Projekti ulatuse juhtimise määratlus
Projekti ulatuse juhtimine (PSM) on projekti õnnestumise või ebaõnnestumise määratlemisel ülioluline, et pakkuda kvaliteetseid tooteid / teenuseid. PSM-i võib määratleda kui “metoodikat, mis sisaldab projekti eesmärkide saavutamiseks täidetavate üksikasjalike tööde / ülesannete loetelu”. PSM on määratud funktsioonide komplekt, mis võimaldab meil täpselt ja tõhusalt määratleda ja jälgida projekti ulatust. PSM võimaldab projektijuhendajatel aega ja ressursse adekvaatselt hallata, jaotades projekti käivitamiseks vajaliku arvu ülesandeid. Kuna PSM tuvastab ja hindab projekti ulatust hõlmavaid ja kaasavaid ülesandeid, aitab see vältida ebaolulisi ülesandeid, säästes maksimaalse tulu saavutamiseks aega.
Projekti ulatuse juhtimise etapid
Sõltumata valitud meetoditest peab projekti administraator määratlema projekti ulatuse ja hindama seda sama. PSM koosneb järgmistest etappidest:
1. Projekti nõuete kirjeldamine
Esialgne etapp on projekti eesmärkide kindlaksmääramine projekti ajakava kindlaksmääramiseks ja ressursside määramiseks. Alles pärast nende tegurite kindlakstegemist saab värvata projekti lõpuleviimiseks vajalikud ülesanded. Nii on välja toodud projekti ulatus, mille põhjal projekti meeskonnale eraldatakse konkreetse eelarve ja ajaga piiratud ülesanded.
2. Projekti eesmärkide kindlaksmääramine
Järgmine etapp nõuab projekti eesmärkide kindlaksmääramist, mis on projekti tuum. Projektil võib olla mitu eesmärki ning kõrgeima kvaliteediga toodete / teenuste pakkumiseks peavad projekti administraator ja meeskond vastama neile.
3. Projekti ulatuse määramine
Projekti ulatus koosneb ressurssidest ja ülesannetest, mis on eraldatud konkreetse toote või teenuse tarnimiseks. Seega kajastab projekti maht projekti eesmärke, mille eesmärk on pakkuda tipptasemel tulemusi.
Kuus projekti ulatuse juhtimise tava (PSM)
PSM-i kuus tava on:
Vastavalt GPMBK-le (projektijuhtimise teadmiste kogumi juhend) on PSM-is põhimõtteliselt määratletud ülesanded, mis tuleb projekti kaasata või sellest välja jätta.
GPMBK loetleb 6 PSM-i tava, mida tuleb projekti juhtimiseks ja jälgimiseks rakendada:
1. PSM-i kavandamine ja kujundamine
PSM-i esimene praktika hõlmab ulatuse haldamise kava (SMP) kavandamist ja väljatöötamist. SMP valmistatakse ette pärast projekti sidusrühmadega konsulteerimist ning projekti kavast ja hartast teabe hankimist. SMP võimaldab projekti ulatust kindlaks teha, juhtida, jälgida ja hinnata.
2. Koguge rekvisiite
Teine tava on projekti sidusrühmade rekvisiitide kindlaksmääramine ja dokumenteerimine. Selles protsessis kasutatakse mitmesuguseid tööriistu ja meetodeid (nt intervjuud, küsitlusankeedid, fookusgrupi arutelud, vaatlusmeetodid), et saada projektilt teavet sidusrühmade nõudmiste ja ootuste kohta. See võimaldab projekti administraatoritel vältida projekti käigus võimalike vigade või takistuste esinemist.
3. Kirjeldage projekti ulatust
Selle meetodi puhul määratakse projekti ulatus eesmärgiga selgitada tulemusi, mida projekt saavutaks ja mida see ei suuda saavutada, või jääb sellest välja. Loodud ulatus kirjeldab sidusrühmade ootusi projekti suhtes, mis edastatakse projekti meeskonnale. Dokumenteeritud dokumente hinnatakse, et tagada projekti väljundite kooskõla projekti eesmärkidega.
4. Töötage välja ülesannete jaotuse struktuur (TBS)
Üks PSM-i elutähtsatest tavadest võimaldab projektijuhendajatel ja meeskonnal jagada ulatusliku ulatuse kirjeldus väiksemateks ja teostatavateks tööüksusteks. Neid fraktsioneeritud teoseid nimetatakse tööpakettideks. Seega on TBS nende tööüksuste kogum, mis on vajalik kogu projekti lõpuleviimiseks. See võimaldab projektimeeskonnal töötada tõhusalt ja tempoga.
5. Autenteerige projekti ulatus
Selles etapis vaatavad projekti väljundid autentimiseks läbi sisemised ja välised sidusrühmad. Põhimõtteliselt on see etapp, mis keskendub peamiselt projekti tulemuste aktsepteerimisele sidusrühmade poolt. Projekti sidusrühmad annavad selle kohta tagasisidet ja annavad heakskiidu, kui lõpptulemused vastavad loodetud standarditele ja rekvisiitidele.
6. Jälgige projekti ulatust
On õigesti öeldud, et täpselt määratletud projekti ulatuse asemel tuleks seda hästi jälgida. Selles etapis võrreldakse projekti rekvisiite tulemuslikkuse ülevaate aruannetega, et tuvastada projekti lüngad või lüngad, mis võivad nõuda SMP muutmist. Seetõttu on ülioluline jälgida projekti edenemist, et tagada selle elluviimine vastavalt SMP-le. Kuna SMP võib vajada muudatusi või muudatusi, kui sidusrühmad esitavad uued rekvisiidid.
Järeldus
Kokkuvõtteks ei saa eitada, et hästi struktureeritud PSM on projekti õnnestumiseks ülioluline. Vaatamata oma praktika rakendamiseks kulutatud ajale ja pingutustele on see väärt investeering. Kuna see võimaldab minimaalse ületamise korral saada maksimaalse tulu. PSM-koolitusest on kindlasti kasu, kuna see annab teadmisi ja teadmisi ulatuse haldamise kohta, mis on projektide juhtimisel üks põhifunktsioone. PSM-koolitus on hea karjäärivõimalus potentsiaalsetele õppuritele, kes soovivad luua oma niši projektijuhtimise valdkonnas.
Koolituskursus oleks ka lisaeeliseks projektijuhendajatele / juhtidele, kes seisavad silmitsi väljakutsetega projekti lõpuleviimisel kas õigeaegselt või selleks eraldatud eelarves. Kursuse lõppedes on uksed avatud mitmetele karjäärivõimalustele projektijuhtimise valdkonnas avaliku ja erasektori organisatsioonides.
Kas otsite asjatundlikku karjääri projektijuhtimises? Liituge PSM-i koolituskursusega!
Soovitatavad artiklid
See on juhend projekti ulatuse haldamiseks. Siin käsitleme projekti ulatuse haldamise etappe, mis hõlmavad projekti nõuete kirjeldamist, projekti eesmärkide kindlaksmääramist ja projekti ulatuse kindlaksmääramist koos kuue projekti ulatuse haldamise tavaga. Lisateavet leiate ka meie muudest soovitatud artiklitest -
- Projekti ajakava juhtimine
- Reguleerimisala juhtimiskava näide
- Projekti planeerimise tehnikad
- Projekti planeerimise näide