Sissejuhatus ajajuhtimise tegevusse
"Kas sa jooksed päeva või päev jookseb sind", öeldakse ütlus. See kehtib enamiku meist, kellel on ajaga mõnevõrra kõikuv seos.
Sageli tunneme, et ööpäevast ei piisa ööpäevast. "Nii palju on vaja teha ja nii vähe aega", jätkub meie lemmiklooma kaebuses. Enamik meist näib vaeva, et sobida oma töösse meile määratud tähtaja jooksul ja kurdavad, et isegi pärast kõik endast oleneva proovimist on meil endiselt aega puudu. Aja efektiivne juhtimine on oskus, mis tuleb omandada hoolika ja pideva harjutamisega. Enamiku inimeste ametialase edu saladus peitub selles, et nad on õppinud tõhusaid ajajuhtimistoiminguid.
10 vinge tootlikkust ja ajajuhtimist
Hetk, mil kuulete aja juhtimise tegevustest, mis teile pähe tuleb? Las ma arvan. Arvate, et üks järgmistest:
- Ma tean kõike ajajuhtimise tegevustest. Keegi ei pea mulle ütlema, kuidas oma aega paremini kasutada.
- Oh, ma olen oma aja haldamisel lootusetu. Miski ei saa mind aidata paremini teha.
Kui olete märkinud punkti a), lubage mul öelda, et parimad juhid satuvad sageli ajapikku, mis vähendab tootlikkust ja sööb nende pakitud ajakavasse. Näiteks tuleb kiireloomuline kiri ja kiirustate sellele vastama. Teie pooleliolev töö jääb just selliseks … pooleli. Või tuleb bossilt kiireloomuline kutse ja te jätate kõik selleks, et tema ülesandeid täita. Või hakkavad mõned töökaaslased arutama mõnda mahlakat teemat ja teid imetakse vestlusse ning enne, kui sellest teada saate, on aeg oma töö esitada ja olete juba endast maha jäänud. Nii et kas te ei arva, et peaksite saama kasu aja juhtimise tegevuste näpunäidetest?
Ja kui olete selline, kes on märkinud punkti b), siis on teil veel lootust. Kõik pole kadunud. Aeg on ressurss, mis tundub teie tüübi jaoks alati napp, kuigi see pole alati teie süü. Kas olete tööga üle koormatud või pole lihtsalt piisavalt hästi korraldatud. Mis iganes see ka pole, saate kindlasti kasu mõnedest ajastatud näpunäidetest aja tõhusaks haldamiseks.
Aeg on ressurss, mille järele on tavaliselt suur nõudlus ja sellest tulenevalt väga vähe. Enamik meist jookseb pidevalt aja vastu või üritab võimalikult vähe asju võimalikult vähese ajaga täita. Paradoksaalsel kombel üritavad mõned meist aega täita, kuna meil pole midagi palju teha. Selliste inimeste jaoks näib päev mõistliku tööta venivana üha pikemat aega.
Ükskõik, millised on meie suhted selle väärtusliku ressursiga, pole see kunagi ideaalne. Kas olete kunagi kohtunud inimesega, kes on öelnud: „Ma saan oma ajaga hakkama? Iga hetk on hästi ära kasutatud. ”? Ma arvan, et ei. Isegi kõige edukamad tegevjuhid ja juhid on härdunud, et üritavad oma aega tõhusalt juhtida.
Üks põhjus, miks aeg on nii hindamatu, palju nõutud ressurss, on see, et seda ei saa täiendada. Kord läinud, see on kadunud igaveseks. Ükski pingutus ega raha ei too kaotatud aega tagasi.
Õige ajajuhtimisega seotud tegevused aitavad parandada ka meie elukvaliteeti, pakkudes lisaks ka paremat tööga rahulolu ja töötulemusi. Meie tööelu muutub tõhusamaks ja kui suudame aega juhtida, saame oma vaba aega rohkem nautida. Vaatame, kuidas saaksime seda ressurssi töökohal optimaalselt kasutada, et oma tootlikkust ja rahulolu suurendada.
1. Mitte kõik tööd, mis teie lauale jõuavad, pole võrdselt olulised.
Peate teadma, mis on esmatähtis. Küsi endalt:
- Mida ma pean tegema?
- Millal ma seda teen?
- Kui hästi ma seda teen?
Kõiki kiireloomuliseks märgitud pabereid või kirju ei pea te seal lugema, häirides teie töövoogu. Peate oma töö tähtsuse ja kiireloomulisuse järjekorda seadma. Või võite ohtu seada kellegi teise prioriteediks teie enda.
Kui teil on veel mitu olulist ülesannet pooleli, kavandage, kuidas kavatsete need lõpule viia. Otsustage ülesannete järjekord. Ärge lubage häiretel ega katkestustel teid teelt välja visata. Hoidke oma graafik enda ees koos ülesannete nimekirjaga. Märkige esemed ära, kui need on valmis. Prioriteetide seadmine aitab teil keskenduda kõigepealt oluliste asjadega tegelemisele ja seejärel rutiinsete küsimustega tegelemisele.
