Sissejuhatus projekti planeerimise tehnikaid
Peame projektis kasutama sõiduplaani koostamise tehnikaid, et viia selle kõik aspektid vastavusse töötamisega. Ajakava peaks olema proportsionaalne projekti jaoks ette nähtud ajaga ja kõiki selle ressursse tuleks kasutada optimaalsel viisil. Arvestades projekti varieeruvat olemust ja ulatust, on seda raske kavandada, kuid eeldatakse, et teeme seda, sest just meie peame vastutavaks.
Ajakava koosneb kõigist projekti elluviimise ja teostamisega seotud tegevustest projekti eelnevalt kindlaksmääratud aja jooksul. Projekti ajakava aitab projektiga seotud tööd tähtsuse järjekorda seada ja selle korrapäraselt lõpule viia. Samuti aitab see tööle õige inimese määramisel ja olemasolevate ressursside õigel jaotamisel. Aja juhtimine ja projekti ulatusega kohandamine on võimalik ainult siis, kui töötava projekti jaoks on koostatud õige ajakava.
Projektide kavandamise erinevad tehnikad
Projekti ajakava hõlmab tavaliselt erinevaid tehnikaid, iga tehnika ülevaade on toodud allpool.
1) Matemaatiline analüüs
Kriitilise tee meetod (CPM) ja programmi hindamis- ja ülevaatustehnika (PERT) on projektijuhid kaks kõige sagedamini kasutatavat tehnikat. Neid meetodeid kasutatakse projekti ajavahemiku arvutamiseks kogu projekti ulatuses.
a) Kriitilise tee meetod
Igal projekti puuskeemil on kriitiline tee. Kriitilise tee meetod hindab projekti lõpuleviimiseks vajalikku maksimaalset ja minimaalset aega. CPM aitab tuvastada ka kriitilisi ülesandeid, mis tuleks projekti kaasata. Tarneaegade muutused ei mõjuta ajakava. CPMi kasutamiseks on vaja projekti ulatust ja projekti lõpuleviimiseks vajalike tegevuste loetelu. Järgmisena arvutatakse iga tegevuse jaoks kuluv aeg. Seejärel tuvastatakse kõik sõltuvad muutujad. See aitab tuvastada ja eraldada sõltumatuid muutujaid. Lõpuks lisab see projektile verstaposte.
b) Programmi hindamis- ja ülevaatustehnika (PERT)
PERT on viis projekti tööülesannete ajastamiseks ja projekti lõpuleviimiseks kuluva koguaja hindamiseks. See tehnika aitab näidata, kuidas iga ülesanne on teisest sõltuv. PERT-iga projekti kavandamiseks tuleb määratleda tegevused, korraldada need korrapäraselt ja määratleda vahe-eesmärgid. Usaldusväärsuse taseme põhjal saate projekti tähtaegu arvutada:
- Optimistlik ajastus
- Kõige tõenäolisem ajastus
- Pessimistlik ajastus
Erinevate ajakavade arvutamiseks kasutab PERT kaalutud keskmist kestust ja mitte hinnanguid.
2) Kompressiooni kestus
Kestuse tihendamine aitab vajadusel ajakava lühendada. See saab seatud ajakava kohandada, tehes muudatusi, muutmata ulatust juhuks, kui projekt hilineb. Kaks rakendatavat metoodikat: kiire jälgimine ja krahh.
a) Kiire jälgimine
Kiire jälgimine on veel üks viis CPM-i kasutamiseks. Kiirjälgimine aitab leida viise projekti elluviimise kiirendamiseks, täites samaaegselt paljusid ülesandeid või kattes paljusid ülesandeid üksteisega. CPM aitab meil tuvastada tegevusi, mida saab kasutada projekti tempo kiirendamiseks. Kuigi see on ahvatlev tehnika, on sellel ka oma riskide osa. Kuna paljusid tegevusi rakendatakse üheaegselt, on väga oluline teha vigu ja teha kvaliteedis kompromisse.
b) krahh
Krahh tegeleb suurema hulga ressursside kaasamisega projekti õigeaegseks lõpetamiseks. Selle juhtumiseks on vaja teie käsutuses varuressursse. Pealegi ei saa kõiki toiminguid täiendavate ressursside lisamisega teha. Vajadus projekti lisada uusi meeskonnaliikmeid ja ülesannete piiratud jaotus suurendab suhtlemist ja on selle peamine põhjus. Krahhitehnikat saab kasutada ka aja lisamisega, tasustatud ületundide lisamisega, kuid see peaks jääma kindlaksmääratud tähtajasse. Kahjuks põhjustab see projekti kulude suurenemist.
