Projektijuhtimise elutsükkel
Projektid on lahutamatu osa meie tööelust. Pidevalt muutuvate tehnoloogia- ja ärisuundumuste maailmas on projektijuhtimine suur nõudlus. Selles teemas tutvume projektijuhtimise elutsükliga
PMI sõnul määratletakse projekt ajutisena, millel on kindel algus ja lõpp õigel ajal. Lisaks on projekt ainulaadne ilma rutiinse toimimiseta ja mõeldud konkreetse eesmärgi saavutamiseks konkreetsete toimingutega. PMI määratleb projektijuhtimise veel kui teadmiste, oskuste, tööriistade ja tehnikate rakendamine projekti tegevuste jaoks projekti nõuetele vastamiseks.
Olenemata sellest, kas projekt on tarkvaraarendus, uue toote turuletoomine või isegi film, edendatakse selle juhtimist viie elutsükli faasi kaudu.
Projektijuhtimise elutsükli faasid
Siin on projektihalduse viis elutsükli faasi:
- Algatus
- Planeerimine
- Hukkamine
- Jälgimine ja kontrollimine
- Sulgemine
Alustamise etapp:
See on projekti lähtepunkt. Selles etapis saab projekt kontseptuaalseks. Selles etapis rakendatakse järgmisi samme:
- Projektiidee luuakse või läheneb klient ideele. Idee võib olla lahendus olemasolevale probleemile või uus võimalus ettevõtluses (nt nutitelefoni uue mudeli turuletoomine)
- Ärijuhtumite dokument on loodud pakkumaks lahendust idee rakendamiseks pärast meeskonna, kliendi ja projektijuhtidest koosnevaid ajurünnakuid.
- Projektijuhid ja asjassepuutuvad meeskonnad kontrollivad projekti rakendamise teostatavust kasumi, kulude, ajakava, ressursside jms osas.
- Kui projekt on selle teostatavustesti läbinud, tehakse ettepanek selle kinnitamiseks ettevõtte / äriüksuse juhtrühmalt.
- Kinnitamise ajal allkirjastatakse projekti SOW ja eraldatakse eelarve.
Pärast ülaltoodud toimingute edukat lõpuleviimist liigutatakse projekt planeerimisetappi.
Planeerimisetapp:
See on projektijuhtimise teine etapp. Selle etapi jooksul koostatakse üksikasjalik projektiplaan. See plaan sisaldab ülesandeid, vajalikke ressursse, ajakavasid, kulusid jne. Nõuete tähtsuse järjekorda seadmine on edasi kavandatud. Gantti diagramm, mis näitab erinevate toimingute ajakavasid, on üks olulisi kavandamiseks loodud dokumente. Erinevad kavad, mis luuakse sõltuvalt projekti tüübist:
- Suhtluskava: Hea kommunikatsioonikava tagab projekti edu. See määrab kindlaks, kuidas teavet erinevate osalevate rühmade vahel jagada (e-posti seadistamine, Skype, jaotusnimekirja koostamine jne). Eskalatsioonimaatriks on osa sellest kavast, mida kasutatakse meeskondade laiendamiseks probleemide lahendamiseks.
- Ressursiplaan: see määratleb projekti ja tarbimise jaoks vajalikud ressursid ning ressursside hankimise ajakava. Selles kavas on esitatud inimressursside kaardistamine.
- Kvaliteedikava: plaan koosneb vastuvõetud kvaliteedistandardite, kvaliteedinõuete ja standardite säilitamiseks kasutatavate kvaliteeditagamiste üksikasjalikust kirjeldusest.
- Kasutuselevõtukava: see sisaldab projekti väljundite juurutamise ülevaadet. Lähenemisviis lähenemisele, meeskonnaliikmete vastutus nii kasutuselevõtu ajal kui ka pärast seda, väljaannete jälgimine ja tugi projekti lõppedes pärast projekti lõppu.
Pärast erinevate plaanide valmimist viiakse riskijuhtimine läbi vastavalt projekti kriitilisusele. Võimalike ohtude tuvastamine ja mõju analüüsimine, kui sellised ohud tekivad selle alafaasi osaks. Koostatakse riskijuhtimisaruanne koos tulevaste ohtude leevendamise plaaniga.
