Sissejuhatus projekti planeerimise juhtimisse

Projektihaldushaldus, mida tavaliselt kasutatakse projektihalduses, on määratletud kui kogu projekti, sealhulgas minutikomponentide, ajastamine alguskuupäevast kuni lõppkuupäevani. See metoodika hõlmab projekti tegevuste, vahe-eesmärkide ja tulemuste loendi koostamist. See on ajakava süstemaatiline projekteerimine alates projekti kontseptualiseerimisest kuni projekti valmimiseni ja kõige selle vahele.

Projekti ajakava saab koostada ainult siis, kui projektil on selge visioon. Ajakava saab skriptida, kui projekti saab integreerida erinevate väikeste väljundite keerukasse funktsionaalsesse struktuuri.

Mis on projekti ajakava eesmärk?

Projekti ajakava eesmärk on juhendada töötajaid süstemaatiliselt ja organiseeritult projekti lõpuleviimisel läbi tõhusa kavandamise, mis optimeerib olemasolevat aega. Ajakava tagab, et töötajad peavad kinni kavandatud ajakavast, minimeerides viivitusi.

Projekti ajakava on osa mis tahes projekti kavandamisest. Projekti ajakava aitab töötajaid suunata projekti elutsükli vältel, tagades sellega, et töötajad ei kaldu kõrvale ega kiirusta.

Projekti kavandamise lühikirjeldus

Projekt sisaldab viit peamist komponenti, kusjuures projekti ajakava on teise komponendi oluline osa.

  • Idee: see esimene komponent kontseptualiseerib projekti ja näeb välja, kui sujuvalt saab seda antud ressurssidega lõpule viia.
  • Projekti kavandi kujundamine: see komponent määratleb ja kavandab kogu projekti õigesti. Projekti kavandamine hõlmab eelarve loetlemist ja eelarve arvutamist, ajakavade väljatöötamist ja vajalike ressursside loetlemist.
  • Projekti käivitamine: projekt viiakse ellu selles etapis, see tähendab, et töötajad hakkavad tööle määratud ülesannetega.
  • Projekti tulemuslikkus: selles etapis võrreldakse projekti edenemist esitatud ootustega.
  • Sulgemine: See lihtne komponent pitseerib projekti kohaletoimetamise, mille järel paljud organisatsioonid hindavad eelseisvate projektide puhul projekti õnnestumisi ja parandamata jätmisi.

Millised on projekti ajakava väljatöötamise sammud?

1. Mõista ja koostada projekti väljavaated

Nagu varem mainitud, peab projekti ajakava koostamiseks olema projekti ulatus. See hõlmab projekti ootusi, kavandatavaid tulemusi ja projekti lõpuleviimiseks vajalikke rekvisiite. Samuti kirjeldab ulatus vajalikke ressursse ning kulude ja ajalisi piiranguid. Seega viiakse see samm läbi sidusrühmadega. Samal ajal on oluline projekti koostamine funktsionaalseks struktuuriks, tuues välja kõik olulised ülesanded ja tulemused. (Märkus. Jaotusstruktuur loetleb ülesanded, välja arvatud kuupäevad).

2. Projekt on korraldatud

Kui väljavaated ja tööstruktuur koos integreeritud komponentidega on visandatud, on võimalik värvata kõik projekti ülesanded. Pärast iga ülesande täpsustamist on oluline need prioriteetselt korraldada koos iga ülesande täitmiseks kulutatava eeldatava ajaga. Samamoodi on omane vajalike ressursside kaardistamine.

3. Kaardisõltuvused

See käib käsikäes projekti tegevuste korraldamisega. See samm annab selguse iga tegevuse suhetes. Seega on tegevusele eelnevat tegevust ja tegevust asendavat tegevust lihtne kindlaks teha. Sõltuvuse võib liigitada järgmiselt:

  • Start-to-start: kus on ülimalt oluline üks ülesanne enne järgmise juurde asumist lõpetada
  • Start-to-start: kus on oluline alustada ülesannet enne uue alustamist
  • Finish-to-finish: kus on oluline ülesanne enne teise täitmist lõpetada
  • Algus lõpuni: kus on oluline alustada ülesannet enne teise lõppu

4. Kesktee polk

Ülesande õigeaegne täitmine on hädavajalik, kui ajavahemik selle maksetähtaja ja järgneva tegevuse alguskuupäeva vahel on null. Lühidalt, selle tegevuse edasilükkamine lükkab kogu projekti edasi. Seega on üldise viivituse vältimiseks kavandatud rida elulisi ülesandeid. See ülevaade võib määratleda projekti valmimise ajaperioodi.

