Sissejuhatus töötajatega kohtumistele üks-ühele
Üks-ühele kohtumised töötajatega võivad olla tõesti oluline aeg, kus saate rohkem teada saada oma meeskonna liikmetest ja mõista nende tööstiile, aga ka seda, kuidas nad oma igapäevaste tööprobleemidega toime tulevad. Projektijuhtidena püüame alati hoida neid üks-ühele töötajatega peetavaid kohtumisi tõhusana ja lasta neil anda meeskonna liikmetele ja meeskondadele tulemusi, mida kujutame ette, näiteks karjäärivõimalused ja arengupiirkondade tegevuskavad. Kuid kuskil allapoole jõuame alati nendest koosolekutest puudu või veelgi hullem, me ei korralda neid viisil, nagu nad peaksid läbi viima.
Olenemata sellest, kas olete kogenud projektijuht või äsja ülendatud projektijuht, ei tee need üks-ühele kohtumised töötajatega praegu midagi head ja tunnete, et need on teie ja teie meeskonna liikmete jaoks lihtsalt ajaraiskamine. Usute, et tundi saab paremini ära kasutada, kui veeta see oma meeskonna liikmeid kuulates või neile nõu andes.
Selle tõhusa tööriista, mis on üks-ühele kohtumised töötajatega, ümber õhu puhastamiseks olen välja tulnud selle artikliga, mis selgitab teile, kui olulised need üks-ühele kohtumised neil on ja kuidas saate muuta need efektiivseks, et saada kasu arvukalt.
Töötajatega üks-ühele kohtumiste olulisus
Projektijuhina töötamise ajal olen kohanud paljusid kolleege, kelle arvamused on üks-ühele koosoleku olulisuse ja kasutatavuse osas jämedad. Mõni ei osalenud kogu meeskonna liikmete regulaarse kohtumise kontseptsioonis, et arutada esinemist ja nende küsimusi, kui neid on. Nad uskusid, et need töökohtumised olid täiesti kasutud ja äärmiselt aeganõudvad. Kuigi teised soovisid alati rohkem teada saada üks-ühele kohtumiste ulatusest ja olid veendunud, et nad peavad teadma, kuidas sedalaadi kohtumiste korraldamine efektiivsemaks muuta, kuna see aitas neil oma meeskonnaliikmetega hakkama saada ja teavad regulaarselt nende esinemist.
Minu arvates näen üks-ühele kohtumisi suure teabevahetuse ja uuenduslike ideede platvormina. See on selline kohtumine, mis aitab kahel erineval indiviidil üksteist mõista ja rohkem teada saada, milline on nende arvates organisatsioon ja kuidas nad suhtuvad tõsistesse probleemidesse või mõnikord omaenda pettumustesse oma töökohal. Ma ei volitaks üks-ühele kohtumisi ainult meeskonnaliikmete esinemise eesmärgil, vaid ka selleks, et kasvada ja õppida rohkem tundma äri, meeskonnaliikmeid ja seda, kuidas need kaks saavad omavahel suure panuse anda.
Üks-ühele kohtumised on mõeldud ainult meeskonnaliikmetele oma mõistuse ja südame välja rääkimiseks ning see on projektijuhtidele suurepärane võimalus algatada suurepärane vestlus, mis aitab oma meeskonnaliikmetel muutuda tõusvateks tähtedeks nende projektide raames.
Soovitatavad kursused
- Funktsioonipunktide analüüsi programm
- Prügivedude veebikursus
- Veebipõhine sertifitseerimiskoolitus projekti ajakava halduses
Töötajatega üks-ühele eeliste eelised
Selles jaotises loetlen ma eelised, mida ma isiklikult näen tulemas töötajatega peetavatelt ükshaaval toimuvatelt kohtumistelt. Nendel kohtumistel võib olla palju rohkem eeliseid ja vastandlikke kõrvalmõjusid. Need kõrvaltoimed ei tulene enamasti koosolekute kavandamisest, vaid sõltuvad teie viisist neid läbi viia. Enne kui saame teada neist kümnest hämmastavast viisist üks-ühele kohtumiste läbiviimiseks, vaatame eeliste loetelu, mille olen teile koostanud.
