna Gantti diagramm on vahend plaani visualiseerimiseks, ei tohiks spetsialiseeritud tarkvara kättesaadavus nii palju tähtsust omada.
Ajagraafikud sõltuvad kliendist ja kui kliendil on kindlad ajalised piirangud, siis jagage aeg ülesannete vahel arukalt.
See ajakava on kindlasti muutuv ja pole tõenäoliselt lõplik, kuid proovige muuta see võimalikult lähedale lõplikule.
-
Jagage iga ülesanne rühmale või inimesele
Projektijuhina peate välja mõtlema parima viisi selle töö tegemiseks. Hinnake oma meeskonda. Mõelge välja, kes millise ülesande jaoks kõige paremini töötab. Projekti püstitamine sülearvutis või tarkvaras töötlemata ajajoonel aitab teil tagada ressursside kahekordse kasutuse - vajalik kahes kohas korraga.
See võib võtta veidi aega, kuid see on oluline osa, mis tuleb parandada.
Mõned küsimused, mis võivad aidata teil sobivaid inimesi siduda, on järgmised:
- Kas see ressurss on hea kliendirolli korral?
- Kas see ressurss on võimeline teistega kooskõlastama ja nendega koostööd tegema?
- Kas see ressurss suudab asjad kiiresti ümber pöörata?
- Kas see ressurss on parem multitegumtöötlusel või ühe ülesande põhjalikuks tegemisel?
- Millal see ressurss on saadaval? Sõltuvalt sellest, kas teie projekt on ressursi- või ajakriitiline, jaotatakse ülesanded.
Siinkohal tuleb oma organisatsioonis selgitada ka paljusid asju:
- Kes registreerib disaini? Teksti peal? Eelarvetes?
- Oluline on tagada, et asjadele allakirjutamise eest vastutavale isikule antakse piisavalt mänguruumi. Kui kogu sisu eest vastutav sisudirektor lahkub plaanitud välisreisile, veenduge, et see oleks ajakavas sisse arvestatud.
See nõuab teatavat kooskõlastamist HR-i ja teiste projektijuhtidega ning võtab selle omaks.
Nüüd saate eraldada üksikud ressursid või rühmad ülesannetele, mis on juba ajastatud ja sõltuvuste jaoks kaardistatud.
Nii et see peaks see olema, eks? Jääb veel üks viimane ja ülioluline samm.
-
Jagage ja täpsustage
Kui kõik tundub olevat oma kohale lukustatud, jagage diagrammi peamiste sidusrühmadega. Hea tava on jagada diagrammi kogu oma meeskonnaga, tagamaks, et te pole millestki olulisest ilma jäänud.
See on valmis kliendiga jagamiseks ja pärast kinnitamist on teie projekti Gantti diagramm kasutamiseks valmis!
Ganti diagrammi piirangud projekti jaoks
Tarkvaraprojektide juhtimise võtmesõna on Agile. Agiilset metoodikat on igal pool ja nende kasutuselevõtt kasvab iga päevaga.
Projekti traditsiooniline Gantti diagramm on kaasaegsete tarkvaraprojektide jaoks väga piiratud ulatusega, kuna keskendutakse kohanemisvõimele. Gantti diagramm kavandab kogu algusest peale ja kui (pigem siis, kui) ajakavad muutuvad, on nendega väga raske hakkama saada. Ja paremini kulutatud aega kasutatakse Gantti diagrammi värskendamiseks.
Agiilsed projektid võivad kasutada lühikesi sprinti (Scrumi puhul) või töötada kõige kiireloomulisemal tööl (nagu Kanbanis), nädalateks Ganti diagrammi koostamine pole lihtsalt võimalik. Teistes tundlikes projektimetoodikates, näiteks Extreme Programming, on see lihtsalt ajaraiskamine, kuna diagrammi planeeritavad osad on väga lühikesed.
Tarkvaraprojektide juhid on teatanud mõnest edust projekti Gantti diagrammi kasutamisel üksikute sprintide jälgimiseks. Teised pooh-pooh idee, öeldes, et projekti Gantti diagramm põhineb Waterfall projektijuhtimise mudelil.
Gantti graafikute maine on ka see, et nad üritavad kuvada liiga palju teavet. Erinevate ressursside ja sõltuvuste tähistamiseks varieeruvate värvidega ribad võivad keerukate projektide puhul olla väga segased.
Gantti diagramm on siiski mitmes tööstuses endiselt populaarne sõiduplaani koostamise tööriist. Tegelikult mängivad nad tohutut rolli protsessipõhistes projektides, näiteks veebisaitide arendamisel.
Projekti Gantt-diagrammi alternatiivid
Gantti diagramm on sisuliselt töögraafikute tulpdiagramm. Mis tahes paberitükk, sealhulgas üksikasjalik ülesandeloend, võib saavutada sama eesmärgi.
Mõned projekti Gantti diagrammi alternatiivid hõlmavad järgmist:
- Üksikasjalik vastutavate isikute nimekiri
- Agile projektide puhul iga loo / sprindi käiku jälgiv tahvel
- Kanbani tahvel: lihtne kolmes veerus olev laud, mida on vaja teha, teha ja teha kõige lihtsamal kujul
- Muud spetsiaalselt Agile projektide jaoks loodud tööriistad, näiteks Sandglaz
Gantti edetabelid on jõudnud kaugele, pakkudes tootmis- ja teenindussektorit. Nad on muutnud protsessid palju läbipaistvamaks ja kohandanud nõudluse jaoks kõige paremat tarkvara.
Ehkki nende populaarsus on kahtlemata suuresti kahanenud, on nad projekti alguses kogu maailmas endiselt projektijuhtide esimene pöördumine.
Soovitatav artikkel
See on olnud juhiseks, kuidas projekti jaoks Ganti diagrammi luua. Siin oleme arutanud projekti Gantti diagrammi loomise tõhusal viisil loomise samme. Võite lisateabe saamiseks vaadata ka järgmisi artikleid -
- Waterfall projektijuhtimine
- Kanban: kasulik samm?
- Projektijuhtimise aruandlustööriista 5 parimat tüüpi
- 20 põnevat projektijuhtimise tööintervjuu küsimust
- Visual Basicu oluline - dünaamilise sisendiga diagramm