Sissejuhatus projekti dokumenteerimiskavasse
Projekti dokumenteerimisplaan on üks peamisi asju, mis peaks enne projekti juurde asumist olema. See on üks projekti peamisi tehnilisi aspekte.
Kui töötate vabakutselise tööna või suurettevõtte ettevõttes, alustage projekti alati dokumenteerimisplaaniga, sest see aitab vältida asjatuid komplikatsioone, millega te teel kokku puutute. Projekti dokumenteerimisplaan ei paku teile mitte ainult projekti töökaarti, vaid pakub ka ettevalmistusi raskuste kohta, millega sellel teel kokku puutute. Kui teil on järelteavet selle kohta, mis juhtub, kui te ei suuda protsessi õigeks ajaks lõpule viia, kergendab see ainult töötaja tööd.
Ja hõlmaks ainult seda, et see peaks olema dünaamiline selles mõttes, et see peaks olema paindlik, et mahutada nii palju muudatusi, kui aeg soovitab.
Kui te ei soovi head dokumenteerimisplaani, võib see kaasa tuua projekti kuluka viivituse või halva kvaliteediga dokumentatsiooni, mis suurendab ainult töökoormust ja projekti hindamist igas aspektis.
Näiteks kui ostate turult toote, saate toote kasutusjuhendi ja selle kasutusjuhendi abil kasutate seda toodet vastavalt, nii et see annab teile ligikaudse ettekujutuse selle toote seadistamisest, paigaldamisest, kasutamisest ja sellest, mis juhtuda, kui te ei kasutanud seda, nagu juhendis öeldakse.
Ideaalse dokumenteerimisplaani komponendid
Kuna meil on selge idee, et dokumenteerimisplaan on projekti selge planeerimise jaoks väga vajalik, tuleb teha hea projektiplaan. Ja selle tegemiseks on mõned punktid, mida tuleb meeles pidada. Arutame nendes lõikudes neid. Põhimõtteliselt saame komponendid jagada kaheks osaks:
Esimene dokumentatsiooni ülevaade
(me peaksime teadma, kuidas dokumendist dokumentaalfilmi teha) -
- Tiitelleht-
tiitelleht on kokkuvõte kogu projektist, iga projekt peaks sisaldama autoriõiguse deklaratsiooni, omanike nime ja kokkuvõtteid olulistest tegelastest (võib või ei pruugi olla vajalik).
- Ajalugu-
Projekti dokumenteerimisplaan peab sisaldama ajalugu, millest see on möödunud, nagu värskenduskuupäevad, pealkiri ja selle projekti ajakohastamise teinud isiku nimed. Põhimõtteliselt tehakse seda nii, et saaksite jälgida kogu värskendamist, mis teie otsas toimub või kui mõni muu töötaja seda meelelahutab.
- Kontaktinfo-
Kontaktteabe vahekaardil peaks olema kogu selle projektiga seotud vastutavate isikute kontaktnimekiri (juhtkonna tasandi konkreetne isik või kõrgemad ametnikud või kellel on sellisel juhul projektil oma sõnaõigus).
- Sisu -
Dokumentatsiooniplaan peaks alati olema korralik sisuühendus, sest see aitab ainult plaanis liikuda
Teine sisuorientatsioon
(me peaksime teadma, kuidas panna ülitähtis ja kuhu)
- Kokkuvõte-
Dokumenteerimisplaani süda ja hing on kokkuvõte projektidokumentatsiooni plaani algataja. See peaks keskenduma peamiselt projekti rambivalgusele, nagu peamiste aspektide olulised värskendused. Kokkuvõtet läbides peaks tekkima mõte, et millised on nende vastavate miniprojektide ajalised tähtajad või tähtajad. Kokkuvõte tuleks jaotada mõne teise miniprojekti vahel, kuna suure projekti sees on alati miniprojekt.
- Sihtrühm-
Mis tahes dokumenteerimiskava peamine aspekt on vaatajaskond, kellele te seda koostate. Nii et veenduge, et lisate vastava publiku jaoks projekti õige külje. (pea püsti - olge tehniliste tingimuste kasutamisel väga ettevaatlik, kuna teie vaatajaskond võib-olla mitte nii tehnilises mõttes).
- Dokumentatsiooni spetsifikatsioon-
Fontide, logo, värvi orientatsiooni, piltide, meediumisisu jms osas tuleks alati pöörata erilist tähelepanu. Olgu tegemist veebidokumendi või prinditud dokumendiga või mõlemaga, kas tegemist on ühe hankimisega või mis on lehe mõõde.
- Ajakava-
Vaja on ajakava, kas see on projekti kavandamise tegelik elu, sest rutiin hoiab meid alati varvastel. Projekti kavandamise ja dokumenteerimise kontekstis on väga vajalik omada ajakava, et saaksime alati vastavaid küsimusi kontrollida.
Oluline maamärk, mida tuleb kontrolli all hoida, on -
Millised verstapostid on projekti arendamisel?
Milline peatükk tuleb täita?
Mis on ülevaatetsükli periood?
Milliseid KPI-sid peaksime regulaarselt kontrollima?
Mitu tüüpi ja mitu ringi tuleks lubada?
Milline on projekti tähtaeg?
- Riskifaktor-
kõik on kuulnud väidet “suurem risk, seda suurem tasu”. Nii et iga tööga on alati seotud mõni riskifaktor. Nagu-
Mis on selle projekti kitsaskohad?
Millised tegurid häirivad projekti stabiilsust (või panevad selle peatuma)?
Kas sellise olukorra jaoks on olemas varukava või millised on ühendavad meetmed?
Milliseid parandusmeetmeid tuleks selle toimimiseks võtta?
Järeldus
Nagu näete, ei saa ilma dokumenteerimisplaanita oma projekti siirast projekteerimist projitseerida.
Nii võime öelda, et dokumenteerimisplaan on kõigi projektide kavand koos kõigi if- ja buts -projektidega. See on kogu süsteemi selgroog. Ehkki me ei saa öelda, kui palju peaks sellest sõltuvust näitama, sest mõnikord on reaalajas inimeste hinnang palju parem kui kirjalikud reeglid, kuid võhikutele projekti alustamiseks on vajaliku juhendi andmine vajalik, alustades sellest, dokumenteerimisplaan. Ja väga oluline on kogu projekti analüüs enne projekti alustamist koguda nii palju ideid ja inspiratsiooni, kui rohkem, sest rohkem higistame põllul vähem ja veritseme kohapeal.
Soovitatavad artiklid
See on olnud projektdokumentatsiooni plaani juhend. Siin oleme arutanud ideaalse dokumentatsiooni plaani komponente. Lisateabe saamiseks võite vaadata ka järgmist artiklit -
- Projektijuhtimise metoodika
- Projektijuhi roll
- Projektijuhtimise etapid
- 6 sammu projekti riskijuhtimiskava väljatöötamiseks