Mannekeenide vilgas projektijuhtimine - nagu ka muudes teemades, projektijuhtimise tuumasse jõudmine ei ole otsetee. Kui vajate teavet, peate selle kohe algusest peale õigeks saama! Kui teie põhitõed on lihvitud ja toonitud, võite liikuda paindliku projektijuhtimise sära alla ja pöörata tabeleid oma organisatsioonis. Niisiis, siin on teie kiip imelises alguses.
Tere tulemast mannekeenide Agile projektijuhtimisse !
Mida tähendab projekt?
Mõelge sellele, et see on ettevõte, mis on ainus konkreetse nõude täitmise toiminguga. Sellel ettevõttel on enamasti mitu omavahel seotud tegevust, mis kujutavad endast ülesandeid ja neid ülesandeid tuleb täita ettenähtud aja jooksul ja eeldatava kvaliteeditasemega. Ja mis kõige tähtsam, need ülesanded peaksid aitama projekti suunata oma lõpp-eesmärgi poole. Planeeritud alguse ja lõpuga projektid algatatakse ja nad juhivad läbi sidusrühmade, suunates ettevõtte oma visiooni ja missiooni juurde.
Mida agar projektijuhtimine tähendab?
Projektile pühendatud kvalifitseeritud ressursside kavandamise, korraldamise ja planeerimise meetodite ja võtete kasutuselevõtmist nimetatakse projektijuhtimiseks. Protsess järgneb süsteemsele ülesannete jaotusele ja järelkontrollile, mis moodustavad projekti eesmärgi saavutamise sammud.
Agiilne projektijuhtimine on aastate jooksul saanud hea kindla tõuke ja tulemusi on olnud näha kõigis ärivaldkondades. See suurendab meie usaldust lollikindla metoodika suhtes, mida rakendatakse äristrateegia õnnestumiseks.
Agiilse projektijuhtimise väärtus
Agiilne projektijuhtimine seab eesmärki, inimesi ja protsessi. Väärtuse lisamine algatatakse projekti elutsükli igas etapis. Need tegurid viivad projekti oma lõppeesmärgini ja tõestavad võetud strateegiate õigsust.
Projektijuhtimise keskpunktiks on kogu projekti eesmärk . Kõik sidusrühmad ja ressursid lähenevad selle eesmärgi saavutamiseks ning paindlik projektijuhtimine annab organisatsioonile kindluse, et see vastab ettevõtte nõudmistele ja vajadustele.
Projekti kaasatud inimesed annavad projekti jaoks oskusi ja teadmisi ning viivad selle lõpule. See aitab sidusrühmadel või meeskonnaliikmetel realiseerida oma vastutust ja vastutust oodatavate tulemuste ees.
Järgitud protsess seob projekti kokku, et viia see kavandatud kättetoimetamise kuupäevadesse ja ajakavadesse, säilitades samal ajal üksikute ülesannete eelarve.
Projektijuhtimise 5 etappi
Seal on 5 laialt tunnustatud projektijuhtimisprotsesside rühma või faasi, mis moodustavad kogu kaasatud töövoo. Neid samme saab laialdaselt rakendada kõigi projektide, toimingute ja teemaprogrammide jaoks. Need on:
- Algatamine
- Planeerimine
- Täidesaatev
- Jälgimine ja kontrollimine
- Sulgemine
Vaatame kõiki neid etappe lühidalt ja suundume teie organisatsioonis eduka projekti poole:
-
Algatamine
Projekti algatamine tuleneb asjaolust, et midagi on muutunud või tuleb teha uus kaasamine või probleem tuleb lahendada. Need on pakilised olukorrad, mis vajavad projekti algatamist konkreetse probleemi või muutuse ületamiseks või esilekutsumiseks.
Kui mõned ettevõtted nõuavad projekti jaoks nimetatava ja algatatava projekti jaoks kehtestatud kriteeriumide loendit, siis teised käsitlevad projektides muudatusi osakonna siseselt, osakondade vahel ja organisatsioonis. Sageli on need projektijuhtimise ja muutuste juhtimise mõistete vahelise piirina.
Projekte võib enamasti algatada tippjuhtkond, kuid neid tehakse ainult tööjõudu silmas pidades. Tööjõu ja juhtivtöötajate seisukohtadega arvestamine on projekti alustamiseks oluline proovitükk. Projekti algatamine toimub projekti ettepaneku koostamise või koostamise kaudu, mis vajab sanktsioone ülevalt meeskonnalt, kes eraldab projekti jaoks vajalikud ressursid ja eelarve.
-
Planeerimine
Projekti planeerimine on tuum projektile, mis on projektijuhtimise valdkonnas läbi aegade läbi viidud. Millegi uue läbiviimine või juba olemasolevate protsesside või töövoogude muutmine võib endaga kaasa tuua täiesti uue hulga riske ja probleeme. Neid probleeme või riske saab vältida või leevendada projektijuhtimise teise etapi hoolika kasutamisega.
