Projektiettepanek vs projektiharta - loodan selles artiklis kapselda projekti dokumenteerimisraamistiku ja selle, kui oluline on meeskonnaliikmete või sidusrühmade vahel teada saada projektiga kaasnevate ja sellest väljuvate dokumentide erinevus.

Nagu pealkirjas öeldakse, on selle artikli eesmärk hajutada pimedus üksikute dokumentide, projektiharta ja projektitaotluse alt. Ehkki need kaks olulist dokumenti on väga sarnased, omavad nad projekti sees väga erinevaid positsioone ja ka projekti menetlused ja eesmärgid on erinevad.

Julgustagem vinge projektijuhtimise maailma ja loogem süstemaatilised protseduurid, et tagada sujuv toimimine ettevõtte projekti eesmärkide ja eesmärkide saavutamisel.

Projektiettepanek vs projektiharta infograafika

Projektide dokumendid

Hästi dokumenteeritud projekt on projekt, mida on ettevõtte eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks juhitud süstemaatiliselt ja juhitud suunas, kuhu pidi juhtima.

Kui on dokumente, mis on spetsiaalselt projekti jaoks loodud, on tippjuhtkonnal väga lihtne projekti kaudu manööverdada ning menetlusi täpselt kontrollida ja võrrelda.

Selle muudatuste elluviimise korral on projekti ülesande haldamiseks ja isegi projekti jälgimiseks dokumendid kasulikud, et neid saaks muuta suunisteks või juhtumianalüüsideks. Sisuliselt on 9 olulist dokumenti, mida tuleb projektis kasutada. Need on järgmised:

  1. Projektiettepanek - projekti käivitamine on kõikehõlmav ja veenv projektiettepanek, selle dokumendi üksikasjad õigustavad projektiga alustamiseks vajalikku investeeringut.
  2. Projektiharta - see on volitus, mis muudab idee projektijuhi poolt reaalseks tööks.
  3. Projektijuhtimiskava - see hõlmab kõiki vajalikke üksikasju kogu projekti kohta, hõlbustades projektijuhil etappide ja plaanide läbi vaatamist.
  4. Tegevuslogi - see on nagu ülesannete loend, mis on mõeldud kõigile meeskonnaliikmetele nende erinevate ülesannete täitmiseks kindlaksmääratud päevadel.
  5. Riskiregister - Sarnaselt tegevuslogiga on see riski leevendaja, hõlmates kõiki riske, millega projekt kokku puutub.
  6. Olekuraportid - see on aruannete kogum, mis ütleb teile täpselt, kus projekt praegusel hetkel on ja kui palju sellest projekti eesmärgi saavutamiseks on jäänud.
  7. Eelarve - numbridokument, mis sisaldab kõiki projekti planeeritud eelarve kontosid. Rahalisest küljest on selles dokumendis kirjas kõik olulised arvud.
  8. Õppetundide ülevaade - projekti käigus omandatud õppetunnid võib siia lisada, et neid õppetunde saaks rakendada projekti või organisatsiooni muude projektide järgmistes etappides.

Projektide dokumendi eesmärk

Me vihkame alati kõike, mida teeme, dokumenteerida, sest seda on lihtsalt nii palju, et kirjutatakse, kaetakse ja loetakse teksti. See teeb meie jaoks keeruliseks projektide juhtimise ja juhtimise, mis meile ette tulevad.

Nii palju teksti ja analüüsi, graafikuid ja graafikuid tehes ümardatult, dokumentide säilitamine lahendas selle probleemi ja projektijuhtidel on projekti jälgitavuse säilitamiseks sama lihtne.

Kogenud projektijuhid tagavad, et nende projektides on dokumentide säilitamiseks standardsed mallid. Edukaid projekti malle saab aeg-ajalt projektipõhiselt kasutada.

Mallide abil saavad juhid väga hästi keskenduda oma põhivastutusele kogu projekti juhtimisel, selle asemel et endale lubada raskete töödega seotud dokumente ning andmete kogumist ja eraldamist.

Kõigist järgmistest etappidest leiate dokumentatsiooni projekti pöördelise osana, mis on käsikäes projekti kommunikatsioonielemendiga:

  1. Algatamine - teostatavusaruanne, projektiettepanek, projekti harta
  2. Planeerimine - nõude spetsifikatsioon, kujundusdokument, projektijuhtimisplaan
  3. Täitmine - tegevuslogi, väljaandepäevik, olekuaruanded
  4. Kontroll - testdokument, muudatuste juhtimine
  5. Sulgemine - tehniline dokument, funktsioonidokument, õppetunni ülevaade, üleandmisdokument

Kui kõik põhitõed on selged ja dokumenteerimise eesmärk teie ees, saate nüüd tutvuda üksikasjadega, mis ütlevad meile, mis on täpselt projekti harta ja projektiettepanek ning mis neid lahutab.

