Projekti sidusrühmade juhtimine -
Osa sotsiaalsete loomadena määratlemisest tuleneb sellest, et meie tsivilisatsiooni ja ühiskonna areng sõltub meie omavahelistest suhetest. Suhtleme omavahel keelelise meediumi kaudu, mis moodustab silla erinevate olukordade ja stsenaariumide mõistmise ja neile reageerimise vahel.
Isegi kui tegemist on meie töökohaga, eeldatakse, et meie tööeetika nõuab, et jääksime südamlikesse ja positiivsetesse suhetesse inimestega, kellega suhtleme, et saada edumaa ettevõtte ühise eesmärgi saavutamisel.
Projektijuhtimise maailmas on projektijuht ainus inimene, kes projekti juhib ja juhib, ning projekti kaasatud inimesed. Niisiis on selle inimese jaoks oluline tegur, kui ta suudab suhtluse kaudu luua tugeva sideme kõigi sidusrühmadega. Selles artiklis käsitletakse seda küsimust, mis teile just pähe kerkis, kuidas luua positiivsed suhted kõigi projekti peamiste sidusrühmadega.
Mis on projekti sidusrühmade juhtimine?
Sidusrühmad on isikud, kes on projektiga seotud ja otseselt või kaudselt seotud projekti menetlusega. Projekti sidusrühmade juhtimine võib jagada kahte peamisse kategooriasse:
- Projekti väline sidusrühmade juhtimine: Need välised sidusrühmad võivad projekti käiku mõjutada või neid mõjutada, kuid nad ei tegele organisatsiooni ettevõtlusega otseselt. Nende hulka kuuluvad kogukonnad, meedia, üldsus, muud avalikud rühmad ja palju muud.
- Projekti sisemine sidusrühmade juhtimine : need sidusrühmad tegelevad otseselt ettevõtte tehtud tehingutega ning mingil ajal valdavad organisatsiooni pakutavat toodet või teenust (või toote või teenuse osa) või on sellega seotud. Projekti sidusrühmade juhtkond hõlmab töötajaid, kliente, müüjaid, tarnijaid, aktsionäre ja palju muud.
Projekti sidusrühmade juhtimist, keda te ümbritsete, saab kirjeldada kahe rühmana: üks on otseselt projektiga seotud ja osaleb projekti juhtkomitees ning teine, kes pole peamised otsustajad, kuid keda tuleb teavitada projekti edenemisest projekti ja selle kulgemise kohta vastavalt esialgsele äriprojekti kavale. Vaatame lähemalt nende projekti sidusrühmade juhtimist ja seda, kuidas nende kaasamine kujundab projekti voogu.
Projekti tõrgeteta toimimiseks on aastate jooksul muutunud oluliseks, et projektijuht loob spetsiaalse kommunikatsiooniliini nii sisemiste kui ka väliste sidusrühmadega. See suhtlusliin on toonud kaasa palju õnnestumisi ning suutmatus nende projekti peamiste sidusrühmadega õigeaegselt ja täpselt suhelda on viinud projekti enda ebaõnnestumiseni.
Kõik sidusrühmad on selle mängu võtmeisikud ja neile tuleks seada sama prioriteet.
Projekti sidusrühmade juhtimise tüübid
Kuna oleme nüüd liigitanud projekti sidusrühmade juhtimise organisatsiooni sisemisteks ja välisteks sidusrühmadeks, saame edasi uurida olemasolevaid projekti sidusrühmade juhtimise liike, lähtudes nende otsesest või kaudsest osalusest projektis.
- Inimesed, kes mõjutavad kogu projekti positiivselt, kuid ei ole otseselt projekti ja projekti plaani tööga seotud. Seda tüüpi projekti sidusrühmade juhtimine hõlmab kõrgemaid ja tippjuhte, tarnijaid ja organisatsiooni rahandusosakonda
- Inimesed, keda mõjutab mõni organisatsiooni eeldustes võetud tegevus. Neid mõjutatakse vahetult ja need on olulised ka vastuvõetud muudatuste läbiviimisel. Nende hulka kuuluvad töötajad ja kliendid.
