Ülevaade kommunikatsiooni juhtimiskavast
Kommunikatsioonihalduskava on lahutamatu osa projektijuhtimiskavast, kus sidusrühmade nõutava teabe kogumise, genereerimise, salvestamise ja levitamise protsess kavandatakse ja edastatakse struktureeritud viisil.
Suurem osa probleemidest / piirangutest, mis projekti käigus tekivad ja mida ei lahendata, on tingitud kommunikatsioonilüngast. Projektijuhi jaoks on vaja struktureeritud viisi või suhtlusmeetodit. Projektihalduskava / -harta koostamisel on võtmeaspekt kommunikatsioonihaldusplaanil.
Projekti alguses tuleks kommunikatsioonimeetod või kommunikatsioonihalduskava selgelt määratleda, et vältida igasuguseid takistusi. Kommunikatsioonihalduskava aitab projekti infovoogu kindlaks teha. Projekti juures on esindatud erinevad sidusrühmad. Juhtkond, projektijuht, funktsionaalsete meeskondade liikmed, müüjad, välisagentuurid jne
Projekti õnnestumiseks on efektiivne kommunikatsioon väga oluline ja seetõttu on vaja kommunikatsioonihalduskava. Elamuprojekti korral saab projektijuht koostada sidusrühmadega suhtlemiskava, et teavitada erinevaid sidusrühmi projektist ja pöörduda nende poole seal, kus nende sekkumine on vajalik.
Kommunikatsioonihalduskava loetelu
Allpool on toodud mõned nende tüüpi kommunikatsioonihalduskavad.
1) projektikohtumised -
Projekti eri sidusrühmade jaoks on olemas erinevat tüüpi kommunikatsioonihaldusplaanid, näiteks:
- Projekti ülevaatekoosolek (tippjuhtkonna jaoks)
- Projekti koordineerimise kohtumine (mitme funktsionaalse meeskonna jaoks)
- Tarnija ülevaatekoosolek (müüjatele)
- Projekti ülevaatekoosolek:
Juhtkonnaga suhtlemiseks ja teabe edastamiseks võivad projekti ülevaatuskoosolekud olla kommunikatsiooniplaaniks, et teavitada neid projektide erinevatest aspektidest, näiteks projekti käigust, projekti kavandamisetapist, töövõtjate määramisest, sideküsimustest, kohalikust küsimused, välised tegurid jne. See toimib infosüsteemina, mis hoiab neid projektist teadlikena ja võimaldab neil vajadusel sekkuda.
- Projekti koordineerimise kohtumine:
Funktsionaalse ristmeeskonnaga suhtlemiseks ja teabe edastamiseks võib pidada projekti koordineerimise kohtumisi ning meeskonna liikmetele nende funktsionaalse asjatundlikkuse alusel tutvustada projektiga seotud küsimusi / piiranguid. Näiteks juhtkonna püstitatud eesmärgi saavutamiseks ja kohapealsetel tingimustel on vaja projekti muutmist, siis võiksid need kohtumised olla platvormiks neile teabe edastamiseks ja samal ajal võivad nad pakkuda ka lahendusi. Selliste kohtumiste lõppedes tuleb koostada protokoll ja see tuleks ringlusse saata, et muutuste kohta oleksid kõik sidusrühmad kursis.
- Tarnija ülevaatekoosolek:
Müüjatega suhtlemiseks ja teabe edastamiseks toimuvad hankija ülevaatekoosolekud vastavalt projekti vajadustele igal nädalal või iga kahe nädala tagant. Sellel koosolekul saab müüja esitada arengukavasid, suundumuste analüüsi, bilansitegevuse prognoosimist / prognoosimist, et projektijuhile edastada teavet nende töö ulatuse kohta.
Segaduste vältimiseks ja nõuetekohase suhtluse tagamiseks peab kõigi eespool nimetatud koosolekute päevakord olema täpselt määratletud. Sagedus tuleks ka eelnevalt otsustada. Osalejate arv peaks olema täpne ja neil peaks olema õigeid liikmeid. Päevakorrad tuleks hõlmata aegsasti, et osalejad oleksid kohtumiseks ette valmistatud. Mis tahes kõrvalekaldeid päevakorrapunktidest ei tohiks meelelahutada. Projektijuht peab olema kõrvalekallete vältimiseks koosoleku juht.
Lisaks ülaltoodud ametlikele meetoditele aitavad mõnikord projektiga seotud küsimusi lahendada ka mitteametlikud näost näkku või telefonisuhtluse meetodid.
