Projektijuhtimise tööriistad ja meetodid projekti tõhusaks kavandamiseks

Lühiülevaade projektijuhtimise tööriistadest ja tehnikast

Vaatamata arenenud tehnoloogiale ja paljudele ressurssidele ei viidud projekti praeguses stsenaariumis läbi vastavalt sidusrühmade ootustele (st projekti elluviimine kindlaksmääratud ajakavas ja olemasolevas eelarves). Siin, kus tekib vajadus projektijuhtimise järele, on tegemist strateegilise algatusega, mis suunab projekti määratletud eesmärkide poole, struktureerides kogu projekti projekti algatamisel, kavandamisel, teostamisel, kontrollimisel / jälgimisel ja lõpetamisel. Selles teemas tutvume projektijuhtimise tööriistade ja tehnikatega.

Projektijuhtimise voog

Projektijuhtimine voolab järgmises etapis:

1. Algatus
2. Planeerimine
3. Täitmine ja jälgimine
4. Lõpetamise / lõpptoote etapp

a) Algatapp

See on kõigi projektide peamine projektijuhtimise etapp, selles etapis määratletakse ja kehtestatakse algsed nõuded järgmiselt:

• Projektinõuete osas selgitatakse välja ja tuuakse sobiv meeskond
• Projekti ulatus ja eesmärgid on selgelt määratletud ja kõigi sidusrühmade ootused arutatakse meeskonnaga selgelt läbi.
• Meeskond on määratud vastavatele tööülesannetele ja vastutusele.
• Meeskonnale pakutakse projekti kohta teabe ja värskenduste sidusrühmadele postitamise protseduure ja vorminguid.
• Kõigile sidusrühmadele avalikustatakse sisemised ja ristkommunikatsiooniprotokollid ning vastav hierarhia.
• Projektijuhtimiseks vajalikud tööriistad tuvastatakse ja edastatakse meeskonnale.

b) projekti planeerimine

Pärast algatamist jõuab siia projekti peamine ja ülioluline etapp, mis on projektijuhtimiseks vajalik marsruudi kaart:

• Projekti üksikasjalik ulatus, teostatavus on määratletud.
• Kõik projekti tegevused on ära toodud ja koostatud on vastav tööjaotusstruktuur. WBS ei ole midagi muud kui põhisündmuse jagamine tegevusteks (nt sündmus : puu istutamine. Tegevus : puu hankimine, 2. kaevu kaevamine, 3. puu istutamine)
• Pärast WBS-i ettevalmistamist viiakse läbi eelarve koostamine, kus prognoositakse kõigi tegevuste kvantiteeti ja saadakse konkurentsivõimelised määrad ning koostatakse projekti esialgne kalkulatsioon edasiseks kinnitamiseks (vajadusel tehakse muudatused, mis põhinevad programmi käigus tekkinud lisakuludel) projekt)
• Riski tuvastamine toimub iseenda tõlgendamise teel või projekti võrdlemisel teiste konkureerivate projektidega ning võimalike riskide vältimiseks koostatakse vajalikud leevendusplaanid.
• Sidusrühmade nõudmise osas koostatakse üldplaan kõigi loetletud tegevuste järjestamise teel, et saada projekti algseis (ideaalne / esialgne) kestus. Seal on peamiselt 4 järjestamise tüüpi SS - Start Start, SF - Start Finish, FS - Finish Start, FF - Finish to Finish.

c) Projekti elluviimise ja jälgimise etapp

• Projektijuht algatab projekti täitmise planeerimisetapis koostatud lähteplaani osas.
• Vajalike ressursside hankimine / kasutuselevõtt ja veenduge, et projekt on ettenähtud kvaliteedistandardite piires graafikus.
• Projekti käiku jälgitakse / jälgitakse lähteplaani alusel, kasutades erinevaid vahendeid (Gantti diagramm, PERT jne)
• Mõne vältimatu asjaolu tõttu võib projektil olla aja- või kulude ületusi, kus lähteolukorra ajakava või kalkulatsiooni tuleb vastavalt muuta.
• Projekti staatust hoitakse algatusetapis ette nähtud vormingutes ning seda ajakohastatakse ja levitatakse õigeaegselt projekti sidusrühmadele.

d) Projekti lõpetamine / lõpuleviimine

• See on projektijuhtimise viimane etapp, kus kavandatud eesmärgi saavutab projektimeeskond kehtivas ajakavas, eelarves ja kvaliteedis.
• Kõik vajalikud sulgemisdokumendid ja leppimised on valmis ja avalikustatud sidusrühmadele.
• Projekti kogemuse põhjal koostatakse tulevaste projektide jaoks lähtepunktina mitmesugused aruanded nagu projektiõppe aruanne, kliendirahulolu aruanne jne.
• Lõpuks antakse projekt kliendile üle, tagades, et kõik kontrollnimekirja punktid sulgedes või kliendi tõstatatud klõpsatuses pole ühtegi kivi pööramata.