5. Märkige projekti olulised verstapostid

Verstapostid aitavad projekti jälgimisel kindlaksmääratud intervallidega. See aitab töötajatel projekti käigust kinni pidada. Kotka vaatevinklist näitab see, kas projekt on määratletud aja jooksul hästi.

Neid kontrollpunkte on kahte tüüpi - väliseid ja sisemisi. Välised verstapostid on mõeldud sponsoritele, sidusrühmadele, klientidele jne; see näitab, kuhu projekt on jõudnud. Sisemised verstapostid seatakse vahetult projektiga töötavatele töötajatele; see juhendab töötajaid projekti kulgemise jälgimisel.

6. Personali määramine

Projekti ajakava on puudulik ilma töötajatele töökohustusi jagamata. Rusikareegel on eraldada 3/4 oma ajast esmase ülesande täitmiseks ja järelejäänud veerandiks muudele tööülesannetele, nagu abistamis- või haldusülesanded.

7. Määrake kindlaksmääratud algus- ja lõppkuupäev

Pärast iga ülesande jaoks vajaliku kestuse mõistmist, vahe-eesmärkide seadmist ja projekti lõpuleviimiseks vajaliku koguaja hindamist võib näidata algus- ja lõppkuupäeva. Eeldatav alguskuupäev määratakse kvalifitseeritud inimressursside põhjal. Prognoositav lõppkuupäev võib muutuda töötajate puhkuste, riigipühade ja muude ootamatute tegurite tõttu.

Millised on projekti kavandamise ühised tehnikad?

On vähe populaarseid meetodeid, mida enamik PMO-sid valib projekti ajakava väljatöötamisel, nimelt tegumiloend, Ganti diagramm, kalendrid, integreeritud töögraafikud jne. Enamik veebisaite pakub tasuta veebitarkvara, näiteks „2-plaani”, millel on interaktiivne Gantt Diagramm, mis aitab hallata erinevaid sõiduplaani komponente, nagu töötajate saadavus, töögraafikud või ülesannete jaotamine.

Siin on lühike idee:

Ülesannete nimekiri

See meetod dokumenteerib iga projekti töötaja tööülesannete loendi tekstitöötlusprogrammis või arvutustabelina. See lihtne meetod sobib ideaalselt iga väikese projekti jaoks. Mõnda, näiteks Zoho, saab teha veebisaitidega (nt Google+) koostööd, et aidata töötajatel projekti olekut otse dokumendis värskendada. Puuduseks on aga see, et projekti edenemise jälgimiseks on vaja pidevalt käsitsi värskendada.

Ganti diagramm

Gantti diagramm on tegevuste jada tulpdiagramm aja suhtes. Iga riba tähistab ülesannet koos algus- ja lõppkuupäevaga, näidates seega valmimise kestust. See näitab ka tegevuste kattumist, ülesannete vahelist sõltuvust ning kogu projekti algust ja lõppkuupäeva. See tööriist on enamiku PMO-de poolt väga eelistatud tänu visualiseerimisele, mis aitab projekti paremini jälgida. Gantti diagramm on tõhus vahend olekuvärskenduste teatamiseks ja projekti lõpuleviimiseks vajaliku aja hindamiseks.

Kalendrid

Kalendreid saab dubleerida paljudesse failidesse, millel on iga kordumatu nimi. See võimaldab luua kalendri iga projekti jaoks, mis registreerib iga ülesande. Nii on saadaval kogu projekti ajakava. Kalendreid saab töötajates jagada. Kalendrite puudusteks on suutmatus igale töötajale ülesannet määrata ja tööülesannete sõltuvuste esindamatus.

Kuidas hinnatakse projekti ajakava?

Projekti ajakava on absoluutse kvaliteediga, kui -

  • Seda uuendatakse iga päev või kord nädalas
  • Hinnangu väärtus lõpuleviimisel vastab algväärtusele
  • Kui töö jaotatakse töötajate vahel ühtlaselt, tagades selle sujuva valmimise

Projekti ajakava on äärmiselt kasulik tarkvaraettevõttele, ehitusettevõttele, ürituste korraldamise organisatsioonile, kooliüritustele jne. Enamik inimesi on selle tehnika oma igapäevaelus kasutusele võtnud. See on organisatsiooni meetod, mis on välja töötatud elu mugavaks muutmiseks, kuna see tagab aja efektiivse kasutamise. Ühesõnaga, see on kõige parem, kui käes vähe.

Soovitatavad artiklid

See on juhend projekti planeerimise haldusele. Siin arutame projekti kavandamise etappe ja levinumaid tehnikaid. Lisateabe saamiseks võite vaadata ka järgmisi artikleid -

  1. Projekti planeerimise tehnikad
  2. Projekti planeerimise näide
  3. Projektijuhi kohustused
  4. Primavera projektijuhtimine