Lisaks ülaltoodule tuleks kommunikatsioonihalduskava vastavalt vajadusele uuendada vastavalt vajadusele.
2) tulemusaruanded -
Iga projekti kohta on olemas tulemusaruanded, kuhu teave / andmed sidusrühmadega suhtlemiseks registreeritakse.
Eri tüüpi toimivusaruanded on järgmised:
- Oleku aruanne
- Eduaruanne
- Trendiaruanne
- Prognoosimisaruanne (või)
- Variatsiooniaruanne
- Teenitud väärtuse aruanne
- Projekti õppedokument
a) olekuaruanne:
- Nendes aruannetes on esitatud projekti praegune tulemuslikkus võrreldes varasema algtasemega.
- Nende aruannete levitamise tähtajad on iga päev / nädal.
b) eduaruanne:
- Selles aruandes kirjeldatakse konkreetse aja jooksul tehtud kogu tööd.
- Selles kategoorias on ringluse intervalli põhjal erinevat tüüpi aruandeid.
| S.N. | Eduaruande tüüp | Kirjeldus | Ringluse ajagraafikud | Esitatud |
| 1 | DPR | Igapäevane arenguaruanne | Iga päev | Klient ja sisemine meeskond |
| 2 | WPR | Nädala eduaruanne | Iganädalaselt | Klient, keskastme juhtkond |
| 3 | MPR | Kuu arenguaruanne | Igakuine | Klient, tippjuhtkond |
c) trendiaruanne:
- Trendiaruandes märgitakse projekti edusammude põhjal üles- või langustrend
- See on tüüpiline tippjuhtkonna aruanne, mida levitatakse / arutatakse igakuiselt.
d) Prognoosimise (või) prognoosimise aruanne:
- Projekti prognoos või eeldatav edasine käik / tulemuslikkus esitatakse projekti praeguse stsenaariumi põhjal.
- Esialgne prognoos vaadatakse läbi vastavalt nõudele ja see tuleb esitada / levitada alati, kui klient / juhtkond seda nõuab.
e) Erinevuste aruanne:
- Selles aruandes võrreldakse tegelikku arengut algtasemega ning kajastatud on erinevused kulude ja aja osas.
- Seda aruannet levitatakse üldiselt koos trendiaruandega, st kord kuus.
f) teenitud väärtuse aruanne:
- See aruanne koosneb ulatusest, kuludest ja ajakava meetmetest projekti jõudluse hindamiseks. Seda levitatakse kord kuus.
g) projekti õppedokument:
- Kõigile tulemusaruannetele tuginedes koostatakse projekti üldine õppedokument, mis on abiks projektile juurde pääsemisel ja aitab välja töötada ka ettepanekuid tulevaste projektide jaoks.
3) eskalatsioon -
Kui projektisuhtluses on probleeme või tekivad komplikatsioonid, on vaja teema esitamiseks juhtkonnale, kuna sisemises projektimeeskonnas pole lahendust saavutatud / tehtud.
Seoses küsimuse tõsidusega muutuvad otsustuspädevus ja ajakava järgmiselt:
| Prioriteet | Raskusaste | Otsustusasutus | Lahendamise ajakava (tööpäevad) |
| 1 | Suur mõju projektile, st millel võib olla oluline mõju ajale ja kuludele. | Juhtimise kõrgeim tase | Poole päeva jooksul |
| 2 | Keskmine mõju, mis võib mõjutada kulusid või ajakava | Kõrgem juhtkond ja keskastme juhtkond | 1 päeva jooksul |
| 3 | Väike mõju, mis võib tähtaegu edasi lükata | Keskmise juhtimise tase | 2 päeva jooksul |
| 4 | Projektile puudub mõju, kuid on olemas parem alternatiiv | Keskastme juhtkonna ja projekti juhtiv tase | Tööd on pooleli, töötatakse välja alternatiivsed lahendused ja saadetakse muudatuste juhatusest kinnitamiseks. |
Soovitatavad artiklid
See on olnud teatise juhtimiskava juhend. Siin käsitleme kommunikatsioonihalduskava loetelu nende eri tüüpidega. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -
- Microsofti projektiplaan
- Kvaliteedijuhtimise üldkontseptsioonid
- Pehmete oskuste projektijuht
- Projekti sidusrühmad
- Juhtumianalüüs projektijuhtimises