Eespool käsitletud projektijuhtimise tehnikad struktureerivad projekti ja võimaldavad projektimeeskonnal tagada järgmiste võimaluste tagamine:

• Määratletud eesmärkide saavutamine seoses sidusrühmade nõuetega.
• Töötage välja lähteplaanid.
• Projekti kulude prognoosimine ja eelarvestamine vastavalt algtaseme ajakavale.
• Sündmuste jaotus tööjaotuse struktuuri.
• Riski hindamine ja leevendamine.
• Projekti kontrollimine / jälgimine.

Projektijuhtimise tööriistad

Projektijuhtimine on tehnika, millel on mitmesuguseid tööriistu ülesannete täitmisel ja kohustuste täitmisel. Projektihalduses on nii käsitsi kui ka automatiseeritud tööriistu. Mõned kõige laialdasemalt kasutatavad tehnikad on:

• PERT - projekti hindamise ja ülevaatetehnika
• CPM - kriitilise tee meetod

a) PERT - projekti hindamise ja ülevaatetehnika

PERT on projektijuhtimises kasutatav statistiline tööriist, mis oli loodud projekti valmimisega seotud ülesannete esindamiseks ja analüüsimiseks. See on ajapõhine tõenäosusmudel.

PERT-i kavandamine hõlmab järgmisi samme:

• Kõik sündmused / verstapostid liigitatakse täiendavalt tegevusteks ja vajalikud järjestused tehakse.
• Võrguskeemi koostamine, mis põhineb tegevusjärjestusel, kus sündmused / verstapostid on esindatud ringides ja tegevuste voog ühest teise on tähistatud nooltega.
• Iga tegevuse jaoks kuluvat aega hinnatakse täiendavalt tundide, päevade, nädalate või kuudena projekti nõude järgi.
• PERTi eripära on lõpuleviimise ajakavade määramatusega tegelemine. PERT-mudel sisaldab tavaliselt kolme tüüpi ajahinnanguid:
• Optimistlik aeg - parim võimalik aeg tegevuse lõpuleviimiseks.
• Kõige tõenäolisem aeg - suurim tõenäoline aeg tegevuse lõpetamiseks.
• Pessimistlik aeg - pikim aeg tegevuse lõpuleviimiseks.

Lõpuks arvutatakse kaalutud keskmine järgmise valemi abil:

Eeldatav aeg = (optimistlik + 4 x kõige tõenäolisem + pessimistlik) / 6

b) CPM (kriitilise tee meetod)

• Projekti valmimise kõige pikem kestus on projekti kriitiline tee. Kriitiline tee määrab projekti lõpuleviimiseks vajaliku kogukestuse, kui aega, mille jooksul tegevust saab viivitada projekti viivitamata, nimetatakse aeglaseks ja tegevust nimetatakse mittekriitiliseks tegevuseks. CPM on deterministlik mudel, mis on aja- ja kulupõhine.

Projekti kriitiline tee määrab iga tegevuse jaoks järgmised neli parameetrit, mille arvutamiseks kasutatakse asjakohaste tegevuste eeldatavat aega:

ES - varaseim start, EF - varaseim finiš, LS - viimane start ja LF - viimane finiš

• Võrgu edasise töötamisega määratakse iga tegevuse varaseim algus- ja lõpuaeg, lähtudes eelkäija tegevustest võrgus.
• Võrgustiku kaudu tagurpidi töötades saame kindlaks määrata hiliseima algus- ja lõpuaja, mis tähendab aega, kus tegevus saab alata ja lõpetada ilma projekti viivituseta.

Lõtv = Viimane start - Varaseim start (või) Viimane finiš - Varaseim finiš

Märkus . Kriitilisel teel olevad tegevused ei sisalda lõtvust

Näide:

PERTi ja CPM-i võrguskeem

PERT ja CPM aitavad lihtsustatud viisil projekti lõpule viia järgmistel viisidel:

• Kriitiliste tegevuste tuvastamine.
• Ressursside vajadus ja juurutamine projektis.
• Projekti valmimise ajakavade kehtestamine.
• Tegevuste määratlemine vähese ajaga (st mittekriitilised tegevused).
• Vastastikuste sõltuvuste ja ressursside piirangute tuletamine.

Soovitatavad artiklid

See on olnud projektijuhtimise tööriistade ja tehnikate juhend. Siin käsitleme projektijuhtimise voogu ja projektijuhtimise tööriistu ülesannete täitmisel. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -

1. Projektijuhtimiskava
2. Projektijuhtimise elutsükkel
3. Agiilse Oracle'i omadused ja eelised
4. Agiilse turunduse rakendamine
5. Projektijuhtimisriistade tarkvara juhend