2. Planeeri oma päev
Saate kontorisse või oma töökohta jõuda enne kindlaksmääratud aega, teistest pisut ette. Istu rahulikult maha ja planeeri oma päev ette. Digitaalsed korraldajad saavad teid aidata ülesannete kavandamisel ja meelde tuletada. Hoidke aega sise- ja välisklientidega kohtumiseks ning kolleegide ja meeskonna liikmetega suhtlemiseks. Muidugi ei lähe teie ajakava täpselt nii, nagu te seda plaanite, nii et tehke väiksemate muudatuste korral arvesse võtmine.
3. Proovige töö lõpule viia kindla aja jooksul
Aja juhtimisega seotud tegevused aitavad teie tööülesandeid täita ja ajakavast kinni pidada. Ärge pingutage oma tööpäeva üle pingutamisega ega viige tööd koju. Proovige asjad kindlaksmääratud töötundide jooksul lõpule viia. Rühmaülesanded, mille ajaline ulatus kattub. Näiteks kui lähete kliendiga kohtuma, kasutage ooteaega rutiinsete vormingute täitmiseks. Tehke piletite broneerimine veebis arve tasumisel. Kui mõni kohtumine on kavandatud, hoidke see keskendunud päevakorrale ja kirjutage arutatud punktid üles. Kui inimesed näevad teid ajakavast kinni pidamas, austavad nad ka teie aega.
Soovitatavad kursused
- Klienditeeninduse koolitus
- Pange oma brändikursustele nimi
- Sisuturunduse atesteerimiskoolitus
4. Piirake mitme ülesande täitmist
Jah, mitme ülesande täitmine näeb paberil väga hea välja, tegelikult tekitab see rohkem ärevust ja kõrvetisi kui ühele ülesandele korraga keskendumine. Arvate, et osalete kümnel asjal korraga, kuid tegelikult jätate kõik ülesanded erinevates täitmisetappides. Turuaruanne on puudulik, teie klient ootab, töökaaslane taotleb teie vastust ja teie ülemus soovib faili, mille lubasite, et töö lõpetaks. Alustasite nende kõigi kallal tööd, kuid sattusite peagi hämmingusse ja segasid end täielikult. Ülesannete ükshaaval lõpetamine annab rahulolu ja kontrolli tunde.
5. Delegeerige mõni töö
Te ei pea kõike ise tegema. Väiksemad ülesanded saab delegeerida noorempersonalile. Paluge telefonioperaatoril teile helistada. Hankige poon, kes jälgiks printimis- ja paljundustöid. Rutiinset kontoritööd nagu posti saatmine, järelkontroll jne saab delegeerida assistentidele. Keskenduge suurematele ja olulistele ülesannetele. Veenduge, et delegaadid teataksid siiski oma edusammudest teile. Kui teil on valesti tehtud remonditöid, on teil suurem probleem.
6. Esmalt tehke ebameeldivad ülesanded
Keegi meist ei taha tegelikult teha seda, mis meile ei meeldi, kuid töö tuleb ära teha. Veetke hommikul aega planeerides, kuidas ja millal ebameeldivate ülesannetega hakkama saada. Kui olete vältinud kohmaka kliendiga kohtumist, kavandage see mõneks ajaks päeva jooksul ja hakake sellest üle saama. See tüütu raport, mis teile määrati? Alustage selle kallal tööd ja mõelge sellest lahti. Lõpetamata töö kipub teie mõtetes ruumi hõivama. Mida edasi lükata, seda tülikamad need ülesanded muutuvad ja seda vastumeelsemalt tunnete neid alustades. Ärge pange neid ülesandeid edasi. Käsitlege neid ükshaaval.
7. Ärge kontrollige oma sõnumeid ja e-kirju kogu päeva jooksul
Pange nende kontrollimiseks aeg ja hoidke ülejäänud päevaks oma teatised väljas. Ärge kontrollige oma e-kirju aeg-ajalt. E-kirjade kontrollimine ja neile vastamine sööb ära suure osa meie tööajast, nii et tehke seda ainult ettenähtud ajal ja mitte järelejäänud tööajal. See tõmbab tähelepanu eemale ja enne, kui sellest teate, veedate terve päeva vastates ja reageerides kiireloomulistele kirjadele ja tekstidele.
8. Pange paberimajanduse ja kirjade jaoks ajaline blokk kõrvale
Selle asemel, et lugeda asju niipea, kui nad leiavad tee teie sisendsalve, pidage aega lugemiseks, eelistatavalt pärastlõunal. Lõunasöögijärgne periood on aeglane, lugege sel ajal oma kirju ja kirju. Kasutage seda aega memode või kirjade kirjutamiseks. Kõik, välja arvatud eriti pakilistele kirjadele, millele tuleb viivitamatult reageerida, võib kõik oodata pärastlõunani. Kirjutage oma kirjavahetus ajal, kui teid ei häiri muud kiireloomulised tööd ega telefonikõned.
