Sissejuhatus kommunikatsiooni projektijuhtimises
Enne kui me selga paneme jumpsuit ja hakkame kirjeldama kommunikatsiooni olulisust projektis, peab meil olema selge arusaam projektijuhtimisest. Projektijuhtimine on protseduuride, poliitikate ja põhimõtete kasutamise distsipliin projekti edukaks juhtimiseks selle kavandamisest kuni valmimiseni. Lisaks on see ettevõtte ressursside kavandamise, korraldamise ja juhtimise algoritm teatud ülesannete / tegevuste täitmise suunas liikumiseks.
Projektijuhtimise määratlus
Vikipeedia määratleb projektijuhtimise kui "meeskonna töö algatamise, kavandamise, teostamise, kontrolli ja sulgemise distsipliin, et saavutada konkreetne eesmärk ja täita konkreetsed edukriteeriumid".
Üldiselt seostame seda mõistet „projektijuhtimine” selliste tööstusharudega nagu ehitamine, infotehnoloogia, inseneriteadus ja tervishoiuteenused, millel on keeruline osa komponente, mida teatud viisil korraldada eesmärgi saavutamiseks aja jooksul. Ehkki iga tööstusharu kujundab projekti metoodikat vastavalt oma vajadustele, on projektijuhi vastutus peaaegu sama, mis hõlmab ülesande määramist, valmimist ja ka valmistoote kvaliteedi kontrollimist.
Suhtluse faasid projektijuhtimises
Kontseptualiseerimisest kuni valmimiseni on eduka liigendatud tulemuse saavutamiseks viis etappi.
1. Algatamine : See etapp määrab projekti alguse. Kui projektijuht on heaks kiitnud, alustab ta kontseptsiooni kirjelduse dokumenteerimist, mis sisaldab projekti eesmärgil põhinevat eesmärki ja selle soovitud tulemust koos riskide arvutamisega.
2. Planeerimine: Selles etapis verbaliseerib projektijuht strateegia eesmärgi saavutamiseks, järgides rangelt ajakava. Ta võib valida meeskonnaliikmeid ja selgitada välja ülesanded / tegevused, jaotades need meeskonna liikmete vahel koos vahe-eesmärkide ja peamiste eduparameetritega. Selles etapis kaalutakse ka töögraafiku ja suhtlusliini seadmist.
3. Täitmine: projektijuht rakendab ressursid soovitud tulemuse saavutamiseks, nagu on välja toodud projektikavas.
4. Kontrollimine: selles faasis jälgib projektijuht meeskonnatööd, et viia kavandatud jõudlus planeerimisetapis kindlaksmääratud viisil vastavusse.
5. Lõpetamine: viimases etapis edastab projektijuht lõpptulemuse oma ülemustele ja hõlbustab haldusülesannet, kui seda jääb alles.
Tõhus suhtlus projektijuhtimises
Eesmärgi edukaks saavutamiseks on tõhus suhtlus võtmetegur, mida projektijuht peaks strateegia väljatöötamise algusest peale meeles pidama. Seetõttu võime öelda, et tõhus ja tulemuslik kommunikatsioon on igasuguse projektijuhtimise elujõud. Paljud projektid ebaõnnestuvad ebaefektiivsuse või vähese kommunikatsiooni tõttu. Projektijuhtimisinstituudi (PMI) raporti kohaselt peaks projektijuht kulutama 90% oma ajast sidusrühmade ja meeskonnaliikmetega suhtlemiseks. Edukas juhtimine sõltub selgest suhtlemisest eesmärgi, saavutuste, vastutuse, saavutuste, väljakutsete kohta ning klientide tagasisidest meeskonna liikmetega, kes üldiselt kuuluvad mitmekesisesse inimrühma. Projekti tõhusast juhtimisest on otsustav osa projekti edenemise ja staatuse regulaarsel kajastamisel sidusrühmadele. Niisiis vähendab kolmest protsessist koosnev korralik kommunikatsioonihaldus rikete riski mingil määral. Need on mõned tõhusad kommunikatsioonid projektijuhtimisel.
- Suhtlusplaan
- Halda suhtlust
- Monitori suhtlus
Suhtluskava
Kommunikatsiooniplaani esimene samm on kommunikatsiooninõuete analüüsi väljamõtestamine. Projekti kohta on nii palju teavet, kuid otsustamiseks on oluline, milline teave tuleb saata kellelegi. Kommunikatsiooniplaan peab olema piisavalt üksikasjalik, hõlmates kõiki tegureid, sealhulgas vaatajaskonda (meeskonna liikmed, sidusrühmad, klient), eesmärki, kanalit (suhtlusmeediumid nagu verbaalne, kirjalik) jne.