- Inimesed, kes on huvitatud organisatsiooni õnnestumisest, eriti tulude ja teenitud tulude osas. Need projekti peamised sidusrühmad mõjutavad neid muudatuste programme ja organisatsiooni tooteid ja teenuseid niivõrd, kuivõrd nad teavad tegevuste eeliseid. Nende projekti peamiste sidusrühmade hulka kuuluvad isikud, kellel on äritegevuses laoseis.
Projektijuhina on teie vastutus ühendada punktid ja suhelda kõigi seda tüüpi projekti peamiste sidusrühmadega tõhusalt, et saavutada projekti sisemine sidusus ja sellega edukalt hakkama saada. See tõhus kommunikatsioon tagab, et teie projekt kulgeb kogu selle elutsükli jooksul õigel teel ja et kõik projektiga tegelejad saavad pidevalt oma edusamme.
Mida need projekti sidusrühmade juhtkond teada tahavad?
See on üks küsimus, mida kõik projektijuhid peaksid endalt küsima ja leidma sellele rahuldavad vastused. Oluline on teada, mida projekti sidusrühmade juhtkond peab kogu aeg teadma. Olenemata sellest, kas nad töötavad vahetult projektori kallal, soovite teada ainult projekti olekut ja käiku. Hea projektijuhina on oluline, et mõistaksite õigesti, mida nad tahavad teada, ja koostage vastavalt oma kommunikatsiooniplaan projekti peamiste sidusrühmade vajadustele vastavaks.
- Projekti peamised sidusrühmad soovivad teada saada, mis nende jaoks olemas on - inimesed ootavad alati motivatsiooni püsimist, kui saavad teada, mis nende jaoks on. Kui nende kaasamise ja projektiga seotud eelised on neile üldiselt teada, on see neile kui täiendav tõuge, et nad tunneksid projekti ees suuremat vastutustunnet ja annaksid oma panuse.
- Projekti peamised sidusrühmad soovivad teada saada, mis selles organisatsiooni jaoks on - inimesed tahaksid rohkem teada saada suuremast pildist ja oodata, milliseid eeliseid organisatsioon saab. Lõppude lõpuks, kui ettevõte areneb, suurendab see nende võimalusi suuremas osaluses.
- Projekti peamised sidusrühmad soovivad teid usaldada - pidev suhtlusliin teie ja projekti sidusrühmade juhtkonna vahel võib olla suurepärane tegur, mis sisendab usaldust suhetesse. Sidusrühmad peavad teadma, et nad saavad teile usaldada töö puhul, mille nad teile on usaldanud. Mugavus on väga oluline.
- Projekti peamised sidusrühmad tahavad teada, et olete pühendunud - suhtlus on suurepärane vahend, mis näitab teie pühendumust ja pühendumist juhitavale projektile. Kui teie projekti sidusrühmade juhtkond teab, et olete pühendunud, näevad nad projekti juba suure eduna ja võite olla kindlad, et teie valvsad silmad juhendavad projekti elutsüklit ja edendavad seda järjepidevalt.
- Projekti peamised sidusrühmad soovivad näha, et olete võimelised - kui suheldakse tõhusalt projekti edenemise või täidetava ülesandega; see näitab teie projekti peamistele sidusrühmadele ja meeskonnaliikmetele palju teie võimekust ja kompetentsi. Fakt, et olete võimeline projekti juhtima, võib avaldada suurt ja sügavat mõju sellele, kuidas need projekti sidusrühmad juhivad ise projekti ja oma panust.