Selles etapis määrab projekti maht selle jaoks vajaliku planeerimise mahu ja projekti intensiivsus võib kindlaks teha, kui kaugele projekti kavandamine läheb. Planeerimine hõlmab projekti iga aspekti läbi vaatamist vastavalt projekti algatamise etapis seatud eesmärgile. Kui nõudmised ja vajadus on kindlaks tehtud, saab projekti kavandamise hõlpsalt koostada ja sorteerida, et paremini mõista, milline pusle sobib.
Kui pusle on valmis, saate projekti lõpus kogu pildi sellest, kus protsess on ja kus see peaks olema. Nii saate lüngad järk-järgult täita, mis viib projekti lõpuni.
Igal projektiülesandel on omanik, ajakava, eraldatud ressursid ja valmimiskuupäev. Neid ülesandeid saab täiendavalt jagada alamülesanneteks ja igaüks neist aitab kaasa projekti eesmärgi saavutamisele.
Planeerimisetapis võib läbi viia järgmisi tegevusi:
- Reguleerimisala määratlus ja kavandamine
- Ülesande määratlemine ja kavandamine
- Ülesannete järjestamine
- Ülesande ajaskaala
- Projekti ajakava
- Ressursside eraldamine
- Eelarvestamine
- Projekti plaan
- Kvaliteedikava
- Suhtluskava
- Personali omandamine
Kõigi nende ülaosale on riskijuhtimine võtmetegurina planeerimisetapis. Riskiga tuleb arvestada ja see tuleb lisada igasse käimasolevasse kavasse. Risk tähendaks rohkem üldkulusid, mida projektid ei vaja projekti elutsükli üheski etapis. Riskihaldus hõlmab riskide tuvastamist ja kvantifitseerimist igas etapis ning iga võetud ülesande või alamülesande korral.
-
Täidesaatev
See etapp dikteerib plaani ja viib selle ellu projekti eesmärgi saavutamiseks. Siit saate projekti meeskonna liikmed tööle, et saada ülesanded, tegevused ja etapid lõpule.
Meetmeid võetakse plaani kohaselt ja kõiki olulisi riske käsitletakse vastavalt planeerimisetapis algatatud riskide vähendamise kavale. Tundmatute ja ettenägematute riskidega tegeldakse ad-hoc põhimõttel ja neile antakse prioriteet, et tööd ei peatataks. Põhiülesanded täidetakse projekteerimisel ja järgmiste asjade eest tuleb hoolitseda:
- Kvaliteedi tagamine
- Minimaalne kõrvalekalle algsest kavast
- Silmad objektiivile kinnitatud
- Ajakavadest kinnipidamine
- Pidev järelkontroll
- Jõudluse mõõtmine
- Regulaarsed edukontrollid
- Riskijuhtimine
- Probleemi lahendamine
- Meeskonna arendamine
- Suhtluskava
-
Jälgimine ja kontrollimine
See etapp on oluline etapp, mis tagab ja mõõdab projekti edukust kõigil ettenähtud ajakavadel. See kontrollib projekti pikaealisust ja toimub tavaliselt juhtimismehhanismi kaudu, mis on loodud pärast rakenduse või täitmise etappi.
Selles etapis mängitakse jõudlusaruandlust ja muudatuste juhtimist ning projekti juhtimismehhanismid kontrollivad iga ülesande ja tegevuse oodatavaid tulemusi, võrreldes neid tegelike andmetega. Sel viisil saab arvutada dispersioonid ja rakendada vajalikke toiminguid, et ohjeldada kavandatud tegevuskavast veelgi suuremaid erinevusi.
Selle etapi ainus eesmärk on teha kindlaks, kas projekt on õigel teel või mitte. Projekti tagasi jõudmine võib näidata projektijuhi oskusi ja seada esiplaanile nende tööliin. Aeg-ajalt on kõrvalekaldunud oskused, mida annavad mitte ainult projektijuht, vaid ka juhid, kes pinnale tulevad ja neid kasutatakse probleemide ja probleemide lahendamiseks.
Järgmisi aspekte tuleb hoolikalt jälgida ja kontrollida:
- Kvaliteet
- Maksumus
- Reguleerimisala
- Ajajooned
- Risk
- Riskireageerimine
-
Sulgemine
Selle etapi eesmärk on koguda ja koguda kogu projektiga seotud andmeid ja teavet ning levitada neid. See sulgemine hõlmab selliseid samme nagu edumõõdikute ja projekti kulgemise graafiku aruandlus. See hõlmab kõiki kahjustusi ja parandusi, kõiki kasutatud ressursse ja kulude kandmist.
Selles etapis vaadatakse läbi esialgne projektiettepanek ja leping, et kontrollida, kas kõik väljundid on projekti väljundina viidatud ja üle antud. Selles etapis jätkatakse lahendamata lahknevuste viimistlemist ja lahendamist.
