Kontori tootlikkusel on mitmeid eeliseid, kuna see aitab teil rahva hulgast silma paista, et oma aega tõhusalt juhtida. Teisisõnu, produktiivsus on üks asi, mis võib organisatsiooni edu või ebaõnnestumise õigekirja panna. See tähendab, et mittetootlikes töötajates töötav organisatsioon võib lühimal võimalikul viisil läbi kukkuda. Tootlikkuse olulisuse mõistmine teie organisatsioonis võib minna kaugele, kuna see aitab teil mitte ainult oma tootlikkust parandada, vaid ka julgustada oma kolleege sama tegema, parandades seeläbi ettevõtte üldist töökeskkonda, mille tulemuseks on parem kasv ja areng . Produktiivsus võib mõjutada organisatsiooni olulisi aspekte ja mõjutada neid mitmel viisil. Mõned neist on järgmised:
Kontori tootlikkuse näpunäited
-
Madal kontoritootlikkus võib otseselt mõjutada ettevõtte kasumit:
Kehv või madal tootlikkus võib ettevõtte kasvule hävitavalt mõjuda. Madal kontoritootlikkus toob automaatselt kaasa väikese kasumi ja maailmas, kus edukust arvestatakse rahalise kasumina, ei saa peaaegu ükski ettevõte endale lubada lõtvumisest tingitud finantsmõjusid. Töötajad, kes ei saa organisatsiooni kasvule tõhusalt kaasa aidata, muutuvad peagi pigem organisatsiooni koormaks kui ressursiks. Ka siis, kui töötajad ei täida oma ülesandeid tõhusalt, mõjutavad need kiiresti ettevõtte üldist rahalist kasu negatiivselt. Teisest küljest, kui töötajad on produktiivsed ja töökad, saavad nad aidata viia teie ettevõtte järgmisele kasvu- ja arengutasemele. Seetõttu on parim viis, kuidas ettevõte nende kasvu kiirendada, ebaproduktiivsete töötajate eemaldamine ning produktiivsete ja töökate töötajate palkamine.
-
Madal tootlikkus mõjutab ettevõtte üldist moraali:
Kahtlemata mõjutab madal kontoritootlikkus ettevõtte üldist moraali. Näiteks kui mõned töötajad on produktiivsed ja töökad, võib nende moraali langetada ka teiste nägemine, kes ei kajasta sama entusiasmi. See mõjutab teie ettevõtte üldist moraali ja meeleolu, häirides sellega ka kõige produktiivsemaid töötajaid. Madal moraal mõjutab ettevõtte üldist tootlikkust, luues seeläbi tsükli, mida oleks raske murda. Sellepärast on oluline, et ettevõtted aitaksid töötajatel oma kontoritootlikkust parendada, kuna see ei saa mitte ainult aidata kaasa paremale kasvule, vaid ka alandada töötajate stressitasemeid.
-
Hea tootlikkus aitab ettevõtetel oma eesmärke tõhusal viisil täita:
Tootlikud töötajad suudavad oma eesmärke ja tähtaegu tõhusalt täita. See omakorda aitab ettevõtetel oma eesmärke täita ja asju sujuvalt juhtida. Kontoritootlikkuse kahjustamisel võivad ettevõtted kaotada olulisi tehinguid ja täita lepingulisi kohustusi, mis võib mõjutada isegi ettevõtte prestiiži klientide ja klientide silmis. Avaliku maine tähtsus on äärmiselt oluline eriti kliendisuhetes olevate ettevõtete, näiteks jaemüügipunktide ja pankade jaoks. Kui ettevõtted tähtaegadest kinni peavad, ei võida nad mitte ainult klientide ja klientide soosingut, vaid saavad ka võimaluse boonuste ja kasumi teenimiseks.
-
Hea tootlikkus aitab teil kohtuda ja suurendada kaubamärgi lojaalsust edukalt:
Kliendid on aluseks, mille alusel kaubamärgid saavad kasvada ja areneda järgmisse etappi. Kui vastate klientide ootustele regulaarselt, aitab see teil kaubamärgi lojaalsust tugevdada ja tugevdada. Halb reklaam, eriti olemasolevate klientide poolt, eriti halva töötajate juhtimise tõttu, võib mõjutada teie ettevõtet ja isegi viia selle kokkuvarisemiseni. Töötajad peavad mõistma, et nad on oma ettevõtte nägu ja nende suhted klientide / klientidega mõjutavad ettevõtte üldist mainet. Kui ettevõtted ei täida klientide ootusi, hakkavad nad oma vajaduste ja soovide täitmiseks uurima teisi kaubamärke. Ainult hea produktiivne meeskond aitab kaubamärkidel täita tarbijate ootusi ja isegi neist ületada.
