Ülevaade projektijuhtimisest
Alustame arutelust selle üle, mis on projektijuhtimine, ja käsitleme seejärel küsimust, miks see on ühegi projekti puhul oluline. Projekt on iga ülesanne, mis antakse meeskonnale eesmärgiga see edukalt teostada. Projektijuhtimine nõuab kõigi projektihaldusülesannete käsitlemist projekti elutsüklis algusest lõpuni. Üldiselt määratakse projektijuhid projektidele nende ülesannete täitmiseks ja seega aitavad nad klienti ja meeskonda kokku hoida, tagades projekti õigeaegse elluviimise ja eelarve piires.
Proovime seda mõista lühikese näitega, oletame, et projekt algab ilma projektijuhita. Klient on kogu meeskonda tutvustanud projekti tulemustega ja nad peavad selle kallal vaeva nägema. Ilma korraliku juhtimiseta on aeg kogu töö väiksemateks ülesanneteks jaotamiseks ning nende üksteisele korraldamiseks ja määramiseks tüütu protsess ja aeganõudev ning oletame, et isegi kui see on saavutatud, mis juhtub, kui vahel on arusaamatusi või konflikte meeskonna liikmed, kes neid lahendab? Mis saab siis, kui keegi jätab projekti keskele või tuleb eraldada mõni ressurss? Projekti kallal töötamine ja projekti juhtimine nõuaks palju aega ja energiat ning veelgi suuremate projektide jaoks oleks see peaaegu võimatu.
Seega on projekti sujuva toimimise tagamiseks ja selle õigel teel hoidmiseks projekti juhtimine ülioluline.
Projektijuhtimise eesmärgid
Projektijuhtimine on oluline, kuna see aitab saavutada järgmisi eesmärke:
1) Projekti kavandamine:
Projektijuhtimine on oluline, et projekti saaks õigesti kavandada ja selgete eesmärkide, tulemuste ja tähtaegadega ühiselt sidusrühmade, juhtkonna ja meeskonnaliikmetega kokku leppida.
Hea projektijuht teab, kuidas projekti efektiivselt juhtida, mõistes ressursside vajadust ja kuidas neid antud aja ja eelarvega parimate tulemuste saamiseks kasutada. Selle saavutamiseks tuleb paika panna toimiv ja mõistlik plaan, mis aitab kõigil projektis töötavatel töötajatel oma panuse osa ära tunda ja püüda seda siis täita.
2) pakkuda projektile visiooni ja juhtimistunnet:
Tõhus projektijuht toob projekti visiooni, mis aitab meeskonnal viia oma eesmärgid vastavusse sidusrühmade eesmärkidega, nii et kõik on kooskõlas projekti põhieesmärgiga ja on teel neid edasi viima.
Hea projektijuhtimise korral valitseb projektis juhtimisoskus, mis viib meeskonnaliikmed õiges suunas andma endast parima ja aitama projektil edu saavutada. Meeskonna liikmed tunnevad oma ülesannete täitmise eest vastutust ka projekti meeskonnajuhi juuresolekul, kes hoiab kõike korraldatult ja kontrolli all, nii et kõik oleksid teadlikud oma projekti tulemustest ja nende vastutusest ilma segadusteta.
3) Jälgimine:
Projektihaldus aitab jälgida projekti edenemist ja aitab kõrvaldada kõik takistused, kui neid leitakse.
Hea projektijuht hoolitseb selle eest, et projekti voog oleks kooskõlas projekti plaaniga ja kui leitakse kõrvalekaldeid, teatatakse sellest ja võetakse parandusmeetmete rakendamisega õige samm tagasi selle taastamiseks. Oluline on, et projekt järgiks muudetud kava, kui see tuleb ootuspäraselt õigeaegselt esitada, ning seetõttu on seirearuanded kasulikud käimasoleva töö läbipaistvuse suurendamiseks, mis hõlmab ka kõiki probleeme, kui nendega silmitsi seisab, ja nendest tulenevaid viivitusi. Seda saab jagada ka sidusrühmadega, nii et neil on lihtne omada projekti edenemise üle järelevalvet.
4) Kvaliteedi tagamine:
Ainult projekti õigeaegne elluviimine pole oluline, kui see ei ole etteantud eesmärkidega kooskõlas ega vasta oodatud tulemustele. Kvaliteedi tagamine on seega iga projekti väga oluline protsess, kuna see aitab testida ja kontrollida, mis kliendile üle antakse, vastab nende nõudmistele või mitte.
On oluline, et projektijuhtimine tagaks projekti kvaliteedi kontrollimise igas etapis, nii et tulemus vastaks nõuetele. Tihedad ajakavad võivad viia halva kvaliteediga projektideni, seetõttu on oluline, et ressursse juhitaks tõhusalt positiivsete tulemuste saavutamiseks, ilma et nende kvaliteet oleks takistatud. Kvaliteedi kontrollimiseks ja kontrollimiseks tuleks igal projekti etapil eraldada aega.
5) riskijuhtimine:
Hea projektijuhtimine eeldab, et projektijuhtidel oleks eelisjärjekorras riskide loetelu, mida projekt võib nende alternatiivide rakendamisel potentsiaalselt kasutada, kui see juhtub.
Enne projekti kallale asumist peab projektijuht meeskonnaga istuma ja riske eelnevalt analüüsima. Praktikas on kõiki riske keeruline katta, kuid heal juhil on alati idee, millised riskid võivad projekti tüübist sõltuvalt ilmneda. Need teadmised kaasnevad ka varasemate töökogemustega ja aitavad enne projekti kallal töötamist potentsiaalseid ohte tuvastada, nii et kui mõni probleem tekib, on eelnevalt välja töötatud plaan, kuidas sellega tegeleda ja takistada projekti sattumast igasugusesse meeletu olukorda.
Tõhusaid riskijuhtimisoskusi nõuab iga projektijuht, kuna projekt ei pruugi alati plaanipäraselt kulgeda ja isegi siis, kui see juhtub, ei saa reaalajas riskidega enne tegeleda, seetõttu on juhtimisstiil sellega kohanemiseks ja sellega toimetulemiseks, kui see tekkib, oht on oskus, mis hea projektijuhil peaks olema.
Kõigist neist punktidest läbi mõeldes mõistame, et hea projektijuhtimine on oluline iga projekti jaoks, kuna see tõotab edu. Mis tahes projekti saatus sõltub nende projektijuhist ja oskustest meeskonda korraldada, projekti kavandada, projekti kvaliteeti testida, riske juhtida ja projekti visioonina motiveeritud meeskonnamängijatega edu saavutada ning kõiki neid inspireerida neil anda endast parim.
Soovitatavad artiklid
See on juhend teemal Miks on projektijuhtimine oluline? Siin räägime sellest, kuidas projektijuhtimine eesmärkide saavutamisele aitab. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -
- Scrumi põhimõtted
- Ettevõtluses vilgas
- Projektijuhtimise töökohad
- Projektijuhi roll
- Juhtumianalüüs projektijuhtimises