- Tulemuslikkuse kontroll - see on suurepärane aeg, kui saate oma meeskonna liikmetelt hinnangut anda ja küsida, mida nad arvavad enda esinemisest ja kuhu see siit suundub.
- Töötajate enesekontroll - kui vestluste arv suureneb, saate aidata neil endi tööstiilide sissejuhatuses ja aidata neil igapäevast tööd oma mugavuse huvides hallata.
- Teemade ja probleemide katmine - saate anda neile koosolekusaali piires võimaluse rääkida nende ees seisvatest ja meeskonnaga seotud probleemidest ja probleemidest. Olge neile usaldaja.
- Motivatsiooni taseme jälgimine - hoo jätkumisel kavatseb teie meeskonnaliige kindlasti teile oma tunded selle tööülesande kohta välja tuua. Seejärel saate kontrollida nende motivatsioonitaset, kui nad räägivad teiega tehtud tööst.
- Pühendumine töökoha jälgimisele - Need kohtumised töötajatega annavad suurepärase võimaluse küsida nende edaspidiseid püüdlusi, olgu selleks siis organisatsioonis püsimine ja kasvamine või kolimine järgmisele töökohale, mille nad leiavad. Selle abil saate hinnata nende pühendumustaset ja selle põhjal prognoosida töötajate arvu.
- Tänuplatvorm - kui nad on eelmisel nädalal midagi mainimist väärt või pärast seda, kui olete nendega viimati kohtunud, siis õnnitlege neid ja julgustage neid lati kõrgemale tõstma.
- Oma arengualade kavandamine - kõigil meist on arenguvaldkonnad, millega tuleb optimaalsele töökvaliteedile lähemale jõudmiseks vaeva näha. Joonistage oma meeskonnaliikmega SMART plaanid ja leppige kokku need toimingud.
- Tegevuskava - lähtudes oma arenguplaanidest, paluge neil kindlasti kirjutada koosoleku protokoll, kõik koos tegevuste punktidega, mida järgmisel koosolekul kontrollida ja hinnata.
- Uued ideed ja uuendused - need kohtumised töötajatega võivad olla parim koht, kus koguda uusi ideid ja uuenduslikke mõtteid, mis käivad läbi teie meeskonnaliikmete mõtetes. Enamasti saame just nende meeskonnaliikmete kaudu vapustavaid ja loomingulisi lahendusi oma lõplikele probleemidele ja probleemidele.
- Ühendus nendega - see üks tund võib olla parim aeg, kus saate isiklikult sidemeid luua oma meeskonna liikmetega. Võite isegi ette kirjutada aja, et rääkida juhuslikest meeldimistest ja ebameeldivustest, et koosolekut üles ehitada ja ühenduse loomiseks seos leida.
- Tagasiside teie juhtimise kohta - need kohtumised töötajatega on suurepärased võimalused paluda oma meeskonna liikmetel teile tagasisidet anda. Kõik peavad oma töö paljusid aspekte täiustama ja nende abil oma aruannetest tundma õppimine võib olla tore asi. Paluge neil olla nii avatud ja läbipaistvad, kui nad sooviksid, et te nendega oleksite.
Nõuanded suurepäraseks üks-ühele kohtumiseks
Nüüd, kui oleme koondanud arvukalt eeliseid, mis tulenevad töötajatega üks-ühele kohtumistest, on meie järgmine samm mõista, kuidas saaksime tõhusalt läbi viia ühe ja siis kaks ja siis veel palju. Allpool on toodud 10 suurepärast näpunäidet suurepärase üks-ühele kohtumise korraldamiseks oma meeskonna liikmetega.
-
Ajakava! Ajakava!