Mis on projektiharta?

Projektiharta, mida tuntakse kui projekti määratlusdokumenti või viidet volitusdokumendile, on avaldus, milles on selgelt kirjas projekti ulatus, eesmärgid, eesmärgid ja meeskonnad.

Projekti eesmärgid visandades näeb projekti harta ette järgmised peamised funktsioonid:

  • Esialgne rollide ja vastutuse piiritlemine, mida iga inimene projekti menetlemise ajal mängib
  • Peamiste sidusrühmade või projektiomanike ja projekti sponsorite tuvastamine
  • Projektijuhi kohustuste ja rollide kirjeldus

Projektiharta on enamasti lühike dokument, mida kasutatakse ülesannete võrdlemiseks, mis tuleb projekti valdkondades erinevatele rollidele märkida. Need on väljavõtted üksikasjalikest dokumentidest, näiteks projektiettepanek. Seda peetakse nõuetekohaselt standardseks tööstuse parimaks tavaks.

Lisaks üksikprojekti rollide ja vastutuse piiritlemisele on projektiharta võrdlusdokument järgmistel eesmärkidel:

  • Projekti elluviimise eesmärk või põhjused
  • Probleem, mille eesmärk on lahendada
  • Eesmärgid, mida projekti eesmärk on saavutada
  • Projekti piirangud
  • Lahenduse saavutamise viisid ja vahendid
  • Meeskonna ja projekti sidusrühmade isikud
  • Ulatuse ja ulatuseta üksused
  • Projekti riskihindamine
  • Kasu, mida projekt toob
  • Eelarve kõrgetasemeline ülevaade

Need eesmärgid on projektiharta detailsed komponendid ja võivad sisaldada kõiki neid elemente või neid vähe. Projektiharta jääb peamiseks ja fookusdokumendiks kogu projekti elutsükli vältel ning investeerib teatava võimenduse ja jõu projektijuhini, kes on selle dokumendi omanik.

Projekti harta muutub harva ja projektijuht peab selle sageli üle vaatama, et jälgida, kas eesmärki järgitakse ja kas plaanist on praegu kõrvalekaldeid.

Projektiharta koostatakse pärast projektiettepaneku kinnitamist ja vahetult enne projekti ulatuse määratlemist. See järgib kinnituste loomulikku järjekorda ja eelarve kinnitamise hierarhiat.

Tõhus projektiharta on teostatavuse, hõlpsa mõistmise ja jälgitavuse jaoks sobiv ühele lehele suurusega A3. Teiste projektihartade kohta saab koostada ka tekstitöötlusdokumente.

Niisiis, kui peate teadma, kuidas projekt kõrgetasemeliselt või õhust vaadates tunduks, võite tutvuda projekti hartaga.

Mis on projektitaotlus?

Tehniline pakkumine või projektiettepanek on väga veenev dokument, mille eesmärk on veenda sidusrühmi, tippjuhte ja investoreid projekti lahendatava küsimuse tõenäosuses.

See on jällegi lihtne, kuid samas üksikasjalik dokument, millel on selles järgmised eesmärgid:

  • Tuvastab töö, mis tuleb läbi viia
  • Selgitatakse projekti põhjust ja selle lahendamise eesmärki
  • Veendab ja veenab lugejaid, et meeskond on valmis ja projekti jaoks valmis ning suudab selle edukaks lõpule viia
  • Selgitatakse juhtimiskava ja kui keeruline see on
  • Tagab paneelil ressursside olemasolu projekti rakendamiseks ette nähtud eelarve ja eraldatud aja piires

Näpunäide nr 1 : Kõigi nende toimingute tegemiseks ja oma vaate paneeli ette panemiseks on vaja tagada, et ettepaneku tulemus oleks 10 - 10, vastavalt selle välimusele.

Paneeli spetsialistid peavad olema veendunud projekti vajaduses ja vajavad piisavalt head põhjust, et oma raha sellele arveldada. Professionaalset heli tuleb pidevalt säilitada ja dokumendil peab olema hõlpsasti juurdepääs.

