„Kommunikatsioon on tugeva suhte võti, mida soodustavad vastastikused korporatsioonid ja mõistmine. Ja suhtlusplaan on selle jaoks tööriist“.
töötada välja tõhus kommunikatsiooniplaan - meid kui inimesi juhib suhtlus, mis on meie elu ja tegevuse allikas, nagu ka organisatsioonide ettevõtmised ja nende viljakas looming, strateegiad või ideoloogiad, mida nad tahavad oma publikule või sisemuses tutvustada nende enda korporatiivsed või mitte-korporatiivsed ringid.
Projekti intensiivsus ajendab neid organisatsioone võtma vastu kommunikatsiooniplaane, mis räägiks neist ja nende temaatilistest ettepanekutest ning skeemidest mahukalt.
Mis on kommunikatsiooniplaan ja miks see on nii hädavajalik?
Kommunikatsiooniplaan on strateegiliselt orienteeritud kirjalik dokument, mis tutvustab ettevõtte eesmärke ja eesmärke ning nende pooleliolevaid tegevusi või projekte.
Samuti võime öelda, et see on informatiivne tükk, mis selgitab sidusrühmi ja asjassepuutuvat meeskonda, mida ettevõte soovib ja oma tulevikuplaane.
Järgmised komponendid moodustavad kommunikatsiooniplaani:
- Eesmärgid
- Protsess ja tegevuskava
- Projektides osalevate sidusrühmade või meeskonna loetelu
- Inimeste välja selgitamine, kellele tuleks suhtluskava adresseerida?
- Kuidas kavatsete oma kasumit hinnata?
Kommunikatsioon võib olla ükskõik millises vormis: elektrooniline meedia, trükiväljaanded, konverentsimaterjal, uuringud, turundus- või müügivahendid, kõned jne, et projektijuhid või juhtimismeeskond saaksid oma projekti vastavalt ettevõtte ootustele kavandada ja realiseerida nende sihitud eesmärgid.
Nad saavad projekti soovitud tempo ja järjepideva töövoo seadmiseks seada soovitud suhtlusstandardi ja tooni. See aitab ka projekti planeerijatel seada oma prioriteedid ja ressursse optimaalselt kasutada.
Kuna asjakohane on kommunikatsiooniplaan, on sama oluline ka selle väljatöötamise viis, mida sisendavad ettevõtte üksuste vajadused.
Näpunäited mõjusa kommunikatsiooniplaani väljatöötamiseks!
Uurige suhtlemistrendi ja kontrollige oma uurimistööd:
Siit saate teada oma organisatsiooni suhtlussuundumuste kohta. Mõned organisatsioonid palkavad firmasid toimuva välja selgitamiseks, kuid need kulud võivad teie ettevõtte eelarvele koormada.
Nii saate natuke kokku hoida, kui uurite endalt, kuidas organisatsiooni teised inimesed suhtlevad, kuidas nad suhelda saavad ja oma igapäevaseid operatsioone teostavad ning kas nad saavad konkreetseid tulemusi?
Vastuste saamiseks peate määrama kohtumise ja tegema ajutisi mõtteid koos oma töötajate ja juhiga ning leidma tulemused või puudused või probleemid, mis võivad nende suhtlusprotsessi takistada.
Valige inimene, kes asuks juhtima
Enne tegeliku protsessi algust on väga oluline leida esindaja, kes algataks suhtlusprotsessi ja sõnastaks kommunikatsiooniplaani. Ta peaks vastama järgmistele kriteeriumidele:
- Ta peaks olema alati valmis tegema koostööd, koordineerima tegevust teiste meeskonna liikmete ja töötajatega ning seadma üles suhtlusplaanid ja eesmärgid.
- Ta peaks olema võimeline eraldama aega ja töötajaid suhtlemisvajaduste rahuldamiseks.
- Oskab otsustada vajaliku sidesüsteemi, selle tõhususe ja võimaliku mõju üle.
- Ta peaks kaasama nii hindaja kui ka teised erinevate kommunikatsioonistrateegiate ja kommunikatsiooniplaanide koostamisse ja läbivaatamisse.
- Oskus genereerida palju loovaid ideid kommunikatsiooniplaani edukaks rakendamiseks,
Arendage oma kaaslaste ja kogukonna vahelist suhtlust ja usaldust
Peaksite hoidma tugevat suhtlust ja usaldust ning haldama asjaomaste inimeste ootusi, eriti neid, kes on teie jõupingutuste partnerid. See loob turvalise keskkonna ja vähendab igasugust riski või kuulujutte.
Õige ja õigeaegne teave võib aidata kogukondadel aktiivselt programmis osaleda, tagasisidet saada ning sisuliselt kaasa lüüa ja mõista eeliseid, mida nad programmist saavad.
Määratlege eesmärgid ja eesmärgid
Pärast kogu ettevõttest saadavat teavet määrake kommunikatsiooniplaani eesmärgid ja eesmärgid ning see, mida soovite saavutada. Teie eesmärgid loobuvad selle ettevõtte eesmärkidest, kuhu kuuluvad
- Teie teenused ettevõtte jaoks,
- Kui hästi suudate mõju luua
- Kuidas saate oma suhtlusvõrku tsentraliseerida?