Positiivse suhte määratlemine
Kui tahame säilitada positiivseid suhteid projekti peamiste sidusrühmadega, kes on meie projektide väga oluline ja silmapaistev osa, on parem, kui mõistame ja selgelt määratleme, mida positiivne suhe tähendab. Ja ei, positiivsena püsimine ei kuulu projekti sidusrühmade juhtimise nimekirja. Niisiis, sukeldugem pea ees ja jõuame määratleda, mida positiivne suhe meie jaoks tähendab. Järgmised omadused minu arvates kirjeldavad ja määratlevad suurepäraselt positiivset suhet, mida projekti ajal vaja on:
- Usaldus - olgu see teie isiklik või ametialane suhe - usaldus on üks võtmetegur, mis võib olla teie jaoks pöördepunktiks, kui soovite oma sidusrühmadega edukaid ja hinnatud suhteid luua. Usaldus võib olla võimas side, pannes projektimeeskonna ja projekti peamised sidusrühmad kokku tõhusama ja tulemuslikuma töö- ja suhtluskeskkonna jaoks. Usaldusega kaasneb tõsiasi, et saate oma ideed lauale tuua, ilma et teid keegi häiriks.
- Avatud ja tõhus suhtlus - kontoristsenaariumi korral olete pidevalt suhtlusrežiimis kas e-kirjade või kiirsõnumite kaudu või lihtsa näost näkku vestluse kaudu. Mida rohkem suhtlemist omandate, seda rohkem suhteid omandate, kuid mida parem ja tõhusam on suhtlus, seda positiivsemad suhted oleksid.
- Mitmekesisuse võimaldamine - suhete positiivsus võib panna inimesi omaks võtma varieeruvust ja mitmekesisust, mille teised inimesed on kaasa toonud. Nad võivad tulla erinevate arvamuste, mõtete ja ideedega. Nende mitmekesistest vaatenurkadest võib teie projekt palju kasu tuua ja loote positiivsetesse suhetesse.
- Vastastikune mure ja lugupidamine - meeskonna ja rühmana töötamine võib olla tõesti raske. Võite kokku puutuda inimestega, kellega on raske koos olla, kuid pidades silmas organisatsiooni suuremat pilti ning tuginedes sellele, et luuakse vastastikune mure ja lugupidamine üksteise ja projekti raames, saavad sidusrühmad võimaldada uuendusi ja projekti sujuvat toimimist meeskond.
- Mõttelisus - kui arvestate oma tegevusega ja sõnadega, saate projekti peamiste sidusrühmade hulgas olla vastutustundlik ja vastutustundlik isik, kellega saab seguneda. See võib parandada teie positsiooni projektijuhina ja aidata teil asju korda saata. Eneseteadlikkus võib päästa teid töökohal ümbritsevate negatiivsete vibratsioonide probleemidest.
Näpunäited projekti sidusrühmade juhtimise positiivseks kaasamiseks
- Vaadake mitte ainult positiivsete suhete loomist oma projekti sidusrühmade juhtkonnaga, vaid loodame ka tugevaid suhteid, mis kestavad läbi võtmepunktide. Püüdke neid pidevalt strateegiasse ja valitud lähenemisviisi kaasata.
- Jagage oma nägemust ja asute projekti ja eesmärki, mida see kavatseb saavutada.
- Võtke projekti ja kõigi selle ülesannete täitmisel pidevalt nõu ja abi inimestelt, kes on juba asjade helgemal poolel.
- Parandage regulaarne kohtumiste ajakava, et kohtuda otse teie projekti eri sidusrühmade juhtkondadega ning panustage aega konsultatsioonidele ja projekti esmatähtsate sidusrühmadega tutvustamisele, et saada neist suurem pilt ja aru saada kõigest sellest, projekt tähistab.
- Koostage kommunikatsiooniplaan ja leppige selle kokku leppimine kõigi projekti peamiste sidusrühmadega.
- Suhtlus peaks olema lihtne, kuid tõhus.
- Nende enesekindluse suurendamiseks näidake neile kohe projekti alguses struktureeritud lähenemisviisi projektiplaanile.
- Suhtle riskide ja probleemidega ning ära tekita äkki üllatust ega pingelist olukorda. See ähvardab nende osalust projektis ja takistab teil usalduslikult juhtpositsiooni võtta.