Kõige tavalisem viga, mida juhid teevad, on oma meeskonnaliikmetega ajakava pidamine ja sellest mitte kinni pidamine. Planeerimine on tõepoolest väga oluline aspekt töötajatega kohtumiste maailmas. Mõlemad juhid ja nende meeskonnaliikmed peaksid tegema koostööd ja tegema kohtumise edukaks, pidades õigel ajal kinni ja pidades kinni neist ajakavadest.
Töökohtumisi üks-ühele võib kavandada erineva sagedusega: nädalas, kuus või kvartalis. Kui kord kvartalis toimuv on kõige vähem eelistatav ja võib langeda kokku organisatsiooni kavandatud suhtluseks mõeldud kord kvartalis toimuvate ülevaatuskoosolekutega, on iganädalane esinemine kõige lootustandvam ja kõige eelistatavam aeg nende üks-ühele kohtumiste jaoks tööl.
-
Selge ja täpne tegevuskava
Esmatähtis on koosoleku üks-ühele päevakorra koostamine koosoleku esimestel minutitel. On oluline, et päevakord oleks selge, täpne ja eelistatavalt töötaja enda koostatud. See võimaldab neil kontrollida, mida neil öelda on, tulemuseks on hea vestlus ja aja õige kasutamine. Kui töötaja on päevakava koostanud, peate sellega tutvuma ja enne jätkamist peavad mõlemad pooled selles põhjalikult kokku leppima. See võimaldab teil kohtumist veelgi tõhusamalt juhendada.
Sageli loovad juhid oma meeskonnaliikmetele fikseeritud mallid, mida nad päevakava koostamise ajal järgida saavad. See mall sisaldaks ajaliselt laialdast kategooriat ja igas jaotises võiksid olla meeskonnaliikme mõtted ja ideed.
-
Valige neutraalne seade
Enamasti on organisatsioonidel tänapäeval väga avatud istekohtade paigutus, kus nad väldivad oma töötajate kabinette ja kajuti, et edendada avatuse ja läbipaistvuse väärtusi. See võimaldab meeskonna liikmete vahel palju teavet vahetada. Rakendage seda avatust ja läbipaistvust ka siis, kui töötate üks-ühele kohtumistega tööl ja valige koosoleku jaoks kas oma töötaja kabinet või ühine arutelu- või konverentsiruum.
Kui teie kontoris pole avatud süsteemi, vältige kohtumist oma kajutis, kui siiski hoiate organisatsioonis hierarhiat ja asjatundlikkust.
-
Rakendage reeglit 60–40
Minu sõnul olen nimetanud seda reeglit 60–40 reegliks, et näidata, kes saab koosoleku ajal sõna võtta. Soovituslikult peaks meeskonna liige üks-ühele koosolekul ära kasutama 60 protsenti antud ajast. See annab neile piisavalt kontrolli selle üle, mida neil öelda on ja nad saavad seda teha vabalt ilma kiirustamata, mis toimub väljaspool koosolekuruumi.
Võite neid järelejäänud 40 protsendi jooksul nõustada ja saate neid suunata, kui nad tõstavad silmitsi seisvaid probleeme või pakuvad soovitusi jagatavatele ideedele. Kui selline tasakaal toimub üks-ühele töökohtumistel, võib see võimaldada töötajatel oma meeskonnas mõjuvõimu suurendada ja teid kutsutakse kindlasti suurepärase juhina.
-
Hoidke arvud valmis
Tulemuslehed ning nädala- või kuuarvestus tuleks hoida valmis ja neid tuleks enne meeskonna liikmega üks-ühele peetava kohtumise kriipsu põhjalikku uurimist. Nii on teil kindel alus sellele, millest peate rääkima ja mille eest teie meeskonnaliige vastutab. Ärge komplitseerige asju graafikute või diagrammidega, vaid lubage endale põhinumbrid erinevate tegurite kohta, millel meeskonnaliikme jõudlus põhineb.
Veenduge, et teil oleks mall või jagate aruannet oma meeskonna liikmetega enne nende üks-ühele kohtumisi tööl ja paluge neil ka need läbi vaadata. Veenduge, et nad mõistaksid oma esinemisnumbreid ja laske neil küsida, kas midagi on ebaselget või ekslikku.