- Ehitage meeskonnatöö
- Parandage toodete tarnimist
- Millisele tasemele teie suhtlusplaan avaldab mõju sidusrühmadele, meediale ja valitsusele.
Eesmärgid on vajalikud ressursid, olgu need inimlikud või mehaanilised, protsessis, mida projekti jaoks võetakse vastu, tooted või teenused, mida ettevõte kavatseb toota või reklaamida, ning praeguses protsessis või toimimises vajalikud parandused.
Uurige oma kommunikatsiooniplaani potentsiaalseid vaatajaskondi / lugejaid
Peate välja selgitama võimaliku vaatajaskonna, kellega teie ühendused võivad ühendust võtta või proovida teid mõjutada. Need sihtrühmad on teie tarbijad, liikmed, asjaomased ühendused, koolitajad, töösturid, meedia jne.
See hõlmaks teie uuringuid ja uurimistööd inimeste kohta, kellel võib olla käimasolevate projektide või tegevuste otsene mõju, ning selguvad rühmad, kes on organisatsiooni liikmed või kõrvalised, kuid on projektiga seotud.
See võimaldaks teil oma sihtrühma tähtsuse järjekorda seada ja teha parema otsuse.
Tegevused, mille peate sisse seadma enne või pärast kommunikatsiooniplaani rakendamist
Te peate otsustama, millist teavet ja toiminguid oma teabe jagamiseks vajate. Moodustage erinevad rühmad või kogukonnad, viige läbi erinevad ülevaated ja hinnake protsesse.
Kaasake iga kuu kogukonna koosolekule ja looge foorum, kus asjast huvitatud inimesed saavad vestelda või muret jagada. Samuti on väga oluline jagada oma uurimusi või järeldusi hindajatega ja viia läbi küsitlusi.
Kujundage oma põhipunktid
Leidke ja kujundage olulised punktid või sõnumid, mida soovite edastada. See aitaks teil filtreerida mittevajalikke fakte või teavet ja edastada parimat, täpset ja tõhusat.
See aitaks teil ka mõista inimeste vajadusi ja ootusi ning küsimusi, mida nad võivad esitada. Aidake teil mõista, kuidas programm ja projekt võivad kogukonda või riiki mõjutada.
Sõnumi kasuks otsustades mõelge suhtlusprotsessi eeldatavast olukorrast ja vaatajaskonna meeleolust, hinnake sõnumi edastamise keelt, edastatava sõnumi tüüpi ja üldist kujundust.
Sõnum tuleks koostada, pidades silmas vaatajaskonna tüüpi. Samuti on oluline, kui vaatajaskond on noored, vanad või lapsed, ja vastavalt sellele kaadrisõnum.
Nagu ütles James Thurbe: “Suhtluse täpsus on oluline, tähtsam kui kunagi varem, meie juuste vallandamise ajal, kui vale või valesti mõistetud sõna võib põhjustada sama palju katastroofi kui äkiline mõtlematu tegu.
Hinnake publiku tundlikkust
Uurige välja inimeste meeleolu ja määrake, kuidas inimesed peaksid olukorra meeleolule ja tundlikkusele reageerima. Üheski sõnumis ei tohiks olla sõnu ega väiteid, mis näitavad lugupidamatust rahva mis tahes keele, kultuuri, usu või usu vastu.
Uurige välja, mis on publiku üldine meeleolu, ja suhtlemiseks õige tasakaalu säilitamiseks aitab positiivse tooni säilitamine jõuda rohkemate inimesteni, selle asemel et levitada negatiivsust, mis võib süüdata hirmu või viha.
Keel
Teage keelt, mida teie publik räägib, ja seda, kas kasutatav keel on ametlik või mitteametlik, lihtne või keerukas. Lihtsalt kui pöördute rahva poole, peate kirjutama ja kasutama rahva keelt väärikate ametikohtade või korporatiivse maailma jaoks, nõutav on keerukas keel.
Olukord võib tekkida siis, kui tehakse otsus, kas valida mitteametlik või ametlik keel. Mõnikord võib liiga formaalne keel tekitada kuulajates tunne, et te ei räägi nendega.
Kasutatav keel peaks olema suhtlusplaan ja otsekohene, mis näitab, mida tahtsite öelda ja tunda.
Leidke suhtlusviis
Mõelge parimaks suhtlusmeedia režiimiks, mis võib olla kas elektrooniline, trükitud või suuline. Need meediumid võivad ulatuda brošüüridest, lendlehtedest, kaanedest, veebisaitidest, kaartidest, televisioonist jne.
Arutage ideid juhtkonna ja teiste töötajatega ning tulge välja ideega, mis tõepoolest teile edu annaks. Suhtluseks vajalik meedium sõltub ka sellest, kas kommunikatsiooniprotsessi ajal sihtrühm on suunatud.