Suhtluskava kasutamine
Nüüd olete sellest artiklist paar korda kommunikatsiooniplaanist kuulnud. Ehkki mõned võivad sellest kõike teada ja mõned võisid seda kuulda juba esimest korda. Kui annate eelise sealsetele noortele ja lootustandvatele projektijuhtidele, saate nüüd lühikese õppetunni selle kohta, mis on kommunikatsiooniplaan ja kuidas peaksite sellega hakkama saama.
Mis on kommunikatsiooniplaan?
Lihtsalt öeldes hõlbustab suhtluskava tõhusat ja tulemuslikku suhtlemist teie kui projektijuhi ja nende erinevate sidusrühmade vahel, kellega projekti ajal kokku puutute. See plaan on täielik juhend, mis juhatab teid läbi kogu suhtluse, mis toimub ja mis sagedusel.
Kommunikatsiooniplaani koostamisel peate sisseostma:
- Projekti sponsor
- Projekti sidusrühmade juhtimine
Kommunikatsiooniplaani elemendid
Hea ja eduka suhtlemiskava juurutamiseks peate võtma plaani järgmised 4 elementi:
- Suhtluse eesmärgid
- Suhtluse meetod ja sagedus
- Sidusrühmade tüüp (sihtrühm)
- Suhtluses kasutatavad põhielemendid
Kommunikatsiooniplaani väljatöötamine
Seda ülesannet saab hõlpsasti täita, kui teil on kogu suhtlusstrateegia üleval ja selge. Kui teate ja mõistate, mida on vaja teha, öelda ja tegutseda, võite olla kindel, et töötab välja kommunikatsiooniplaani, mis ei nurju. Alljärgnevas tabelis on esitatud ideaalsed ja soovitatavad strateegiad hea suhtluskava hoolikaks kujundamiseks ja kujundamiseks, et luua positiivsed suhted projekti sidusrühmadega.
| Fookuspunktid | Küsimused |
| Suhtluse eesmärgid | Mida soovite oma kommunikatsiooniplaaniga oma projekti jaoks saavutada?
Kas need eesmärgid on kooskõlas teie projekti eesmärkidega? |
| Sihtrühmad | Kes vajab sellist suhtlust?
Mis nende jaoks olemas on? |
| Suhtlusmeetod | Milline on teie sihtrühma suhtlemisviis? |
| Suhtlussagedus | Kui sageli soovite oma sidusrühmi uuendada? |
| Erinevat tüüpi sidusrühmadega suhtlemise eesmärk | Miks soovite seda teavet edastada seda tüüpi sidusrühmadele? |
| Suhtluse põhielemendid | Mida teil täpselt vaja on, et nad teaksid?
Mida soovite projektijuhina neile edastada? |
| Suhtlemismeister | Kes peaks edastama teie kavandatud teatise?
Milline meeskonna liige on piisavalt vastutav sellise suhtluse korraldamiseks? Kas erinevad sidusrühmad vajavad erinevaid suhtlejaid? |
| Teabeallikad | Mis on teie teabeallikas, et saaksite suhelda?
Milliseid andmeid ja teavet te kasutate? Mis on selle konkreetse sidusrühma jaoks vaja seda konkreetset teavet? |
| Edu mõõdikud | Kuidas ma tean, et minu kommunikatsiooniplaan töötab?
Mis peab seda õnnestunud suhtlusplaaniks? Kas mul peab olema kommunikatsiooniplaani hindamise koosolek? |
Soovitatavad artiklid
See on juhend teie ja projekti sidusrühmade vahelise pideva suhtlusliini loomiseks võib olla suurepärane tegur usalduse loomiseks suhetesse. Need on järgmised projekti sidusrühmadega seotud välislingid.
- Hämmastav juhend projektijuhtimise tehnikate kohta
- Tõhus aruandlus projektijuhtimise kohta
- 7 parimat olulist avatud lähtekoodiga projektihaldusriista