Projekti elutsükkel
Kõik etapid koos moodustavad projekti elutsükli ja see elutsükkel on sisuliselt projekti algus ja lõpp. Projekti elutsüklina järgnevad lähenemisviisid on tavaliselt kas juga või agarad mudelid. Sõltuvalt teie ettevõtte vajadustest ja teostatavusest saab valida ka paljude erinevate lähenemisviiside vahel.
-
Jugamudel
Jugamudel esitab järkjärgulise stsenaariumi, kus faaside väljund on järgmise faasi sisend. See lähenemisviis järgib etteantud ülesannete ja tegevuste kindlat järjestust ning sellel on plusse ja miinuseid.
-
Agile mudel
Teisalt võib agar mudel olla iteratiivne ja töötab plokkide ja tükkidena. Neid etappe saab enne järgmisse etappi siirdumist ümber pöörata ja korrata, kui projekti toimingutel on vajadus ja nõudmine. Projekti arendamisel ja rakendamisel on selle aluseks modelleerimine ja dokumenteerimine. Parimad tavad on dokumenteeritud kasutamiseks.
10 projektijuhtimise teadmisvaldkonda
Viie etappi toetavad omakorda kümme teadmusvaldkonda, mis moodustavad koos igale projektile tüüpilised protsessid. Need moodustavad lahutamatu osa organisatsioonis läbiviidavate projektide ühtekuuluvuse loomisel, kõik need keskenduvad äristrateegiale ja eesmärgile. Need on järgmised:
- Projekti kommunikatsiooni juhtimine
- Projekti kulude juhtimine
- Projekt Personalijuhtimine
- Projekti integreerimise juhtimine
- Projektihangete juhtimine
- Projekti kvaliteedijuhtimine
- Projekti riskijuhtimine
- Projekti ulatuse juhtimine
- Projekti sidusrühmade juhtimine
- Projekti ajajuhtimine
Kõik need koos moodustavad projektijuhtidena käsitlemisel olulised komponendid, kuid nende selgitamine on põhjalik ja seda ei käsitleta käesolevas artiklis.
Meeskond ja suhtlus
Iga projekt eeldab meeskonna funktsioneerimist ja projekti eesmärkide poole liikumist. Meeskonda kuuluvad tavaliselt:
- Projektijuht - see liige juhib kogu meeskonna toimimist ja suunab selle projekti eesmärgi poole.
- Projekti juht - see liige toetab projektijuhi tehtud tööd ja on teine käsk. Tavaliselt hoolitseb projekti tehniliste aspektide eest ja pakub asjatundlikkust. Suurte projektide jaoks on tavaliselt vaja projektijuhti.
- Projekti sponsor - see liige annab autoriteetsed allkirjad ja legaliseerib projekti kulutused. Nad on projekti tulemustest väga huvitatud ja vajavad, et see vastaks visioonile ja eesmärgile. Nad vaatavad seda vaatenurgast, kuidas see aitab kaasa ettevõtte eesmärgi saavutamisele.
- Projekti meeskonna liikmed - need liikmed on olulised ressursid projekti toomiseks ja asjade reaalseks toimimiseks.
Kuigi teil on suuremate ülesannete hulgas palju alam- ja alaülesandeid, on side, mis seob kõik need tegurid ja osavad käed kokku. Ilma suhtluseta on keeruline manööverdada ja projekti integreerida. Kuna uuendused toimuvad iga päev, on oluline saada kõikidele sidusrühmadele ja tugimeeskondadele teavet projekti toimumiste kohta.
Koostöö on selle projekti märksõna, et olla see, mida ta ette näeb. Teabe edastamisega alati õigetele töötajatele on ülioluline roll tõhusate ja tulemuslike tööriistade ja süsteemide kasutamisel. Mõned parimad projektijuhtimise tööriistad ja süsteemid, mida teie meeskond saab kasutada, on järgmised:
- Asana
- Podio
- Vool
- KANBANi tööriist
- Põhilaager
- Zoho projektid
- Trello
Projektijuhtimise kolmnurk
Projektijuhtimise üks võtmeteguritest on see projektijuhtimise kolmnurk või seda nimetatakse isegi „kolmepoolseteks piiranguteks“. Kõigi projektijuhtide standardse võrdlusmudelina tähistatakse seda järgmiselt:
Projektijuhtimise kolmnurk moodustab projektijuhtimise aluse ning projektide käsitlemise ja strateegiate kujundamise aluse. Kolmnurk koosneb:
- Reguleerimisala
- Maksumus
- Aeg
Projekti kvaliteedile suunatud mõjutamisel mõjutab iga tegur üksteist tugevalt ja võib määrata, kuidas projektiga edasi minna.
Ulatuse suurendamisel suurendab see kantud kulusid ja valmimisaega. Kui eelarve on piiratud, leevendavad kulud, samas kui ulatust ei saa suurendada. Ja kui aega on vähe, on rakendusala piiratud ja kulud suurenevad.
Need on kõik asjad, mida peate alustamiseks teadma. Mis teil selle artikli osas pähe tuleb? Pange need allpool olevasse kommentaaride jaotisesse ja jagageme sellel teemal veel mõned ideed ja õppetunnid.