Kõik see tähendab, et ettevõtted ja kaubamärgid peavad palju tähelepanu ja ressursse suunama mitte ainult produktiivse meeskonna töölevõtmisele, vaid ka selle tootlikkuse säilimise tagamisele. Lisaks sõltub kontorite tööviljakus otseselt sellest, kuidas töötajad oma aega haldavad. Töötajaid saab tootlikkust tõsta kahel viisil: nad saavad suurendada töötundide arvu või töötada nutikamalt. Töötajad ei pea töötama pikemat tundi, nad saavad lihtsalt targemaks töötada, et nad saaksid püsida produktiivsed ilma lisatunde tööle panemata. Siin on mõned strateegiad, mis aitavad teil oma töökohal kontorite tööviljakust kõrgel tasemel hoida:
-
Õppige jälgima, kui palju aega kulutate erinevatele ülesannetele:
Kui lähete oma töökohta, on teil seitsme kuni kaheksa tunni jooksul mitmeid ülesandeid, mida peate tegema. Paljud inimesed tunnevad, et nad oskavad väga hästi määrata aega, mida nad teatud ülesannete jaoks vajaksid. Kuid paljud uuringud näitavad, et vaid 17 protsenti inimestest suudab konkreetse ülesande täitmiseks kuluvat aega tõhusalt hinnata. Sellepärast on hea mõte koostada ülesannete loend ja kasutada rakendusi, mis annavad teile teada, kui palju aega kulub igal ülesandel (nt sotsiaalmeedia, e-post, tekstitöötlus jne), et saaksite aega tõhusalt hallata. Mõned rakendused, mis võivad aidata, on Toggl, ManicTime ja Rescue Time
-
Võtke tööajal regulaarselt pause:
Ehkki see võib paljudele tunduda vastuoluline, suurendab regulaarsete pauside võtmine loovust ja parandab ka keskendumisvõimet. Uuringute kohaselt võib lühikeste pauside võtmine pikkade ja keeruliste ülesannete täitmisel aidata teil eesmärke kiiremini ja tõhusamalt saavutada. Nii et tehke regulaarseid pause, kuna see aitab teil tõhusalt optimaalset tootlikkust säilitada. Treeningud on hea viis kiirest töögraafikust pausi tegemiseks ning isegi paljude uuringute kohaselt on treeningpausi tegemine teie kehale ja vaimule kasulik. Kui võimalik, võtke oma töökohalt jalutuskäikude jaoks aega, sest see aitab teil pea puhtaks teha ja elavdada ka loomingulisi rakke.
Soovitatavad kursused
- Professionaalne Pivot Table 2010 kursus
- Täielik Excel 2013 baaskoolitus
- Koolitus Exceli VBA makrodel
-
Pange endale tähtajad:
Soovimatu ja tarbetu stress ei pruugi teie produktiivse taseme jaoks kasulik olla, kuid väikestes kogustes enesele seatud stress võib olla hea, kuna see aitab teil paremini keskenduda ja ülesandeid täita. Hea mõte on mõista ülesandeid, mida peate täitma, ja anda nende saavutamiseks tähtaeg, kuna see aitab teil oma tootlikkust tõsta. Kui kell on lisarõhk, saate ülesandeid kiiremini täita.
-
Järgige kahe minuti reeglit:
Steve Olenski sõnul võib kaheminutilise reegli rakendamine aidata töötajatel piiratud aja jooksul palju ülesandeid täita. Nii et kui töötajad näevad ülesandeid või toiminguid, mida nad saavad teha vähem kui kahe minuti jooksul, peaksid nad seda tegema kohe, kuna see säästab neid hiljem palju aega. Selliste strateegiate rakendamine võib aidata töötajatel oma töökohal produktiivsena püsida. Kui töötajad vastavad ülesanded edukalt täidavad, võib see ära võtta palju stressi ja muret.
-
Ärge raisake oma aega soovimatutele kohtumistele:
Tähtsad kohtumised võivad osutuda töötajate jaoks ebaproduktiivsemaks kui produktiivseks. Ehkki mõned koosolekud on olulised, kuna need aitavad töötajatel töökoormust koguda ja jaotada, ei tohi see mõjutada ettevõtte kontoritootlikkuse taset. Atlasssiani sõnul veedab keskmine kontoriskäija ebaproduktiivsetel kohtumistel kuus ligi 31 tundi. Seetõttu peab ettevõtte juhtkond õppima tõmbama piiri vajalike koosolekute ja ajaraiskamise vahel. Kui koosoleku eesmärgid on saavutatavad e-posti, telefonide või veebipõhise koosoleku kaudu, on parem eesmärkide saavutamine nende kaudu, mitte füüsilistesse kohtumistesse investeerimine.
-
Lõpetage multitegumtöötlus, kuna see võib tootlikkust vähendada:
Mitmepoolne töö on alati hea mõte, kuna see võib nii aja kui ka kontori produktiivsust raisata. Kui pühendute mitmele ülesandele, põhjustab see keskendumise kadumist ja võib ka teie stressitaset tõsta. Alati on parem keskenduda ühele ülesandele ja täita see suurepäraselt, selle asemel, et teha keskmiste tulemustega mitu ülesannet. Lisaks võivad multitegumtöötluse kõrvalmõjud mõjutada töötajate elu ja elatist. Kui nende tervis on lahendatud, võtavad kaubamärgid ja ettevõtted tohutu löögi. Basexi läbi viidud uuringu kohaselt kaotavad ettevõtted 650 miljardit dollarit aastas, mis on seotud tähelepanu kõrvalejuhtimise tõttu töötulemuste ja loovuse puudumisega. Sellepärast on ühele ülesandele keskendumine palju olulisem ja kasulikum.