9. Õppige ütlema ei
See on oluline taktika, mille me kõik peame vastu võtma. Me peaksime suutma öelda oma aja põhjendamatutele nõudmistele ei. Enamik inimesi järgib töö tegemise nõudmiste ja taotluste ad hoc tava. Tehke endale selgeks, et teie aeg on kallis ja inimesed peavad seda austama. Öelge inimestele mitte, kui nad tulevad teie juurde planeerimata taotlustega. Kui olete ülesandega hõivatud, tehke selgeks, et te ei kavatse ajakava järske muudatusi teha. Peamine põhjus, miks tunneme alati ajapuudust, on see, et veedame suurema osa sellest tööst, mida me varem polnud plaaninud ega plaaninud. Õppige viisakalt inimestest keelduma.
10. Otsige ajajuhtimisprotsessis toetavaid töökaaslasi
Küsige abivalmis kolleegi, kes aitaks teil oma töögraafikust kinni pidada. Ta oskab teile meelde tuletada, kui te teelt välja lähete, ja aitab mõne töökoormuse korral, kui asjad muutuvad väljakannatamatuks. Töökaaslaste toetus inspireerib meid sageli kinni pidama oma ajahaldusprotsessi plaanidest.
Samuti võiksite lugeda tõhusate ajajälgimisrakendusi.
Nüüd, kui teil on idee ajahaldusprotsessis võetavate sammude kohta, tehke see viktoriin, et näha, kas suudate viiteid järgida.
- Jõuan oma töökohale kümme minutit enne aega.
Jah / veel mitte
Kui teie vastus pole veel, siis tehke üles. Päeva kavandamiseks ja ideede kogumiseks vajate seda lisaaega. See on pingutamist väärt, usaldage mind.
- Esmalt teen kõige olulisemad ülesanded.
Alati / mõnikord
Kui te ei tee olulist tööd enne, kui see on kiireloomuline, siis jäetakse varsti hingamine hingama kiirete ülesannetega, mis kõik nõuavad teie tähelepanu. Ja teie ülemus soovib aruannet, nagu eile!
- Minu päevakava aitab mind ülesannete kavandamisel ja täitmisel
Jah, mõnikord
Kas pole ikka veel kombeks kirjutada iga päev loendisse ülesandeülesandeid? Töötate edasi juhuslikult ja vastate nõudmistele niipea kui nad tulevad ilma prioriteeditunnetuseta.
- Ma loen oma kirju ja tekste kohe, kui need tulevad.
Jah / mõnikord / ei
Mida arutasime sõnumite ja e-kirjade korduva kontrollimise üle? Enne asjade algust tehke seda pärastlõunal või varahommikul. Ja pidage meeles, et Whatsapp ega Facebook pole tööajal, palun.
- Mõni asi, mille ma tegelen, on täiesti vältimatu
Jah ei
Nii et viivitate endiselt ja lükkate ebameeldiva töö ära? Kõigepealt kasvage üles ja tegelege raskete asjadega.
- Keelun oma kolleegidest aeg-ajalt, kui nad minult mingit tööd nõuavad.
Jah ei
Kui olete õppinud ütlema ei, siis suurepärane. Kui te pole seda teinud, siis olge valmis oma soovile viimase hetke nõudmisi vastu võtma.
- Olen ebavajalikud ülesanded kõrvaldanud või delegeerinud need
Jah ei
Kas teete ikka ise oma külma kutsumist? Delegeerige end või korduvate ja mitteloominguliste asjadega üle koormatud, samal ajal kui olulised asjad ootavad.
- Lõpetan ühe töö korraga enne järgmise juurde asumist
Vahel / ei
Nii et teete kahekümne asja korraga? Kuna olete selline mitme ülesande täitja, siis mitu ülesannet olete veel lõpetanud? Võimalusi pole. Keskenduge ühe asja korraga tegemisele.
Kasumliku suhte loomine ajaga võtab aega ja pidevat harjutamist. Aja juhtimise protsess nõuab teadlikkust iseendast ja oma igapäevastest harjumustest ning tegevustest, mis aja raiskamiseni viivad. Kui suudame oma elustiili ja harjumusi teadlikult üle vaadata, suudame tuvastada ja kaotada mitmeid ajaraiskavaid tegevusi.
Nii et tehke aega oma sõbrale ja liitlasele. Looge selle ressursiga rahuldust pakkuv suhe ja parandage oma töö tulemusi ja kvaliteeti. See nõuab teatavat enesedistsipliini ja kontrolli. Varsti leiate, et võidate ajahaldusmeetmete abil õigel ajal edasi ja toimetate kolleegidega võrreldes paremat tööd. Kõike paremat!
Soovitatavad artiklid
See on juhend õigest ajajuhtimistoimingust, mis aitab meil ka paremat tööga rahulolu ja töötulemusi parandada meie üldist elukvaliteeti. Need on järgmised ajajuhtimisega seotud tegevuste välised lingid.
- 15 professionaalset näpunäidet ja aja säästjat ZBrushi kasutamise ajal (kasulik)
- 7 parimat aja jälgimise rakendust tootlikkuse suurendamiseks
- 4 viisi reaalajas analüüsi jõu rakendamiseks
- 10 kõige tähtsamat külma helistamise tehnikat
- 3D mantel vs ZBrush: parimad erinevused