Peate veenduma, et valitud suhtlusviis edastab teie sõnumi õigel ajal asjassepuutuvatele osakondadele või inimestele, näiteks mõned võivad nõuda PowerPointi esitlust, samal ajal kui ajakirjandus võib vajada projektimeeskonna juhi intervjuud.
Meediumivaliku osas tehtud õige otsus eeldab teie edu suhtlusmustri ja valitud raamistiku osas. Peate veenduma, et hindamismeeskonna liikmed tunnevad erinevat tüüpi suhtlust.
Erinevaid tüüpe arvestades on kriitilise tähtsusega, et teie hindamismeeskonna liikmed tunneksid end mugavalt teie kasutatava või eeldatava suhtluse tüübi üle.
Kommunikatsiooniplaani tööriistade või andmekandja tüüp sisaldab:
- Koosolekute kokkuvõtted
- Olekuaruanded
- Uudiskirjad
- Küsitlused
- Interneti / sisevõrgu veebileht
- Väikeste rühmade koosolekud jne
Leidke tegurid, mis võivad suhtlusmeetodit mõjutada
Töötage erinevate tegurite või põhjuste kallal, mis võivad mõjutada teie valitud suhtlusmeetodeid, vaadake kohalikku olukorda ja juhtumit ning uurige, millised suhtluskanalid on kogukonnas saadaval ja milliseid tegevusi saab ühendada.
Samuti peate välja selgitama vaatajaskonna tüübi - nende religioon, kultuur, vanuserühm, sooline suhe, olenemata sellest, kas nad on kirjaoskajad või kirjaoskamatud ning rohkem noori või abielus inimesi. Kõige olulisem on, kuidas nende inimesteni pääseda.
Väga oluline tegur, mida inimesed tavaliselt eiravad, on inimeste suhtlussõnumi levitamisega seotud riski ulatus. Veel üks aspekt, kas suhtlusprotsess võib olla kahesuunaline või ühesuunaline, näiteks kas programm vajab tagasisidet või mitte?
Seadistage maatriks
Parim idee on omada maatriks konkreetse projektiga seotud kommunikatsiooniplaaniga, näiteks koosolekute ülevaatamine, olekusõnumi seadmine.
Selgitage projekti teemat, millised on arutelu põhipunktid, kuidas projekti ellu viiakse, kuidas on sihtrühmad ja milliseid vastutusi nad jagavad. See võib aidata ootuse seadmisel ja kommunikatsiooniplaani piiride seadmisel.
See protsess viiks maatriksi muundamisest informatiivseks tükiks, graafikaks, mida saaks jagada ja kasutada igaüks, kes projekti kallal töötab.
Seadke ajakava
Kui olete oma eesmärgid ja eesmärgi välja selgitanud, korraldage kõik andmed kalendri vormingus ja mainige lühikirjeldusi hõlmatavate projektide või prioriteetide kohaselt täidetavate ülesannete kohta ning eraldage iga ülesanne loogiliselt. nädal, kuu.
Analüüsige tulemust
Looge meetod tulemuse saamiseks, hindamisprotsess peaks olema kas teie igakuine aruanne, esitlus või töötajate koosolek, osakonna aruanne, personalihalduri infotunnid.
Teie analüüs või hinnang sõltub sellest, mitu korda peate tulemusi esitama. Olukord võib tekkida siis, kui peate tulemused enne asjassepuutuvat meeskonda tutvustama, isegi enne, kui teie hindamisprotsess saab läbi.
Samuti peaksite välja selgitama, millal erinevad komponendid võiksid teie tulemuste protsessi üle vaadata.
Vajalikud ressursid
On hädavajalik välja selgitada eeldatav eelarve ja kulude eeldatavad tulemused. Arvutage kaasnevad kulud ja kuidas kavatsete investeeringult kasu saada.
Siit saate teada eeldatavate tõkete või hädaolukordade kohta
Nagu eespool öeldud, hõlmab kommunikatsiooniprotsess paljusid paradigmasid ja paljusid marsruute, kus tõkked või hädaolukorrad võivad funktsionaalsuse hävitada.
Halvim juhtum võib juhtuda siis, kui trükitakse pressiteade või lendleht ning e-posti ja suhtlusaadress on valesti trükitud või kustutatud või kui kriitiline ja oluline sõna on valesti kirjutatud, võib reporter saada vale teavet.
Katastroof võib juhtuda siis, kui organisatsioon, mille jaoks oma oskused pühendate, ei luba teile krediiti anda. Seda tüüpi probleemid tuli enne kommunikatsiooniplaani ette näha ja leida alternatiivsed lahendused nende probleemide ületamiseks ja parandamiseks.
Järeldus
Kommunikatsiooniplaan on suu organisatsiooni unistustest, mida tuleb strateegiliselt joonistada, pidades silmas pisidetaile. Parim on koostada kommunikatsiooniplaan kolm või neli päeva enne ajakava ja hinnata seda põhjalikult.
Hästi dokumenteeritud suhtlusplaan silub kogu protsessi ja toob sisse mitmekesised tegevused, mida võite teostada.
Esimene pildi allikas: pixabay.com
Seotud kursus: -
kuidas arendada kommunikatsiooniplaani