-
Kasutage oma tööl käimise aega ära:
Kui teate, kuidas oma aega hallata, satuvad paljud asjad automaatselt paika. Näiteks kui teil on pikk töölesõit, saate seda aega kasutada e-kirjade saatmiseks, igapäevaste loendite koostamiseks või uute ideede ajurünnakuks. See aitab teil tõhusalt aega kokku hoida ja parandab ka tööviljakust, mille olete loonud muude ülesannete ja kohustuste täitmiseks.
-
Loobu oma täiuslikkuse illusioonist:
Igal viisil täiuslikkuse saavutamine on veider mõte. Selle põhjuseks on asjaolu, et kui räägime täiuslikkusest, seame inimeste ootustele ja soovidele piirid. Täiuslikkus tähendab seda, et inimesed on jõudnud piirini ja et nad ei saaks midagi paremat teha. Selles mõttes on arusaam, et inimene suudab saavutada täiuslikkuse, naeruväärne. Sellepärast peavad inimesed proovima ülesandeid täita oma parimate võimaluste piires, selle asemel, et seda täiuslikuks muuta. Tipptasemel tööülesanded on see, mis viib töötajad järgmisesse kasvufaasi, mitte keskendumisele täiuslikkusele.
-
Õppige olema pigem ennetav kui reageeriv:
Mõnikord võivad nutitelefonid osutuda pigem tähelepanu hajutamiseks kui abiallikaks. Ehkki eksperdid ei oska meile täpselt öelda, kuidas nutitelefonid meie tähelepanu ja keskendumise murravad, näitavad Florida osariigi ülikooli uued uuringud seda küsimust rohkem. Selles öeldakse, et mobiilteatised võivad rikkuda meie keskendumise isegi siis, kui me ei vali telefoni, et neile kohe reageerida. Kui kuuleme, et tekst on saabunud, rikub see meie tähelepanu voolu ja seni, kuni me pole sõnumit näinud, mõtlevad meie meeled alateadlikult sellele. Seetõttu peavad töötajad õppima selliseid tähelepanu kõrvale juhtima ja õppima, kuidas eraldada aega nende e-kirjadele ja sõnumitele vastamiseks, ilma et see mõjutaks nende produktiivset taset tööl.
-
Töö 90-minutise tsükliga:
Katkestused on mis tahes töögraafiku lahutamatu osa. Kui mõistus on sõnas pidevalt neelduv, võib see kahjustada nii meelt kui ka hinge. Lühikese pausi tegemine 30–45 minuti järel aitab teil tõhusalt loovust taastada. Kui te ei suuda pausi teha, võib see põhjustada soovimatut stressi ja väsimust.
-
Kuula muusikat:
Muusika on suurepärane tööriist ja see aitab teil töörutiini siseneda. Vähese helitugevusega muusika võib aidata ka helisid ametisse uputada, mis muidu võivad häirida. Koostage esitusloend, mis aitab teil oma kontori tootlikkust parandada ja häälestada sellele, kui tunnete, et teie produktiivsus langeb. Proovige kuulata klassikalist muusikat, kuna see mitte ainult ei suurendaks teie loovust, vaid parandaks ka IQ taset. Kaks lindu ühe kiviga, ma ütlen!
-
Jäta oma laud lõunale:
Kui istute ühes kohas kauem kui seitse tundi, võib see põhjustada kahjulikke terviseriske. Sellepärast on oluline ringi liikuda ja hea mõte on lõunatada oma töölaualt eemale. See aitab teie meelel lõõgastuda; nii et sööge lõuna ja naaske uue entusiasmiga oma töökohta.
Kontori tootlikkuse suurendamiseks on palju viise. Järgides mõnda ülaltoodud strateegiat või katsetades selliseid ideid, võite oma töös muutuda eriti produktiivseks ja tõhusaks ning viia oma karjäär ka järgmisse etappi.
Soovitatavad artiklid
Siin on mõned artiklid, mis aitavad teil Office'i tootlikkuse näpunäidete kohta täpsemat teavet saada, nii et minge lihtsalt lingi kaudu.
- Tahad teada Office'i produktiivsuse tööriistade kohta
- Lihtne mõista tähelepanuväärseid asju Excel VBA Macro kohta
- Kas soovite teada saada WordPressi ja Joomla kohta
- 10 parimat ajahaldustegevust oma tootlikkuse suurendamiseks
- 7 parimat aja jälgimise rakendust tootlikkuse suurendamiseks
- 20 lihtsat sammu tööviljakuse suurendamiseks