3) Simulatsioon
Projekti eeldatava kestuse arvutamiseks kasutatakse simulatsioonis erinevat ülesandekomplekti. Ajakava koostatakse eelduste põhjal, nii et seda saab kasutada ka siis, kui rakendusala on muudetud või kui ülesanded pole piisavalt selged.
4) ressursside tasandamise heuristika
Edastamisaja lühendamist või ressursside ala- või ülekasutamise vältimist ajakava või ressurssidega kohanduste tegemisega nimetatakse ressursside tasandamise heuristikaks. Tööülesannete jagamine olemasolevate ressursside järgi nii, et ühtegi ressurssi ei kasutata liiga vähe ega ka üle. Selle metoodika ainus kahju on see, et see võib suurendada projekti kulusid ja aega.
5) ülesandeloend
Tööülesannete loend on kõigi olemasolevate tehnikate lihtsaim projekti ajastamise tehnika. Arvutustabelis või tekstitöötlusprogrammis dokumenteeritud on kõigi projektiga seotud võimalike ülesannete loetelu. See meetod on lihtne ja kõigist meetoditest kõige populaarsem. See on väikeste projektide elluviimisel väga kasulik. Kuid suurte projektide puhul, millel on arvukalt aspekte, ei ole ülesannete loendit arvestada võimalik meetod.
6) Ganti diagramm
Edusammude jälgimiseks ja aruandluse jaoks on Ganti diagramm projektijuhtimises kasutatav visualiseerimistehnika. Seda kasutavad projektijuhid enamasti aja jooksul, et saada aimu projekti lõpetamiseks kuluva keskmise aja kohta. Projekti ajakava Gantti diagramm on tulpdiagramm, mis tähistab võtmetegevusi järjestikku vasakul ja ajal. Iga ülesannet tähistab riba, mis kajastab tegevuse algust ja kuupäeva ning seega ka selle kestust.
7) kalender
Paljud ei pea oma projektinõuete jaoks kalendrisse ülesannete ajastamist - millal nad peaksid! Enamikku kalendreid saab kureerida oma nimedega. Sel juhul saate luua ühe kalendri projekti kohta ja selle projekti ajastatud sündmusi. Kalender näitab kogu projekti ajakava. Suur eelis on see, et seda saab muuta, kuna see on jagatav. Ehkki see näib olevat suurepärane meetod projekti jälgimiseks, on sellel siiski teatud piirangud, kuid te ei saa teatud inimestele ülesandeid määrata ja te ei näe ülesannete sõltuvusi.
Järeldus
Ressursside ajastamise tööriistad aitavad projektijuhil ressursse eraldada ja projekti ettenähtud aja jooksul lõpule viia. Samuti aitavad nad koostada ajakavasid kõigi tulevikus kasutatavate projektide jaoks. Uurides oma meeskonna varasemat sooritust, on väga kasulikud takistused, millega projektiga tegelemisel kokku puututi, ja see, kuidas need takistused ületati. Planeerimine peab olema projektijuhtimise lahutamatu osa. See lihtsalt ei aita aega kokku hoida, vaid saab projekti korraldatavaks.
Soovitatavad artiklid
See on juhend projekti planeerimise tehnikaid. Siin arutame erinevaid tehnikaid ja projekti planeerimise ülevaadet. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -
- Projektijuhi kohustused
- Projektijuhtimise töökohad
- Projektijuhtimise metoodika
- Mis on projekti ajakava ehitamine?