-
Jaga ja valitse
Jagage oma koosolek osadeks ja hoidke kõigi nende jaotiste jaoks aega. Veenduge, et räägiksite nende sektsioonide meeskonnaliikmetele ja paluge neil pidada kinni oma ajakavast üks-ühele koosoleku raames. Ideaalsetel üks-ühele kohtumistel on järgmised jaotised:
- 15 minutit - kriit läbi ja leppige kokku päevakord
- 15 minutit - laske oma meeskonnaliikmel rääkida oma esinemistest, probleemidest ja muredest ning nende vahetut tööd puudutavatest asjadest
- 15 minutit - laske end meeskonnaliikmega seotud esinemiste ja küsimuste osas nõustada ja täpsustada ning abistage neid juhendamisel ja toel, kasutades SMART arengukavasid ja tegevuskavasid
- 10 minutit - lubage oma meeskonna liikmel rääkida ideedest ja uuendustest ning kogu tagasisidest, mida nad teie jaoks saaksid
-
Koosoleku mall
Hoidke fikseeritud koosoleku malli ja jätke selles ruumi ad hoc küsimustele ja vastustele või muredele lisaks meeskonna liikme tavapärastele ülesannetele. Laske oma üks-ühele kohtumismallil olla piisavalt paindlik, et see vastaks paljude meeskonna liikmete vajadustele. Nad on kõik erinevad isikud ja neid ei tohiks piirata jäiga malliga.
-
Vajutage alla vastutust
Üks-ühele koosoleku lõpus on ülioluline, et paneksite koos arengukavaga lauale vastutuse. Aruandekohustuste korral peate koosolekult välja tooma midagi asjalikku. Arvestades tagasisidet ja eduredelit või välja jäetud ideid ja uuendusi, veenduge, et teie meeskonnaliikmed tegutseksid nende järgi ja muudaks need kõnelused ja ideed kasulikeks tegevusteks.
Tehke see osa koosoleku protokollist ja lubage oma meeskonnaliikmel saata ametlik e-kiri, milles on kirjas koosoleku protokoll koos kokku lepitud vastutusega.
-
Mis toimub koosolekuruumis, jääb koosoleku ruumi
Veenduge, et te ei avalikustaks teie ja teie meeskonnaliikme vahel toimuvaid arutelusid. Kui need on vaieldavad punktid ja ideed, lubage oma meeskonnaliikmel nende vastu piisavalt tegutseda ja ärge lootke end sõna levitamisele, kui see pole asjakohane ja vajalik.
Kõik isiklikud arutelud ja eesmärgid ning arenguvaldkonnad peaksid olema rangelt teie ja teie meeskonnaliikme vahel ning neid tuleks kasutada ainult teie poolt sobivaks peetavates küsimustes. Vältige üks-ühele kohtumiste ajal saadud teabe kasutamist avalikul foorumil töötades ja enda huvides. Su meeskonna liige on sinusse usaldanud; austa seda.
-
Tegevuskava endale
Vaja pole mitte ainult seda, et teie meeskonnaliige esitaks tegevuskava, vaid kuna olete nende kahe liider, on mõned sammud, mida peate isegi tegema, et tagada areng meeskonnas.
Pange kirja tegevuskava, mille alusel tegutsete oma meeskonna liikme ja ettevõtte jaoks, mis on teile kasulik. Olge keskendunud oma meeskonna liikmete abistamisele edu saavutamisel. See on ka teie edu.
Soovitatavad artiklid
See on juhend töötajatega toimuvate üks-ühele kohtumiste jaoks, mis võib olla teie jaoks oluline aeg oma meeskonnaliikmete tundmaõppimiseks ja nende tööstiilide mõistmiseks. Need on järgmised töötajatega kohtumistega seotud väline link.
- 12 kehakeele näpunäidet ärikohtumiste jaoks
- 3 silmapaistvat näpunäidet! Kuidas korraldada tõhusaid kohtumisi?
- 6 sisevõrgu funktsiooni töötajate edukaks suhtlemiseks