Täitmise etapp:
Projektiidee valmimine ja kavandamine pole valmis. Nüüd on aeg tööle asuda. Selles etapis võetakse kasutusele eelmine planeerimine. See etapp sõltub suuresti planeerimisest. Parem plaan on parem teostus. Projektijuhid järgivad selles protsessis järgmisi samme:
- Ressursside eraldamine ja nende õigeaegse tarnimise tagamine.
- Iga päev meeskonna liikmetele ülesannete määramine
- Igapäevaste kohtumiste pidamine
- Olekuaruande koostamine igapäevaste kohtumiste ja projekti edenemise põhjal.
Kogu meeskond saab pildi, kuna see algab tegeliku tööga (nt tarkvara arendamine, tootmine). Päevaeesmärgid on seatud; meeskond peab tagama nendega kohtumise; viivituse korral peavad nad projektijuhtidele aru andma.
Seire- ja kontrollietapp:
See faas liidetakse täitmisfaasiga, kuna mõlemad toimuvad samal ajal. Peamine eesmärk on tagada, et täitmine toimuks plaani kohaselt. Ajagraafikud ja kulud peavad olema kinni. Allpool toodud punkte rakendatakse seire käigus:
- Seadke peamised tulemusnäitajad (KPI-d).
- KPI-de mõõtmiseks võrrelge arengukava või olekuaruannet projekti plaaniga.
- Projektist kõrvalekaldumise korral vähendage kõrvalekallet ja määrake KPI-d uuesti.
- Uuendage muudatuste kava tähtajast kinnipidamiseks.
- Jälgige eelarve kasutamist.
- Projekti kvaliteedi jälgimine.
Sulgemise etapp:
Nüüd, kui projekt on lõpule jõudnud ja on aeg see projekt kliendile juurutada või turule tuua. See on koht, kus ühised jõupingutused saavad viljaka lõpu !! Planeerimisetapis koostatud kasutuselevõtuplaan võetakse kasutusele. Sulgemisfaasis on:
- Edastatavate toodete (toote / teenuse) avalikustamine sidusrühmadele.
- Sulgemisest teatamine sidusrühmadele ja äripartneritele.
- Äridokumentide allkirjastamine.
- Meeskonna liikmete vabastamine ja lepingute sõlmimine.
- Makse ja dokumentide esitamine.
- Projekti käigus õpitud õppetundide ja parimate tavade dokumenteerimine, et neid saaks edaspidi kasutada teiste projektide jaoks.
- Toetus- ja hooldusstruktuuri seadistamine vastavalt nõudele.
Ülal on projekti elutsükli faasid. Uue projekti algatamine võib tunduda hiiglaslik ülesanne, kuid etappide kaupa murdmine tagab saavutatava eesmärgi. Kuid need faasid ei ole üksteist välistavad, praktikas võivad need kattuda. Ülaltoodud täitmis- ja juhtimisfaasid toimuvad samal ajal. Sama asi võib juhtuda ka teistes faasides.
Planeerimise ja täitmise ühinemine:
Väljaandmisvõimalused ja kliendi nõudmise muutumine täitmise faasis võivad viia projekti kavasse muudatuste tegemiseni. Planeerimine viiakse läbi uuesti täitmisetapis. Tarkvaraprojektides laialdaselt kasutatav paindlik metoodika pakub paindlikkust selliste viimase hetke muudatuste kaasamiseks.
Suured projektid jagunevad väikesteks mooduliteks nagu tootmine ja kvaliteet võivad olla toote erinevad moodulid. Ühe mooduli valmimine võib tähendada teiste projektide algatamist.
Võib järeldada, et need etapid on oma olemuselt dünaamilised, kuid projektijuhtimiseks mõeldud erinevate tööriistade abil saame tagada projekti eduka lõpuleviimise.
Soovitatavad artiklid
See on olnud juhend projektijuhtimise elutsüklist. Siin oleme arutanud projektijuhtimise elutsükli viit etappi. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -
- Karjäär projektijuhtimises
- Projektijuhtimise etapid
- Projekti dokumentatsioon
- Sissejuhatus projektijuhtimisse
- Juhtumianalüüs projektijuhtimises