Näpunäide 2 : Lisaks välimusele on projektiettepaneku teine ​​kõige olulisem element selle idee. Tugev ettepanek on süstemaatiliselt üksikasjalik ja sellel on selge tegevuskava, mille üle projekti järelevalvet teostatakse.

Mida tehnilisem on teie ettepanek, seda parem on see organisatsiooni jaoks. Andmete ja sisu varundamine faktide ja arvudega võib aidata teie ettepanekut tõsta.

Projekt tuleb viia vastavusse organisatsiooni seatud eesmärkidega, et see vastaks täielikult tema vajadustele. Emissiooni lahendamine väljaspool ettevõtte suunda võib olla täiesti mõttetu.

Mida peate projekti ettepanekusse lisama?

Erinevalt projektihartast, mis on väljavõte peamiselt projektiettepanekust või tööaruandest, on projektiettepanek ülimalt üksikasjalik dokument, jättes välja sõnalisuse. Vorming koosneb tavaliselt paigutusest ja tüpograafiast, mis sellega kaasneb.

Paigutus ühest vaatenurgast peab hõlmama graafiliste illustratsioonide kasutamist. Need võivad olla mis tahes järgmistest elementidest:

  • Graafikud
  • Diagrammid
  • Fotod
  • Joonised
  • Skeemid

Need illustratsioonid on tegelikult faktid ja arvandmed, mis on kokku pandud palju paremini koostatud ja kergesti mõistetavaks. Iga illustratsiooni kirjeldus peaks olema aluseks ja sisaldama olulisi nüansse, mida graafika kujutab. See lihtsustab lugemist ja peaks julgustama paneeli uskuma, et projekt on ju väga hästi läbi mõeldud.

Tabelite kasutamine võib suurendada ka teksti loetavust ja selgust ning suunata lugejat kiirelt teadliku ja selge otsuse tegemisele.

Tüpograafia sisaldaks korrapäraseid pealkirju ja peaks säilitama sisu hea voo. Valesti paigutatud sisu ei täida projekti eesmärki ja võib põhjustada projektitaotluse tagasilükkamise või ümbersuunamise.

Projektiharta ja projektitaotluse erinevus (300)

Kui projektitaotlus on sanktsioneeritud ja heaks kiidetud, öeldakse, et projekt on ametlik plaan ning seda saab kohe alustada või vastavalt ettepanekus sätestatule. See on siis, kui projektijuht võetakse ametisse ja projekti harta koostatakse.

Järgmises tabelis on toodud projektiharta rollid võrreldes projektiettepaneku omadega. Pange tähele, et see loetelu pole ammendav ja sellel võib olla ülaltoodud selgituste põhjal veel palju muid omadusi:

Juhib meelde

  • Dokumentatsioon on mis tahes projekti võtmeaspekt, olgu see siis tehniline või mõnes muus valdkonnas, ning seda tuleb halduse ja projekti staatuse järgimisel järgida.
  • Igas projekti etapis või etapis on läbi viidud vähemalt üks dokumentatsioon.
  • Tõhusad ja kogenud juhid hoiavad koos mallidega, mida saaks kasutada erinevates projektides. Eduka projekti malle saab praeguses projektis kasutada, et suurendada tõhusust ja protsessides tekkivat usaldust.
  • Tegelikult on olemas 9 olulist projektdokumenti, mis peavad selle sujuva toimimise ja jälgitavuse tagamiseks olema projekti osa.
  • Projektidokumentides tuleks piirata paljusust, kuna need peaksid olema suunatud ja neid tuleks enamasti kasutada sündmuste ja väljundite värskendamiseks või salvestamiseks.
  • Projektiharta ja projektiettepanek on eraldiseisvad dokumendid, mida kasutatakse projekti elutsüklis ja need peavad olema projekti osa. Need kuuluvad peamiste dokumentide kategooriasse.
  • Projektihartat ei saa karistada enne, kui projektiettepanek on heaks kiidetud.
  • Eelarve koostamine peaks olema osa mõlemast dokumendist, kuna see on peamine idee ettevõtte projekti käivitamiseks.

Loodan, et olete nüüd kursis oma teadmistega dokumentide kohta ja eriti projektiharta ja projektiettepaneku kasutamise osas. Projektijuhtimise ja tootlikkuse osas on veel näpunäiteid selles ruumis.

Soovitatavad artiklid

  1. Siit saate teada põnevaid tasuta Exceli funktsioone - diagramme ja graafikuid
  2. Projektijuhtimise intervjuu küsimused
  3. Projektijuhtimise tehnikad

Kategooria:

Ettevõtluse arendamine