Hallake projekti suhtlust
Kommunikatsiooniplaani elluviimine on projektijuhi ülim vastutus. See sisaldab -
- Andmete kogumine ja analüüsimine.
- Sõnumite levitamine ja edastamine.
- Kõigi suhtlusaruannete, failide või dokumentide säilitamine.
- Salvestatud side taastamine.
- Vana kommunikatsiooniaruande või projekti lõpetamise või kuupäevade käsutamine.
Monitori suhtluskava
Projektijuht peaks jälgima ja kontrollima kommunikatsioonihalduskava kogu selle elutsükli vältel.
Projekti kommunikatsiooni kontekstis on see „teadmiste, oskuste ja kogemuste vahetamine“. Suhtlemisel on kolm olulist valdkonda, mis maksavad iga projekti õnnestumiseks palju kaalukaotust. Nemad on -
- Sisemine teabe vahetamine.
- Teabevahetus ja aruanded projekti sidusrühmadega.
- Projektiturundus
On oluline, et projektijuht kavandaks kommunikatsioonistrateegia projekti soovil. Milliseid suhtlusmeetodeid järgitaks, on projektijuhi tõsisem otsus. Ehkki aktiivseid või passiivseid metoodikaid võib diferentseerida organisatsiooni struktuuri ja tööstustandardi alusel. Need on mõned efektiivse suhtluse meetodid, mida projektijuht saab kohandada, et suhelda tõhusalt ja tahtlikult meeskonna liikmete ja sidusrühmadega.
Efektiivse suhtluse meetodid
Tõhus suhtlemine aitab kujundada positiivset keskkonda. Otsime üles mõned efektiivse suhtluse meetodid.
1. Aktiivne või sünkroonne side
Kui kõik liikmed või parteid osalevad samal ajal teabe vahetamises, nimetatakse suhtlust sünkroonseks suhtluseks.
a. Live Meeting - kõigi meeskonnaliikmete liitumine samas kohas.
b. Videokonverents - otsevideokonverents.
c. Konverentskõne - telefonikõne, kus osaleb kaks või enam inimest.
d. Heliühendus - Sarnaselt konverentskõnele, kuid see toimub võrgus tarkvara abil, näiteks Skype.
e. Arvutipõhine konverents - helikonverentskõne arvutite ühendusega, kus kuvatakse arvutustabel või dokument ja mida saavad mõlemad pooled redigeerida.
f. IM (kiirsõnumid) - häälsõnumite või teksti vahetamine hüpikakende abil, näiteks Google Hangout.
g. Tekstsõnumi saatmine - sõnumite vahetamine mobiiltelefonide või isikliku digitaalabi abil.
2. Passiivne või asünkroonne kommunikatsioon
Paljud tüüpi juhtimine projektijuhtimises ei nõua kõigi meeskonnaliikmete või osapoolte viibimist samas kohas. Seda tüüpi kommunikatsiooni nimetatakse asünkroonseks suhtluseks. See sisaldab:
a. E-post - e-posti kasutatakse laialdaselt projekti koordineerimiseks ja meeskonnaliikmete vaheliseks suhtlemiseks.
b. Faks - faksiaparaati kasutatakse kogu maailmas usaldusväärse dokumentide edastamise protsessina.
c. Blogid - mõned projektijuhid kirjutavad blogisid oma kogemustest mitmesugustest väljakutsetest, millega nad projekti elluviimisel on kokku puutunud. Need ajaveebid võivad olla abiks edaspidises otsustusprotsessis.
Kaasaegsete tehnoloogiate arenedes on võimalik kokku panna kõik meeskonna liikmed kõikjalt maailmast.
Projektijuht võib valida suvalise suhtluskanali meeskonnaliikmete või sidusrühmadega, kuid suhtlus muutub tõhusaks, kui suheldakse erinevate huvigruppidelt saadud tõhusa tagasiside abil. Eduka projektijuhi põhipädevuste tunnusjooned on aktiivne kuulamine, tugev esinemisoskus, konfliktide lahendamise oskus jne.
Soovitatavad artiklid
See on olnud projektijuhtimise kommunikatsiooni juhend. Siin arutasime projektijuhtimise kontseptsiooni, etappe ja erinevaid tõhusaid suhtlusmeetodeid. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -
- Projektijuhi tehnilised oskused
- Projekti dokumentatsioon
- Sissejuhatus projektijuhtimisse
- 10 parimat projektijuhtimise müüti katkestasid